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Mis à jour le : 11 octobre 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Externalisation administrative ➤ Trouver le bon prestataire

L’externalisation administrative est une option stratégique pour les structures cherchant à optimiser leur efficacité opérationnelle. Cependant , il peut être difficile de trouver le bon prestataire, au bon endroit, au bon moment. Dans cet article, découvrez le b.a.-ba de l’externalisation administrative mais aussi notre solution d’externalisation pour être à coup sûr accompagné de la bonne façon.

L’externalisation administrative expliquée en vidéo

Vous dirigez une structure et la charge de travail s’accumule, un coup de main s’impose mais recruter ne vous enchante pas non plus. L’externalisation sera donc votre meilleur alliée ! Gage de qualité et d’expertise, vous pourrez enfin vous concentrer sur votre cœur de métier en confiant certaines missions administratives, partiellement ou totalement, à un prestataire externe.

Vous ne savez pas à qui faire appel ? Officéo apparaît donc comme LA solution à tous vos maux : nous vous offrons un service clé en main ultra flexible reposant sur les compétences d’une assistante experte disponible sous 48h, et nous garantissons un service continu tout au long du processus, pour une satisfaction assurée !


Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative, aussi appelée sous-traitance administrative ou outsourcing, est une stratégie de gestion dans laquelle une structure confie certaines de ses fonctions support à des prestataires externes. Cette pratique vise à optimiser l’efficacité opérationnelle d’une entreprise en tirant parti des compétences spécialisées et des ressources disponibles chez ces prestataires. 

Les services proposés par l’externalisation administrative sont nombreux et concernent toutes les missions d’assistance administrative telles que la comptabilité, l’adv, la gestion des ressources humaines ou encore le secrétariat pour ne citer que ceux là.

Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?

L’externalisation administrative permet aux organisations de gagner en productivité et de se recentrer sur leur cœur de métier.

Faire appel à un assistant ou prestataire externe offre l’accès à une expertise spécialisée, tout en optimisant les coûts par une réduction des charges liées au recrutement d’un personnel à temps plein. Cette solution est également plus flexible et en capacité de s’adapter aux fluctuations d’activité, permettant ainsi à l’entreprise de gérer ses ressources selon ses besoins ponctuels. 

‍À qui confier son externalisation administrative ?

Pour confier l’externalisation administrative de votre entreprise, il est important de choisir un prestataire fiable, spécialisé dans les services administratifs. Voici quelques types d’acteurs vers lesquels vous pouvez vous tourner :

Experts-comptables

  • De nombreux cabinets d’expertise comptable proposent des services d’externalisation administrative pour la gestion comptable et fiscale ;
  • Cependant s’il est judicieux d’externaliser les missions de conseils à ce type d’acteurs, il est peu héroïque de leur confier les tâches administratives sous-jacentes ;

Sociétés d’externalisation

  • Ces entreprises proposent des services complets d’externalisation administrative, couvrant des tâches variées : gestion des ressources humaines, comptabilité, gestion documentaire, etc ;
  • Elles offrent souvent un support technologique pour automatiser certaines tâches.

    Freelances en direct

    • Vous pouvez faire appel à des professionnels indépendants qui maîtrisent les tâches administratives ;
    • Ce type de prestataire est souvent flexible et peut offrir une solution sur mesure, adaptée à vos besoins ;
    • Il faut noter qu’un freelance peut avoir plusieurs clients, ce qui limite sa capacité à répondre rapidement ou à gérer des périodes de forte demande. En cas d’indisponibilité prévue ou imprévue, d’arrêt de mission inopinée, votre continuité de service n’est plus assurée.

    Quels sont les critères de sélection d’un prestataire d’externalisation administrative ?

    Pour réussir votre externalisation administrative il vous faut choisir le meilleur prestataire de services. En général, les clients cherchent trois critères principaux:

    • La flexibilité
    • L’expertise
    • La fiabilité

    En fonction de vos besoins et de votre typologie de structure, celui-ci peut prendre plusieurs formes. Voici quelques étapes à suivre pour trouver le prestataire qui vous conviendra :

    • Commencez par définir votre besoin : quelles activités voulez-vous externaliser, quel volume horaire, quelle récurrence… ;
    • Comparez les différents prestataires sur le marché et ce qu’ils peuvent vous apporter ;
    • Récoltez des avis et témoignages sur les prestataires qui vous paraissent être les meilleurs ;
    • Appelez les prestataires et testez leurs réactivité : c’est un élément qui est souvent un bon signe avant-coureur ;
    • Faites faire plusieurs devis. En fonction de la qualification du prestataire, les tarifs ne sont pas les mêmes ;

    4 avantages de l’externalisation administrative

    Les avantages de l’externalisation administrative sont nombreux et vous permettent une gestion efficace, rapide et conforme aux normes en vigueur. Voyons ensemble quelques uns d’entre eux : 

    1. Se concentrer sur son cœur de métier

    Faire le choix de déléguer toute la partie administrative à un prestataire de services externalisé et spécialiste, vous permettra de vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en ayant l’esprit tranquille quant aux tâches déléguées.

