[SECRÉTARIAT] Solution rapide & sans embauche

Votre entreprise traverse une période de forte activité, vos secrétaires sont submergés, mais vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher un nouveau salarié ? Vous manquez de temps pour gérer les dossiers prioritaires, et l’administratif s’accumule déjà ?

Une solution : confier votre secrétariat à une assistante administrative ou à une assistante virtuelle Officéo. Libérez du temps de travail pour vos opérationnels tout en accédant à un service d’assistance de secrétariat fiable, agile et expert. Dans cet article, découvrez notre offre et notre modus operandi. 

[VIDEO] Le service de secrétariat simplement !

Qu’est-ce que le service secrétariat ?

Le secrétariat désigne l’ensemble des activités de soutien administratif essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Le secrétariat joue aussi un rôle clé dans la communication interne et la coordination des tâches administratives, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle. 

C’est le plus souvent la secrétaire qui s’en occupe. Son rôle consiste à décharger son responsable de toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent son quotidien. En assurant ces fonctions, le secrétariat contribue à la fluidité des opérations quotidiennes, permettant aux autres départements de se concentrer sur leurs activités principales.

Quelles sont les tâches de secrétariat ?

Les tâches de secrétariat englobent une large gamme de responsabilités, allant de la gestion administrative à la coordination des communications internes et externes. Sélectionnée pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, la secrétaire indépendante vous épaule en assurant une multitude de tâches essentielles pour le bon fonctionnement quotidien peut importe la taille de votre structure ou encore votre secteur d’activité.

Pour votre secrétariat, votre assistant administratif sur site ou en à distance se chargera entre autres des services administratifs suivants :

En option : secrétariat bilingue

Vous n’avez pas les ressources administratives et linguistiques pour traiter avec vos clients et fournisseurs étrangers ? Opter pour un assistant Officéo bilingue est la solution clé en main qui va vous alléger la vie.

Des questions sur Officéo ?

Pourquoi déléguer votre secrétariat à une assistante administrative Officéo ?

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire administrative sur site ou à distance ? L’externalisation du secrétariat représente un avantage certain pour toute structure quelle que soit sa taille. En effet, en optant pour une entreprise de secrétariat externalisé pour gérer votre administratif ou bien encore votre secrétariat comptable à une assistante administrative Officéo, vous êtes facturé uniquement sur les heures effectuées, ce qui vous permet une optimisation de vos dépenses.

Officéo est le prestataire de services administratifs numéro 1 en France. Notre offre ? Une solution clé en main, avec d’une part une aide administrative effectuée par une secrétaire indépendante qualifiée et expérimentée, et d’autre part une continuité de la prestation tout au long du processus, assuré par un service client garantissant votre pleine satisfaction.

Choisir Officéo c’est bénéficier d’un service de qualité sous 48h partout en France, s’appuyant sur une assistante polyvalente, qui prendra en charge votre travail de secrétariat courant, et saura s’adapter à vos besoins pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise.

Les avantages de la solution Officéo sont multiples : plus flexible que l’intérim, plus expert qu’un employé à temps plein et une mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité de service en cas d’absence.

L’assistance administrative by Officéo

Chez Officéo, nos secrétaires sont polyvalentes. Nous collaborons avec des assistantes spécialisées dans divers domaines. De ce fait, peu importe votre besoin administratif, nous avons les compétences qu’il vous faut :

• Assistance comptable & financière : saisie comptable, tenue des journaux, suivi des créances, préparation des bulletins de paie ;
• Assistance RH / Recrutement : diffusion des communication internes de l’entreprise, gestion du personnel, rédaction et mise à jour des contrats de travail ;
• ADV / Relation clients : préparation et gestion des commandes, suivi des paiements, gestion du standard et des appels téléphoniques ;
• Assistance Achats : gestion des échanges avec les fournisseurs, traitement des réclamations et et des retours, classement, tri et archivage de dossiers ;
• Assistanat de direction : accueil physique des visiteurs, préparation des comptes rendus, organisation des voyages professionnels.

Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Le secrétariat en 4 points