Assistance administrative aux entreprises ▷ Productivisez vos BU
Testez l’assistance administrative sans embauche !
L’assistante administrative s’occupe des tâches spécifiques qui concernent le secrétariat courant ou la gestion administrative des dossiers dans divers services en fonction de la taille et du type de la structure dans laquelle elle exerce.
Entreprises, entrepreneurx, chefs d’entreprises, libéraux ou associations, vous avez besoin d’une assistance administrative ? Malheureusement votre société ne peut se permettre un recrutement définitif… Ne vous en faites pas ! Officéo s’occupe de tout en proposant une assistance administrative aux entreprises et une aide souple, personnalisée et sans engagement.
Sommaire
- Testez l'assistance administrative sans embauche !
- Tout savoir sur le poste d'assistant administratif
- Quelle est la différence entre un secrétaire et un assistant administratif ?
- Un accompagnement administratif aux entreprises par Officéo
- Pourquoi Officéo est-il le N°1 français de l'Office Management à la demande ?
- Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo
- Nos services d'assistance administrative aux entreprises
- Ces entreprises nous font confiance
- Les avantages de la solution Officéo
- Officéo, comment ça marche ?
- Témoignage de Serge Estrade, client Officéo... "Un geste que j'ai particulièrement apprécié."
- Questions fréquentes
Tout savoir sur le poste d’assistant administratif
L’assistant administratif joue un rôle important dans l’entreprise et contribue au bon déroulement et au bon fonctionnement du service d’assistance administrative aux entreprises. La mission principale d’un assistant administratif consiste à réaliser des tâches administratives diverses afin de décharger les responsables et les dirigeants des tâches administratives quotidiennes et répétitives.
Quelles sont les tâches administratives d’une assistante administrative indépendante ?
Parmi les principales missions d’une assistante administrative indépendante, on retrouve :
- L’accueil physique et gestion des appels téléphoniques des clients ;
- Réception, tri et traitement du courrier ;
- Gestion des plannings et agenda ;
- Rédaction et mise en forme de différents documents administratifs ;
- Organisation et planification des réunions et événements ;
- Suivi des dossiers du personnel ;
- Rédaction des comptes-rendus de réunions.
Quel est le rôle d’un assistant administratif ?
La mission d’un assistant administratif consiste à superviser et à organiser les services d’assistance administrative d’une société. Il se charge du secrétariat et de toute la gestion administrative de l’entreprise et dans certaines structures, il peut être amené à assurer la gestion administrative du personnel.
Il peut exercer dans différentes entreprises quel que soit leur domaine d’activité et quelle que soit leur taille : TMPE, Startup, grand groupe, etc. Son rôle varie selon la taille de la structure dans laquelle il exerce, dans une PME il est rattaché directement à la direction et s’occupe de toute la partie administrative. Au sein d’un grand groupe, il assume les missions d’un service particulier comme le secrétariat ou la comptabilité.
Quelles sont les qualités et compétences attendues d’un assistant administratif ?
Pour réussir l’exercice du métier d’assistance administrative aux entreprises, de nombreuses compétences sont nécessaires :
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Bon sens relationnel ;
- Rigueur, proactivité et organisation ;
- Esprit de synthèse ;
- Sens de la communication et une bonne expression orale et écrite ;
- Sens des priorités ;
- Maîtrise des techniques de prises de notes ;
- Personne de confiance dotée de discrétion et secret professionnel.
Quelle formation pour une assistante administrative ?
Il est possible d’exercer le métier d’assistante administrative avec un diplôme de niveau Bac. Plusieurs formations et plusieurs diplômes sont possibles pour accéder à ce métier :
- Bac professionnel, technologique ;
- BTS en secrétariat ;
- BTS assistant de manager ;
- BTS assistant de gestion ;
- BTS assistant de direction ;
- BEP dans le secteur tertiaire ;
- DUT gestion des entreprises et des administrations ;
- DUT gestion administrative et commerciale des organisations, etc.
La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères peut être exigé dans certaines entreprises.
Quel est le salaire d’un assistant administratif ?
Quelle est la différence entre un secrétaire et un assistant administratif ?
Lorsqu’il s’agit de comprendre la différence entre un secrétaire et un assistant administratif, il est important de prendre en compte les responsabilités et les tâches spécifiques qui leur sont confiées au sein d’une entreprise. Bien que ces deux rôles soient liés à l’assistance administrative, ils présentent des distinctions claires.
