ASSISTANT ?
Par ici
ENTREPRISE ?
On vous rappelle
Ou appelez-nous
01 49 70 98 63
ENTREPRISE ?
Contactez-nous
ASSISTANT ?
Par ici
ENTREPRISE ?
On vous rappelle
Ou appelez-nous
01 49 70 98 63
ENTREPRISE ?
Contactez-nous
Appelez-nous 01 49 70 98 63phonephone-hover (1) On vous rappelle ?picto-formulaire-clientpicto-formulaire-client-hover

Classement de documents d'entreprise

Une solution pour mettre de l'ordre dans vos papiers administratifs

Par manque de temps, vous ne pouvez pas classer efficacement vos documents ? Vous souhaitez avoir une aide dans le classement des dossiers administratifs ? Optez pour une solution souple, personnalisée et sans embauche. Finis le fouillis numérique contre-productif, la profusion de dossiers administratifs désordonnés ou les archives incomplètes, place au classement de qualité, en toutes circonstances.

Le classement de documents en entreprise, avec une efficacité inégalée

Parce que vous avez mieux à faire que de classer et organiser vos papiers, pourquoi passer du temps à chercher vos courriers divers (propositions commerciales, relances de paiement et mises en demeure) dans les archives entassées ? Vous ne savez pas où ont été classés et archivés vos pièces justificatives et vos documents comptables, vos devis et factures dont vous avez besoin ? Les documents RH (fiches de paie, contrats de travail, etc.) sont tous rangés pêle-mêle, et vous avez besoin d’avancer plus vite sur d’autres tâches, plutôt que de passer des heures à chercher ce qui pourrait être ordonné ? Parce que votre temps est précieux, Officéo est là pour vous.

Mettez en place une gestion d’archive irréprochable

Classement-documents-entreprises-gestionLa mise en place d’une bonne gestion d’archives va simplifier la vie d’entreprise et permettre de :

  • Savoir quelles sont ses obligations légales d’archivage, de manière à les respecter ;
  • Mettre un processus de bonne conservation et communication des archives, gagner en traçabilité en optimisant votre workflow;
  • Conserver les archives sur le long terme et d’y avoir accès à tout moment ;
  • Utiliser un plan de classement et un système de classement efficace pour votre administration.

Classez vos documents administratifs avec un processus fiable

Classement-documents-entreprises-classement

  • Élaborer une méthode de classement ;
  • Définir la priorité des documents à traiter ;
  • Classer physiquement vos papiers ;
  • Classer les courriers entrants et sortants…

L’objectif de chaque étape est de pouvoir retrouver sans difficulté des documents qui jusque-là étaient dispersés çà et là dans vos locaux. Comment faire un bon classement ?

S’organiser par client ? Organiser par type ? Dans des chemises ou dans des pochettes ? Classer par ordre alphabétique, date ou ordonner par sujet ? Un classement par objectif est plus pertinent pour votre structure ? Combien faut-il encore d’armoires ou d’étagères dans chaque bureau ? Pas le temps, ou une conduite du changement à mener ?

Prenez le temps de déléguer certaines tâches pour libérer du temps qualifié sur vos fonctions supports : l’indexation de documents maîtrisée en toutes circonstances vous permet de porter plus loin votre potentiel professionnel, vous pouvez enfin vous concentrer sur l’essentiel.

Documents commerciaux, administratifs ou fiscaux… tous ces papiers font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Au fil du temps ces derniers ont en effet la fâcheuse tendance à s’accumuler. Officéo vous propose de recevoir une aide dans vos pratiques d’archivage et et de conservation des documents et dossiers administratifs de votre entreprise.


Témoignage de Philippe Sulzer, client Officéo

temoignage client

« En tant que médecin, j’ai énormément de fiches patients à traiter, de la saisie à l’archivage en passant par les mises à jour et le classement de ces dernières. Ce traitement administratif me prenait une demi-journée par semaine… »

Témoignage complet 


Exemple : 3 tâches à confier à votre assistant Officéo

  1. Classement. En fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins, votre office manager vous propose un plan de tri des dossiers en cours. Logique, rigoureux et personnalisé, celui-ci vous permet de situer instantanément le dossier qui vous est indispensable. Fini les recherches sans fin !
  2. Archivage. Une fois le dossier clôturé, les documents administratifs sont rangés physiquement selon un plan de tri identique à celui défini pour les dossiers en cours. Classer les documents et les archiver peut aussi se faire par une gestion électronique appropriée (logiciel de GED interne ou externe, ERP). Fini les recherches fastidieuses dans des dossiers devenus trop encombrants !
  3. Numérisation. En vue de leur conservation à long terme, vos documents les plus importants sont scannés, numérisés, indexés et classés sur un espace sécurisé (disque dur, Dropbox, Google Drive, One Drive ou toute autre solution). Ainsi, cet archivage électronique de vos documents d’entreprise les rendent accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone. Fini les contraintes d’espace imposées par la durée légale de conservation légale des archives de votre société.

Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise


    Choisissez de vous libérer du temps qualifié

    Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire et vous souhaitez en savoir plus sur les missions de secrétariat que vous pouvez confier à nos services d’assistance administrative et comptable ? Nous pouvons vous venir en aide sur les champs suivants :

    Je dis oui !


    Questions fréquentes

    • 💡 Pourquoi optimiser le classement administratif des documents en entreprise ?

      Le classement des documents en entreprise est un pré-requis capital pour une bonne gestion d’entreprise. Le classement des documents permet de gagner du temps, tout comme les logiciels de gestion, et diminue les risques de perte d’information en entreprise.

    • ❓ Quels sont les avantages d’une externalisation dans le classement de documents ?

      Un prestataire externe permet aux documents -qu’ils soient sous formes papier ou électroniques -, d’être gérés et stockés selon des normes françaises et européennes visant à les sécuriser et les rendre disponibles.

    • 💪 Pourquoi choisir Officéo pour son classement ? 

      L’externalisation de la gestion du classement des archives est un avantage à la fois sur le plan sécuritaire, mais aussi budgétaire. Grâce au gain de temps et d’argent réalisés, Officéo permet aux entreprises clientes d’êtres plus à-même de se concentrer en toute sérénité sur le cœur de métier et leur propre clientèle.

    Nous avons bien reçu votre demande d’information.
    Notre conseiller clientèle vous rappellera conformément à votre souhait.
    Nous vous remercions de votre confiance !

    L’équipe Officéo

    🍪 En poursuivant votre navigation, vous acceptez que des cookies soient utilisés à des fins d'analyse, de personnalisation et de reciblage publicitaire.


    En savoir plus et paramétrer les cookies.

    Nous avons bien reçu votre demande d’information.
    Notre conseiller clientèle vous rappellera conformément à votre souhait.
    Nous vous remercions de votre confiance !

    L’équipe Officéo

    [Covid-19] En télétravail ou en présentiel (dans le respect des mesures barrières), Officéo vous accompagne pour relancer votre activité, via une solution ultra-flexible et instantanée pour ajuster sereinement vos ressources au déconfinement.