Assistance administrative aux entreprises : l’avantage concurrentiel insoupçonné 

Qu’entendons-nous par assistance administrative aux entreprises ?

L‘assistance administrative aux entreprises est une aide qui permet aux PME, Grands Groupes et Scale-Up (entre autres…) de déléguer certaines de leurs fonctions administratives à un tiers. Plusieurs modalités d’assistance administrative existent : le salariat, l’intérim, le prestataire indépendant et l’entreprise prestataire de services.

L’assistance administrative s’adapte à toutes les typologies d’organisation et peut en pénétrer toutes les branches. Ainsi, vous pouvez faire appel à une assistance administrative pour votre service comptable, vos ressources humaines, votre service client, votre service juridique ou encore pour la direction de votre structure.

Officéo est une entreprise prestataire de services qui s’appuie sur le travail d’assistants indépendants. Nous fonctionnons sur le modèle d’un contrat de prestation, ce qui nous permet de délivrer le meilleur compromis d’externalisation du marché : plus flexible que le salariat, plus expert que l’intérim et plus fiable que le freelancing.

Externaliser sa gestion administrative : la botte secrète des organisations performantes

Externaliser une des fonctions administratives de votre entreprise ou tout simplement faire appel à une assistance administrative (comptable, adv, RH…) peut s’avérer être un biais stratégique indéniable pour votre croissance. En choisissant de confier les bons services, dépolluez vos opérationnels, améliorez vos process et ainsi augmentez votre productivité.

Opter pour l’externalisation administrative avec un prestataire de services, c’est choisir de bénéficier d’un service agile, expert et fiable pour votre entreprise :

• Agilité : externaliser permet de programmer le volume horaire de travail nécessaire et qui correspond à votre besoin en assistance administrative. Celui-ci peut être mis en place à temps partiel ou à temps plein. De plus, un prestataire qui fonctionne sur le modèle d’un contrat de prestation et non de travail, peut moduler en temps réel, et en fonction de votre besoin, le volume horaire de prestation. Par agilité, vous pouvez aussi entendre variabilité des coûts. En effet, faire appel à un prestataire de services ne nécessite pas de gestion RH de votre part ce qui n’implique alors pas de coûts RH (recrutement, turn-over, formation…) et permet de variabiliser vos coûts fixes.
• Expertise : les assistants avec lesquels vous travaillez sont formés et déjà expérimentés en assistance administrative (adv, rh, comptable…). Ainsi, votre gestion administrative est réalisée simplement et efficacement par des professionnels dont c’est le métier. Fini les erreurs ou approximations qui ralentissent votre activité et exaspèrent vos employés.
• Fiabilité : externaliser auprès d’un bon prestataire de services, c’est aussi profiter d’un accompagnement personnalisé et d’un suivi qui assurent la continuité de service et le remplacement immédiat de l’assistant en cas d’absence ;

Ces trois avantages combinés permettent à votre entreprise de surperformer et de doper sa croissance.

Ils ont confiance en notre service

Nos services

L’assistance administrative Officéo ne se limite pas à un seul service de l’entreprise. Voici une liste non exhaustive des prestations que nous proposons :

• Assistance comptable et financière : nos assistants peuvent assister votre service comptable sur toutes les tâches administratives qui ne nécessitent pas d’imputation comptable : saisie de données comptables, suivi de trésorerie, rapprochement bancaire, gestion de notes de frais, préparation des déclarations comptables annuelles ;
• Assistance RH : nous pouvons soutenir administrativement votre service de ressources humaines, par exemple lors d’une campagne de recrutement ou lors d’un pic d’activité de l’entreprise pour des missions telles que la gestion des données du personnels ou encore de la paie… ;
• Assistance secrétariat : nous pouvons prendre en charge les missions de votre secrétariat courant telles que l’accueil physique et téléphonique, la gestion d’agendas et d’emails, la rédaction, relecture, mise en forme et conservation de documents… ;
• Assistance ADV / client : nous pouvons soutenir administrativement vos commerciaux et service client, ou bien même le suppléer si vous n’en avez pas encore. Nos assistants prennent en charge des missions telles que le processus de facturation client, l’enregistrement des factures de ventes, la préparation des contrats commerciaux… ;
• Assistance achats : nous assumons des missions telles que la recherche de produits et services nécessaires à votre activité, la gestion des stocks, les relations fournisseurs ou encore le suivi des commandes ;
• Assistance de gestion de projets : notre service peut aussi se manifester sous la forme d’une aide à la gestion de projets. Ainsi, nos assistants peuvent organiser des évènements, planifier et gérer le temps de travail des différents acteurs du projet, préparer les réunions…

A noter que nos assistants administratifs s’adaptent à votre besoin. Si vous avez besoin d’un assistant polyvalent capable d’assumer vos tâches de secrétariat courant mais aussi comptables, c’est possible.

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L’Offre d’assistance administrative Officéo

Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert..

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.