Service administratif ➤ L’indispensable dans toute entreprise
Service administratif, définition : il s’agit d’un service qui gère les fonctions administratives essentielles au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Ces fonctions incluent généralement la gestion des documents et des dossiers, la comptabilité et la finance, les ressources humaines, la logistique, la gestion des installations et parfois le service client. Nous verrons donc dans cet article, les différents services administratifs ainsi que leurs responsabilités.
[VIDEO] Qu’est-ce qu’un service administratif ?
Sommaire
Un service administratif efficace est essentiel au succès d’une entreprise. Il coordonne les activités, assure la conformité, facilite la communication et favorise la prise de décisions éclairées.
En optimisant les processus administratifs, l’entreprise gagne en productivité, réduit les coûts et évite les erreurs. Une gestion administrative bien structurée permet donc une résolution rapide des problèmes et favorise le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise.
Ainsi, le service administratif devient un atout crucial pour la santé d’une entreprise, qui y accorde une attention particulière.
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Quel est le rôle du service administratif ?
Le service administratif d’une entreprise est responsable de la gestion des tâches administratives et opérationnelles. Il assure des fonctions essentielles telles que la gestion des documents, la correspondance, la planification des réunions, la coordination des services généraux et la communication interne. En soutien actif avec les autres départements, les métiers de l’administratif jouent un rôle clé dans l’organisation de l’entreprise et son bon fonctionnement.
Quels sont les services administratifs ?
Les emplois administratifs peuvent être composés de plusieurs branches :
- Le secrétariat ;
- La comptabilité ;
- Le service juridique ;
- Les ressources humaines ;
- L’administration des ventes.
Quelles sont les responsabilités d’un service administratif ?
Le domaine administratif est en grande partie responsable du bon fonctionnement de l’entreprise. Les différents services que l’on peut citer, tels que : les ressources humaines, la comptabilité, le secrétariat et l’administration des ventes, veillent à ce que le processus de production soit optimal. Ils sont très souvent les multiples soutiens de la direction, mais aussi du personnel.
Par exemple, l’une des principales responsabilités est la gestion efficace de la documentation de l’entreprise, y compris la création, la révision, la mise à jour et l’archivage des documents importants comme les contrats, les rapports, les politiques internes, les procédures opérationnelles etc…
Le service administratif est également chargé de la correspondance de l’entreprise, qu’il s’agisse des courriers physiques ou électroniques.
Enfin, le service administratif joue un rôle clé dans la coordination des services généraux de l’entreprise, tels que la gestion des fournitures de bureau, l’entretien des locaux, la gestion des équipements et la supervision des services externalisés tels que la sécurité et le nettoyage. .
Les tâches et services administratifs proposés par les prestataires externes
Le service administratif remplit diverses fonctions essentielles au sein d’une entreprise mais celles-ci peuvent être chronophages. C’est pourquoi il est possible d’en déléguer plusieurs à un prestataire externe comme l’assistant Officéo :
- Traitement du courrier : le prestataire externe permet d’assurer un suivi du courrier sans manquer d’informations importantes ou d’échéances ;
- Gestion de documents : la gestion de documents ou de dossiers peut devenir chronophage. Les prestataires externes de services administratifs peuvent prendre en charge la gestion complète des documents et des dossiers de l’entreprise sans interruption ;
- Gestion des plannings : externaliser la gestion des planning permet d’avoir une vision globale des ressources disponibles, des délais à respecter, des responsabilités des membres de l’équipe et d’optimiser l’allocation des ressources pour assurer une exécution efficace des projets ;
- Gestion des appels téléphoniques : pour garantir une communication fluide avec les clients, les prestataires externes peuvent prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Ils peuvent répondre aux appels, traiter les demandes, fournir un service client professionnel ;
- Archivage des documents : l’archivage est une tâche très longue qui nécessite une grande organisation et précision. L’assistant externe offre un service professionnel et sans erreur ;
- Organisation d’événements et déplacements professionnels : l’organisation d’événements et de déplacements professionnels consiste à planifier les itinéraires, les réservations et à coordonner les agendas de tous les participants. Un professionnel externe a une vision globale de l’évènement et s’occupe de tout ;
- Gestion des achats : la gestion des achats consiste à gérer l’acquisition de biens et de services au sein d’une entreprise. Travailler avec un assistant permet de réduire les coûts, d’assurer la qualité et de répondre aux besoins de l’entreprise ;
- Saisie et gestion des données : les prestataires externes peuvent s’occuper de la saisie, de la vérification et de la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l’entreprise. Ils garantissent leur intégrité et précision.
