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[SECRÉTARIAT] Solution rapide & sans embauche

Déchargez-vous de votre secrétariat sans embaucher !

Votre entreprise connaît une période chargée mais vous ne pouvez pas vous permettre de verser un autre salaire ? Vous manquez de temps pour gérer les dossiers prioritaires et déjà l’administratif s’accumule ? Vous souhaitez vous libérer des formalités administratives répétitives et chronophages mais sans pour autant créer un emploi ?

Une solution : votre secrétariat externalisé dans les bonnes mains d’une assistante administrative ou d’une assistante virtuelle Officéo. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à la croissance de votre entreprise.

Qu’est-ce que le service secrétariat ?

Le secrétariat désigne l’ensemble des activités de soutien administratif essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation.

Cela inclut la gestion de la correspondance, l’organisation de réunions, la tenue des agendas, la préparation de documents et le classement des dossiers. Le secrétariat joue aussi un rôle clé dans la communication interne et la coordination des tâches administratives, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle. 

C’est le plus souvent le secrétaire qui s’en occupe. Son rôle consiste à décharger son responsable de toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent son quotidien. Elle se charge de la coordination et de l’organisation des emplois du temps et des agendas, prise de notes et de rendez-vous téléphoniques mais sa mission va au-delà de ce périmètre.

Les missions d’un secrétariat

En effet, la secrétaire se charge d’une large palette de travaux de secrétariat :secrétariat

  • Le classement, le tri et l’archivage de documents et dossiers ;
  • La saisie d’informations : comptes-rendus, factures fournisseurs, rapports, lettres commerciales, etc. ;
  • L’accueil physique des visiteurs ;
  • La gestion du standard et des appels téléphoniques ;
  • La réception et la rédaction des courriers et des e-mails ;
  • La préparation des déplacements professionnels de son responsable.

La diversité des missions qui lui sont confiées attestent de la polyvalence de son métier et de la variété des situations professionnels qu’elle rencontre selon la structure dans laquelle elle exerce.

La secrétaire représente la première interlocutrice des collaborateurs en entreprise car c’est l’une des personnes qui connaît le mieux l’entreprise.

Pourquoi déléguer votre secrétariat à une assistante administrative Officéo ?

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire administrative sur site ou à distance ?

L’externalisation du secrétariat représente un avantage certain pour toute entreprise quelle que soit sa taille. En effet, en optant pour une entreprise de secrétariat pour externaliser votre administratif ou votre secrétariat comptable à une assistante administrative Officéo, vous êtes facturé uniquement sur les heures effectuées, ce qui vous permet une optimisation de vos dépenses et ainsi de belles économies.

En choisissant Officéo, vous aurez à disposition sous 48h et partout en France une assistante administrative expérimentée et polyvalente, qui prendra en charge votre travail de secrétariat courant et saura s’adapter à vos besoins pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise.

Les avantages de la solution Officéo sont multiples : plus flexible que l’intérim, plus expert que la sollicitation d’un stagiaire et à la mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité de service en cas d’absence.

Le secrétariat by Officéo !

secrétariatSélectionnée pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, la secrétaire indépendante d’Officéo vous épaule dans la gestion administrative, la gestion des services généraux, comptable, RH et logistique de votre entreprise. Elle peut travailler dans un cabinet d’avocat, un hôpital, ou dans la direction d’une PME ou grande entreprise.

Pour votre secrétariat courant comme votre secrétariat expert, votre assistant administratif sur site ou en assistance virtuelle se chargera entre autres des services administratifs suivants :

classement archivageClassement et archivage 

Ne perdez plus votre temps à cherchez vos documents ! Confiez le suivi des dossiers, le classement et l’archivage de vos documents commerciaux, comptables ou RH à un assistant expert.

Je découvre ! 

Rédaction de documents, mise en forme et corrections sur Word, Excel et Powerpoint

Nos assistant.e.s peuvent rédiger et mettre en forme à votre place vos documents. Services de mise en page et travaux courants pour vos tâches de secrétariat et rédaction administrative.

Ça me tente  !

Gestion du courrier et des emails 

Des sueurs froides à l’idée du courrier non-traité s’accumulant sur votre bureau et dans votre boîte mail ? Déléguez-nous la gestion du courrier.

