Service administratif ➤ L’indispensable dans toute entreprise

Un service administratif efficace est essentiel au succès d’une entreprise. Il coordonne les activités, assure la conformité, facilite la communication et favorise la prise de décisions éclairées. 

En optimisant les processus administratifs, l’entreprise gagne en productivité, réduit les coûts et évite les erreurs. Une gestion administrative bien structurée permet une résolution rapide des problèmes et favorise le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise.

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Définition du service administratif

Le service administratif, au sein d’une entreprise, est responsable de la gestion des tâches administratives et opérationnelles. Il assure des fonctions essentielles telles que la gestion des documents, la correspondance, la planification des réunions, la coordination des services généraux et la communication interne. En soutien actif avec les autres départements, il joue un rôle clé dans l’organisation de l’entreprise et son bon fonctionnement.

Le service administratif englobe de nombreuses activités telles que la gestion des documents et archives, la correspondance, la planification des réunions, la coordination des services généraux, la gestion des fournitures de bureau et la facilitation de la communication interne.

Quelles sont les responsabilités dans le service administratif ?

L’une de principales responsabilités est la gestion efficace de la documentation de l’entreprise, y compris la création, la révision, la mise à jour et l’archivage des documents importants. Des documents tels que les contrats, les rapports, les politiques internes, les procédures opérationnelles etc.

Il est également chargé de la correspondance de l’entreprise, qu’il s’agisse des courriers physiques ou électroniques. Il gère l’envoi et la réception des courriers, des e-mails et des fax, et veille à ce que les communications soient bien traitées.

Une autre de ses responsabilités majeures est la planification et l’organisation des réunions. Cela implique la réservation des salles de réunion, la préparation de l’ordre du jour, la coordination des participants et la gestion des comptes rendus de réunion.

Le service administratif joue un rôle clé dans la coordination des services généraux de l’entreprise, tels que la gestion des fournitures de bureau, l’entretien des locaux, la gestion des équipements et la supervision des services externalisés tels que la sécurité et le nettoyage. Il assure le bon fonctionnement des activités administratives de l’entreprise, tout en veillant à ce que les processus soient efficaces, les documents correctement gérés, la communication fluide et les services généraux bien coordonnés.

Les tâches et services administratifs proposés par les prestataires externes

Le service administratif remplit diverses fonctions essentielles au sein d’une entreprise. Il est responsable des tâches telles que la gestion des documents, la rédaction de correspondances, la planification des réunions et des événements, la coordination des services généraux, la gestion des fournitures de bureau et la gestion des archives. De plus, il assure la communication interne en transmettant les informations importantes aux différents départements et en facilitant la collaboration au sein de l’entreprise.

Les entreprises en constante évolution cherchent à optimiser leurs opérations et à être plus efficaces. Les prestataires externes proposent une variété de prestations administratives adaptées aux besoins des entreprises. Les solutions sont personnalisées aux entreprises pour alléger leurs tâches administratives, telles que la gestion des documents, des appels et des courriers et bien d’autres tâches administratives.  

Traitement du courrier

Le traitement du courrier en entreprise englobe toutes les étapes du traitement et de l’envoi du courrier. Il s’agit de recevoir, traiter, rédiger les réponses et envoyer le courrier, qu’il s’agisse de courrier standard, recommandé ou de colis. Cela permet d’assurer un suivi du courrier sans manquer d’informations importantes ou d’échéances.

Gestion de documents

La gestion de document est un ensemble de méthodes et de pratiques visant à organiser, stocker, retrouver, partager et sécuriser les documents au sein d’une entreprise. Cela inclut la création de systèmes de classement, l’utilisation d’outils de gestion électronique de documents, la définition de politiques de conservation et de destruction des documents, ainsi que la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les informations sensibles. La fonction principale de la gestion de document est d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la collaboration et la conformité aux réglementations.

Les tâches administratives telles que la gestion de document ou de dossiers peuvent devenir chronophages et lourdes pour les entreprises. Les prestataires externes de services administratifs peuvent prendre en charge la gestion complète des documents et des dossiers de l’entreprise.

