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Mis à jour le : 8 octobre 2024
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Publié par FaridaH

Gestion administrative d’entreprise ➤ 3 objectifs clés + Vidéo

La gestion administrative englobe l’ensemble des tâches et processus nécessaires pour assurer le bon fonctionnement quotidien d’une organisation. De la supervision des ressources humaines et financières à la gestion des documents, une gestion administrative bien structurée permet non seulement de maintenir l’ordre et la conformité, mais aussi de favoriser une meilleure productivité et un environnement de travail harmonieux. On vous en dit plus dans cet article !

Tout savoir sur la gestion administrative en entreprise en vidéo !

 

gestion administrative d'entreprise : objectifsLa gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’une organisation. Elle correspond à la gestion mais aussi l’optimisation de toutes les activités administratives qui composent le service d’une entreprise (secrétariat, service comptable, service rh…) Que ce soit pour un grand groupe, une collectivité territoriale, une PME, une association ou un professionnel libéral, elle ne doit pas être négligée, sous peine de ralentir les processus de production.

Dans cet article, vous découvrirez ce que recouvre la gestion administrative d’entreprise, ainsi que ses objectifs, mais aussi comment devenir gestionnaire administratif.

Enfin, découvrez pourquoi certaines entreprises ont décidé d’opter pour notre solution d’assistance administrative agile, experte et fiable.

 

Assistant administratif ? Je veux en savoir plus.

Définition de la gestion administrative

La gestion administrative fait référence à l’ensemble des activités dites « support » et des processus administratifs nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Elle veille à ce que toutes les obligations légales, réglementaires et fiscales soient respectées tout en assurant des opérations efficaces. Ainsi, la gestion administrative est un important levier au sein de l’entreprise car, bien réalisée, elle permet de fluidifier le travail des salariés et maximiser la croissance.

Les différents services qui ont besoin de gestion administrative

En réalité, il n’y pas de services qui ai plus de besoin de gestion administrative qu’un autre puisqu’elle en pénètre toutes les strates. Cependant, voici certains activités que vous pourriez optimiser dans vos services :Les domaines d'activité de la gestion administrative

Le secrétariat administratif

Les secrétaires administratives assurent les tâches qui concernent l’organisation de la vie de l’entreprise comme la gestion de planning, l’organisation de réunion, la commande de fournitures, l’accueil téléphonique… ;

Les ressources humaines 

Les assistants rh épaulent administrativement une organisation ou bien un service rh sur l’organisation de certaines tâches. Ils peuvent intervenir lors d’une campagne de recrutement ou bien au quotidien en réalisant la gestion administrative du personnel, la création des plannings, le suivi des dossiers du personnel, l’organisation de formation, l’émission des fiches de paie… ;

La comptabilité

Les secrétaires comptables préparent la comptabilité pour l’expert comptable. Par exemple, elles saisissent les opérations comptables (sans imputation ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité déjà paramétré) de leurs organisations, suivent la trésorerie, réalisent des rapprochements bancaires… ;

La gestion des achats

Le service des achats est en charge des commandes de biens (logiciels, services…) nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ils évaluent le besoin, négocient les contrats, supervisent les livraisons… ;

L’administration des ventes

Les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le processus des ventes de l’entreprise. Ils s’occupent de la facturation client, contrôlent les commandes et livraisons et sont en charges des réclamations ;

Le secrétariat juridique

Les secrétaires juridiques veillent à ce que toutes les activités soient conformes à la loi. Elles supervisent les contrats clients, collectent des informations juridiques, rédigent les actes ou bien encore s’occupent des procédures de relance en cas de litiges.

Faire confiance à l’intelligence artificielle pour votre gestion administrative : bonne idée ?

Les outils d’intelligence artificielle ont ces dernières années investi tous nos postes de travail et sont très utilisés pour réaliser des tâches à faible valeur ajoutée de la gestion administrative (classement de documents, gestion de planning) mais aussi des tâches aux responsabilités plus importantes : la rédaction de documents, le recrutement, l’analyse de données, la prise de décision sur base de conseils… Il peut être très tentant d’utiliser ces outils pour automatiser vos process administratifs plutôt que d’embaucher ou faire appel à un prestataire de services car ils permettent de réaliser de grandes économies.

Cependant, quelle que soit la taille de votre structure, vous ne pouvez pas entièrement faire confiance à une intelligence artificielle, notamment pour analyser ou vous aider à prendre des décisions. En effet, ce sont des outils qui ne connaissent pas la vérité mais tentent de s’en approcher en s’inspirant d’une multitude de données trouvées sur les moteurs de recherches : leurs réponses peuvent être vraisemblables sans être vraies.

Ainsi, l’IA est un superbe outil pour faire gager du temps et augmenter les performances de vos employés mais elle ne doit pas être une fin en soit, et encore moins une solution économique.

Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ?

