SERVICE ADMINISTRATIF ➤ Rôle & coûts pour votre entreprise

[VIDEO] Tout savoir sur le service administratif en 2 minutes !

Un service administratif efficace est indispensable au succès d’une entreprise. Il permet de coordonner les activités de l’entreprise, d’assurer la conformité aux lois, faciliter la communication interne, et favoriser des décisions éclairées.

En comprenant et automatisant les processus administratifs, une entreprise peut améliorer sa productivité, réduire ses coûts et minimiser les erreurs. Une gestion administrative bien rodée permet de résoudre rapidement les problèmes, assurant ainsi le bon fonctionnement et la croissance de l’entreprise. 

Dans cet article, vous comprendrez quel est le rôle d’un service administratif, comment il fonctionne, combien il peut vous coûter en tant qu’entreprise et quelle est la solution pour limiter ces coûts.

J’ai besoin d’une assistance administrative

Quel est le rôle d’un service administratif ?

Le service administratif dans une entreprise occupe un rôle souvent sous-évalué, réduit dans notre imaginaire à des tâches pénibles et chronophages. Pourtant, s’il ne crée pas directement de chiffre d’affaires, il permet lorsqu’il est maîtrisé de soutenir administrativement les process et l’activité de l’entreprise. En bref, une bonne gestion administrative est vitale pour la croissance saine et pérenne d’une entreprise.

Comment fonctionne un service administratif en entreprise ?

Lorsque l’on pense à un service administratif, beaucoup imaginent un service en bonne et due forme, dans un coin de l’entreprise, qui s’occuperait de toutes les tâches administratives.

En réalité, le service administratif (ou plutôt devrais-je dire « les services administratifs ») pénètre tous les départements de l’entreprise. Par exemple, pour que le département comptable fonctionne et apporte des conseils éclairés à l’entreprise, il s’appuie sur de la pré-comptabilité, autrement dit de l’assistance comptable. Il en est de même pour les ressources humaines qui peuvent faire appel, lors d’une campagne de recrutement par exemple, à une assistance rh pour prendre en charge le volet administratif de la fonction. Un dernier cas pour bien comprendre : une direction peut faire appel à de l’assistance de direction pour absorber les tâches administratives qui l’éloignent de son activité cœur de métier.

Lorsqu’une entreprise atteint une certaine taille, il n’existe généralement pas un service unique qui s’occupe à la fois de l’assistance comptable, de l’assistance rh, de l’assistance achats… Ce mythe du « service administratif unique » peut venir de la confusion avec le service administratif public, mais aussi du nom donné en entreprise aux opérateurs de l’administratif que certains raccrochent sémantiquement au « secrétariat » par les expressions secrétaire de direction, secrétaire comptable, secrétaire rh… Il est assez évident que, bien qu’une secrétaire comptable ou rh réalise des tâches de secrétariat courant dans ses missions, son travail ne s’y limite pas, que ce soit fonctionnellement dans un service d’une organisation ou opérationnellement dans ses missions.

Il est encore plus évident qu’un responsable rh ou un responsable administratif et financier, ne fait pas (ou en tous cas ne devrait pas faire) d’administratif.

Enfin, les services administratifs peuvent être opérés par du personnel salarié de l’entreprise, des assistants indépendants (micro-entrepreneur/freelance) ou des prestataires de services. Quel que soit le mode opératoire, dans les plus petites structures, le service administratif peut être opéré par une seule et même personne : l’Office Manager, alors polyvalent.

Quels sont les différents types de services administratifs ?

Les services administratifs sont le moteur opérationnel des entreprises, assurant que les processus quotidiens se déroulent sans accroc. Ils peuvent être opérés par un employé interne à l’entreprise, un assistant indépendant ou bien un prestataire de services. Il existe plusieurs types de services :

• La gestion administrative et comptable : elle désigne la gestion administrative quotidienne des finances d’une entreprise. Ce service est en charge du suivi de trésorerie, de la collecte et saisie de données comptables, des rapprochements bancaires… Seule une personne interne à l’entreprise, ou un logiciel de comptabilité, peuvent se charger des tâches qui relèvent de l’imputation comptable ;
• L‘assistance aux ressources humaines : ce service apporte un soutien administratif aux ressources humaines. Il peut intervenir dans le cadre d’un recrutement, de formations ou tout simplement s’occuper de la gestion de dossiers du personnel ;
• L’administration des ventes : les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le volet commercial d’une entreprise. Ils rédigent des contrats, suivent les commandes, s’occupent de la facturation et des réclamations clients… ;
• L’ assistance achats : les gestionnaires des achats se chargent de rechercher, négocier et commander les biens et services nécessaires à l’activité d’une entreprise ;
• Le secrétariat courant: il assume les tâches administratives courantes comme la rédaction et le classement de documents, la prise de rendez-vous, la gestion des correspondances, l’accueil téléphonique… ;

Quel coût pour un service administratif ?

Pour un assistant administratif salarié

Le salaire moyen d’un assistant administratif s’élève à 1755 euros bruts par mois (plus pour un assistant spécialisé ou en fin de carrière). Si de prime abord, ce salaire paraît peu élevé pour un employeur, il ne faut pas oublier que derrière se cachent des coûts de recrutement, de formation, d’intégration, des charges patronales (+40% du brut) mais aussi des avantages salariaux.

Pour une prestation de service administratif externe

Le tarif d’une prestation de service est compris entre 30 et 50 euros de l’heure, que ce soit en traitant avec un prestataire ou directement avec un assistant administratif freelance.

Le prix varie en fonction de l’expérience de l’assistant, la localisation de la mission, sa complexité et sa durée.

À première vue, ramenée au mois, la prestation de service paraît plus onéreuse que le recrutement en CDI. Cependant, en faisant appel à un prestataire, l’entreprise n’a pas à payer de charges patronales, ni à assumer des coûts en recrutement, intégration et avantages sociaux car l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale. 

En conclusion, rien qu’en termes de coûts (économies et variabilité), faire appel à un prestataire administratif est souvent bien plus intéressant que d’embaucher.

Quelles sont les différentes tâches administratives pouvant être déléguées ?

Réaliser tous ses services administratifs uniquement en interne est chronophage et coûteux pour une entreprise. C’est pourquoi, il est souhaitable de déléguer à un prestataire externe. Toutes les tâches administratives, exceptée l’imputation comptable, peuvent être déléguées à un prestataire de services administratifs ou bien à un assistant indépendant. Voici une liste non exhaustive des tâches que vous pourriez confier :

• Assistance comptable : collecte et saisie de données, gestion de factures, suivi de trésorerie, préparation de budget, rapprochement bancaire…
• Assistance aux ressources humaines : campagne de recrutement, organisation de formations, séminaires et évènements, gestion de dossiers du personnel, assurer la conformité des contrats et activités de l’entreprise… ;
• Administration des ventes : rédaction et préparation de contrats, facturation et réclamation client, suivi de commande et livraison, analyse des ventes…
• Assistance achats : recherche et sourcing fournisseur, planification des achats, contrôle qualité des produits reçus…
• Secrétariat courant : accueil des visiteurs, permanence téléphonique, rédaction et gestion de documents, tri et classement du courrier, compte rendu de réunion, prise de rendez-vous…

A noter que cette prestation s’adapte à votre métier ou secteur d’activité.

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

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Questions fréquentes