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La gestion administrative d’entreprise

Une solution simple et sans embauche !

La gestion administrative d’une entreprise concerne l’ensemble des tâches et des formalités administratives légalement obligatoires pour se conformer à la loi. La gestion administrative désigne également l’ensemble des actions à mettre en œuvre pour permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs stratégiques. 

La vie d’entreprise dépend de la présence et de la motivation de son effectif à assurer en permanence la réalisation d’objectifs assignés. Que vous soyez une TPE-PME, un grand groupe, une collectivité ou un cabinet libéral, la gestion administrative est une pièce maîtresse de votre activité.

Dans les périodes chargées, bénéficiez d’une assistance administrative pour votre entreprise souple et personnalisée avec Officéo. Nos gestionnaires administratifs interviennent dans l’organisation administrative de votre entreprise, votre BU. Pour une aide administrative urgente et ponctuelle ou encore une intervention régulière, une solution sans campagne d’embauche chronophage s’offre à vous. Une solution compétitive. Une solution pour la prospérité et la croissance de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion administrative ?

La gestion administrative d’une entreprise est un concept très vaste qui englobe maintes tâches qui relèvent du secrétariat mais pas que ! Il s’agit de toutes les tâches courantes et répétitives qui permettent néanmoins à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. La gestion administrative est assurée plus souvent par un gestionnaire administratif ou un secrétaire administratif qui peut être amené parfois à gérer également des missions comptables.

La gestion administrative est un métier primordial dans quasiment toutes les entreprises et toutes les structures administratives qu’elles soient de petite ou de grande taille. Les missions rattachées à ce métier concernent ente autres : le traitement du courrier, le classement et l’archivage des dossiers, relances clients pour factures impayées, organisation de réunions…etc. Ces tâches souvent incombent aux chefs d’entreprises, or ce n’est pas le cœur de leur métier. Ainsi, externalisez votre gestion administrative à un secrétaire Officéo et dégagez du temps à consacrer à votre activité.

Objectifs de la gestion administrative

Une bonne gestion de votre administratif offre 3 objectifs principaux :

Faire des économies

Une mauvaise gestion administrative entraîne de lourdes pertes financières. En effet, la vente de vos produits et de vos services représente le coeur de votre métier. Donc il vous est possible d’éviter de perdre de l’argent en essayant simplement de bien gérer votre administratif.

Par exemple, en limitant le risque d’impayés grâce à un bon suivi de vos clients, une bonne gestion de votre trésorerie, en évitant les pénalités de retard et en respectant les délais légaux pour vos obligations fiscales et sociales.

Gains de temps et de productivité

Vous devez être efficace sur le plan opérationnel pour gagner en productivité. La bonne gestion de votre administratif conduit à une bonne organisation dans votre entreprise. Grâce à une bonne gestion administrative, l’entreprise garantit une conservation des documents et des fichiers de son acitvité. Aucun temps à perdre dans la recherche de vos documents et aucun risque de perte, ainsi votre temps et productivité seront bien optimisés.

Gains organisationnels

Pour libérer votre esprit des tâches administratives qui s’accumulent et qui gangrènent votre quotidien, adoptez une stratégie qui vous permettra de gérer efficacement votre administratif. Ainsi, vous vous débarrassez des préoccupations administratives et vous gagnez en organisation et en sérénité.

Pour illustrer, vous pouvez éviter les relances des factures impayées, bien gérer votre personnel de sorte à éviter les procédures judiciaires, gestion du courrier pour éviter qu’il s’accumule au quotidien, etc. Ce sont des tâches administratives simples et qui pourtant peuvent avoir de gros impacts sur l’organisation de votre entreprise.

Enjeux de la gestion administrative d’une entreprise

Afin d’optimiser au mieux votre gestion adminisatrative en entreprise vous devez être conscient de tous les enjeux.

D’abord, il faut traiter votre administratif rapidement, la réactivité est clé. Vous réaliserez, par conséquent, un gain de temps considérable que vous allez consacrer à des tâches coeur de métier.

