Tout savoir sur la gestion administrative en entreprise en vidéo !

Définition de la gestion administrative

La gestion administrative fait référence à l’ensemble des activités dites « support » et des processus administratifs nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Elle correspond à la gestion mais aussi à l’optimisation de toutes les activités administratives qui composent le service d’une entreprise (secrétariat, service comptable, service RH…). Que ce soit pour un grand groupe, une collectivité territoriale, une PME, une association ou un professionnel libéral, elle ne doit pas être négligée, sous peine de ralentir les processus de production. Elle veille à ce que toutes les obligations légales, réglementaires et fiscales soient respectées tout en assurant des opérations efficaces. Ainsi, la gestion administrative est un important levier au sein de l’entreprise car, bien réalisée, elle permet de fluidifier le travail des salariés et maximiser la croissance.

Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ?

La gestion administrative permet de soutenir les activités « cœur de métier » d’une entreprise et d’œuvrer à leur bon déroulement. Bien plus qu’une simple tâche quotidienne, c’est le pilier sur lequel repose l’efficacité et la pérennité d’une organisation. Voici ses principaux objectifs :

1. Optimisation des coûts : La gestion administrative permet de réaliser des économies en optimisant les ressources de l’entreprise, en réduisant les coûts opérationnels par la rationalisation des processus, et en négociant des conditions avantageuses avec les fournisseurs et partenaires, ce qui permet de limiter les dépenses inutiles tout en maintenant une performance optimale.
2. Amélioration de la productivité : En simplifiant les processus internes, en intégrant des outils numériques performants pour automatiser certaines tâches administratives et en formant les collaborateurs aux bonnes pratiques, la gestion administrative améliore l’efficacité globale de l’entreprise, permettant ainsi un gain de temps et une gestion plus fluide des activités quotidiennes.
3. Assurance du bon fonctionnement organisationnel : La gestion administrative assure le bon fonctionnement de l’entreprise en veillant à la conformité avec les exigences légales et réglementaires, en gérant les ressources humaines de manière optimale, et en facilitant la communication et la coordination entre les différents services et partenaires externes, contribuant ainsi à maintenir une structure organisée et harmonieuse.

Pourquoi la gestion administrative est-elle essentielle ?

La gestion administrative est le pilier qui soutient le bon fonctionnement de toute organisation. Elle assure la stabilité, l’efficacité et la croissance, en permettant à l’organisation d’atteindre ses objectifs de manière durable :

• Conformité légale et réglementaire : Assurer le respect des lois et des réglementations en vigueur.
• Optimisation des ressources : Gérer efficacement le temps, le budget et les ressources humaines.
• Productivité accrue : Mettre en place des processus fluides pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Prise de décision éclairée : Fournir des informations fiables pour orienter les décisions stratégiques.
• Communication et coordination : Faciliter la communication interne et externe.

Les enjeux de la gestion administrative

Bien qu’elle puisse sembler être une tâche de routine, la gestion administrative revêt une importance cruciale pour le bon fonctionnement de toute organisation, qu’elle soit une entreprise, une association ou une administration publique. Voici les principaux enjeux liés à cette discipline :

1. La rapidité : Une gestion administrative rapide, c’est la clé pour garder le rythme ! En traitant les tâches administratives de manière fluide, on gagne du temps et on évite les retards qui peuvent freiner la performance. Que ce soit pour des documents, des paiements ou des demandes internes, être réactif permet de toujours rester dans la course et de répondre rapidement aux besoins de l’organisation.
2. La fiabilité des données : Des données précises, c’est comme une boussole pour prendre les bonnes décisions ! En veillant à la qualité des informations administratives, on s’assure de toujours avoir les bons chiffres sous la main pour suivre l’évolution de l’activité. Moins d’erreurs = plus de confiance dans les choix à faire, et moins de risques de mauvaises surprises !
3. L’optimisation des coûts : Bien gérer les tâches administratives, c’est comme faire du tri dans un tiroir à bazar : on élimine les erreurs, on évite les coûts cachés, et on simplifie tout. En réduisant les frais liés à des processus inefficaces ou des retards de paiement, on optimise les ressources et on améliore la rentabilité. Moins de paperasse, plus de rentabilité – voilà l’objectif !

Les différents services qui ont besoin de gestion administrative

En réalité, il n’y pas de services qui ai plus de besoin de gestion administrative qu’un autre puisqu’elle en pénètre toutes les strates. Cependant, voici certaines activités que vous pourriez optimiser dans vos services :

• Les ressources humaines : Les assistants RH épaulent administrativement une organisation ou un service rh sur l’organisation de certaines tâches. Ils peuvent intervenir lors d’une campagne de recrutement ou au quotidien en réalisant la gestion administrative du personnel, la création des plannings, le suivi des dossiers du personnel, l’organisation de formation, l’émission des fiches de paie… ;
• La comptabilité : Les secrétaires comptables préparent la comptabilité pour l’expert comptable. Par exemple, elles saisissent les opérations comptables (sans imputation ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité déjà paramétré) de leurs organisations, suivent la trésorerie, réalisent des rapprochements bancaires… ;
• La gestion des achats : Le service des achats est en charge des commandes de biens (logiciels, services…) nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ils évaluent le besoin, négocient les contrats, supervisent les livraisons… ;
• L’administration des ventes : Les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le processus des ventes de l’entreprise. Ils s’occupent de la facturation client, contrôlent les commandes et livraisons et sont en charges des réclamations ;

Les outils ou logiciels indispensables pour une gestion administrative efficace

Comment mettre en place une gestion administrative efficace ? Les bonnes pratiques

Plusieurs moyens existent pour mettre en place une gestion administrative efficace en fonction des besoins et des moyens d’une entreprise. L’employeur peut choisir de gérer ses services administratifs en interne en embauchant un gestionnaire administratif ou en automatisant ses process à l’aide de logiciels. D’autre part, l’employeur peut opter pour l’externalisation de sa gestion administrative par le biais de prestataire de services. Voici un tableau comparatif pour les deux pratiques :

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Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo

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