Ça m’intéresse !

permanence téléphoniquePrise des appels téléphoniques

Déléguez la gestion téléphonique ou la prise d’appel à votre secrétaire assistante. Ne manquez aucun appel important ; filtrez les inutiles pour vous concentrer sur votre travail tous les jours.

J’en ai besoin !

saisie de données Saisie de données

Vous n’avez pas le temps de saisir vos données comptables ou actualiser vos documents comptables ? Votre base de données est à actualiser, mais vous repoussez depuis trop longtemps déjà ? Officéo vous accompagne pour la saisie de données sur papier, comme sur ordinateur (Pack Office).

Ça me tente !

courrier entrant sortant Prise en charge du courrier entrant/sortant

Vous manquez de temps pour traiter de manière efficace votre courrier entrant/sortant ? Une assistante Officéo peut vous venir en aide sur cette tâche.

J’y vais 

traitement demarches administratives Traitement des démarches administratives

Grâce à votre office manager Officéo, les démarches administratives et autres formalités chronophages de votre entreprise ne sont plus un cauchemar !

Besoin de déléguer !

Utilisation d’outils bureautiques, tableurs Excels

Afin d’avoir une vue d’ensemble, synthétique et à jour des KPI et autres chiffres importants, l’utilisation de tableurs se révèle indispensable. Votre assistant externalisé maîtrise les différents logiciels de bureautique dont les tableurs sur le bout des doigts. Il pourra ainsi vous permettre de suivre les chiffres de votre activité en toute simplicité.

 J’en ai besoin !

Rédaction de compte-rendus

Besoin d’aide d’un compte-rendu synthétique et structuré de vos réunions ? Vous ne savez pas comment faire un compte-rendu de réunion ? Ne perdez plus votre temps dans et confiez ces missions administratives à une assistante Officéo.

Je me lance !

Numérisation des documents administratifs

Ne cherchez plus vos papiers, trouvez-les ! Confiez-nous le classement, la numérisation et l’archivage électronique de vos documents commerciaux, comptables, RH et sociaux.

Je découvre 

En option : secrétariat bilingue

Vous n’avez pas les ressources administratives et linguistiques pour traiter avec vos clients et fournisseurs étrangers ? Opter pour un assistant Officéo bilingue est la solution clé en main qui va vous alléger la vie.

Des questions
sur Officéo ?

Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

Laëtitia Maussant

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

Lire la suite

 


Notre solution, comparée et expliquée


Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation de secrétariat ?

Flexibilité totale

flexibilité

  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
  • Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
  • Une totale efficacité économique ;
  • Sans embauche.

Sourcing premium

Expertise

  • Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
  • Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
  • Intervenants qualifiés aux références établies.

Fiabilité

Fiabilité

  • Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
  • Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
  • Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

Rapidité

  • Service opérablesous 48H si besoin ;
  • Une solution disponible partout en France.

Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !


Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo

Nelly Fourgous témoignage client

O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?

N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !

–> Témoignage complet <–


L’offre d’emploi Officéo !

Si vous êtes un assistant administratif ou une assistante administrative indépendante ou souhaitant lancer votre activité d’indépendant, n’hésitez pas à postuler !

Déjà secrétaire : je postule

 

assistante-administrative


Le secrétariat en bref

  • ❓ Quels sont les différents métiers du secrétariat ?

    Les métiers du secteur du secrétariat sont nombreux et concernent principalement : le métier de secrétariat commercial, secrétariat comptable, secrétariat juridique, secrétariat médical, secrétariat administratif, secrétariat social etc.

  • 💡 Quel est le salaire d’une secrétaire administrative ?

    La rémunération d’un secrétaire administratif est influencée par divers facteurs tels que son niveau de formation, son expérience dans le domaine, ses compétences techniques, ainsi que les particularités du poste occupé et l’entreprise qui l’engage. En début de carrière, un secrétaire administratif peut s’attendre à un salaire avoisinant les 1 600 €. Avec l’avancement de la carrière et l’accumulation de l’expérience professionnelle, le salaire peut progresser pour atteindre en moyenne 2 500 €, et peut même monter jusqu’à 3 000 € dans certains cas.

    D’autres services de secrétariat

    Externalisation saisie de données Rédaction de documents
    Classement de documents Saisie comptable
    Secrétariat externalisé Secrétariat comptable

     

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On se charge de votre administratif.
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