Le secrétaire :
Un secrétaire est généralement le premier point de contact entre l’entreprise et les clients ou les visiteurs. Son rôle principal consiste à fournir un soutien administratif essentiel pour garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
Les tâches typiques d’un secrétaire :
- Gestion des appels téléphoniques : un secrétaire est souvent responsable de répondre aux appels téléphoniques entrants, de les filtrer et de les rediriger vers les personnes concernées. Il doit également prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires appropriés ;
- Accueil des visiteurs : en tant que personne chargée de l’accueil, un secrétaire accueille les visiteurs et les dirige vers les personnes qu’ils souhaitent rencontrer. Il est souvent responsable de créer une première impression positive et professionnelle de l’entreprise ;
- Gestion de l’agenda : un secrétaire peut être chargé de gérer l’agenda de l’équipe ou de l’entreprise. Cela comprend la prise de rendez-vous, la planification des réunions et des événements, et la coordination des disponibilités des différents membres ;
- Gestion de la correspondance : un secrétaire est souvent responsable de la gestion de la correspondance, qu’il s’agisse de trier et distribuer le courrier postal ou d’organiser les e-mails. Il peut également être chargé de rédiger des lettres ou des e-mails professionnels au nom de l’entreprise ;
- Gestion des fournitures de bureau : il incombe au secrétaire de s’assurer que les fournitures de bureau essentielles sont disponibles en quantité suffisante. Cela peut inclure des articles tels que le papier, les stylos, les agrafeuses, etc. ;
- Préparation des réunions : un secrétaire peut être responsable de la préparation des réunions, y compris la réservation de salles de réunion, la préparation de l’ordre du jour, la compilation des documents pertinents et l’organisation des rafraîchissements si nécessaire ;
- Saisie des rapports : la saisie et la mise en forme de rapports, de comptes rendus ou d’autres documents administratifs font également partie des tâches courantes d’un secrétaire. Une excellente maîtrise de la saisie rapide et de l’utilisation de logiciels de traitement de texte est souvent nécessaire.
L’assistant administratif :
Un assistant administratif occupe généralement un rôle plus polyvalent et impliqué dans la gestion des activités administratives globales de l’organisation.
Parmi les missions d’un assistant administratif on retrouve :
- Coordination des projets : un assistant administratif peut être impliqué dans la coordination de divers projets au sein de l’organisation. Cela peut inclure la répartition des tâches, le suivi des délais, la communication avec les parties prenantes et la collecte des informations nécessaires à la réalisation des projets ;
- Gestion des bases de données : un assistant administratif peut être chargé de maintenir et de mettre à jour des bases de données importantes pour l’entreprise. Cela peut comprendre des informations sur les clients, les fournisseurs, les contacts professionnels, etc. ;
- Préparation des documents et des rapports : un assistant administratif est souvent responsable de la préparation de divers documents et rapports. Cela peut inclure la rédaction, la mise en forme, la correction d’épreuves et la création de présentations professionnelles ;
- Organisation des déplacements et des réunions : un assistant administratif peut être chargé d’organiser les déplacements et les réunions pour les membres de l’équipe ou de l’entreprise. Cela peut impliquer la réservation de billets d’avion, d’hôtels, la coordination des horaires et la gestion des itinéraires ;
- Soutien dans la gestion des ressources humaines : dans certains cas, un assistant administratif peut être impliqué dans la gestion des ressources humaines. Cela peut comprendre des tâches telles que la coordination des entretiens d’embauche, la gestion des contrats, la préparation de documents liés aux employés, etc. ;
- Gestion des comptes clients et fournisseurs : un assistant administratif peut participer à la gestion des comptes clients et fournisseurs de l’entreprise. Cela peut inclure la facturation, le suivi des paiements, la résolution des problèmes liés aux comptes et la coordination avec les départements financiers ;
- Tâches liées à l’administration générale de l’entreprise : un assistant administratif peut être responsable de diverses tâches liées à l’administration générale de l’entreprise. Cela peut inclure la tenue de registres, la gestion des archives, la coordination des services généraux, etc.
Un accompagnement administratif aux entreprises par Officéo
L’assistance administrative qu’apporte Officéo à votre entreprise s’adapte à vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Nous vous proposons une assistance avantageuse, avec une tarification transparente, calculée sur l’heure de travail effectif.
Pourquoi Officéo est-il le N°1 français
de l’Office Management à la demande ?
Vos besoins en gestion administrative ne sont pas suffisants pour embaucher quelqu’un ? Vous souhaitez une intervention ponctuelle uniquement ? Votre temps est trop précieux pour le passer sur ces tâches-là ! Pour cette raison et bien d’autres, nous proposons une assistance administrative aux entreprises pour vous permettre de dégager du temps pour votre cœur de métier.
Profils experts
Dès notre premier contact, nous déployons toutes nos solutions pour trouver l’assistant qui vous correspond. Faire le choix d’une assistante Officéo, c’est se doter d’une aide spécialisée dans l’assistance administrative aux entreprises.
