ASSISTANT ?
Par ici

i
ENTREPRISE ?
Etre rappelé

i
Ou appelez-nous
01 49 70 98 63
ENTREPRISE ?
Contactez-nous
ASSISTANT ?
Par ici

i
01 49 70 98 63 (lun-ven / 9h-19h)phone (1)phone-hover (1) On vous rappelle ?picto-formulaire-clientpicto-formulaire-client-hover
Mis à jour le : 26 février 2024
|
Publié par Fabien Laffargue

Assistance administrative aux entreprises : gagnez du temps !

L’assistance administrative aux entreprises désigne un service qui aide les entreprises à gérer leurs tâches administratives courantes. Cette assistance peut comprendre la gestion de la correspondance, l’organisation de réunions, la tenue des dossiers, la saisie de données, et parfois la gestion des comptes et la préparation de rapports. 

[VIDÉO] L’assistance administrative aux entreprises expliquée en 1 minute

assistance administrative aux entreprises : missions assistant administratif

L’assistante administrative s’occupe des missions administratives qui concernent le secrétariat courant ou la gestion administrative des dossiers dans divers services en fonction de la taille et du type de la structure dans laquelle elle exerce.

Vous êtes une entreprise, auto-entrepreneur, dirigeant d’entreprise, profession libérale ou association, et vous avez besoin d’une assistance administrative ? Malheureusement votre société ne peut se permettre un recrutement définitif… Ne vous en faites pas ! Officéo s’occupe de tout en proposant une assistance administrative aux entreprises et une aide souple, personnalisée et sans engagement afin de réussir votre projet d’externalisation.


Tout savoir sur le poste d’assistante administrative

L’assistante administrative joue un rôle important dans l’entreprise et contribue au bon déroulement et au bon fonctionnement du service d’assistance administrative aux entreprises. La mission principale d’un assistant administratif consiste à réaliser des missions administratives diverses afin de décharger les responsables et les dirigeants des tâches administratives quotidiennes et répétitives. 

Quel est le rôle d’un assistant administratif ?

La rôle d’un assistant de gestion administrative consiste à superviser et à organiser les services administratifs d’une société. Il se charge du secrétariat et de toute la gestion administrative de l’entreprise. Dans certaines structures, il peut être amené à assurer des fonction rh comme la gestion administrative du personnel.

Son rôle varie selon la taille de la structure dans laquelle il exerce, dans une PME il est rattaché directement à la direction et s’occupe de toute la partie administrative.  Au sein d’un grand groupe, il assume les missions d’un service administratif particulier comme le secrétariat ou la comptabilité. Parfois, un assistant administratif peut même être employé par un particulier.

Quelles sont les tâches administratives d’un assistant administratif indépendant ?

Parmi les principales tâches administratives d’un assistant  indépendant, on retrouve :

  • L’accueil physique et gestion des appels téléphoniques des clients ;
  • Réception, tri et traitement du courrier ;
  • Gestion des plannings et agenda ;
  • Rédaction et mise en forme de différents documents administratifs ;
  • Organisation et planification des réunions et événements ;
  • Suivi des dossiers du personnel ;
  • Rédaction des comptes-rendus de réunions.

Quelles sont les qualités et compétences attendues d’un assistant administratif ?

Pour réussir l’exercice du métier d’assistance administrative aux entreprises et travailler au sein d’un service administratif, l’assistant administratif doit disposer de nombreuses compétences qui sont : 

  • Maîtrise des outils bureautiques ;
  • Bon sens relationnel ;
  • Rigueur, proactivité et organisation ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Sens de la communication et une bonne expression orale et écrite ;
  • Sens des priorités ;
  • Maîtrise des techniques de prise de notes ;
  • Personne de confiance dotée de discrétion et secret professionnel.

Quels diplômes pour être assistant administratif ?

Il est possible d’exercer le métier d’assistant administratif avec un diplôme de niveau Bac. Plusieurs formations et plusieurs diplômes sont possibles pour accéder à ce métier :

  • Bac professionnel, technologique ;
  • BTS en secrétariat ;
  • BTS assistant de manager ;
  • BTS assistant de gestion ;
  • BTS assistant de direction ;
  • BEP dans le secteur tertiaire ;
  • DUT gestion des entreprises et des administrations ;
  • DUT gestion administrative et commerciale des organisations, etc.

La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères peut être exigée dans certaines entreprises.

Quel est le salaire moyen d’un assistant administratif ?

Un assistant administratif en début de carrière touche généralement un salaire annuel d’environ 18000 brut. Son salaire se situe dans la fourchette de 1500 € et 2400 € brut par mois, à savoir un salaire mensuel médian de 2000 € brut. Des évolutions de carrière restent possibles pour un assistant administratif afin d’augmenter son salaire. De ce fait, un assistant administratif senior peut voir son salaire annuel grimper jusqu’à 28 000 € brut.

