Saint-Gobain libère 30% de temps qualifié sur ses fonctions support grâce à Officéo.

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« Toute la partie administrative est très consommatrice de temps, notamment dans une structure comme la nôtre. Grâce à Officéo, j’ai pu gagner 30% de temps qualifié interne. L’avantage de la solution Officéo est de recentrer un service, de le réorganiser pour une gestion administrative structurée selon nos besoins. »

Laëtitia Maussant
Responsable comptabilité générale et d'établissement

Contexte

Entité concernée

Le groupe Saint-Gobain conçoit, produit et distribue des solutions et des matériaux pensés pour le bien-être de chacun et l’avenir de tous. L’entreprise emploie 171 000 personnes, pour un chiffre d’affaires de 42,6 milliards d’euros en 2019. Trois salariés sur 4 travaillent hors de France.

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Le groupe Saint-Gobain avait le souhait d’organiser des fonctions administratives soutenant les activités de frais généraux et de gestion du courrier pour se focaliser à 100% sur son cœur de métier. L’organisation s’inscrit dans la reprise de nouvelles sociétés avec une croissance d’activité nécessitant le déploiement de toutes les ressources internes disponibles, sans que les tâches administratives de grande ampleur ne freinent la productivité.

Missions rendues

Face aux imprévus liés à la crise sanitaire, Officéo a su proposer une continuité de service. La modulation des prestations a été garantie pour maintenir la pérennité de chaque mission.

Garant du résultat auprès de Saint-Gobain, Officéo a permis un management fluide sur les prestations suivantes :

Assistanat de direction
Travaux bureautiques
Services généraux
Administration des ventes
Secrétariat courant
Organisation et suivi de projets

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et objectifs, Officéo a proposé à Saint-Gobain une solution clé en main d’externalisation administrative. La continuité de service et les modulations possibles sur les missions ponctuelles liées au contexte sanitaire ont répondu à un besoin opérationnel dans une période où les entreprises n’embauchent plus, et où les remplacements sont gelés. La solution Officéo est apparue au client comme une alternative plus agile et souple que la contractualisation (CDD et intérim).

Articulation de la solution Officéo :

Un Account Manager accompagné d’un Customer Success Manager, chargés du suivi de conformité, qualité et satisfaction client selon les exigences opérationnelles.
Squad de trois assistants administratifs aux profils et expertises variés, déployés selon un besoin discontinu depuis février 2020.

Les interventions se sont étendues jusqu’à 10 heures par semaine pour les besoins suivants :

Missions régulières : gestion de courriers, gestion de factures, gestion de frais généraux, commandes de fournitures, suivi des stocks, archivage, contrats fournisseurs.
Missions ponctuelles : assistance administrative (gestion de déménagement), suivi du RSE (recherche de cadeaux aux employés pour la période de Noël) et assistance spécialisée pendant les périodes de confinement.

Pourquoi Officéo ?

Agile

Un service s’appuyant sur 6 000 Office Managers indépendants, disponibles partout en France et pays limitrophes, mobilisables en moins de 48h.

Expert

Des professionnels expérimentés (6 à 10 ans d’expérience de service aux entreprises) qui connaissent votre métier et vous apportent les best practices.

Fiable

Une solution clé en main d’externalisation des fonctions support des entreprises, fournissant, entre autres, garanties juridiques et continuité de service.

Résultats

Gains organisationnels et meilleure rentabilité financière

Gain de 30 % en temps qualifié interne.
Capitalisation sur l’humain permettant une réalisation des tâches fluide et une adaptation aux pics et creux d’activité.
Satisfaction totale grâce à une solution ultra-flexible.