Mode ultra-flexible
Mode ultra-flexibleOfficéo vous propose une solution à la carte, experte et rapide pour répondre à vos besoins : nos assistants professionnels délivrent des services administratifs sur mesure.
Choisis pour vous
C’est en effet parce que nous voulons vous faire gagner en souplesse opérationnelle et vous permettre de mieux optimiser vos ressources et vos budgets que nous sommes là pour vous répondre.
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo
« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. «
–> Lire la suite <–
Nos services d’assistance administrative aux entreprises
Nous proposons une gestion administrative aux entreprises et vous libérons ainsi de vos contraintes de gestion :
Un assistant Officéo vous garantie une aide administrative en vous assistant pour tous vos travaux de secrétariat tels que la gestion de courriers, le classement et archivage (numérisation documents, conservation document), la saisie de données etc. A cela, l’ensemble de nos services sont également disponibles en version bilingue.
L’envoi des devis prend du retard ? Les factures s’accumulent ? Les relances de paiement ne sont pas faites ? Votre assistant administratif s’occupe de tout. Tel que la gestion des devis, des commandes ou encore le suivi de factures, mise à jour des tableaux de bord.
Fonction support à toute votre entreprise, l’Office Manager Officéo est en charge du passage et suivi de commandes fournisseurs, de la recherche de produits et services, du suivi et règlement des factures fournisseurs et de la gestion des prestataires (entretien des locaux, assurances, sécurité). Confiez toutes ces tâches à votre assistant administratif Officéo !
Gestion comptable & financière
Véritable interface entre vous et votre expert-comptable, l’assistant Officéo vous apporte une aide administrative en préparant la comptabilité, tient à jour des tableaux de bords, fait du rapprochement bancaire, trie les notes de frais.
Votre assistant administratif Officéo prend en charge l’organisation de vos événements internes et externes et la gestion du planning de vos salariés.
Votre assistante RH vous apporte une prestation administrative comme par exemple, gérer les contrats de travail de vos employés, superviser ou gérer la paie, ou encore suivre l’administration des candidatures.
Vous êtes intéressé.e par l’externalisation ? Vous souhaitez faire appel à Officéo pour sa solution d’assistance administrative aux entreprises ? Mais d’abord vous voulez connaître le tarif pour une secrétaire indépendante ? C’est par ici :
Ces entreprises nous font confiance
Les avantages de la solution Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63
Officéo, comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !
Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »
Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.
O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.
–> Lire la suite <–
Une assistance administrative pour gagner 9h par semaine !
9 heures par semaine, c’est le nombre d’heures que vous passez sur votre gestion administrative en moyenne.
9 heures qui vous freinent votre activité et la croissance de votre entreprise !
Or, nous savons qu’il est compliqué d’embaucher un CDI pour seulement 9 heures par semaine. Officéo répond à cette variation des besoins en vous proposant son offre d’assistance administrative aux entreprises totalement flexible et sans engagement !
Posez-nous des questions, demandez-nous comment nous pouvons vous libérer du temps qualifié ou managérial. Officéo vous répond ! J’appelle directement : 01 49 70 98 63
Vous n’avez pas le temps de nous appeler ? Faites-vous rappeler à votre convenance ou posez-nous vos questions en ligne. Je souhaite être rappelé(e)
Questions fréquentes
🔎 Qu’est-ce que l’assistance administrative aux entreprises ?
Un assistant administratif travaille à la bonne gestion administrative d’une entreprise. Il/elle se charge de l’organisation interne et la gestion des tâches administratives courantes. Citons parmi les missions courantes le suivi administratif de dossiers, la gestion des emplois du temps, le traitement du courrier, l’accueil, la logistique…
💡 Comment optimiser sa gestion administrative et comptable ?
La gestion administrative et comptable occupe une place importante en entreprise. De plus en plus de dirigeants optent pour l’externalisation pour gagner du temps et de l’argent. Pour les PME surchargées de travail, externaliser reste une meilleure alternative si le chef d’entreprise souhaite se concentrer au mieux sur le cœur de son activité.
💰 Combien coûte une assistance administrative aux entreprises ?
Le tarif d’une assistance administrative externalisée varie d’une mission à l’autre. Selon la spécialité du prestataire, la récurrence et le volume de la mission, les prix changent. En général, une assistance administrative aux entreprises est facturée entre 25 et 55€ par heure pour une intervention sur site dans une mission administrative courante.
❓ Pourquoi choisir Officéo pour son externalisation administrative ?
Avec Officéo, l’assistance administrative est proposée comme une solution clé en main, modulable selon le besoin et sans engagement sur la durée. Des experts indépendants interviennent pour répondre à votre besoin, et en facturant uniquement sur le temps de travail effectif.
On se charge de votre administratif.
