[SECRÉTARIAT] Solution rapide & sans embauche
Déchargez-vous de votre secrétariat sans embaucher !
Votre entreprise traverse une période de forte activité, vos secrétaires sont submergés, mais vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher un nouveau salarié ? Vous manquez de temps pour gérer les dossiers prioritaires, et l’administratif s’accumule déjà ?
Une solution : confier votre secrétariat à une assistante administrative ou à une assistante virtuelle Officéo. Libérez du temps de travail pour vos opérationnels tout en accédant à un service d’assistance de secrétariat fiable, agile et expert. Dans cet article, découvrez notre offre et notre modus operandi.
[VIDEO] Le service de secrétariat simplement !
Sommaire
- [VIDEO] Le service de secrétariat simplement !
- Qu'est-ce que le service secrétariat ?
- Quelles sont les tâches de secrétariat ?
- L'assistance administrative by Officéo
- Notre solution, comparée et expliquée
- Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation de secrétariat ?
- Le secrétariat en 4 points
- D'autres services de secrétariat
Qu’est-ce que le service secrétariat ?
Le secrétariat désigne l’ensemble des activités de soutien administratif essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Le service de secrétariat joue aussi un rôle clé dans la communication interne et la coordination des tâches administratives, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle.
C’est le plus souvent la secrétaire qui s’en occupe. Son rôle consiste à décharger son responsable de toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent son quotidien. En assurant ces fonctions, le secrétariat contribue à la fluidité des opérations quotidiennes, permettant aux autres départements de se concentrer sur leurs activités principales.
Quelles sont les tâches de secrétariat ?
Les tâches de secrétariat englobent une large gamme de responsabilités, allant de la gestion administrative à la coordination des communications internes et externes. Sélectionnée pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, la secrétaire indépendante vous épaule en assurant une multitude de tâches essentielles pour le bon fonctionnement quotidien peut importe la taille de votre structure ou encore votre secteur d’activité.
Pour votre secrétariat, votre assistant administratif sur site ou en à distance se chargera entre autres des services administratifs suivants :
Classement et archivage
Ne perdez plus votre temps à cherchez vos documents ! Confiez le suivi des dossiers, le classement et l’archivage de vos documents commerciaux, comptables ou RH à un assistant expert.
Rédaction, mise en forme et corrections
Nos assistantes peuvent rédiger et mettre en forme à votre place vos documents. Services de mise en page et travaux courants pour vos tâches de secrétariat et rédaction administrative.
Gestion du courrier et des emails
Des sueurs froides à l’idée du courrier non-traité s’accumulant sur votre bureau et dans votre boîte mail ? Déléguez-nous la gestion du courrier.
Prise des appels téléphoniques
Déléguez la gestion téléphonique ou la prise d’appel à votre secrétaire assistante. Ne manquez aucun appel important ; filtrez les inutiles pour vous concentrer sur votre travail tous les jours.
Saisie de données
Vous n’avez pas le temps de saisir vos données comptables ou actualiser vos documents comptables ? Officéo vous accompagne pour la saisie de données sur papier, comme sur ordinateur (Pack Office).
Prise en charge du courrier entrant/sortant
Vous manquez de temps pour traiter de manière efficace votre courrier entrant/sortant ? Une assistante Officéo peut vous venir en aide sur cette tâche.
Traitement des démarches administratives
Grâce à votre office manager Officéo, les démarches administratives et autres formalités chronophages de votre entreprise ne sont plus un cauchemar !
Utilisation d’outils bureautiques
Pour une vue d’ensemble synthétique et à jour des KPI et autres chiffres importants, l’utilisation de tableurs est primordiale. Votre assistant externalisé maîtrise parfaitement les logiciels de bureautique, y compris les tableurs.
Rédaction de compte-rendus
Besoin d’aide d’un compte-rendu synthétique et structuré de vos réunions ? Vous ne savez pas comment faire un compte-rendu de réunion ? Ne perdez plus votre temps dans et confiez ces missions administratives à une assistante Officéo.
Numérisation des documents administratifs
Plutôt que de chercher, trouvez vos papiers ! Confiez-nous le classement, la numérisation et l’archivage électronique de vos documents commerciaux, comptables, RH et sociaux.
