[SECRÉTARIAT] Une solution rapide, sans embauche et ultra-flexible
Déchargez-vous de votre secrétariat sans embaucher !
Votre entreprise connaît une période chargée mais vous ne pouvez pas vous permettre de verser un autre salaire ? Vous manquez de temps pour gérer les dossiers prioritaires et déjà l’administratif s’accumule ? Vous souhaitez vous libérer des formalités administratives répétitives et chronophages mais sans pour autant créer un emploi ?
Une solution : votre secrétariat externalisé dans les bonnes mains d’une assistante administrative ou d’une secrétaire virtuelle Officéo. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à la croissance de votre entreprise.
Qu’est-ce que le secrétariat ?
Le métier de secrétariat a beaucoup évolué ces dernières années. Le métier de secrétaire consiste à réaliser, au quotidien, de nombreuses tâches administratives, qui relèvent du secrétariat courant d’une structure publique ou privée.
Le secrétariat est un métier qui s’exerce majoritairement dans les entreprises privées de petite ou grande taille mais aussi dans le secteur public ou parapublic.
Le rôle de la secrétaire consiste à décharger son responsable de toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent son quotidien. Elle se charge de la coordination et de l’organisation des emplois du temps et des agendas, prise de notes et de rendez-vous téléphoniques mais sa mission va au-delà de ce périmètre.
En effet, la secrétaire se charge d’une large palette de travaux de secrétariat :
- Le classement, le tri et l’archivage de documents et dossiers ;
- La saisie d’informations : comptes-rendus, factures fournisseurs, rapports, lettres commerciales, etc. ;
- L’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;
- La gestion du standard et des appels téléphoniques ;
- La gestion et traitement du courrier entrant et sortant ;
- La réception et la rédaction des courriers et des e-mails ;
- La préparation des déplacement professionnels de son responsable.
La diversité des missions qui lui sont confiées attestent de la polyvalence de son métier et de la variété des situations professionnels qu’elle rencontre selon la structure dans laquelle elle exerce.
La secrétaire représente la première interlocutrice des collaborateurs en entreprise car c’est l’une des personnes qui connaît le mieux l’entreprise.
Les travaux de secrétariat réalisés par votre assistante administrative Officéo
Sélectionné⸱e pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, votre assistant⸱e administrative Officéo vous épaule dans la gestion administrative, la gestion des services généraux, comptable, RH et logistique de votre entreprise.
Pour votre secrétariat courant comme votre secrétariat expert, votre assistant administratif sur site ou en assistance virtuelle se chargera entre autres des services suivants :
Ne perdez plus votre temps à cherchez vos documents ! Confiez le suivi des dossiers, le classement et l’archivage de vos documents commerciaux, comptables ou RH à un assistant expert. Nos assistant.e.s peuvent rédiger et mettre en forme à votre place vos documents. Services de mise en page et travaux courants pour vos tâches de secrétariat et rédaction administrative. Des sueurs froides à l’idée du courrier non-traité s’accumulant sur votre bureau et dans votre boîte mail ? Déléguez-nous la gestion du courrier. Vous n’avez pas le temps de saisir vos données comptables ou actualiser vos documents comptables ? Votre base de données est à actualiser, mais vous repoussez depuis trop longtemps déjà ? Officéo vous accompagne pour la saisie de données sur papier, comme sur ordinateur (Pack Office). Vous manquez de temps pour traiter de manière efficace votre courrier entrant/sortant ? Un⸱e assistant⸱e Officéo peut vous venir en aide sur cette tâche. Grâce à votre office manager Officéo, les démarches administratives et autres formalités chronophages de votre entreprise ne sont plus un cauchemar ! Afin d’avoir une vue d’ensemble, synthétique et à jour des KPI et autres chiffres importants, l’utilisation de tableurs se révèle indispensable. Votre assistant externalisé maîtrise les différents logiciels de bureautique dont les tableurs sur le bout des doigts. Il pourra ainsi vous permettre de suivre les chiffres de votre activité en toute simplicité. Besoin d’aide d’un compte-rendu synthétique et structuré de vos réunions ? Vous ne savez pas comment faire un compte-rendu de réunion ? Ne perdez plus votre temps dans et confiez ces missions administratives à un⸱e assistant⸱e Officéo. Ne cherchez plus vos papiers, trouvez-les ! Confiez-nous le classement, la numérisation et l’archivage électronique de vos documents commerciaux, comptables, RH et sociaux.
