En quoi consiste le métier d’assistante administrative ?

Le métier d’assistante administrative consiste principalement à gérer l’ensemble des flux administratifs d’une entreprise, qu’ils soient entrants ou sortants. Cela inclut la coordination et la gestion de diverses activités telles que la communication interne et externe, l’organisation et la planification des activités de l’entreprise, ainsi que la gestion documentaire. En fonction des besoins spécifiques de l’organisation, ce rôle peut également s’étendre à la gestion des ressources humaines, au support aux équipes, à la conformité administrative, et à la gestion des relations avec les fournisseurs.

Ce poste peut être exercé dans divers environnements, tels que des entreprises privées, des institutions publiques, ou même en télésecrétariat. L’assistant(e) administratif/ve peut être rattaché(e) à un service de direction ou à d’autres services internes, qu’ils soient généralistes ou spécialisés, et peut également avoir un rôle de conseil.

Quelles sont les missions d’une assistante administrative ?

• Réception des appels téléphoniques et accueil des visiteurs
• Gestion des courriers et emails
• Gestion des agendas des membres de l’équipe dirigeante
• Organisation des réunions et déplacements
• Gestion des dossiers et archivage des documents
• Support aux ressources humaines
• Support administratif aux différentes équipes
• Suivi de la facturation et des paiements
• Préparation des documents et présentations
• Conformité administrative
• Communication interne
• Gestion des relations avec les fournisseurs
• Gestion des outils informatiques et bureautiques
• Gestion des fournitures et prêts de matériels

Quelles compétences nécessaires pour être assistante administrative ?

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques
• Excellente communication écrite et orale
• Connaissance des outils de planification

Compétences interpersonnelles et organisationnelles

• Organisation et gestion des priorités
• Autonomie et prise d’initiative
• Discrétion et respect de la confidentialité

Quelles formations pour devenir assistante administrative ?

Bac +2 :

• BTS Support à l’Action Managériale (SAM)
• BTS Gestion de la PME

Bac +3 :

• Licence professionnelle Gestion des organisations

D’autres parcours universitaires peuvent également mener à ce métier. Par exemple, une licence en gestion, en communication, ou en langues suivie d’un master en management ou en administration peut aussi ouvrir la voie à un poste d’assistante administrative.

Salaire d’une assistante administrative

Perspectives d’évolution professionnelle

Évolutions hiérarchiques

• Assistante de direction : En charge de soutenir un ou plusieurs dirigeants de l’entreprise, avec des responsabilités accrues, telles que la gestion de projets et la prise de décisions.
• Office Manager : Devient le bras droit du dirigeant dans les PME et TPE, avec une autonomie d’action et un pouvoir de décision accrus, supervisant également les services généraux et administratifs.
• Responsable administratif : Supervise l’ensemble des activités administratives de l’entreprise, coordonne les équipes administratives et assure le bon fonctionnement des processus internes.

Évolutions par spécialisation

• Responsable des services généraux : Gère les services logistiques, la sécurité, et l’entretien des locaux, garantissant un environnement de travail optimal.
• Gestionnaire de paie : Spécialisé dans la gestion des salaires et des déclarations sociales, veillant au respect des obligations légales en matière de paie.
• Assistant RH : Se spécialise dans la gestion des ressources humaines, en prenant en charge le recrutement, la formation et le suivi des collaborateurs.
• Assistant juridique : Spécialisé dans le domaine juridique, en charge de la gestion des documents légaux, du suivi des dossiers juridiques et de l’accompagnement des avocats ou juristes.

Devenir assistante administrative en freelance

Vous avez toujours rêvé de liberté et d’autonomie dans votre travail ? Devenir assistant indépendant en freelancing pourrait être la solution idéale pour vous. En tant que freelance, vous avez la possibilité de choisir vos clients, de gérer votre emploi du temps et de travailler sur des projets variés qui vous passionnent.

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• Le choix du statut juridique (micro entrepreneur ou auto entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Devenir un assistante administrative freelance peut être une opportunité passionnante, mais il est important de s’assurer que vous êtes prêt à assumer les responsabilités de cette aventure !

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Questions fréquentes