Externalisation administrative ➤ Guide complet [+Vidéo]

L’externalisation administrative expliquée en vidéo

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative, aussi appelée sous-traitance administrative ou outsourcing, est une stratégie de gestion où une structure confie certaines de ses fonctions support à des prestataires externes. Cette pratique vise à optimiser l’efficacité opérationnelle en tirant parti des compétences spécialisées et des ressources disponibles chez ces prestataires. 

Les services proposés par l’externalisation administrative sont nombreux et concernent toutes les missions d’assistance administrative telles que la comptabilité, l’adv, la gestion des ressources humaines ou encore le secrétariat de direction pour ne citer que ceux là.

Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?

L’externalisation administrative permet aux organisations de gagner en productivité et de se recentrer sur leur cœur de métier.

Faire appel à un assistant ou prestataire externe offre l’accès à une expertise spécialisée, tout en optimisant les coûts par une réduction des charges liées au recrutement d’un personnel à temps plein. Cette solution est également plus flexible et en capacité de s’adapter aux fluctuations d’activité, permettant ainsi à l’entreprise de gérer ses ressources selon ses besoins ponctuels. 

‍À qui confier son externalisation administrative ?

Pour confier l’externalisation administrative de votre entreprise, il est important de choisir un prestataire fiable, spécialisé dans les services administratifs. Voici quelques types d’acteurs vers lesquels vous pouvez vous tourner :

Experts-comptables

• De nombreux cabinets d’expertise comptable proposent des services d’externalisation administrative pour la gestion comptable et fiscale ;
• Cependant s’il est judicieux d’externaliser les missions de conseils à ce type d’acteurs, il est peu héroïque de leur confier les tâches administratives sous-jacentes ;

Sociétés d’externalisation

• Ces entreprises proposent des services complets d’externalisation administrative, couvrant des tâches variées : gestion des ressources humaines, comptabilité, gestion documentaire, etc ;
• Elles offrent souvent un support technologique pour automatiser certaines tâches.

Startups et plateformes en ligne

• Des solutions modernes existent sous forme de plateformes en ligne qui offrent des services administratifs externalisés. Celles-ci sont souvent innovantes, combinant outils numériques et expertise humaine ;
• Cependant, travailler à distance avec des prestataires via des plateformes peut parfois entraîner des retards de communication ou une coordination moins fluide, surtout si les prestataires sont situés dans des fuseaux horaires différents.

Freelances spécialisés

• Vous pouvez faire appel à des professionnels indépendants qui maîtrisent les tâches administratives ;
• Ce type de prestataire est souvent flexible et peut offrir une solution sur mesure, adaptée à vos besoins ;
• Il faut noter qu’un freelance peut avoir plusieurs clients, ce qui limite sa capacité à répondre rapidement ou à gérer des périodes de forte demande. En cas d’indisponibilité prévue ou imprévue, d’arrêt de mission inopinée, votre continuité de service n’est plus assurée

Quels sont les critères de sélection d’un prestataire d’externalisation administrative ?

Pour sélectionner un prestataire d’externalisation administrative, considérez plusieurs critères clés pour une collaboration efficace et durable en commençant par comparer plusieurs devis. Mais plus encore que le coût, une société prestataire fiable et expérimentée sera gage d’une externalisation réussie. L’écoute et la réactivité du service est également un bon signe avant-coureur à prendre en compte. Vient ensuite l’agilité, l’expertise et la fiabilité du service proposé. L’externalisation et l’ultra flexibilité allant souvent de pair, il est important de faire appel à une société qui saura s’adapter à tous vos besoins et à votre agenda. 

Officéo est une solution s’appuyant sur une communauté de plus de 6 000 Office Managers sur le territoire, issus de divers secteurs professionnels, immédiatement opérationnels et disponibles sur site en 48h. Nous garantissons une flexibilité totale sans impact sur la masse salariale, sans engagement de durée et une totale efficacité économique. Nous mettons à votre disposition des profils experts ainsi qu’un remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu. 

Quelles sont les différentes formes d’externalisation administrative ?

Le marché de la gestion administrative externalisée connaît une grande expansion ces dernières années. Ainsi, les solutions d’externalisation administrative se déclinent en trois types :

• L’externalisation onshore : recourir à des sous-traitants situés à une certaine distance géographique, mais toujours dans le même pays que l’entreprise cliente ;
• L’externalisation off-shore : faire appel aux services de prestataires situés dans des pays lointains, souvent pour bénéficier de coûts réduits ;
• L’externalisation nearshore : passer par des sociétés installées dans des pays voisins ou frontaliers.

