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Mis à jour le : 13 juin 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Gestion administrative d’entreprise ➤ Guide & vidéo

La gestion administrative est la colonne vertébrale de chaque entreprise. Elle concerne toutes les tâches administratives qui ne créent pas de richesses directement mais permettent le bon fonctionnement de l’entreprise, comme la comptabilité, les ressources humaines, le secrétariat, la logistique… En optimisant cette gestion, l’entreprise peut se concentrer sereinement sur son cœur de métier, assurant ainsi sa stabilité et sa croissance. 

Tout savoir sur la gestion administrative en entreprise en vidéo !

 

La gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’une organisation. Que ce soit pour un grand groupe, une collectivité territoriale, une PME, une association ou un professionnel libéral, cette activité ne doit pas être oubliée.

Dans cet article, vous découvrirez ce que recouvre la gestion administrative d’entreprise, ce que sont ses objectifs. Faut-il plutôt l’internaliser ou plutôt l’externaliser ? Découvrez pourquoi certaines entreprises ont décidé d’opter pour notre solution d’assistance administrative agile, expert et fiable.

Qu’est-ce que la gestion administrative ?

La dénomination gestion administrative désigne toutes les fonctions dites « support » d’une organisation, c’est à dire qui ne créent pas directement de chiffre d’affaires. La gestion administrative est un des rouages essentiels pour l’activité des entreprises car, bien réalisée, elle permet de fluidifier le travail des salariés.

L’administratif peut être géré par un gestionnaire administratif, ou plus spécifiquement par un secrétaire administratif, juridique, comptable, rh, médical…

En voici les activités principales :Les domaines d'activité de la gestion administrative

  • Le secrétariat administratif : les secrétaires administratives assurent les tâches qui concernent l’organisation de la vie de l’entreprise comme la gestion de planning, l’organisation de réunion, la commande de fournitures, l’accueil téléphonique… ;
  • Les ressources humaines : les assistants rh épaulent administrativement une organisation ou bien un service rh sur l’organisation de certaines tâches. Par exemple, ils peuvent intervenir lors d’une campagne de recrutement ou bien au quotidien en réalisant la gestion des plannings, le suivi des dossiers du personnel, l’organisation de formation, l’émission des fiches de paie… ;
  • La comptabilité : les secrétaires comptables préparent la comptabilité pour l’expert comptable. Par exemple, elles saisissent les opérations comptables (sans imputation ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité déjà paramétré) de leurs organisations, suivent la trésorerie, réalisent des rapprochements bancaires… ;
  • La gestion des achats : le service des achats est en charge des commandes de biens (logiciels, services…) nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ils évaluent le besoin, négocient les contrats, supervisent les livraisons… ;
  • L’administration des ventes : les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le processus des ventes de l’entreprise. Ils s’occupent de la facturation client, contrôlent les commandes et livraisons et sont en charges des réclamations.
  • Le secrétariat juridique : les secrétaires juridiques veillent à ce que toutes les activités soient conformes à la loi. Elles supervisent les contrats clients, collectent des informations juridiques, rédigent les actes ou bien encore s’occupent des procédures de relance en cas de litiges ;

Quel est le rôle de la gestion administrative : 3 objectifs

La gestion administrative permet de soutenir les activités cœur de métier d’une entreprise et d’œuvrer à leur bon déroulement. Dans le détail, voici comment elle impacte concrètement une entreprise :

  • Eviter les erreurs et rester conforme à la loi : traiter sa charge administrative en temps et en heure, comme la comptabilité, les lettres de relances ou encore les déclarations fiscales, permet à une organisation de s’assurer d’être en accord avec la loi et d’éviter les erreurs de précipitation ;
  • Faciliter et fluidifier le travail de vos salariés : une gestion de l’administratif organisée permet que toutes les informations circulent et soient accessibles au plus grand nombre mais aussi d’avoir une vue holistique sur la santé de l’entreprise. Plus de rendez-vous manqué ou de donnée perdue, vos équipes peuvent effectuer leurs missions en toute sérénité ;
  • Augmenter la productivité : des processus administratifs bien huilés permettent aux salariés de travailler dans de meilleures conditions, de livrer un travail plus qualitatif en plus grande quantité .

