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Mis à jour le : 8 février 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Gestion administrative d’entreprise ➤ tout savoir + vidéo

La gestion administrative d’une entreprise concerne l’ensemble des tâches et des formalités administratives légalement obligatoires pour se conformer à la loi. La gestion administrative désigne également l’ensemble des actions à mettre en œuvre pour permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs stratégiques. 

[VIDEO] Tout savoir sur la gestion administrative en entreprise

gestion administrative : avantages et objectifs

Le fonctionnement d’une entreprise dépend de la présence et de la motivation de son effectif à assurer en permanence la réalisation d’objectifs assignés. Que vous soyez une TPE-PME, un grand groupe, une collectivité territoriale ou un cabinet libéral, la gestion administrative est une pièce maîtresse de votre activité.

Dans les périodes chargées, bénéficiez d’une assistance administrative pour votre entreprise souple et personnalisée avec Officéo. Nos gestionnaires administratifs interviennent dans l’organisation administrative de votre entreprise, votre BU. Pour une aide administrative urgente et ponctuelle ou encore une intervention régulière, une solution sans campagne d’embauche chronophage s’offre à vous !

Qu’est ce que la gestion administrative d’entreprise ?

La gestion administrative d’une entreprise est un concept très vaste qui englobe maintes tâches qui relèvent du secrétariat mais pas que ! Il s’agit de toutes les tâches administratives courantes et répétitives qui permettent néanmoins à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. La gestion administrative est assurée plus souvent par une gestionnaire administrative ou un agent de gestion administrative ou un secrétaire administratif qui peut être amené parfois à gérer également des missions comptables.

La gestion administrative est un métier primordial dans quasiment toutes les entreprises et toutes les structures administratives qu’elles soient de petite ou de grande taille ou peu importe son domaine d’activité. Les missions rattachées à ce métier concernent ente autres : le traitement du courrier, le classement et l’archivage des dossiers, relances clients pour factures impayées, organisation de réunions…etc. Ces tâches souvent incombent aux chefs d’entreprises, or ce n’est pas le cœur de leur métier. Ainsi, externalisez votre gestion administrative à un secrétaire Officéo et dégagez du temps à consacrer à votre activité.

7 étapes pour mettre en place une gestion administrative efficace

Gestion administrative efficace : étapes

La gestion administrative joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Voici quelques étapes clés pour mettre en place une gestion administrative efficace :

  1. Organisez vos processus : identifiez les processus administratifs nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, tels que la gestion des documents, la gestion des stocks des fournitures de bureau, la gestion des informations et la communication interne. Créez des procédures claires pour chaque processus afin de garantir une exécution cohérente et efficace ;
  2. Utilisez des outils de gestion : adoptez des outils de gestion adaptés à vos besoins, tels que des logiciels de gestion de documents, des logiciels de gestion des tâches, des solutions de gestion de projet, des outils de planification et de suivi. Ces outils vous permettront de centraliser les informations, d’automatiser certaines tâches et de faciliter la coordination entre les membres de votre équipe ;
  3. Développez une communication interne efficace : établissez des canaux de communication clairs et efficaces au sein de votre entreprise. Utilisez des outils tels que les courriers électroniques, les plateformes de messagerie instantanée et les réunions régulières pour partager les informations importantes, discuter des problèmes et prendre des décisions ;
  4. Gérez les ressources humaines : assurez-vous d’avoir les bonnes personnes aux bons postes et développez une culture d’équipe solide. Recrutez des employés compétents, formez-les continuellement et établissez des politiques de gestion des performances pour favoriser la productivité et la motivation au sein de votre équipe ;
  5. Assurez-vous de la conformité légale : familiarisez-vous avec les lois et réglementations qui s’appliquent à votre entreprise, telles que les lois du travail, les obligations fiscales et les réglementations en matière de protection des données. Assurez-vous que vos pratiques administratives sont conformes à ces réglementations pour éviter les problèmes juridiques et les sanctions ;
  6. Suivez et évaluez les performances : mettez en place des mécanismes de suivi et d’évaluation pour mesurer les performances administratives de votre entreprise. Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents, tels que les délais de traitement, la satisfaction des clients internes, l’efficacité des processus, et utilisez ces données pour apporter des améliorations continues ;
  7. Restez au fait des nouvelles technologies et des meilleures pratiques : tenez-vous informés des dernières tendances technologiques et des meilleures pratiques en matière de gestion administrative. Assurez-vous de rester à jour et d’adopter les innovations qui pourraient améliorer votre efficacité et votre productivité.

