L’externalisation administrative expliquée en vidéo

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Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative, aussi appelée sous-traitance administrative ou outsourcing, est une stratégie de gestion dans laquelle une structure confie certaines de ses fonctions support à des prestataires externes. Cette pratique vise à optimiser l’efficacité opérationnelle d’une entreprise en tirant parti des compétences spécialisées et des ressources disponibles chez ces prestataires. 

Les services proposés par l’externalisation administrative sont nombreux et concernent toutes les missions d’assistance administrative telles que la comptabilité, l’adv, la gestion des ressources humaines ou encore le secrétariat pour ne citer que ceux là.

Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?

L’externalisation administrative permet aux organisations de gagner en productivité et de se recentrer sur leur cœur de métier.

Faire appel à un assistant ou prestataire externe offre l’accès à une expertise spécialisée, tout en optimisant les coûts par une réduction des charges liées au recrutement d’un personnel à temps plein. Cette solution est également plus flexible et en capacité de s’adapter aux fluctuations d’activité, permettant ainsi à l’entreprise de gérer ses ressources selon ses besoins ponctuels. 

‍À qui confier son externalisation administrative ?

Pour confier l’externalisation administrative de votre entreprise, il est important de choisir un prestataire fiable, spécialisé dans les services administratifs. Voici quelques types d’acteurs vers lesquels vous pouvez vous tourner :

Experts-comptables

• De nombreux cabinets d’expertise comptable proposent des services d’externalisation administrative pour la gestion comptable et fiscale ;
• Cependant s’il est judicieux d’externaliser les missions de conseils à ce type d’acteurs, il est peu héroïque de leur confier les tâches administratives sous-jacentes ;

Sociétés d’externalisation

• Ces entreprises proposent des services complets d’externalisation administrative, couvrant des tâches variées : gestion des ressources humaines, comptabilité, gestion documentaire, etc ;
• Elles offrent souvent un support technologique pour automatiser certaines tâches.

Freelances en direct

• Vous pouvez faire appel à des professionnels indépendants qui maîtrisent les tâches administratives ;
• Ce type de prestataire est souvent flexible et peut offrir une solution sur mesure, adaptée à vos besoins ;
• Il faut noter qu’un freelance peut avoir plusieurs clients, ce qui limite sa capacité à répondre rapidement ou à gérer des périodes de forte demande. En cas d’indisponibilité prévue ou imprévue, d’arrêt de mission inopinée, votre continuité de service n’est plus assurée.

Quels sont les critères de sélection d’un prestataire d’externalisation administrative ?

Pour réussir votre externalisation administrative il vous faut choisir le meilleur prestataire de services. En général, les clients cherchent trois critères principaux:

• La flexibilité
• L’expertise
• La fiabilité

En fonction de vos besoins et de votre typologie de structure, celui-ci peut prendre plusieurs formes. Voici quelques étapes à suivre pour trouver le prestataire qui vous conviendra :

• Commencez par définir votre besoin : quelles activités voulez-vous externaliser, quel volume horaire, quelle récurrence… ;
• Comparez les différents prestataires sur le marché et ce qu’ils peuvent vous apporter ;
• Récoltez des avis et témoignages sur les prestataires qui vous paraissent être les meilleurs ;
• Appelez les prestataires et testez leurs réactivité : c’est un élément qui est souvent un bon signe avant-coureur ;
• Faites faire plusieurs devis. En fonction de la qualification du prestataire, les tarifs ne sont pas les mêmes ;

4 avantages de l’externalisation administrative

Les avantages de l’externalisation administrative sont nombreux et vous permettent une gestion efficace, rapide et conforme aux normes en vigueur. Voyons ensemble quelques uns d’entre eux : 

1. Se concentrer sur son cœur de métier

Faire le choix de déléguer toute la partie administrative à un prestataire de services externalisé et spécialiste, vous permettra de vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en ayant l’esprit tranquille quant aux tâches déléguées.

2. Opérer sans embauche et sans gestion RH

Compliqué de trouver une solution qui répond à vos besoins, surtout quand le budget alloué à vos RH est plafonné ou que vous êtes sujet à des contraintes sur votre masse salariale.

En faisant appel à un secrétaire ou assistant externalisé, vous n’engagez aucuns frais et n’entrez dans aucun processus de recrutement chronophage. Aucune contingence sociale et aucun impact sur la masse salariale, vous gagnez une totale efficacité économique.

3. Gagner en qualité et en productivité

Collaborer avec des profils qualifiés, conscients des bonnes pratiques administratives de votre secteur d’activité, vous aidera à optimiser vos process et vous permettra ainsi de gagner en productivité et en efficacité.

4. Faire des économies sur le long terme

Le coût de l’externalisation se transforme en investissement quand on se concentre sur tous les profits que l’entreprise peut en tirer. En ayant recours à l’externalisation administrative, vous faites des économies sur les moyens financiers de l’entreprise. Elle ne comporte aucun coût masqué et permet par dessus tout de dégager du temps qualifié pour le dirigeant.

Quels sont les inconvénients de la stratégie d’externalisation ?

Les structures trouvent plusieurs avantages à l’externalisation, mais certaines sont encore dubitatives et voient dans l’externalisation quelques freins comme : 

• Visibilité limitée : déléguer tout, ou une partie d’une fonction peut parfois être synonyme de perte de contrôle ;
• Perte en autonomie : faire appel à un prestataire externe implique une certaine dépendance, possiblement néfaste si cette dépendance devient trop forte ;
• Sous-estimation des coûts : la compétence et l’expertise d’un prestataire externe a un coût. Prenez garde à baliser la prestation de service administratif au moment de la contractualisation pour éviter tout débordement budgétaire.

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Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

O. : Quelles sont les raisons qui vous ont amené à collaborer avec Officéo ?

L.M. : Notre masse salariale ayant été gelée, passer par une entreprise de services s’est avéré être le chemin le plus adapté, notamment grâce à l’agilité possible. De plus, en cas d’embauche il y aurait pu y avoir des périodes de maladies ou de congés, ce dont nous n’avons pas eu à souffrir grâce à Officéo dont la continuité de services est ancrée dans ses gênes. 

–>Témoignage complet <–

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L’externalisation de la fonction administrative selon le prestataire de services Officéo

Officéo rassemble tous les avantages de l’externalisation administrative, le tout, en vous offrant l’aspect rassurant d’une entreprise structurée et établie sur le marché.

Nos assistants et secrétaires administratifs exercent à distance ou dans vos locaux. Ils bénéficient d’une expérience et d’une expertise qui vous feront gagner un temps précieux. En optant pour notre offre de sous-traitance administrative, vous pourrez vous consacrer pleinement au cœur de votre activité professionnelle. Votre assistante Officéo vous épaule dans toutes vos démarches et s’occupe pour vous des missions suivantes :

• Assistance comptable & financière ;
• Assistance RH ;
• Assistance Achats ;
• Assistance de Projets ;
• Secrétariat Courant ;
• Office Management ;
• Etc.

L’ensemble de nos services étant également disponibles en version bilingue !

Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs, vous aide à faire face en cas de surcharge ponctuelle de travail, en cas d’absence de votre secrétaire mais aussi en cas de besoin pérenne.

Choisissez le nombre d’heures dont vous avez besoin. Vous êtes facturé aux nombres d’heures réellement effectuées. De cette manière, vous bénéficiez d’une assistance administrative à la carte, sans engagement et adaptée à vos besoins.

Ça m’intéresse

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Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Questions fréquentes