Gestion des plannings

La gestion de planning consiste à organiser et planifier les différentes tâches, projets et activités au sein d’une entreprise. Cela permet d’avoir une vision globale des ressources disponibles, des délais à respecter, des responsabilités des membres de l’équipe et d’optimiser l’allocation des ressources pour assurer une exécution efficace des projets.

Gestion des appels téléphoniques

La gestion téléphonique est un ensemble de procédures et de techniques mises en place pour gérer efficacement les appels téléphoniques entrants et sortants d’une entreprise. Cela inclut la réception des appels, le traitement des demandes des clients, la redirection des appels vers les bonnes personnes ou services, la prise de messages, la gestion des plannings et des rendez-vous, et l’assurance d’une communication fluide et professionnelle avec les interlocuteurs téléphoniques. L’objectif est d’offrir un service client de qualité et de maximiser l’efficacité des communications téléphoniques au sein de l’entreprise.

Pour garantir une communication fluide avec les clients, les prestataires externes peuvent prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Ils peuvent répondre aux appels, traiter les demandes, fournir un service client professionnel.

Archivage des documents

C’est un processus de stockage et de gestion des documents importants et nécessaires à long terme pour une entreprise. Il implique la création de systèmes de classement, l’utilisation de supports appropriés et la mise en place de procédures pour assurer la sécurité, la confidentialité et l’accessibilité des documents archivés. L’archivage de documents permet de conserver les informations importantes à long terme, facilite la recherche et répond aux obligations légales de conservation des documents.

Organisation d’événements et déplacements professionnels

L’organisation d’événements et de déplacements professionnels consiste à planifier les itinéraires, les réservations de transport et d’hébergement, et à coordonner les agendas pour faciliter la participation des collaborateurs et assurer le bon déroulement des activités professionnelles.

Gestion des achats

La gestion des achats consiste à gérer l’acquisition de biens et de services au sein d’une entreprise. Cela inclut l’identification des besoins, la recherche de fournisseurs, la négociation des contrats, le suivi des livraisons et la gestion des relations avec les fournisseurs. L’objectif est de réduire les coûts, d’assurer la qualité et de répondre aux besoins de l’entreprise.

Saisie et gestion des données

La saisie et la gestion des données sont des tâches chronophages mais essentielles. Les prestataires externes peuvent s’occuper de la saisie, de la vérification et de la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l’entreprise, garantissant ainsi leur intégrité et leur précision.

Il est possible d’externaliser d’autres tâches du service administratif en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. L’objectif est de s’adapter aux besoins uniques de chaque entreprise afin de proposer une solution sur mesure.

Qui s’occupe du service administratif en entreprise ?

Le service administratif en entreprise est généralement assuré par des assistants administratifs, secrétaires ou gestionnaires administratifs. Ils sont responsables de la gestion et de l’organisation des tâches administratives, y compris la gestion des documents, la correspondance, la planification et la coordination des activités.

Quelles entreprises ont besoin d’aide au sein de leur service administratif ?

Toute entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande, peut avoir besoin d’une aide au sein de leur service administratif. Cela inclut les entreprises de différents secteurs tels que le commerce, les services, l’industrie, la pharmaceutique, etc. Les prestations administratives aident à optimiser les processus, réduire la charge de travail et assurer une gestion efficace des tâches administratives.

Que faut-il dans le service administratif d’une entreprise ?

Plusieurs éléments sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement du service administratif dans une entreprise. Il est nécessaire d’avoir des professionnels qualifiés et compétents qui maîtrisent les tâches administratives telles que la gestion des documents, la correspondance, la planification des réunions, etc.

De plus, un système efficace de gestion des ressources et des outils technologiques adaptés sont indispensables pour optimiser les processus administratifs. Une communication fluide et une coordination efficace avec les autres départements de l’entreprise sont nécessaires pour garantir une collaboration harmonieuse et une gestion administrative efficace.