En mettant en place une gestion administrative solide, vous pouvez optimiser les processus internes, améliorer l’efficacité opérationnelle et favoriser la croissance de votre entreprise.

3 objectifs de la gestion administrative d’entreprise

Une bonne gestion de votre administratif offre 3 objectifs principaux :

Faire des économies

Une mauvaise gestion administrative entraîne de lourdes pertes financières. En effet, la vente de vos produits et de vos services représente le coeur de votre métier. Donc il vous est possible d’éviter de perdre de l’argent en essayant simplement de bien gérer votre administratif.

Par exemple, en limitant le risque d’impayés grâce à un bon suivi de vos clients, une bonne gestion de votre trésorerie, en évitant les pénalités de retard et en respectant les délais légaux pour vos obligations fiscales et sociales.

Gains de temps et de productivité

Vous devez être efficace sur le plan opérationnel pour gagner en productivité. La bonne gestion de votre administratif conduit à une bonne organisation dans votre entreprise. Grâce à une bonne gestion administrative, l’entreprise garantit une conservation des documents et des fichiers de son activité. Aucun temps à perdre dans la recherche de vos documents et aucun risque de perte, ainsi votre temps et productivité seront bien optimisés.

Gains organisationnels

Pour libérer votre esprit de la partie administrative de votre vie professionnelle qui s’accumule et qui gangrène votre quotidien, adoptez une stratégie qui vous permettra de gérer efficacement votre administratif. Ainsi, vous vous débarrassez des préoccupations administratives et vous gagnez en organisation et en sérénité.

Pour illustrer, vous pouvez éviter les relances des factures impayées, bien gérer votre personnel de sorte à éviter les procédures judiciaires, gestion du courrier pour éviter qu’il s’accumule au quotidien, etc. Ce sont des tâches administratives courantes et qui pourtant peuvent avoir de gros impacts sur l’organisation de votre entreprise.

Enjeux de la gestion administrative d’une entreprise

Afin d’optimiser au mieux votre gestion administrative en entreprise vous devez être conscient de tous les enjeux.

D’abord, il faut traiter votre administratif rapidement, la réactivité est clé. Vous réaliserez, par conséquent, un gain de temps considérable que vous allez consacrer à des tâches coeur de métier.

Ensuite, prendre le temps qu’il faut pour réaliser une gestion administrative est très important. Ne baclez pas les tâches administratives pour aller plus vite. Personne n’est à l’abri d’erreurs par manque de vigilance et de concentration qui souvent portent des conséquences graves.

Enfin, la gestion administrative vous éloigne de votre coeur d’activité et ne vous fait gagner aucun sou, ainsi limitez les frais consacrés à l’administratif. La solution d’externalisation de gestion administrative vous fera gagner en temps et en argent et réduira considérablement vos coûts.


Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain – Cliente Officéo

Laëtitia Maussant

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

–> Témoignage complet <–


Officéo apporte à votre organisation un support de gestion administrative de vos métiers

Comparatif solutions assistance administrative
Comparatif solutions assistance administrative

La gestion administrative externalisée de votre entreprise s’organise selon vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Nous vous proposons une assistance à votre rythme, avec une tarification transparente, calculée sur l’heure de travail effectif.

Nos gestionnaires administratifs sont spécialisés dans le service support aux entreprises. Que vous soyez créateur d’entreprise, responsable achat, DRH, directeur opérationnel, SI ou encore chef de département : nos prestations assurent la continuité de votre support administratif.

Ne croulez plus sous les tâches administratives anxiogènes et concentrez-vous sur votre vrai métier en bénéficiant, grâce à Officéo, d’une assistance administrative et comptable à la carte, flexible et sans embauche. Vous pouvez ainsi libérer du temps qualifié et gagner en souplesse opérationnelle !


D’ailleurs, on vous en parle, de l’organisation en entreprise dans une série d’articles thématiques :


Ces entreprises nous font confiance

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Qu’est ce qu’un gestionnaire administratif ?

Un gestionnaire administratif est chargé de superviser et de coordonner les activités administratives d’une entreprise ou d’un service. Il est responsable de la planification, de l’organisation, de la coordination, de la mise en œuvre et de la supervision des processus et des opérations administratives pour garantir leur bon fonctionnement.

