RECHERCHE SECRÉTAIRE ? ▷ Trouvez l’expertise sous 48H

Découvrez Officéo, leader français de l’externalisation des missions d’Office Management

Vous avez des besoins pour de l’assistance en secrétariat ? Vous êtes à la recherche d’une secrétaire en urgence ? Un poste dans votre équipe administrative se libère, et vous n’avez pas le temps d’attendre qu’une campagne de recrutement porte ses fruits ? Ne soyez plus déçus par l’Intérim, n’ayez plus peur d’avancer les frais pour un CDD. Pour toute votre gestion administrative, à temps complet comme à temps partiel, et quel que soit le métier de secrétaire que vous recherchez, Officéo a la réponse.

Faites l’expérience d’une collaboration au bon moment, avec un profil polyvalent, sans avoir à poster une seule offre d’emploi « secrétaire » sur les plateformes courantes. Chaque assistant administratif Officéo dispose d’une formation de secrétaire vérifiée, et qualifiée selon votre besoin.

Je recherche une secrétaire indépendante/freelance

Dans le domaine du secrétariat, il est de plus en plus courant d’avoir besoin d’un soutien ponctuel. Pour des tâches administratives courantes comme spécifique, un.e secrétaire indépendant.e intervient suivant une mission spécifique.

Par exemple, vous avez besoin d’aide pour gérer la facturation de vos fournisseurs, et la saisie des données pendant trois heures par semaines ou par mois ? Plutôt que d’embaucher une secrétaire à temps plein, ou de confier cette tâche à une personne disponible ponctuellement mais moins qualifiée, un.e freelance est une solution avantageuse !

Sur le marché de l’emploi, les télésecrétaires, assistants virtuels et secrétaires indépendantes mettent à disposition leurs compétences acquises en entreprise. Vous avez ainsi la possibilité de trouver les profils qu’il vous faut, avec les compétences nécessaires. Le tarif pour une secrétaire indépendante n’est pas fixe et dépend de plusieurs critères.

Choisir d’externaliser sa gestion administrative à d’ailleurs d’autres avantages. En plus de pouvoir gagner du temps grâce à votre assistante, considérez les charges sociales ! Vous n’avez pas à régler de nombreuses cotisations, ni considérer les frais liés à une embauche classique.

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Témoignage de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, client Officéo

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?

S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et a su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. 

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Je recherche une secrétaire (urgent !): qui a besoin d’une secrétaire ?

Je recherche un.e secrétaire pour particulier

Une secrétaire administrative à domicile peut se charger des démarches administratives courantes pour les personnes ayant par exemple besoin de déléguer un peu leurs déclarations. Pour la relecture et correction de documents administratifs, un travail de secrétariat à domicile ponctuel ou récurrent peut enlever une sacré épine du pied. Face à de nombreuses personnes touchées par la phobie administrative, ou n’ayant pas les compétences pour gérer leurs tâches administratives simples, une secrétaire indépendante peut être la solution.

Pour un particulier ou auto-entrepreneur, les missions et services de secrétariat les plus courants concernent la gestion du courrier, le paiement des factures, les déclarations d’impôts, les démarches téléphoniques, la gestion de budget, etc. Dans l’organisation au quotidien, la secrétaire administrative indépendante optimise la gestion de vos documents papiers et électroniques. Vous pouvez également compter sur une secrétaire externalisée pour ranger, archiver vos documents, gérer vos échéances à venir, et vous conseiller dans la gestion administrative de votre patrimoine.

Je recherche un.e secrétaire pour professionnels

Cabinet médical ou d’avocat

Pour un libéral, l’intervention d’un secrétaire indépendant, assistant polyvalent ou assistant virtuel permet de se consacrer entièrement à son activité. Dans un cabinet, un.e secrétaire indépendant.e peut intervenir auprès d’avocats, de professionnels de la santé, d’architectes, ou encore d’experts comptables. En dehors des cabinets, des artisans ou consultants rencontrent des besoins d’assistance administrative similaires.

De nombreuses personnes exerçant une profession libérale se tournent en effet de plus en plus vers les travailleurs autonomes qui proposent des prestation optimales, et à moindre coût.

Ces dernier.es représentent un avantage aux employés en local qui occasionnent parfois des coûts superficiels par rapport au besoin (charges sociales, congés payés, investissement de matériel et d’espace), et moins de flexibilité (horaires fixes, permanente).

