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Classement de documents d'entreprise

Une solution pour mettre de l'ordre dans vos papiers administratifs

Le classement des documents en entreprise consiste à mettre en place des processus afin de traiter, classer et archiver des documents en entreprise afin de faciliter leur recherche.

Le classement des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d’une entreprise. En effet, classer des documents permettra aux directeurs et chefs d’entreprises de profiter d’un gain de temps et d’argent et de limiter les risques de perte de documents. 

Par manque de temps, vous ne pouvez pas classer efficacement vos documents ? Vous souhaitez avoir une aide dans le classement des documents administratifs ? Optez pour une solution souple, personnalisée et sans embauche. Finis le fouillis numérique contre-productif, la profusion de dossiers administratifs désordonnés ou les archives incomplètes, place au classement de qualité, en toutes circonstances.

Définition du classement administratif des documents

Le classement administratif concerne l’organisation des documents selon des critères et des règles prédéfinies.

Il s’agit de classer des pièces administratives en passant par des processus qui vont faciliter le traitement, l’ordonnance, le classement et la recherche de documents au sein des entreprises. Cette tâche est très efficace et permet un gain de temps et d’argent considérable. 

Le classement de docments consiste en l’attribution d’une place précise pour chaque document selon sa typologie : factures, fiches de paie, relevés de banque, etc. Le classement et l’archivage des documents en entreprise se fait selon 3 niveaux :

  • Le bureau pour les documents courants ;
  • Un local pour l’archivage afin de conserver des documents de références ;
  • Un endroit dédié aux archives.

Une organisation efficace pour le classement de documents

Il n’y a pas vraiment de modèle de classement de documents à suivre. Une bonne organisation du classement de documents en entreprise facilite au chef d’entreprise la tâche fastidieuse de devoir chercher un document et lui permet de retrouver ses documents sans l’aide de sa secrétaire.

Un classement de documents efficace nécessite des pièces à utiliser à cet effet ainsi qu’un serveur informatique pour le stockade de données. La méthode de classement à adopter dépendra de votre secteur d’activité ainsi que de vos objectifs et de ceux de l’entreprise.

Les systèmes les plus utilisés pour le classement administratif des dossiers et documents professionnels d’entreprise sont : les classements par ordre alphabétique, chronologique ou par thématique. Il faut veiller néanmoins à la mise à jour régulière des archives et au classement des documents dès ces derniers ne sont plus utilisés.

Il existe, par ailleurs deux types de classements différents :

  • Le classement physique : vous pouvez utiliser des matériels de rangements comme les classeurs, les armoires de rangement, les intercalaires, etc.
  • Le classement numérique : il s’agit ici d’établit un plan de classement informatique ou d’adopter une solution de Gestion Electronique des Documents.

Le classement de documents en entreprise, avec une efficacité inégalée

Parce que vous avez mieux à faire que de classer et organiser vos papiers, pourquoi passer du temps à chercher vos courriers divers (propositions commerciales, relances de paiement et mises en demeure) dans les archives entassées ? Vous ne savez pas où ont été classés et archivés vos pièces justificatives et vos documents comptables, vos devis et factures dont vous avez besoin ? Les documents RH (fiches de paie, contrats de travail, etc.) sont tous rangés pêle-mêle, et vous avez besoin d’avancer plus vite sur d’autres tâches, plutôt que de passer des heures à chercher ce qui pourrait être ordonné ? Parce que votre temps est précieux, Officéo est là pour vous.

Mettez en place une gestion d’archive irréprochable

Classement-documents-entreprises-gestionLa mise en place d’une bonne gestion d’archives va simplifier la vie d’entreprise et permettre de :

  • Savoir quelles sont ses obligations légales d’archivage, de manière à les respecter ;
  • Mettre un processus de bonne conservation et communication des archives, gagner en traçabilité en optimisant votre workflow;
  • Conserver les archives sur le long terme et d’y avoir accès à tout moment ;
  • Utiliser un plan de classement et un système de classement efficace pour votre administration.

Classez vos documents administratifs avec un processus fiable

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  • Élaborer une méthode de classement des documents d’entreprise ;
  • Définir la priorité des documents à traiter ;
  • Classer physiquement vos papiers ;
  • Classer les courriers entrants et sortants…

L’objectif de chaque étape est de pouvoir retrouver sans difficulté des documents qui jusque-là étaient dispersés çà et là dans vos locaux. Comment faire un bon classement administratif ?