Ensuite, prendre le temps qu’il faut pour gérer l’administratif est très important. Ne baclez pas les tâches administratives pour aller plus vite. Personne n’est à l’abri d’erreurs par manque de vigilance et de concentration qui souvent portent des conséquences graves.

Enfin, la gestion administrative vous éloigne de votre coeur d’activité et ne vous fait gagner aucun sou, ainsi limitez les frais consacrés à l’administratif. La solution d’externalisation de gestion administrative vous fera gagner en temps et en argent et réduira considérablement vos coûts.


Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain – Cliente Officéo

Laëtitia Maussant

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

–> Témoignage complet <–


Officéo apporte à votre entreprise un service de gestion administrative

La gestion administrative externalisée de votre entreprise s’organise selon vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Nous vous proposons une assistance à votre rythme, avec une tarification transparente, calculée sur l’heure de travail effectif.

Nos gestionnaires administratifs sont spécialisés dans le service support aux entreprises. Que vous soyez créateur d’entreprise, responsable achat, DRH, directeur opérationnel, SI ou encore chef de département : nos prestations assurent la continuité de votre support administratif.

Ne croulez plus sous les tâches administratives anxiogènes et concentrez-vous sur votre vrai métier en bénéficiant, grâce à Officéo, d’une assistance administrative et comptable à la carte, flexible et sans embauche. Vous pouvez ainsi libérer du temps qualifié et gagner en souplesse opérationnelle !


D’ailleurs, on vous en parle, de l’organisation en entreprise dans une série d’articles thématiques :


Ces entreprises nous font confiance

Nuage logo clients Officéo


Les tâches administratives de votre gestionnaire administratif Officéo

La mission du gestionnaire administratif polyvalent Officéo peut comporter une aide pour la gestion administrative, un support RH ou encore un suivi comptable.

Une matinée par mois, une journée par semaine, quelques heures dans l’année : sans contrat de travail ni charges sociales ou congés payés, déléguez vos travaux de secrétariat afin de vous décharger des tâches chronophages liées à votre gestion administrative.

Secrétariat

  • gestion administrative de courrier ;
  • rédaction de compte rendus de réunion ;
  • classement et archivage ;
  • dématérialisation de documents ;
  • saisie de données ;
  • gestion de bases de données, archivage, rédaction de texte, numérisation de documents ;
  • mise en forme et correction sous la suite bureautique Office (Word, Excel, Powerpoint) pour vos notes et compte-rendus de réunions.

Gestion comptable, financière et RH

  • l’assistant Officéo qui s’occupe de la gestion administrative prépare la comptabilité, tient à jour les tableaux de bords, effectue vos rapprochements bancaires ;
  • il/elle trie vos notes de frais réelles comme forfaitaires ;
  • coordination d’une permanence téléphonique, organisation de l’agenda des rendez-vous, gestion des déplacements à organiser ;
  • transcription de contenus audios.

Gestion de projets

  • prise en charge de l’organisation d’événements internes et externes ;
  • recherche de prestataires, gestion de rétroplanning.

 

Gestion des achats

  • passage et suivi de commandes fournisseur ;
  • gestion des achats ;
  • recherche de produits et services ;
  • suivi et règlement des factures fournisseurs ;
  • accompagnement des campagnes de recrutement.

ADV / Relation clients

  • envoi de devis, suivi des relances de paiement, assistance de litiges clients ;
  • gestion de clients difficiles, traitement réclamations, dématérialisation des factures.

Office Management

Clé de voûte de l’entreprise, l’Office Manager vous assiste sur tout ce qui relève du domaine de la gestion administrative et du relais de l’information en interne. Il assure la coordination entre les partenaires de l’entreprise, le suivi et le reporting des affaires.

Des gestionnaires administratifs pour les artisans

Que ce soit dans le domaine de l’agriculture, de la chaîne agroalimentaire, de l’artisanat ou de services, les besoins administratifs sont toujours très spécifiques. Chaque métier demande un savoir-faire dans le traitement de son administration. Les artisans qui nous font confiance choisissent principalement de déléguer la préparation de la comptabilité. Pouvant ainsi mieux se consacrer à leur métier, ils optent également pour du secrétariat à distance, de manière ponctuelle. Une meilleure facturation de leur activité est assuré, ainsi qu’un suivi de la production efficace.