    Comment mettre en place une gestion administrative efficace ?

    Plusieurs moyens existent pour mettre en place une gestion administrative efficace en fonction des besoins et des moyens d’une entreprise.

    La gestion administrative en interne

    L’employeur a plusieurs choix pour internaliser son administratif.

    Il peut embaucher un gestionnaire administratif, un secrétaire polyvalent à temps plein, ou à temps partiel. Ce dernier est donc salarié de l’entreprise. Il a une vue globale sur toutes les procédures administratives, c’est un peu le chef d’orchestre. Le point négatif ? Embaucher est coûteux mais surtout rigide. Aussi, le besoin administratif est souvent mal estimé et la charge trop importante (ou trop légère) pour un seul secrétaire.

    Deuxième solution, qui va souvent de paire avec la première et est vivement conseillée : l’entreprise peut automatiser ses processus à l’aide de logiciels et outils, par exemple pour la facturation, la planification, l’envoie de mails récurrents, les commandes…
    Encore faut-il que le personnel soit formé à ces outils et nouveaux processus automatisés. Or, c’est un facteur de difficultés rh lorsqu’exclusivement traité en interne.

    La gestion administrative externalisée

    L’entreprise peut choisir d’externaliser l’un de ses services administratifs par le biais d’un prestataire de services. Ainsi, un assistant indépendant, ou en intérim intervient pour un besoin ponctuel ou sur le long terme, sans avoir à l’embaucher.

    Travailler avec un prestataire offre de nombreux avantages à l’employeur : il n’y a aucuns frais à débourser pour le recrutement ni la formation de l’intervenant. Celui-ci est déjà expérimenté sur les logiciels que vous souhaitez utiliser et peut même posséder les licences avec lui. En bonus, vous ne payez que pour son travail effectif : l’assistant indépendant peut aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois sans que vous n’ayez à penser aux avantages salariaux.

    Alors ? Plutôt team internalisation ou externalisation ?

    La gestion administrative by Officéo

    Les factures s’amoncellent, vos déclarations fiscales prennent du retard ? Vous n’avez pas le temps de vous occuper de votre gestion administrative ? Ou tout simplement vous ne savez pas comment vous y prendre ?

    Officéo est un service clé en main agile, fiable et expert pour toutes les tailles de structures.

    Notre entreprise vous fourni un service qui s’appuie sur un ou des assistants indépendants (comptables, juridiques, rh…). Nos assistants sont des professionnels aguerris à votre secteur d’activité et typologie d’organisation, dont les compétences ont été vérifiées en amont à travers des tests exigeants.

    Au cours de la mission, nos Account Managers, tiers de confiance entre vous et l’assistant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (email, call, applicatif…). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans un espace sécurisé est édité par l’assistant.

    En cas de vacances ou d’absence imprévue, nous remplaçons immédiatement l’assistant en assurant la continuité de service sans aucuns frais additionnels pour vous. Besoin d’un volume de travail plus important pour une semaine en particulier ? Nos contrats de prestation sont modulables à tous moments.

    Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !

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    O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?

    N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !

    O. : Et au delà de la flexibilité ?

    N.F. : Je dois avouer que le petit plus c’est votre service clientèle. Toujours dans la compréhension et toujours réactif. Ils ne sont pas restés bloqués sur un problème, au contraire, ils m’ont toujours proposé une solution ou une alternative.
    On peut rajouter à cela l’efficacité de l’assistante dans la réalisation de ses tâches et donc le temps qu’elle m’a fait gagner !

    –> Témoignage complet <–


    La gestion administrative d’entreprise en bref

    • 💻Quelles sont les tâches de gestion administrative ?

      Les tâches de gestion administrative englobent entre autres la comptabilité (saisie comptable, pointage…), les ressources humaines (gestion de la paie et des dossiers du personnel…) et le secrétariat (accueil téléphonique, réception du courrier, classement de dossiers…)…

    • 🗺️Où peut travailler le gestionnaire administratif ?

      Un gestionnaire administratif peut travailler dans différentes organisations : pour une entreprise, un service publique ou encore une association.

    • 💡Quel est le salaire d’un gestionnaire administratif ?

      Le salaire d’un gestionnaire administratif de base moyen est de 2146 euros bruts par mois.


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