Classement et archivage 
Rédaction de documents, mise en forme et corrections sur Word, Excel et Powerpoint
Gestion du courrier et des emails 
Saisie de données
Prise en charge du courrier entrant/sortant
Traitement des démarches administratives
Utilisation d’outils bureautiques, tableurs Excels
Rédaction de compte-rendus
Numérisation des documents administratifs
Prise des appels téléphoniques
En option : secrétariat bilingue
En option : secrétariat bilingueVous n’avez pas les ressources administratives et linguistiques pour traiter avec vos clients et fournisseurs étrangers ? Opter pour un assistant Officéo bilingue est la solution clé en main qui va vous alléger la vie.
| Des questions sur Officéo ? |
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
Pourquoi le secrétariat est important en entreprise ?
Le secrétariat est primodrial dans toutes les structures qui sont amenées à gérer un administratif au question, ainsi le secrétaire joue un rôle très important au sein d’une entreprise. En effet, il prend en charge un grand nombre de tâches importantes et nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Des missions comme la réception des clients, la gestion, le tri et le classement des dossiers, la gestion des plannings, etc. représentent la pierre angulaire de l’entreprise.
Par ailleurs, le secrétariat est souvent (surtout dans les PME) une tâche qui incombe au chef d’entreprise tellement les sujets qui concernent le secrétariat sont au centre de ses préoccupations.
Pourquoi déléguer votre secrétariat courant à une assistante administrative Officéo ?
Vous êtes à la recherche d’un⸱e secrétaire administrative ? Déléguez un service de secrétariat courant représente un avantage certain pour toute entreprise quelle que soit sa taille. En effet, en optant pour une entreprise de secrétariat pour externaliser votre administratif ou votre secrétariat comptable à un⸱e assistant⸱e administratif⸱ive Officéo, vous êtes facturé uniquement sur les heures effectuées, ce qui vous permet une optimisation de vos dépenses et ainsi de de belles économies. Si vous souhaitez savoir davanatge sur les tarifs pratiqués, le tarif d’une prestation de secrétariat ou le tarif d’une secrétaire indépendante, on vous dit tout !
En choisissant Officéo, vous aurez à disposition sous 48h et partout en France une assistante administrative expérimentée et polyvalente, qui prendra en charge votre travail de secrétariat courant et saura s’adapter à vos besoins pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise.
Les avantages de la solution Officéo sont multiples : plus flexible que l’intérim, plus expert que la sollicitation d’un stagiaire et à la mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité de service en cas d’absence.
Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation de secrétariat ?
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?
N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !
–> Témoignage complet <–
Officéo remplace les offres d’emploi d’assistant⸱e administratif⸱ive
Si vous êtes un assistant administratif ou une assistante administrative ayant le statut d’indépendant ou souhaitant lancer votre activité d’indépendant, n’hésitez pas à postuler !
Le secrétariat en 3 points
❓ Quels sont les métiers du secrétariat ?
Les métiers du secteur du secrétariat sont nombreux et concernent principalement : le métier de secrétariat commercial, secrétariat comptable, secrétariat juridique, secrétariat médical, secrétariat administratif, etc.
💪 Quel est le rôle d’un service de secrétariat ?
Le rôle d’un service de secrétariat est d’assurer la gestion et l’organisation administrative de tous les travaux qui relèvent du secrétariat comme : la gestion du courrier, le classement et l’archivage des documents, la rédaction des e-mails, l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, etc.
💡 Comment organiser un service de secrétariat ?
L’organisation d’un service de secrétariat consiste à bien organiser le travail administratif d’une entreprise : les achats et frais, le personnel, les documents administratifs et juridiques, les ventes, les documents bancaires et données de paiement, les déclarations fiscales et sociales, etc.
On se charge de votre administratif.