Il est également nécessaire d’avoir de bonnes fournitures de bureau : comme des armoires de rangement sécurisées, des classeurs et des tampons pour dater, authentifier et apposer les informations de l’entreprise sur les documents et courriers. Il est également essentiel d’avoir un équipement informatique et d’impression fonctionnel pour faciliter les tâches quotidiennes du service administratif.

Les enjeux du service administratif

La gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Une mauvaise gestion peut nuire à la productivité et à la rentabilité. Cependant, les entreprises doivent relever des défis tels que la complexité croissante des tâches administratives et les contraintes de temps et de ressources. Pour cela les entreprises doivent en comprendre les enjeux.

Les tâches administratives au cœur du fonctionnement d’une entreprise

Les tâches administratives sont au cœur du bon fonctionnement d’une entreprise. Elles englobent des activités telles que la gestion des documents, la tenue des registres, la gestion des courriers et des appels téléphoniques, la planification des réunions, la gestion d’agenda, et bien d’autres tâches. Ces tâches essentielles assurent le suivi, l’organisation et la coordination des activités quotidiennes, permettant ainsi à l’entreprise de maintenir une structure et une efficacité opérationnelle.

L’impact d’une mauvaise gestion administrative

Une mauvaise gestion administrative a un impact direct sur la productivité et la rentabilité de l’entreprise. Les retards dans le traitement des demandes, la confusion dans la communication interne et externe, ainsi que les erreurs administratives récurrentes peuvent entraîner des pertes de temps et d’argent considérables. De plus, une mauvaise gestion des données et des informations peut entraîner des décisions inexactes ou tardives, ce qui peut affecter la performance globale de l’entreprise.

Quels sont les différents types de prestataires de services administratifs ?

Sur le marché de l’externalisation administrative il existe différents types de prestataires de services administratifs. Ces prestataires comprennent :

• Les prestataires de services externes, spécialisés dans la gestion administrative ;
• L’outsourcing off-shore ;
• Les cabinets d’expertise comptable ;
• Les portails de marchés ;
• Les plateformes digitales ;
• Les éditeurs de logiciels ou les éditeurs offrant des services technologiques ;
• Les professionnels indépendants.

Quel est le tarif d’une prestation administrative ?

Le tarif d’une prestation administrative peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la complexité des tâches, le niveau d’expertise requis, la durée de la prestation, et le statut du prestataire.

Les tarifs vont de 30 euros à 50 euros de l’heure pour les prestataires d’externalisation administrative. Cependant, il est important de noter que ces tarifs peuvent varier en fonction des spécificités de chaque projet et des négociations entre le prestataire et le client.

Prix à la prestation

Les tarifs de prestations administratives varient en fonction des tâches à effectuer par le prestataire à distance.

Prix au forfait

Les tarifs des prestations administratives forfaitaires varient selon la tâche. Il y a un forfait journalier de 200 € à 375 €. Pour les micro-tâches, des frais spéciaux peuvent s’appliquer. Il existe également un forfait de gestion administrative à partir de 35 € par mois, avec des options de 10 heures à 280 € et de 20 heures à 500 €.

Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end 
ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.
 

Le tarif d’une secrétaire indépendante

Le tarif d’une secrétaire indépendante peut varier en fonction des tâches et du niveau d’expérience. Les tarifs horaires peuvent aller de 20 à 45 € de l’heure en moyenne. Cependant, chaque secrétaire administrative indépendante fixe ses propres tarifs, il n’y a pas de grille tarifaire commune. Les prix peuvent varier d’un professionnel à l’autre. Il est donc recommandé de contacter directement le prestataire pour obtenir des informations précises sur les tarifs.

Les tarifs d’une mission d’une journée peuvent aller de 200 € à 350 €. Pour des petites tâches effectuées en quelques heures, les tarifs varient en fonction de la nature de la tâche, comme la saisie de texte, la rédaction de comptes rendus, la gestion des impayés ou la permanence téléphonique. Ce type de facturation est moins répandu et les tarifs peuvent varier considérablement.

Les prestations sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end
ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée et une majoration d’environ 20% en fonction de l’expertise en ce qui concerne le
secrétariat juridique notamment. 

La solution d’externalisation de services administratifs proposée par Officéo

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