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Remplacer un salarié absent

Avec une solution experte, ultra-flexible et sans embauche

Les salariés de votre entreprise vont être absents, pour de courtes ou de longues durées. Ces absences peuvent grever votre productivité si elles sont mal gérées. Quels sont les problèmes engendrés par ces absences et quelles conséquences peuvent-elles avoir ? Quelles solutions pouvez-vous apporter pour combler les trous laissés par les absences des salariés ?

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Combler l’absence de l’un de vos salariés

Les sources de l’absence d’un salarié

Les sources d’une absence d’un salarié peuvent être très variées. Les raisons que l’on retrouve le plus souvent sont les suivantes :

  • Congés payés (vacances d’été, de Noël et autres…),
  • Arrêt maladie,
  • Congé parental (congé maternité ou paternité),
  • Congés maladies,
  • Rupture de contrat prématurée.

Un CDD de remplacement

Ces absences peuvent entraîner une charge de travail supplémentaire pour l’entreprise. En effet, pour remplacer un salarié, un manager aura souvent recours à un CDD de remplacement.
Ceci impliquera un nouveau contrat et des modalités spécifiques. Certaines mentions devront obligatoirement figurer dans le contrat papier. Dans le cas contraire, il pourrait paraître que ce contrat a pour objectif de pourvoir un emploi durable au sein de l’entreprise. En résumé, le manager s’expose au risque d’une requalification du contrat en CDI.

Il y aura également d’autres modalités à respecter dans certains cas spécifiques, par exemple dans le cas d’un remplacement en cascade (le salarié absent est remplacé par un autre salarié de l’entreprise, c’est ce dernier qui est alors remplacé grâce au CDD de remplacement). Les clauses du contrat seront à détailler pour chacun des acteurs dans ce cas précis.

Conditions de rupture

De plus, un CDD impose le respect d’un cadre et de certaines conditions, notamment les conditions de rupture !
Un CDD peut être rompu seulement dans 5 cas :

  • Un accord amiable,
  • Une faute grave de la part du salarié,
  • L’inaptitude du salarié (doit être attestée par le médecin de travail (article L. 1243–1 du Code du travail),
  • Une embauche en CDI du salarié par une société externe,
  • Un autre cas de force majeure.

La période d’essai

Pour prévenir ce genre de cas, une période d’essai peut être imposée . Pour cela, le contrat doit en faire mention. Grâce à cette période, le manager aura le champ libre pour rompre le contrat (sous condition d’un délai de prévenance qui sera relatif à la durée que le salarié aura passée dans l’entreprise). Attention tout de même aux clauses spécifiques à chaque entreprise pour la période d’essai (cf. convention collective).

La durée de la période d’essai dépendra de la durée du contrat.

Durée du contrat

La durée d’un remplacement varie également en fonction de la date de retour du salarié remplacé :

  • Si la date de retour est connue, le contrat peut avoir une date de fin. En revanche, la durée du contrat ne doit pas dépasser la durée de 18 mois, on pourra éventuellement spécifier une clause de renouvellement.
  • Si la date de retour est inconnue, une période minimale d’embauche sera obligatoire mentionnée et être en accord avec les deux parties. Sans cette mention, le salarié pourrait demander une requalification de son CDD en CDI.

Salaire du remplaçant

D’autres éléments peuvent être contraignants lors d’un remplacement, nous avons notamment la question de la rémunération du CDD de remplacement à laquelle il est important de répondre.

Le salaire du remplaçant dépend de sa qualification et de son poste par rapport au salarié qu’il remplace. Par exemple sa rémunération doit être égale à celle du salarié remplacé si leur qualification et leur poste sont équivalents. Si ces deux éléments diffèrent d’un salarié à l’autre, la rémunération pourra être revue.

Même chose si le remplaçant n’est responsable que d’une partie des missions qui étaient traitées par le salarié absent (dans ce cas-là, sa rémunération serait moindre).

Et dans le cas de plusieurs absences ?