Quelle est la différence entre une secrétaire auto entrepreneur et une assistante administrative ?

Lorsqu’il s’agit de comprendre la différence entre une secrétaire indépendante et une assistante administrative, il est important de prendre en compte les responsabilités et les tâches spécifiques qui leur sont confiées au sein d’une entreprise. Bien que ces deux rôles soient liés à l’assistance administrative, ils présentent des distinctions claires. 

Le secrétaire :

Un secrétaire est généralement le premier point de contact entre l’entreprise et les clients ou les visiteurs. Son rôle principal consiste à fournir un soutien administratif essentiel pour garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. 

Les tâches typiques d’une secrétaire :assistante administrative aux entreprises

  • Gestion des appels téléphoniques : un secrétaire est souvent responsable de répondre aux appels téléphoniques entrants, de les filtrer et de les rediriger vers les personnes concernées. Il doit également prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires appropriés ;
  • Accueil des visiteurs : en tant que personne chargée de l’accueil, un secrétaire accueille les visiteurs et les dirige vers les personnes qu’ils souhaitent rencontrer ;
  • Gestion de l’agenda : un secrétaire peut être chargé de gérer l’agenda de l’équipe ou de l’entreprise. Cela comprend la prise de rendez-vous, la planification des réunions et des événements, et la coordination des disponibilités des différents membres ;
  • Gestion de la correspondance : un secrétaire est souvent responsable de la gestion de la correspondance, qu’il s’agisse de trier et distribuer le courrier postal ou d’organiser les e-mails ;
  • Gestion des fournitures de bureau : il incombe au secrétaire de s’assurer que les fournitures de bureau essentielles sont disponibles en quantité suffisante ;
  • Saisie des rapports : la saisie et la mise en forme de rapports, de comptes rendus ou d’autres documents administratifs font également partie des tâches courantes d’un secrétaire. Une excellente maîtrise de la saisie rapide et de l’utilisation de logiciels de traitement de texte est souvent nécessaire.

L’assistant administratif :

Le rôle d’un assistant administratif est généralement plus polyvalent et il est plus impliqué dans la gestion des activités administratives globales de l’organisation. 

Parmi les missions d’un assistant administratif on retrouve :

  • Coordination des projets : cela inclus la répartition des tâches, le suivi des délais, la communication avec les parties prenantes et la collecte des informations nécessaires à la réalisation des projets ;
  • Gestion des bases de données : cela comprend des informations sur les clients, les fournisseurs, les contacts professionnels, etc. ;
  • Préparation des documents et des rapports : notamment la rédaction, la mise en forme, la correction d’épreuves et la création de présentations professionnelles ;
  • Organisation des déplacements et des réunions : cela implique la réservation de billets d’avion, d’hôtels, la coordination des horaires et la gestion des itinéraires ;
  • Soutien dans la gestion des ressources humaines : dans certains cas, un assistant administratif peut être impliqué dans la gestion des ressources humaines. Cela peut comprendre des tâches telles que la coordination des entretiens d’embauche, la gestion des contrats, la préparation de documents liés aux employés, etc. ;
  • Gestion des comptes clients et fournisseurs : cela comprend la facturation, le suivi des paiements, la résolution des problèmes liés aux comptes et la coordination avec les départements financiers ;
  • Tâches liées à l’administration générale de l’entreprise : on compte la tenue de registres, la gestion des archives, la coordination des services généraux, etc.

L’assistance administrative qu’apporte Officéo à votre entreprise s’adapte à vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Nous vous proposons une assistance avantageuse, avec une tarification transparente, calculée sur l’heure de travail effectif.

Pourquoi Officéo est-il le N°1 français de l’Office Management à la demande ?

Vos besoins en gestion administrative ne sont pas suffisants pour embaucher quelqu’un ? Vous souhaitez une intervention ponctuelle uniquement ? Votre temps est trop précieux pour le passer sur ces tâches-là ! Pour cette raison et bien d’autres, nous proposons une assistance administrative aux entreprises pour vous permettre de dégager du temps pour votre cœur de métier.

Des assistants compétents

Profils experts

Dès notre premier contact, nous déployons toutes nos solutions pour trouver l’assistant qui vous correspond. Faire le choix d’une assistante Officéo, c’est se doter d’une aide spécialisée dans l’assistance administrative aux entreprises.

Service à la carte sans engagementMode ultra-flexible

Officéo vous propose une solution à la carte, experte et rapide pour répondre à vos besoins : nos assistants professionnels délivrent des services administratifs sur mesure.

L'aide d'une équipe spécifique à votre besoin

Choisis pour vous

C’est en effet parce que nous voulons vous faire gagner en souplesse opérationnelle et vous permettre de mieux optimiser vos ressources et vos budgets que nous sommes là pour vous répondre.


Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

pierre granges

« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. « 

–> Lire la suite <–


Nos services d’aide administrative aux entreprises et particuliers: une prestation sur-mesure

Nous proposons une gestion administrative aux entreprises et particuliers, ainsi nous libérons de vos contraintes de gestion :

secrétariat
Secrétariat

Un assistant Officéo vous garantie une aide administrative en vous assistant pour tous vos travaux de secrétariat tels que la gestion de courriers, le classement et archivage (numérisation documents, conservation document), la saisie de données etc. A cela, l’ensemble de nos services sont également disponibles en version bilingue.


ADV / Relation clients

L’envoi des devis prend du retard ? Les factures s’accumulent ? Les relances de paiement ne sont pas faites ? Votre assistant administratif s’occupe de tout. Tel que la gestion des devis, des commandes ou encore le suivi de factures, mise à jour des tableaux de bord.

fiscalite entreprise
Gestion des achats

Fonction support à toute votre entreprise, l’Office Manager Officéo est en charge du passage et suivi de commandes fournisseurs, de la recherche de produits et services, du suivi et règlement des factures fournisseurs et de la gestion des prestataires (entretien des locaux, assurances, sécurité). Confiez toutes ces tâches à votre assistant administratif Officéo !


Gestion comptable & financière

Véritable interface entre vous et votre expert-comptable, l’assistant Officéo vous apporte une aide administrative en préparant la comptabilité, tient à jour des tableaux de bords, fait du rapprochement bancaire, trie les notes de frais.


Gestion de projets

Votre assistant administratif Officéo prend en charge l’organisation de vos événements internes et externes et la gestion du planning de vos salariés.

gestion rh
Gestion RH

Votre assistante RH vous apporte une prestation administrative comme par exemple, gérer les contrats de travail de vos employés, superviser ou gérer la paie, ou encore suivre l’administration des candidatures.

En savoir plus

L’emploi d’une aide administrative à plein temps ne vous arrange pas ? Vous êtes intéressé.e par l’externalisation ? Vous souhaitez faire appel à Officéo pour sa solution d’assistance administrative aux entreprises ? Mais d’abord vous voulez connaître le tarif pour une secrétaire indépendante ? C’est par ici :

TARIF SECRÉTAIRE INDÉPENDANTE 


Ces entreprises nous font confiance

logo-inextenso
logo clubebios
logo-unilever
akane-logo-m
logo-allianz
Logo_Paris_Descartes
logo-signify
fragomen-logo-black
logo-lesaffre
logo-ppi
logo-aesio
logo-telys-bleu-nobase

Les avantages de la solution Officéo

Flexibilité totale

 

flexibilité

  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
  • Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
  • Une totale efficacité économique ;
  • Sans embauche.

Sourcing premium

Expertise

  • Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
  • Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
  • Intervenants qualifiés aux références établies.

Fiabilité

Fiabilité

  • Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
  • Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
  • Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

Rapidité

  • Service opérable sous 48H si besoin ;
  • Une solution disponible partout en France.

N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63


Officéo, comment ça marche ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Ca m’intéresse


Questions fréquentes

  • 🔎 Qu’est-ce que l’assistance administrative aux entreprises ?

    Une assistante administrative polyvalente propose une aide administrative aux entreprises. Il/elle se charge de l’organisation interne et la gestion des tâches administratives courantes. Citons parmi les missions courantes: le suivi administratif de dossiers, la gestion des emplois du temps, le traitement du courrier, l’accueil, la logistique…

  • 💡 Comment optimiser sa gestion administrative et comptable ?

    La gestion administrative et comptable occupe une place importante en entreprise. De plus en plus de dirigeants optent pour l’externalisation pour gagner du temps et de l’argent. Pour les PME surchargées de travail, externaliser reste une meilleure alternative si le chef d’entreprise souhaite se concentrer au mieux sur le cœur de son activité.

  • 💰 Quel est le taux horaire d’une assistante administrative ?

    Le tarif d’une assistance administrative externalisée varie d’une mission à l’autre. Selon la spécialité du prestataire, la récurrence et le volume de la mission, les prix changent. En général, une assistance administrative aux entreprises est facturée entre 25 et 55€ par heure pour une intervention sur site dans une mission administrative courante.

  • ❓ Pourquoi choisir Officéo pour son externalisation administrative ?

    Avec Officéo, l’assistance administrative est proposée comme une solution clé en main, modulable selon le besoin et sans engagement sur la durée. Des experts indépendants interviennent pour répondre à votre besoin, et en facturant uniquement sur le temps de travail effectif. Alors ? À la recherche d’aide administrative ? Reposez vous sur Officéo !


4.9/5 - (253 votes)
Gagnez en productivité.
On se charge de votre administratif.
NOUS CONTACTER