Les tarifs pour une externalisation de prestation administrative

Les tarifs pour une prestation de services administratifs varient entre 20 € et 50 € euros HT de l’heure. Plusieurs facteurs peuvent influencer ces tarifs, tels que l’expertise et l’expérience des assistants externes, la localisation de la mission ainsi que sa complexité.

Selon les circonstances et le mode de facturation adopté, d’autres frais divers peuvent être ajoutés dans le cadre de l’externalisation de tâches administratives.

4 avantages de l’externalisation administrative

Les avantages de l’externalisation administrative sont nombreux et vous permettent une gestion efficace, rapide et conforme aux normes en vigueur. Voyons ensemble quelques uns d’entre eux : 

1. Se concentrer sur son cœur de métier

Faire le choix de déléguer toute la partie administrative à un prestataire de services externalisé et spécialiste, vous permettra de vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en ayant l’esprit tranquille quant aux tâches déléguées.

2. Opérer sans embauche et sans gestion RH

Compliqué de trouver une solution qui répond à vos besoins, surtout quand le budget alloué à vos RH est plafonné ou que vous êtes sujet à des contraintes sur votre masse salariale.

En faisant appel à un secrétaire ou assistant externalisé, vous n’engagez aucuns frais et n’entrez dans aucun processus de recrutement chronophage. Aucune contingence sociale et aucun impact sur la masse salariale, vous gagnez une totale efficacité économique.

3. Gagner en qualité et en productivité

Collaborer avec des profils qualifiés, conscients des bonnes pratiques administratives de votre secteur d’activité, vous aidera à optimiser vos process et vous permettra ainsi de gagner en productivité et en efficacité.

4. Faire des économies sur le long terme

Le coût de l’externalisation se transforme en investissement quand on se concentre sur tous les profits que l’entreprise peut en tirer. En ayant recours à l’externalisation administrative, vous faites des économies sur les moyens financiers de l’entreprise. Elle ne comporte aucun coût masqué et permet par dessus tout de dégager du temps qualifié pour le dirigeant.

Quels sont les inconvénients de la stratégie d’externalisation ?

Les structures trouvent plusieurs avantages à l’externalisation, mais certaines sont encore dubitatives et voient dans l’externalisation quelques freins comme : 

• Visibilité limitée : déléguer tout, ou une partie d’une fonction peut parfois être synonyme de perte de contrôle ;
• Perte en autonomie : faire appel à un prestataire externe implique une certaine dépendance, possiblement néfaste si cette dépendance devient trop forte ;
• Sous-estimation des coûts : la compétence et l’expertise d’un prestataire externe a un coût. Prenez garde à baliser la prestation de service administratif au moment de la contractualisation pour éviter tout débordement budgétaire.

Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

O. : Quelles sont les raisons qui vous ont amené à collaborer avec Officéo ?

L.M. : Notre masse salariale ayant été gelée, passer par une entreprise de services s’est avéré être le chemin le plus adapté, notamment grâce à l’agilité possible. De plus, en cas d’embauche il y aurait pu y avoir des périodes de maladies ou de congés, ce dont nous n’avons pas eu à souffrir grâce à Officéo dont la continuité de services est ancrée dans ses gênes. 

–>Témoignage complet <–

L’externalisation de la fonction administrative selon le prestataire de services Officéo

Officéo rassemble tous les avantages de l’externalisation administrative, le tout, en vous offrant l’aspect rassurant d’une entreprise structurée et établie sur le marché.

Nos assistants et secrétaires administratifs exercent à distance ou dans vos locaux. Ils bénéficient d’une expérience et d’une expertise qui vous feront gagner un temps précieux. En optant pour notre offre de sous-traitance administrative, vous pourrez vous consacrer pleinement au cœur de votre activité professionnelle. Votre assistante Officéo vous épaule dans toutes vos démarches et s’occupe pour vous des missions suivantes :

• Assistance comptable & financière ;
• Assistance RH ;
• Assistance Achats ;
• Assistance de Projets ;
• Secrétariat Courant ;
• Office Management ;
• Etc.

L’ensemble de nos services étant également disponibles en version bilingue !

Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs, vous aide à faire face en cas de surcharge ponctuelle de travail, en cas d’absence de votre secrétaire mais aussi en cas de besoin pérenne.

Choisissez le nombre d’heures dont vous avez besoin. Vous êtes facturé aux nombres d’heures réellement effectuées. De cette manière, vous bénéficiez d’une assistance administrative à la carte, sans engagement et adaptée à vos besoins.

Ça m’intéresse

Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Questions fréquentes