Si plusieurs salariés sont absents en même temps, il n’est pas permis de signer un seul CDD pour ces salariés, même dans le cas de figure où ils ne seraient que 2.

La règle est la suivante : un CDD de remplacement par salarié absent. Même chose s’il y a deux salariés en temps partiels qui sont à remplacer : dans ce cas, vous devrez aussi embaucher 2 CDD !

Information : la Loi Avenir Professionnel du 5/09/2018 : du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2020, les entreprises de certains secteurs d’activité, fixés par décret, pourront embaucher un seul CDD pour remplacer 2 salariés en temps partiel ou plusieurs salariés aux absences successives.

Vous avez besoin d’un profil plus spécifique ? Nous pouvons vous apporter une solution pour du secrétariat à distance, que ce soit un profil de secrétaire spécialisé(e) dans la gestion, un(e) secrétaire comptable, un(e) assistant(e) en ressources humaines ou un(e) Office Manager polyvalent(e).

Une alternative au CDD de remplacement ?

remplacement-salarie-absent-2Pour remplacer son salarié, une entreprise dispose d’autres options en plus du CDD de remplacement. On pourrait par exemple passer par l’intérim, un contrat étudiant, un freelance, un prestataire

En plus de ces alternatives , nous observons de plus en plus d’entreprises (que ce soit les grands groupes ou les plus petites entreprises) qui se tournent vers les freelances et l’externalisation de leurs services. Pour quelles raisons observent-t-on ce phénomène ?

En ayant recours à l’externalisation, ces entreprises en tirent plusieurs avantages :

Focalisation

En déléguant certaines de leurs missions à une entité externe (freelance ou prestataire), cela permet aux sociétés de se concentrer principalement sur leur cœur de métier.

Expertise

Des personnes expertes dans leurs domaines sont plus productives et apportent un travail de meilleure qualité. Par conséquent, la qualité de service de l’entreprise s’en retrouve également améliorée.

Capitalisation

L’externalisation ou l’appel à un freelance permet un contrôle de ses budgets bien plus important. Cela donne accès à une bonne agilité financière et des économies substantielles.

Souplesse

Ces prestations externes sont à la demande, aucune contrainte de résiliation de contrats et de gestion RH. Cela apporte à la société une flexibilité et une offre sans engagement très appréciable. 🙂

Dans le cas d’une absence de votre chargé administratif, Officéo peut intervenir : Officéo permet aux entreprises et aux entrepreneurs d’externaliser sur un mode ultra-flexible leurs fonctions supports

Absence au service administratif ?
Aucune panique à avoir !

remplacement-salarie-absent-3Si votre secrétaire, votre assistant administratif ou votre Office Manager est absent, Officéo répond à votre besoin de manière adéquate :

Officéo permet d’externaliser toutes vos missions administratives. De la mission la plus légère (travaux bureautiques, gestion de courriers…) à la mission la plus lourde et chronophage (préparation comptable, administration des ventes…).

Nos clients sont les PME, les professionnels libéraux, les agences et cabinets conseil, les start-ups mais aussi les grands groupes dans des secteurs variés !

Plus de 80% de nos clients sont satisfaits de nos prestations et les raisons sont très simples :

  • Nous proposons les mêmes avantages que l’externalisation ou l’appel à un freelance (cf. paragraphe précédent),
  • Notre offre d’externalisation permet, en plus :
    • la dispense du processus de recrutement : nos conseillers écoutent et qualifient le besoin afin de sélectionner le meilleur profil pour vous !
    • la continuité du service : en cas d’absence de notre intervenant, nous garantissons un remplacement sans discontinuité de votre service.
    • un suivi de qualité : Officéo vous permet de profiter d’un Account Manager dédié, des retours de satisfaction et des comptes-rendus de votre assistant après chaque intervention via un espace réservé et confidentiel.

Notre réseau compte plus de 6000 assistants / Office Managers qui peuvent vous venir en aide partout en France et totalement à la carte (les jours souhaités, aux heures souhaitées). Seules les heures travaillées vous seront facturées.


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