Les responsabilités d’un gestionnaire administratif peuvent varier en fonction du type et de la taille de l’entreprise pour laquelle il exerce, mais elles peuvent inclure la gestion du personnel, la gestion des budgets et des finances, la gestion administrative et financière, la gestion des fournitures et de l’équipement, la gestion des relations fournisseurs, la gestion des dossiers, ainsi que la mise en œuvre et le suivi des politiques et des procédures administratives.

Un gestionnaire administratif doit posséder des compétences variées comme : la planification, l’organisation, la communication, la résolution de problèmes et la prise de décision. Il doit également être en mesure de travailler en équipe, de superviser et de motiver le personnel, ainsi que de respecter les normes éthiques et légales en vigueur dans son domaine d’activité.

Quelles sont les compétences administratives d’un assistant de gestion administrative ?

Une gestionnaire administrative ou un assistant de gestion administrative doit posséder un large éventail de compétences clés pour réaliser une gestion administrative efficace. En effet, peu importe le domaine d’activité où il opère, il est tenu de détenir ces compétences administratives. Voici quelques-unes des compétences administratives les plus importantes :

  • Compétences organisationnelles : Capacité à organiser, planifier et prioriser le travail. Cela comprend la gestion du temps, la planification d’événements, la tenue de dossiers et la coordination des tâches.
  • Compétences en communication : Aptitudes à communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral. Ceci est crucial pour rédiger des emails, des rapports, présenter des informations, et interagir avec des collègues et des clients.
  • Compétences en informatique : Maîtrise des outils informatiques de base tels que les traitements de texte, les tableurs, les bases de données, et les logiciels de présentation. La connaissance des systèmes de gestion des informations et de contenu et des logiciels spécifiques à l’entreprise peut également être requise.
  • Gestion de projet : Capacité à superviser et à diriger des projets, ce qui inclut la planification, le suivi des progrès, et la résolution des problèmes.
  • Compétences interpersonnelles : Aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différents niveaux hiérarchiques, départements et antécédents.
  • Adaptabilité et flexibilité : Capacité à s’adapter aux changements d’environnement, aux exigences des tâches et aux priorités changeantes.

Quelles sont les tâches d’un gestionnaire administratif Officéo ?

Les tâches d’un gestionnaire administratif polyvalent Officéo peuvent comporter une aide pour la gestion administrative, un support RH ou encore un suivi comptable.

Une matinée par mois, une journée par semaine, quelques heures dans l’année : sans contrat de travail ni charges sociales ou congés payés, déléguez vos travaux de secrétariat afin de vous décharger des tâches chronophages liées à votre gestion administrative.

gestionnaire administratif :

Secrétariat

  • gestion administrative de courrier ;
  • organisation de réunion et rédaction de compte rendus de réunion ;
  • classement et archivage ;
  • dématérialisation de documents ;
  • saisie de données ;
  • gestion de bases de données, archivage, rédaction de texte, numérisation de documents ;
  • mise en forme et correction sous la suite bureautique Office (Word, Excel, Powerpoint) pour vos notes et compte-rendu de réunions.

Gestion comptable, financière et RH

  • l’assistant Officéo qui s’occupe de la gestion administrative prépare la comptabilité, tient à jour les tableaux de bords, effectue vos rapprochements bancaires ;
  • il/elle trie vos notes de frais réelles comme forfaitaires ;
  • coordination d’une permanence téléphonique, organisation de l’agenda des rendez-vous, gestion des déplacements à organiser ;
  • transcription de contenus audios.

Gestion de projets

  • prise en charge de l’organisation d’événements internes et externes ;
  • recherche de prestataires, gestion de rétroplanning.

 

Gestion des achats

  • passage et suivi de commandes fournisseur ;
  • gestion des achats ;
  • recherche de produits et services ;
  • suivi et règlement des factures fournisseurs ;
  • accompagnement des campagnes de recrutement.

ADV / Relation clients

  • envoi de devis, suivi des relances de paiement, assistance de litiges clients ;
  • gestion de clients difficiles, traitement réclamations, dématérialisation des factures.

Office Management

Clé de voûte de l’entreprise, l’Office Manager vous assiste sur tout ce qui relève du domaine de la gestion administrative et du relais de l’information en interne. Il assure la coordination entre les partenaires de l’entreprise, le suivi et le reporting des affaires.