Association

En milieu associatif, vous avez une équipe de bénévoles motivés, mais peu de soutien pour gérer les réunions, suivre les cotisations des adhérents, écrire les compte-rendus des assemblées générales ? Officéo déploie pour vous un.e secrétaire qui a l’habitude de la gestion administrative d’une association. Ses interventions peuvent porter sur la rédaction de documents, l’assistance en commercialisation, ou encore la gestion des adhérents.

Chaque association, quelle que soit sa taille, est concernée par la gestion de tâches administratives. Une telle gestion est décisive pour le bon fonctionnement de la structure. Chaque association est libre d’attribuer la gestion administrative aux membres appropriés : membres du bureau, bénévoles, personnel en interne, ou encore un prestataire extérieur indépendant.

Association, l’externalisation peut vous intéresser si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• Les administrateurs ou les bénévoles de l’association manquent de temps. Ils ne peuvent assurer la gestion administrative de l’association correctement.
• L’association peine à trouver les compétences nécessaires parmi les membres actives et les bénévoles. La maîtrise du secrétariat bureautique ou de logiciels spécifique est un besoin récurrent.
• L’activité de la vie associative est variable, et elle ne justifie pas l’engagement d’un contrat d’embauche sur le long terme.
• Le budget de l’association est insuffisant pour embaucher une secrétaire en interne. L’association fait face à une ou plusieurs surcharges de travail temporaires.

La coordination pour la gestion administrative d’une association n’est pas différente avec une secrétaire indépendante ou avec des bénévoles. Dans le cadre d’une collaboration avec une secrétaire freelance, vous pouvez tout à fait proposer à Officéo un contrat de quelques heures pour commencer et évaluer le travail. Nous garantissons une satisfaction complète pour chaque mission !

Entreprise

Les petits entreprises (TPE, PME, PMI) comme les grandes entreprises font elles aussi face à un traitement administratif au quotidien. En choisissant d’externaliser ses missions administratives pour un soutien ponctuel ou régulier, les entreprise font le choix de mieux se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour leur croissance.

Les missions varient d’un secteur d’activité à l’autre. Une assistance dans la gestion des achats aura des tâches différentes que pour de la gestion de projets. Au même titre qu’une personne salariée, le/la secrétaire indépendant.e. ou l’assistante de direction assiste un supérieur hiérarchique dans le domaine administratif.

Si vous êtes en recherche d’un.e assistant.e de direction (bilingue ou trilingue), comme d’un gestionnaire administratif général, il/elle gère et met à jour les documents d’entreprise d’un supérieur ou d’un service. Le règlement des factures, la conception des bases de données, la prise de rendez-vous sont des missions possibles parmi bien d’autres !

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Je recherche une secrétaire médicale

Le secrétariat et la gestion administrative pour les libéraux de la santé (infirmières, médecins, praticiens, etc.) est tout de suite qualifié. Officéo met à disposition un.e secrétaire médicale expérimenté.e, de référence, et formé.e aux métiers du secrétariat. Il/Elle est spécialisé.e dans la gestion de l’exercice libéral de la santé. Véritable assistant.e au quotidien, disponible selon vos besoins, le secrétaire médicale gère la charge administrative de vos tournées.

• Création et gestion de dossiers des patients ;
• Conventionnement tiers-payant et mutuelles ;
• Saisie et planification des ordonnances ;
• Facturation et pré-facturation mensuelle ;
• Gestion de la facturation papier et électronique ;
• Traitement des rejets et litiges ;
• Bilan des recettes mensuelles.

J’ai besoin d’une secrétaire médicale !

Témoignage de David Brasier, gestionnaire des Ressources Humaines chez Centre d’Imagerie du Nord

O. : Quelles sont les raisons qui vous ont poussé à faire appel à Officéo ?

D. B. :Avoir une solution rapide avec 0 embauche et sans rentrer dans des formalités administratives très prenantes a été un gros point fort comparé aux solutions qui s’offraient à nous. L’offre Officéo se met en œuvre en quelques clics seulement.

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Je recherche une secrétaire comptable

Je recherche un.e secrétaire comptable à domicile

Avec un particulier, bon nombre de services de comptabilité peuvent être externalisés. Dans les plus courants, citons des tâches administratives et comptables comme la gestion de devis, factures et contrats, la gestion de comptes personnels et des aides à la déclaration de revenus. Dans le cadre d’une pré-comptabilité, les compétences de nombreux assistants peuvent répondre aux besoins les plus variés.

Les opérations de comptabilité à domicile sont en tout cas largement prises en charge par des agents administratifs comptables via des missions simples, et des logiciels courants. Citons les logiciels EBP, CIEL, Quadra Compta, Word et Excel pour les plus connus. Bien souvent, l’expertise est moindre qu’avec une entreprise, mais doit être avérée.