En option : secrétariat bilingue
Vous n’avez pas les ressources administratives et linguistiques pour traiter avec vos clients et fournisseurs étrangers ? Opter pour un assistant Officéo bilingue est la solution clé en main qui va vous alléger la vie.
Pourquoi déléguer votre secrétariat à une assistante administrative Officéo ?
Vous êtes à la recherche d’une secrétaire administrative sur site ou à distance ? L’externalisation du secrétariat représente un avantage certain pour toute structure quelle que soit sa taille. En effet, en optant pour une entreprise de secrétariat externalisé pour gérer votre administratif ou bien encore votre secrétariat comptable à une assistante administrative Officéo, vous êtes facturé uniquement sur les heures effectuées, ce qui vous permet une optimisation de vos dépenses.
Officéo est le prestataire de services administratifs numéro 1 en France. Notre offre ? Une solution clé en main, avec d’une part une aide administrative effectuée par une secrétaire indépendante qualifiée et expérimentée, et d’autre part une continuité de la prestation tout au long du processus, assuré par un service client garantissant votre pleine satisfaction.
Choisir Officéo c’est bénéficier d’un service de qualité sous 48h partout en France, s’appuyant sur une assistante polyvalente, qui prendra en charge votre travail de secrétariat courant, et saura s’adapter à vos besoins pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise.
Les avantages de la solution Officéo sont multiples : plus flexible que l’intérim, plus expert qu’un employé à temps plein et une mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité de service en cas d’absence.
L’assistance administrative by Officéo
Chez Officéo, nos secrétaires sont polyvalentes. Nous collaborons avec des assistantes spécialisées dans divers domaines. De ce fait, peu importe votre besoin administratif, nous avons les compétences qu’il vous faut :
- Assistance comptable & financière : saisie comptable, tenue des journaux, suivi des créances, préparation des bulletins de paie ;
- Assistance RH / Recrutement : diffusion des communication internes de l’entreprise, gestion du personnel, rédaction et mise à jour des contrats de travail ;
- ADV / Relation clients : préparation et gestion des commandes, suivi des paiements, gestion du standard et des appels téléphoniques ;
- Assistance Achats : gestion des échanges avec les fournisseurs, traitement des réclamations et et des retours, classement, tri et archivage de dossiers ;
- Assistanat de direction : accueil physique des visiteurs, préparation des comptes rendus, organisation des voyages professionnels.
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
Notre solution, comparée et expliquée
Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation de secrétariat ?
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
L’offre d’emploi Officéo !
Vous êtes un assistant administratif ou une assistante administrative indépendante ou souhaitez lancer votre activité d’indépendant ? Rejoignez l’aventure Officéo !
Le secrétariat en 4 points
🖥️ Quels sont les différents métiers du secrétariat ?
Les métiers du secrétariat sont nombreux et concernent principalement : le métier de secrétariat commercial, secrétariat comptable, secrétariat juridique, secrétariat médical, secrétariat administratif, secrétariat social, etc.
💸 Quel est le salaire d’une secrétaire administrative ?
En début de carrière, une secrétaire administratif peut s’attendre à un salaire brut avoisinant les 2 000 à 2 500 €. Cela correspond à un salaire net compris entre 1 560 et 1 950 € par mois. Avec l’avancement de la carrière et l’accumulation de l’expérience professionnelle, le salaire peut même monter jusqu’à 3 000 € bruts dans certains cas.
🤔 Quel est le rôle du secrétariat et des services administratifs ?
Le secrétariat et les services administratifs recouvrent les tâches essentielles comme la gestion des documents, la planification des rendez-vous, et la communication interne et externe. Dans une organisation, Ils soutiennent les différents départements, assurant une coordination efficace et contribuant à l’efficacité opérationnelle.
👩🎓 Quelles compétences pour être secrétaire ?
Pour être secrétaire, des compétences telles que la maîtrise des outils bureautiques, ainsi que des logiciels de traitement de texte et de tableur est indispensable. Une communication écrite et orale impeccable est essentielle pour interagir efficacement avec collègues et clients. Il faut également avoir une excellente organisation afin de gérer les tâches administratives et maintenir un environnement de travail structuré.
D’autres services de secrétariat
| Externalisation saisie de données | Rédaction de documents |
| Classement de documents | Saisie comptable |
| Secrétariat externalisé | Secrétariat comptable |
On se charge de votre administratif.