Qui s’occupe du service administratif en entreprise ?
Le service administratif en entreprise est généralement assuré par des assistants administratifs, secrétaires ou gestionnaires administratifs. Ils sont responsables de la gestion et de l’organisation des tâches administratives, y compris la gestion des documents, la correspondance, la planification et la coordination des activités.
Quelles entreprises ont besoin d’aide au sein de leur service administratif ?
Les métiers de l’administration sont primordiaux et les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes cherchent fréquemment une aide dans ce secteur. Cela inclut les entreprises de différents secteurs tels que le commerce, les services, l’industrie, le pharmaceutique, etc. Les prestations administratives aident à optimiser les processus, réduire la charge de travail et assurer une gestion efficace des tâches administratives.
Comment organiser un service administratif ?
Il est nécessaire pour un service administratif d’avoir des professionnels qualifiés et compétents qui maîtrisent les tâches administratives telles que la gestion des documents, la correspondance, la planification des réunions, etc…
Chacun des services utilise des ressources technologiques et logiciels qui doivent être efficaces et adaptés. Par exemple, des logiciels de facturation pour les ressources humaines, de saisie comptable pour la comptabilité…
Le services administratif communique largement avec le reste de l’entreprise. Une communication fluide et une coordination efficace avec les autres départements de l’entreprise sont nécessaires pour garantir une collaboration harmonieuse et une gestion administrative efficace.
Les enjeux du service administratif
La gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Une mauvaise gestion peut nuire à la productivité et à la rentabilité.
Les tâches administratives au cœur du fonctionnement d’une entreprise
Les tâches administratives sont au cœur du bon fonctionnement d’une entreprise. Elles englobent des activités telles que la gestion des documents, la tenue des registres, la gestion des courriers et des appels téléphoniques, la planification des réunions ou encore la gestion d’agenda. Ces tâches essentielles assurent le suivi, l’organisation et la coordination des activités quotidiennes, permettant ainsi à l’entreprise de maintenir une structure et une efficacité opérationnelle.
L’impact d’une mauvaise gestion administrative
Une mauvaise gestion administrative a un impact direct sur la productivité et la rentabilité de l’entreprise. Les retards dans le traitement des demandes, la confusion dans la communication interne et externe, ainsi que les erreurs administratives récurrentes peuvent entraîner des pertes de temps et d’argent considérables. De plus, une mauvaise gestion des données et des informations peut entraîner des décisions inexactes ou tardives, ce qui peut affecter la performance globale de l’entreprise.
Quels sont les différents types de prestataires dans le secteur administratif ?
Sur le marché de l’externalisation administrative, il existe différents types de prestataires dans le domaine de l’administratif. Ces prestataires comprennent :
- Les prestataires de services externes, spécialisés dans la gestion administrative ;
- L’outsourcing off-shore ;
- Les cabinets d’expertise comptable ;
- Les portails de marchés ;
- Les plateformes digitales ;
- Les éditeurs de logiciels ou les éditeurs offrant des services technologiques ;
- Les professionnels indépendants.
Ces derniers proposent ainsi leurs services afin d’effectuer, à la place de l’entreprise, toutes sortes de démarches administratives !
Combien facturer une prestation de service administratif ?
Le tarif d’une prestation administrative peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la complexité des tâches, le niveau d’expertise requis, la durée de la prestation, et le statut du prestataire.
Les tarifs vont de 30 euros à 50 euros de l’heure pour les prestataires d’externalisation administrative. Cependant, il est important de noter que ces tarifs peuvent varier en fonction des spécificités de chaque projet et des négociations entre le prestataire et le client.
