[Dématérialisation des documents administratifs] Un gain de temps

Pour une dématérialisation de documents optimisée

La dématérialisation des documents représente un élément essentiel à la transition numérique des entreprises traditionnelles. Elle entraîne de profonds bouleversements pour l’organisation des entreprises. Il est alors indispensable pour tous les gestionnaires de maîtriser les paramètres de la dématérialisation des documents administratifs et d’en faire un outil de croissance.

Vous souhaitez dématérialiser vos documents administratifs (factures, devis, contrats…), mais cette tâche chronophage nécessite du temps et vous n’en avez pas ? Pas de panique, Officéo vous propose une solution flexible, rapide et sans embauche pour la dématérialisation de vos documents.

J’ai besoin d’aide pour la dématérialisation de mes documents

La dématérialisation : quels documents sont concernés ?

La question de la dématérialisation des documents au sein des entreprises et des institutions publiques concerne principalement les documents administratifs et comptables. Toutefois, d’autres types de documents peuvent également être dématérialisés comme les documents commerciaux, les documents des ressources humaines, les mandats, etc.

Quelle valeur juridique pour les documents dématérialisés ?

Conformément à l’article 1316-1 du Code civil, les documents délivrés sous forme numérique possèdent la même valeur juridique que les documents sur support physique s’ils répondent à des critères bien définis. La valeur juridique d’un document repose essentiellement sur les conditions de sa conception.

Il faut souligner qu’il existe une différence entre un document numérique et un document numérisé. Le premier a été créé directement en version numérique et n’a donc pas de support papier. Le second, était à l’origine matériel (première version en papier) puis a été numérisé ou rendu numérique grâce à un outil de scannage. 

Les documents numériques sont reconnus comme étant uniques et considérés comme originaux. Leur authenticité n’est donc plus à prouver. Quant aux documents numérisés, la réglementation est quelque peu différente.

Le cas des documents numérisés

Contrairement aux documents édités grâce à un outil de dématérialisation, les documents numérisés ne sont pas considérés comme des documents originaux. Ce sont des copies dont l’authenticité ne peut être prouvée sans le document papier. Ce dernier doit donc être bien conservé pour faire valoir ce que de droit en cas de nécessité.

Pour acquérir une valeur légale, vous devez être en mesure de :

• Identifier l’émetteur du document ;
• Assurer la conservation du document original ;
• Garantir l’inaltération du document.

Comment sécuriser vos documents ?

L’une des étapes les plus importantes du processus de dématérialisation, c’est celle de la sécurisation et de l’archivage.

La signature électronique

La signature électronique est une solution qui permet d’assurer l’authenticité de vos documents. Une fois que la signature est apposée, le document devient infalsifiable, inaltérable et non réutilisable.

Plusieurs niveaux de signatures électroniques sont définis par la norme eiDAS, applicable depuis le 1er juillet 2014 et obligatoire depuis le 1er juillet 2017, cette norme s’applique aussi bien aux entreprises et institutions publiques qu’aux citoyens.

• La signature électronique simple : elle permet d’identifier de manière fiable l’identité du signataire et informe de son consentement ;
• La signature électronique avancée : elle permet d’identifier le signataire et de détecter toute modification postérieure à la signature ;
• La signature électronique qualifiée : elle assure une utilisation univoque. Elle est créée à partir d’un logiciel qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

Le certificat de signature électronique n’est délivré que par un organisme certifié nommé tiers de confiance. Il s’agit de sociétés qui tiennent leurs autorités d’institution supérieure : l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), l’European Telecommunications Standards Institute (ETSI) et LTSI certification.

Les sociétés de tiers de confiance sont tenues de fournir sur demande leur certificat de conformité d’Eddas.

L’archivage

L’étape de l’archivage suit immédiatement celle de la signature électronique. En règle générale, certains documents administratifs doivent être conservés pendant une certaine durée. Cette exigence demeure avec la dématérialisation des documents et joue un rôle fondamental pour la reconnaissance juridique des documents numérisés.

Archiver vos documents électroniques ne se résume pas à les stocker n’importe où. Vous aurez besoin d’un coffre-fort numérique pour garantir l’intégrité de vos documents. L’archivage des documents dématérialisés permet de fournir des éléments de preuves irréfutables. En effet, il est possible de faire ressortir la date des différentes modifications appliquées au document ainsi que le nom de l’exécuteur. En outre, l’archivage offre une solution en cas de perte ou de suppression involontaire du document. 

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?

Les avantages de la dématérialisation des documents administratifs sont multiples :

• Gain de temps lors des processus administratifs ;
• Simplifier les échanges au sein de l’entreprise ;
• Valoriser le travail collaboratif ;
• Rendre accessible des documents en temps réel ;
• Améliorer la traçabilité des documents ;
• Réduire le budget dédié aux papiers et aux impressions ;
• Centraliser l’archivage des documents ;
• Sécuriser les données par le biais de la signature électronique et l’archivage ;
• Gain de place sur les bureaux grâce au stockage numérique.

La dématérialisation des documents administratifs représente un accélérateur de productivité pour les entreprises. La signature électronique combinée à l’archivage permet de garantir la valeur juridique de vos documents.

Pourquoi faire appel à Officéo pour la dématérialisation de vos documents ?

1. Une expertise professionnelle

Nos assistantes administratives Officéo sont sélectionnées à la suite d’un processus de recrutement rigoureux comprenant plusieurs entretiens et tests, évaluant leurs compétences. Ceci afin de répondre aux exigences de nos clients. Ainsi, elles sont aptes à gérer l’intégralité de votre projet de numérisation :

• Benchmark des meilleurs solutions Cloud du marché (si c’est votre souhait),
• Réalisation d’un plan de classement correspondant le mieux à votre activité,
• Numérisation et archivage de l’ensemble de vos documents.

2. Une solution flexible, rapide et sans embauche

Il n’est pas toujours possible de mobiliser un poste au sein d’une entreprise pour effectuer certaines tâches sans alourdir la masse salariale. C’est souvent le cas pour la numérisation, le classement et l’archivage des documents d’entreprise. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une solution plus experte qu’un stagiaire ou plus flexible que l’intérim, Officéo est là pour vous proposer une offre qui s’adapte à vos besoins.

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Questions fréquentes