S’organiser par client ? Organiser par type ? Dans des chemises ou dans des pochettes ? Classer par ordre alphabétique, date ou ordonner par sujet ? Un classement des documents d’entreprise par objectif est plus pertinent pour votre structure ? Combien faut-il encore d’armoires ou d’étagères dans chaque bureau ? Pas le temps, ou une conduite du changement à mener ?

Prenez le temps de déléguer certaines tâches pour libérer du temps qualifié sur vos fonctions supports : l’indexation de documents maîtrisée en toutes circonstances vous permet de porter plus loin votre potentiel professionnel, vous pouvez enfin vous concentrer sur l’essentiel.

Documents commerciaux, administratifs ou fiscaux… tous ces papiers font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Au fil du temps ces derniers ont en effet la fâcheuse tendance à s’accumuler. Officéo vous propose de recevoir une aide dans vos pratiques d’archivage et et de conservation des documents et dossiers administratifs de votre entreprise.


Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

temoignage-saint-gobain

« J’ai fait appel à Officéo pour des missions régulières telles que : la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes… »

Témoignage complet 


Exemple : 3 tâches à confier à votre assistant Officéo

  1. Classement. En fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins, votre office manager vous propose un plan de tri des dossiers en cours. Logique, rigoureux et personnalisé, celui-ci vous permet de situer instantanément le dossier qui vous est indispensable. Fini les recherches sans fin !
  2. Archivage. Une fois le dossier clôturé, les documents administratifs sont rangés physiquement selon un plan de tri identique à celui défini pour les dossiers en cours. Classer les documents et les archiver peut aussi se faire par une gestion électronique appropriée (logiciel de GED interne ou externe, ERP). Fini les recherches fastidieuses dans des dossiers devenus trop encombrants !
  3. Numérisation. En vue de leur conservation à long terme, vos documents les plus importants sont scannés, numérisés, indexés et classés sur un espace sécurisé (disque dur, Dropbox, Google Drive, One Drive ou toute autre solution). Ainsi, cet archivage électronique de vos documents d’entreprise les rendent accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone. Fini les contraintes d’espace imposées par la durée légale de conservation légale des archives de votre société.

Pour aller plus loin dans le classement administratif de vos documents d’entreprise


    Les avantages Officéo

    expertise assistance administrative

    Profils experts

    Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés
    Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier

    assistance administrative

    Mode ultra-flexible

    Une solution 100% à la carte
    Vous ne payez qu’au temps de travail effectué
    Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée

    assistance administrative expert

    Choisis pour vous

    Une équipe et des outils performants, partout en France
    Mise à disposition sous 48H selon votre besoin

    solution sans embauche

    Sans embauche

    Aucun recrutement
    Aucune formalité administrative

    Ça m’intéresse 

    Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.


      Comment ça marche ?

      Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.


      Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


      Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


      Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

      Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

      Etre rappelé 


      Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
      « Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

      Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

      sergeO. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
      S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

      –> Lire la suite <–


      Choisissez de vous libérer du temps qualifié

      Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire et vous souhaitez en savoir plus sur les missions de secrétariat que vous pouvez confier à nos services d’assistance administrative et comptable ? Nous pouvons vous venir en aide sur les champs suivants :


      Questions fréquentes

      • 💡 Pourquoi optimiser le classement administratif des documents en entreprise ?

        Le classement des documents en entreprise est un pré-requis capital pour une bonne gestion d’entreprise. Le classement des documents permet de gagner du temps, tout comme les logiciels de gestion, et diminue les risques de perte d’information en entreprise.

      • ❓ Quels sont les avantages d’une externalisation dans le classement de documents ?

        Un prestataire externe permet aux documents -qu’ils soient sous forme papier ou électronique -, d’être gérés et stockés selon des normes françaises et européennes visant à les sécuriser et les rendre disponibles.

      • 💪 Pourquoi choisir Officéo pour son classement administratif ? 

        L’externalisation de la gestion du classement des archives est un avantage à la fois sur le plan sécuritaire, mais aussi budgétaire. Grâce au gain de temps et d’argent réalisés, Officéo permet aux entreprises clientes d’êtres plus à-même de se concentrer en toute sérénité sur le cœur de métier et leur propre clientèle.

      • 💼 Quels sont les types de classement de documents en entreprise ? 

        Il existe trois principaux types de classement de documents en entreprise. Le premier classement « alphabétique » permet de classer les documents en suivant l’ordre des lettres de l’alphabet. Le deuxième classement « numérique » consiste à classer en suivant, cette fois-ci, l’ordre des nombres. Enfin, le troisième classement dit « idéologique ou thématique » qui, lui, permet de classer les documents par sujet ou par thème.

      Gagnez en productivité.
      On se charge de votre administratif.
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