Des gestionnaires administratifs pour les commerçants

L’externalisation de la gestion administrative concerne également les commerçants. Les principales prestations sollicitées sont la préparation de la comptabilité, la gestion des achats, et les échanges avec les fournisseurs. Pouvant ainsi libérer du temps sur leur activité principale, les activités commerçantes comme chaque entreprise peuvent dégager une marge plus importante et gagner en rentabilité.

Des gestionnaires administratifs pour les professions libérales

S’installer en libéral demande beaucoup de préparation pour que l’activité sur pérennise. Que ce soit la préparation administrative en amont, ou le maintien d’une comptabilité à jour au cours de l’exercice, les professions libérales peuvent compter sur Officéo pour assurer cette partie importante de leur métier.

Chaque prestation est dédiée et adaptée aux problématiques administratives des entreprises

Depuis sa création, Officéo est à l’écoute des besoins en assistance administrative de toutes les entreprises, quelles que soient leur taille. Ajustant ses services au fil des évolutions et toujours en adéquation avec les attentes pragmatiques de ses interlocuteurs, nous sommes fiers de vous apporter une assistance administrative complète, et experte.

 


Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation administrative ?

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Profils experts

Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés
Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier

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Mode ultra-flexible

Une solution 100% à la carte
Vous ne payez qu’au temps de travail effectué
Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée

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Choisis pour vous

Une équipe et des outils performants, partout en France
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Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !


Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo

Nelly Fourgous témoignage client

O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?

N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !

–> Témoignage complet <–


Gagnez 9 heures par semaine !

9 heures par semaine, c’est le nombre d’heures moyen que les entrepreneurs perdent sur la gestion administrative de leur entreprise.
9 heures qui freinent l’activité et la croissance d’une entreprise !
Officéo répond à ce besoin en vous proposant une solution plus experte et moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct, plus souple qu’un CDD… en vous proposant son offre d’assistance administrative, 100% sans engagement.


La gestion administrative en bref

  • ❓ Qu’est-ce que la gestion administrative ?

    La gestion administrative est primordial dans toute entreprise car elle vous permettra un gain de temps et de productivité ainsi qu’une sérénité dans l’exercice de votre activité. Une bonne gestion administrative en entreprise concerne d’une part, les formalités administratives obligatoires qui permettent à une entreprise d’être en conformité avec la loi et d’autre part, l’administration de l’entreprise qui comprend les Ressources Humaines ainsi que la comptabilité pour permettre à l’entreprise d’être alignée avec ses objectifs stratégiques.

  • 🔎 Quel est le rôle d’un gestionnaire administratif ?

    Le rôle d’un gestionnaire administratif est de s’occper de toutes les tâches administratives. Au-delà de la maîtrise des outils bureautiques, un gestionnaire administratif efficace se distingue par sa polyvalence, sa discrétion et son autonomie. Il est un véritable support pour l’administration, les Ressources Humaines ainsi que la comptabilité.

  • ✅ Comment améliorer la gestion administrative d’une entreprise ?

    Pour une gestion administrative efficace, il faut une organisation qui répond aux besoins de l’entreprise. Pour une bonne gestion administrative, vous devez être attentif à plusieurs points : le type d’organisation à adopter, le type et nombre de clients, le secteur d’activité de l’entreprise, etc. Les fondamentaux d’une gestion administrative efficace sont : la définition des tâches à accomplir, adopter une organisation segmentée et maintenir un dossier de dossier de production…etc.

  • 💡 Quelles sont les tâches administratives dans une entreprise ?

    Un gestionnaire administratif Officéo peut être chargé de plusieurs missions afin de vous permettre de déléguer toutes les tâches administratives chronophages et libérer du temps qualifié. Les tâches sont diverses et multiples : secrétariat, gestion comptable, financière et RH, gestion du courrier, gestion de projets, gestion des achats, ADV / relation clients et Office Management.


Pour toutes vos questions, n’hésitez pas à nous contacter au 01 49 70 98 63.

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