La gestion administrative permet de soutenir les activités cœur de métier d’une entreprise et d’œuvrer à leur bon déroulement. Voici ses principaux objectifs au sein d’une organisation :

  • Fluidifier le travail : en mettant en place des processus et des procédures clairs, la gestion administrative aide à rationaliser les tâches quotidiennes et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Cela permet de réduire le temps perdu à chercher des informations ou à résoudre des problèmes dus à des systèmes mal organisés ; et ainsi gagner en productivité ;
  • Faciliter la croissance : une gestion administrative efficace surveille et gère les flux financiers avec rigueur, en veillant à ce que les dépenses soient contrôlées et les budgets respectés. Ainsi, l’entreprise évite les potentielles pertes financières, qu’il s’agisse d’impayés ou d’obligations fiscales non respectés ou oubliées ;
  • Rester conforme à la loi : la gestion administrative veille à ce que l’organisation respecte toutes les obligations légales, fiscales et réglementaires. Elle établit des procédures pour garantir la conformité aux normes en vigueur. En réduisant les risques de non-conformité, elle protège l’organisation contre les sanctions légales et les pénalités, tout en renforçant sa crédibilité et sa réputation.

Comment mettre en place une gestion administrative efficace ?

Plusieurs moyens existent pour mettre en place une gestion administrative efficace en fonction des besoins et des moyens d’une entreprise.

La gestion administrative en interne

L’employeur a plusieurs choix pour internaliser son administratif.

Il peut embaucher un gestionnaire administratif, à temps plein, ou à temps partiel. Ce dernier est donc salarié de l’entreprise. Il a une vue globale sur toutes les procédures administratives, c’est un peu le chef d’orchestre. Le point négatif ? Embaucher est coûteux mais surtout rigide. Aussi, le besoin administratif est souvent mal estimé et la charge trop importante (ou trop légère) pour un seul secrétaire.

Deuxième solution, qui va souvent de paire avec la première et est vivement conseillée : l’entreprise peut automatiser ses processus à l’aide de logiciels et outils, par exemple pour la facturation, la planification, l’envoie de mails récurrents, les commandes…
Encore faut-il que le personnel soit  formé à ces outils et nouveaux processus automatisés. Or, c’est un facteur de difficultés rh lorsqu’exclusivement traité en interne.

La gestion administrative externalisée

L’entreprise peut choisir d’externaliser l’un de ses services administratifs par le biais d’un prestataire de services. Ainsi, un assistant indépendant, ou en intérim intervient pour un besoin ponctuel ou sur le long terme, sans avoir à l’embaucher.

Travailler avec un prestataire offre de nombreux avantages à l’employeur : il n’y a aucuns frais à débourser pour le recrutement ni la formation de l’intervenant. Celui-ci est déjà expérimenté sur les logiciels que vous souhaitez utiliser et peut même posséder les licences avec lui. En bonus, vous ne payez que pour son travail effectif : l’assistant indépendant peut aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois sans que vous n’ayez à penser d’autres charges sociales supplémentaires.

Alors ? Plutôt team internalisation ou externalisation ?

La gestion administrative by Officéo

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Au cours de la mission, nos Account Managers, tiers de confiance entre vous et l’assistant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (email, call, applicatif…). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans un espace sécurisé est édité par l’assistant.

En cas de vacances ou d’absence imprévue, nous remplaçons immédiatement l’assistant en assurant la continuité de service sans aucuns frais additionnels pour vous. Besoin d’un volume de travail plus important pour une semaine en particulier ? Nos contrats de prestation sont modulables à tous moments.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !

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Quelle procédure administrative pour devenir auto-entrepreneur ?

Devenir auto-entrepreneur, c’est à dire ouvrir son entreprise peut être une démarche administrative effrayante. En réalité, la démarche est simplifiée et accessible à tous. Une fois avoir bien défini l’activité que vous voulez exercer, il vous suffit de vous rendre sur le site du guichet unique de l’INPI : déclarer votre nom d’entreprise, votre domaine d’activité et régime fiscal. Une fois le numéro de SIRET obtenu, ouvrez un compte bancaire professionnel (obligatoire).

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Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo

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O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?

N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !

O. : Et au delà de la flexibilité ?

N.F. : Je dois avouer que le petit plus c’est votre service clientèle. Toujours dans la compréhension et toujours réactif. Ils ne sont pas restés bloqués sur un problème, au contraire, ils m’ont toujours proposé une solution ou une alternative.
On peut rajouter à cela l’efficacité de l’assistante dans la réalisation de ses tâches et donc le temps qu’elle m’a fait gagner !

–> Témoignage complet <–


La gestion administrative en entreprise en bref

  • Quelles sont les tâches d’un gestionnaire administratif ?

    Le gestionnaire administratif supervise et opère les activités administratives d’un service. C’est lui qui s’occuper par exemple de la gestion des documents utiles au fonctionnement du service (rédaction des contrats, des comptes-rendus…) et qui organise correspondances et évènements extérieurs (organisation de séminaires, de réunions…)


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