    2. Opérer sans embauche et sans gestion RH

    Compliqué de trouver une solution qui répond à vos besoins, surtout quand le budget alloué à vos RH est plafonné ou que vous êtes sujet à des contraintes sur votre masse salariale.

    En faisant appel à un secrétaire ou assistant externalisé, vous n’engagez aucuns frais et n’entrez dans aucun processus de recrutement chronophage. Aucune contingence sociale et aucun impact sur la masse salariale, vous gagnez une totale efficacité économique.

    3. Gagner en qualité et en productivité

    Collaborer avec des profils qualifiés, conscients des bonnes pratiques administratives de votre secteur d’activité, vous aidera à optimiser vos process et vous permettra ainsi de gagner en productivité et en efficacité.

    4. Faire des économies sur le long terme

    Le coût de l’externalisation se transforme en investissement quand on se concentre sur tous les profits que l’entreprise peut en tirer. En ayant recours à l’externalisation administrative, vous faites des économies sur les moyens financiers de l’entreprise. Elle ne comporte aucun coût masqué et permet par dessus tout de dégager du temps qualifié pour le dirigeant.

    Quels sont les inconvénients de la stratégie d’externalisation ?

    Les structures trouvent plusieurs avantages à l’externalisation, mais certaines sont encore dubitatives et voient dans l’externalisation quelques freins comme : 

    • Visibilité limitée : déléguer tout, ou une partie d’une fonction peut parfois être synonyme de perte de contrôle ;
    • Perte en autonomie : faire appel à un prestataire externe implique une certaine dépendance, possiblement néfaste si cette dépendance devient trop forte ;
    • Sous-estimation des coûts : la compétence et l’expertise d’un prestataire externe a un coût. Prenez garde à baliser la prestation de service administratif au moment de la contractualisation pour éviter tout débordement budgétaire.

    Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

    Laëtitia Maussant

    O. : Quelles sont les raisons qui vous ont amené à collaborer avec Officéo ?

    L.M. : Notre masse salariale ayant été gelée, passer par une entreprise de services s’est avéré être le chemin le plus adapté, notamment grâce à l’agilité possible. De plus, en cas d’embauche il y aurait pu y avoir des périodes de maladies ou de congés, ce dont nous n’avons pas eu à souffrir grâce à Officéo dont la continuité de services est ancrée dans ses gênes. 

    –>Témoignage complet <–


    L’externalisation de la fonction administrative selon le prestataire de services Officéo

    Officéo rassemble tous les avantages de l’externalisation administrative, le tout, en vous offrant l’aspect rassurant d’une entreprise structurée et établie sur le marché.

    Nos assistants et secrétaires administratifs exercent à distance ou dans vos locaux. Ils bénéficient d’une expérience et d’une expertise qui vous feront gagner un temps précieux. En optant pour notre offre de sous-traitance administrative, vous pourrez vous consacrer pleinement au cœur de votre activité professionnelle. Votre assistante Officéo vous épaule dans toutes vos démarches etexternalisation administrative s’occupe pour vous des missions suivantes :

    • Assistance comptable & financière ;
    • Assistance RH ;
    • Assistance Achats ;
    • Assistance de Projets ;
    • Secrétariat Courant ;
    • Office Management ;
    • Etc.

    L’ensemble de nos services étant également disponibles en version bilingue !

    Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs, vous aide à faire face en cas de surcharge ponctuelle de travail, en cas d’absence de votre secrétaire mais aussi en cas de besoin pérenne.

    Choisissez le nombre d’heures dont vous avez besoin. Vous êtes facturé aux nombres d’heures réellement effectuées. De cette manière, vous bénéficiez d’une assistance administrative à la carte, sans engagement et adaptée à vos besoins.

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    Et comment ça marche concrètement ?


    Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


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    Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

    Questions fréquentes

    • 🤔 Quel est le but de l’externalisation ? 

      L’externalisation des services, également connue sous le nom d’outsourcing, désigne le processus par lequel une entreprise confie certaines de ses fonctions ou activités à des prestataires extérieurs spécialisés, plutôt que de les réaliser en interne.

    • 🤷‍♀️Quel est le rôle d’un assistant administratif indépendant ?

      Son rôle est d’offrir un soutien administratif et organisationnel aux entreprises clientes. Il peut gérer diverses tâches administratives telles que l’assistanat de direction, l’assistanat de projets ou encore l’Office Management… L’assistant administratif offre de la souplesse et une expertise spécialisée, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales sans les contraintes liées à l’embauche d’un employé à temps plein.

    • 🙎‍♀️Quelle est la différence entre l’externalisation et la sous-traitance ?

      Contrairement à l’externalisation qui implique le transfert complet d’une fonction d’entreprise sur une période prolongée, la sous-traitance se concentre généralement sur des besoins ponctuels ou des projets à court terme.

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