Prix à la prestation
Les tarifs de prestations administratives varient en fonction des tâches à effectuer par le prestataire à distance.
Prix au forfait
Les tarifs des prestations administratives forfaitaires varient selon la tâche. Il y a un forfait journalier de 200 € à 375 €. Pour les micro-tâches, des frais spéciaux peuvent s’appliquer. Il existe également un forfait de gestion administrative à partir de 35 € par mois, avec des options de 10 heures à 280 € et de 20 heures à 500 €.
| Prestations de secrétariat | L’unité | Tarif HT |
| Saisie simple | / page | 4,00 € – 5,20 € |
| Frappe + mise en page | / page | 5,50€ |
| Saisie + tableaux, graphiques, images | / page | 7,00€ |
| Saisie de mail | / page | base de 4,50 € |
| Relecture et correction | / page | 4,50€ |
| Mise sous pli hors affranchissement | / l’enveloppe | 0,20 – 0,35 € |
|
Mise sous pli, affranchissement, dépôt à la poste |
/ l’enveloppe | 5,00€ |
| Mailing | / heure | 12,00€ |
| Publipostage | / lettre | 6,00€ |
| Saisie de données sur Excel | / champ | 0,15€ |
| Conception et saisie de tableaux complexes sur Excel | / page | 8,00€ |
| Devis, bon de commande, facture | / l’unité | 6,00€ |
| Transcription audio | / la minute | 2,00€ |
Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end
ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.
Le tarif d’une secrétaire indépendante
Le tarif d’une secrétaire indépendante peut varier en fonction des tâches et du niveau d’expérience. Les tarifs horaires peuvent aller de 20 à 45 € de l’heure en moyenne.
Les tarifs d’une mission d’une journée peuvent aller de 200 € à 350 €. Pour des petites tâches effectuées en quelques heures, les tarifs varient en fonction de la nature de la tâche, comme la saisie de texte, la rédaction de comptes rendus, la gestion des impayés ou la permanence téléphonique. Ce type de facturation est moins répandu et les tarifs peuvent varier considérablement.
| Tarif d’une secrétaire indépendante | L’unité | Tarif HT |
| Prestation à distance | / heure | 30-50 € |
| Prestation sur site | / heure | 35-55 € |
Les prestations sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end
ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée et une majoration d’environ 20% en fonction de l’expertise en ce qui concerne le
secrétariat juridique notamment.
La solution d’externalisation de services administratifs proposée par Officéo
L’externalisation de services administratifs proposée par Officéo permet de gagner du temps et de la productivité certes, mais ce ne sont pas les seuls bénéfices. En effet, grâce à notre offre d’externalisation vous pouvez réaliser des économies et générer du ROI. Officéo vous fait libérer des processus de recrutement chronophages et de toute gestion RH, le tout sans aucune contingence sociale à subir. Vous allez également bénéficier de l’expertise et du professionnalisme de nos assistants expérimentés et qualifiés. Ainsi la solution d’externalisation des fonctions support proposée par Officéo offre de nombreux avantages que ce soit pour les entreprises, les associations, les professionnels libéraux et les entrepreneurs.
Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation administrative ?
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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ? L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
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Officéo, comment ça marche ?
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Questions fréquentes
-
❓ C’est quoi les tâches administratives ?
Les tâches administratives sont des activités liées à la gestion des opérations d’une entreprise, telles que la gestion des documents, des courriers, des appels téléphoniques et des réunions.
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💪 Quels sont les services publics ?
Les services publics sont des organisations ou des entités gérées par l’État ou des collectivités locales, destinées à offrir des prestations essentielles à la population. Ils incluent des secteurs variés comme l’éducation, la santé, la sécurité (police, pompiers), les transports publics, la fourniture d’eau et d’électricité, et la gestion des déchets. Ces services visent à assurer le bien-être général, l’équité et l’accès universel à des ressources et des services de base
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💡 Comment gérer un service administratif ?
Pour gérer un service administratif de manière efficace, définissez des objectifs clairs, allouez les ressources nécessaires, établissez des procédures et systèmes, formez et soutenez le personnel, et évaluez et améliorez continuellement les performances.
On se charge de votre administratif.
