Entreprise de gestion administrative : tout comprendre

Une entreprise de gestion administrative est un prestataire de services qui permet d’externaliser certains services administratifs tels que la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion commerciale et le secrétariat, permettant ainsi aux entreprises clientes de se concentrer sur leur cœur de métier.

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Qu’est-ce qu’une entreprise de gestion administrative ?

L’entreprise de gestion administrative est une organisation qui épaule d’autres entreprises clientes en externalisant une partie de ses services administratifs. Elle peut prendre des formes et statuts juridiques multiples en fonction du service proposé. Ainsi, l’auto-entrepreneur peut faire de l’assistance administrative tout autant qu’une PME qui emploie plusieurs salariés.

Les entreprises de gestion administrative sont très souvent spécialisées dans un secteur d’activité . Par exemple, pour la gestion administrative dans le secteur juridique, un client fera plutôt appel à un cabinet juridique et de conseil.

Quel est le principe d’une entreprise de gestion administrative ?

Une entreprise de gestion administrative propose des prestations de services administratifs. Ces prestations permettent aux clients d’externaliser leurs tâches à faible valeur ajoutée pour se consacrer sur leurs activités à forte valeur ajoutée. Les offres sont multiples : à la tâche, à l’horaire, au forfait, sur place ou à distance.

Il existe deux moyens pour externaliser la gestion administrative en entreprise : par le biais de l’intérim, ou d’un carnet d’assistants et de secrétaires indépendants. Ces dernières sont des entreprises d’Office Management telles qu’Officéo. Celles-ci ne se cantonnent pas à un domaine spécifique : elles offrent un panel de spécialisation plus large, assuré par un réseau de professionnels experts.

Leur but est d’offrir une solution rapide, flexible et qui permet un gain de temps de travail conséquent tout en maitrisant les couts de production.

Définition de la gestion administrative

La gestion administrative en entreprise est essentielle. Souvent invisibilisée, elle permet d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise tout en fluidifiant les processus de décision et production.

Elle concerne toutes les tâches qui ne participent pas directement au chiffre d’affaire mais qui permettent aux entreprises d’être conformes à la loi. Elles sont aussi appelées « fonction de support ». Une grande partie des services en entreprises sont d’ailleurs dédiés à la gestion de l’administratif : on retrouve par exemple le secrétariat, les ressources humaines, la comptabilité, l’administration des ventes et les services juridiques.

Quels sont les différents services d’externalisation proposés ?

Les entreprises de gestion administrative proposent différentes prestations administratives en fonction de leurs spécialités :

• Des prestations de secrétariat : le client fait appel à une secrétaire indépendante ou télésecrétaire pour s’occuper de la gestion du planning du chef de l’entreprise, de la correspondance, des appels client, de l’organisation des réunions et d’évènements, la tenue de l’agenda, le classement et l’archivage des documents…;
• Des prestations de comptabilité : le client fait appel à un assistant comptable indépendant ou un expert comptable pour s’occuper de la gestion comptable de l’entreprise. Il s’occupe de tâches telles que le suivi de trésorerie, la tenue des livres comptables, le rapprochement bancaire, les déclarations fiscales et le règlement des factures ;
• Des prestations rh : le client fait appel à un assistant rh indépendant pour tout ce qui à trait à la gestion du personnel. Il se charge de missions telles que le recrutement, la gestion des fiches de paie, la rédaction et fin des contrats.
• Des prestations juridiques : le client fait appel à une assistante juridique indépendante pour tout ce qui concerne la conformité légale de son entreprise. Celui-ci s’occupe de tâches comme le conseil juridique, la gestion des propriétés intellectuelles, les litiges et la documentation juridique.

C’est quoi un gestionnaire administratif ?

L’entreprise de gestion administrative offre ses prestations de services grâce à des assistants auto-entrepreneurs ou en intérim. Ce sont les assistants administratifs ou encore les gestionnaires administratifs. Leur rôle et leurs missions varient en fonction de la taille de l’entreprise et de la quantité de personnel administratif employé. Ils deviennent souvent le bras droit du chef d’entreprise.

L’assistant administratif veille au respect des procédures administratives. Il garantit aussi l’application des règles et des législations dans la société. Il est très polyvalent et peut prendre en charge des missions très diversifiées, à la croisée entre les ressources humaines, la comptabilité et même parfois la gestion des achats !

Il occupe une place particulière dans l’entreprise et se positionne comme un interlocuteur privilégié. Il connait l’agenda de l’équipe sur le bout des doigts, s’occupe de la gestion du temps en entreprise et est capable de fournir des informations précises et de faire le relais de la communication interne.

5 avantages d’une entreprise de gestion administrative

Confier une partie de vos services administratifs à une entreprise d’externalisation administrative offre de nombreux avantages.

• Gain de temps : les entreprises clientes gagnent un temps de travail effectif considérable. Celles-ci sont libérées des tâches administratives chronophages, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier ;
• Economie : l’externalisation leur permet de réaliser des économies en optimisant les coûts de production. L’entreprise n’a pas à embaucher de personnel dédié à la gestion administrative, ni à investir dans du matériel ;
• Expertise : les sociétés de gestion administrative ont un carnet d’assistants experts bien fourni ;
• Flexibilité : l’externalisation est une solution flexible qui s’adapte aux besoins de l’entreprise cliente. Certaines entreprises comme Officéo sont sans engagement, c’est à dire que le contrat peut être résilié à tous moment ;
• Sécurité : les assistants administratifs ordonnées par le prestataire appliquent des procédures rigoureuses pour la conservation et la protection des données.

Tous ces avantages contribuent à améliorer la performance et la compétitivité des entreprises clientes en leur permettant d’atteindre les objectifs fixés. L’administratif, c’est un peu la partie immergée de l’iceberg !

Combien coûte une prestation d’entreprise de gestion administrative ?

Les entreprises de gestion administrative proposent plusieurs formes de tarifs pour leurs prestations de service : à la tâche, à l’horaire ou bien sous forme de forfait mensuel. Les tarifs horaires pour une prestation de service sont compris entre 20€ et 70€. Mais notez que ces tarifs sont variables en fonction de nombreux facteurs qui influencent le prix final :

• La complexité de la mission : toutes les tâches administratives ne sont pas qualifiées au même niveau. Par exemple, les tâches simples comme la saisie de données sont généralement facturées moins chères que les tâches complexes comme la comptabilité ou la gestion des ressources humaines.
• L’expérience et la qualification du prestataire : un assistant ou une assistante indépendante avec une grande expérience ou des qualifications spécifiques peut demander un salaire plus élevé.
• Le lieu d’exercice : une prestation peut être exercée à distance ou bien sur le site de l’entreprise. Une entreprise à domicile est en général facturée plus cher car l’assistant doit se déplacer.

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