Des gestionnaires administratifs pour les artisans

Que ce soit dans le domaine de l’agriculture, de la chaîne agroalimentaire, de l’artisanat ou de services, les besoins administratifs sont toujours très spécifiques. Chaque métier demande un savoir-faire dans le traitement de son administration. Les artisans qui nous font confiance choisissent principalement de déléguer la préparation de la comptabilité. Pouvant ainsi mieux se consacrer à leur métier, ils optent également pour du secrétariat à distance, de manière ponctuelle. Une meilleure facturation de leur activité est assuré, ainsi qu’un suivi de la production efficace.

Des gestionnaires administratifs pour les commerçants

L’externalisation de la gestion administrative concerne également les commerçants. Les principales prestations sollicitées sont la préparation de la comptabilité, la gestion des achats, et les échanges avec les fournisseurs. Pouvant ainsi libérer du temps sur leur activité principale, les activités commerçantes comme chaque entreprise peuvent dégager une marge plus importante et gagner en rentabilité.

Des gestionnaires administratifs pour les professions libérales

S’installer en libéral demande beaucoup de préparation pour que l’activité pérennise. Que ce soit la préparation administrative en amont, ou le maintien d’une comptabilité à jour au cours de l’exercice, les professions libérales peuvent compter sur Officéo pour assurer cette partie importante de leur métier.

Chaque prestation est dédiée et adaptée aux problématiques administratives des entreprises

Depuis sa création, Officéo est à l’écoute des besoins en assistance administrative de toutes les entreprises, quelles que soient leur taille. Ajustant ses services au fil des évolutions et toujours en adéquation avec les attentes pragmatiques de ses interlocuteurs, nous sommes fiers de vous apporter une assistance administrative complète, et experte.

Comment assurer la gestion administrative d’une entreprise ?

Pour une gestion administrative efficace, il faut une organisation qui répond aux besoins de l’entreprise. Pour une bonne gestion administrative, vous devez être attentif à plusieurs points : le type d’organisation à adopter, le type et nombre de clients, le secteur d’activité de l’entreprise, etc. Les fondamentaux d’une gestion administrative efficace sont : la définition des tâches à accomplir, adopter une organisation segmentée et maintenir un dossier de dossier de production…etc.


Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation administrative et financière ?

Flexibilité totale

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  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
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Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo

Nelly Fourgous témoignage client

O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?

N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !

–> Témoignage complet <–


Gagnez 9 heures par semaine dans votre service de gestion d’administration !

9 heures par semaine, c’est le nombre d’heures moyen que les entrepreneurs perdent sur la gestion administrative de leur entreprise.
9 heures qui freinent l’activité et la croissance d’une entreprise !
Officéo répond à ce besoin en vous proposant une solution plus experte et moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct, plus souple qu’un CDD… en vous proposant son offre d’assistance administrative, 100% sans engagement.


La gestion administrative d’entreprise en bref

  • ❓ Qu’est-ce que la gestion administrative ?

    La gestion administrative est primordiale dans toute entreprise car elle vous permettra un gain de temps et de productivité ainsi qu’une sérénité dans l’exercice de votre activité. Une bonne gestion administrative en entreprise concerne d’une part, les formalités administratives obligatoires qui permettent à une entreprise d’être en conformité avec la loi et d’autre part, l’administration de l’entreprise qui comprend les Ressources Humaines ainsi que la comptabilité pour permettre à l’entreprise d’être alignée avec ses objectifs stratégiques.

  • 🔎 Comment se fait la gestion administrative du personnel ?

    La mise en place d’une gestion administrative du personnel implique une série de tâches essentielles pour maintenir une organisation efficace et conforme aux réglementations légales. Cette gestion du personnel comprend l’enregistrement des données des employés, comme les informations personnelles, les contrats de travail, les historiques de performance, et les absences.

  • ✅ Comment faire une bonne gestion administrative ?

    La gestion administrative est assurée en mettant en place des processus bien définis, et en veillant à ce qu’ils soient suivis consciencieusement. Cela implique la planification, la coordination, la communication, la gestion des ressources humaines, la gestion financière, ainsi que la mise en place de procédures et de politiques pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

  • 💡 Quel est le salaire d’un gestionnaire administratif ?

    Un gestionnaire administratif débutant perçoit en moyenne un salaire mensuel brut de 1 800€. En revanche, pour ceux ayant une qualification supérieure, cette moyenne s’élève à 2 000€ par mois. Ces chiffres sont basés sur la rémunération d’un gestionnaire administratif de niveau junior, c’est-à-dire ayant moins de 5 ans d’expérience.


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