Pour de la comptabilité pure, le monopole est toutefois donné aux experts comptables depuis l’ordonnance de 1945. Il est donc vivement recommandé de confier ce genre de tâche à un expert, professionnel de la comptabilité habilité. Officéo vous garanti une expérience et des compétences vérifiées, répondant à vos besoins.

Je recherche un.e secrétaire comptable en entreprise

En entreprise, un.e secrétaire comptable intervient dans le département de la comptabilité, auprès du service achats, ou dans les petites structures, directement avec l’expert-comptable. Il/Elle se charge de traiter les opérations de gestion administrative et comptable. Ces opérations sont bien souvent les suivantes :

• Enregistrement d’écritures ;
• Suivi de trésorerie ;
• Facturation ;
• Gestion administrative du personnel ;
• Frappe de devis ;
• Réalisation de synthèse comptable;

En plus de compétences administratives générales, il/elle peut intervenir dans la gestion des stocks et des approvisionnements. La facturation n’a pas de secret pour ce profil !

Plus d’informations !

Pourquoi choisir la solution Officéo à la place du recrutement sur un poste de secrétaire ?

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Avocat en recherche d’une secrétaire juridique ?

Huissier, notaire, entreprise dotée d’un département juridique ou administration d’association : une secrétaire juridique peut changer au cours de sa carrière et évoluer pour apprendre de nouvelles méthodes de travail. Même si la structure change, le métier de secrétaire juridique reste similaire. En plus de connaissances dans le droit, elle est amenée à prendre la casquette d’une assistante administrative. Gérer les rendez-vous d’un libéral ou cabinet, faire des missions d’accueil, classer et archiver les dossiers sont des tâches quotidiennes. Il arrive que la prise de notes en réunion et la rédaction de compte rendus lui soient attribués.

La différence entre un assistant juridique et une secrétaire juridique ? L’assistant juridique se démarque par des connaissances en droit très poussées. Les travaux de secrétariat ne sont pas ses principales mission. Contrairement à la secrétaire juridique !

Avec une assistance administrative juridique externe, vous choisissez des profils sélectionnés pour leur parcours et leurs compétences. Vous n’avez pas le temps de suivre les échanges avec un confrère pour un dossier urgent, croulant sous les nouvelles demandes ? Votre cabinet se trouve en peine de recrutement momentané et vous attendez avec impatience l’arrivée de temps plein dans deux mois ? Pour toutes les situations d’urgence administrative face auxquelles vous pouvez vous trouver, nous apportons une solution. Car même quand votre RPVA s’emmêle les pinceaux, il reste l’assistance Officéo.

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Je recherche une assistante RH

La bonne gestion du personnel est une tâche sans repos. L’humain se gère en entreprise, mais aussi en dehors, par les attachés aux Ressources Humaines. L’assistant ressources humaines partage son temps entre son bureau, et l’ensemble des bureaux de ses collaborateurs. Tous les secteurs d’activités, tous types d’entreprises comptent des assistants ressources humaines.

Certains pics de saisonnalité dans le recrutement peuvent justifier le recours à une aide ponctuelle. Pour faire face à des impératifs organisationnels, un assistant RH indépendant peut venir donner un coup de pouce. Quoi de mieux pour suivre un processus RH, optimiser les délais et améliorer les processus internes pour gagner en efficacité ? En choisissant l’intervention d’un assistant RH indépendant, vous vous dotez d’un moyen d’écarter les contingences sociales internes pour privilégier l’efficacité.

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Je recherche une Office Manager

Facilitateur au sein d’une entreprise, l’Office Manager est entre l’assistant classique rencontré au bureau, et l’assistant RH chargé de la bonne tenue des bureaux. Il/elle a les épaules solide et jongle aisément entre l’assistance administrative particulière et l’Office Management général. Ceux qui décident de se lancer à leur compte font preuve d’une bonne organisation, d’une autonomie avérée et d’un bon relationnel client. Expert en gestion administrative, assistant commercial ou secrétaire de direction, il maîtrise son emploi du temps et est son propre patron.

Travailler aux côtés d’un office manager indépendant permet ainsi d’instaurer une dynamique gagnante. Vous vous donnez les moyens d’avoir un peu de soutien sur les missions suivantes :

• Gestion de l’assistanat du directeur général ;
• Communication interne et externe en gérant les flux de communication ;
• Reporting, gestion des services généraux ;
• Suivi des budgets ;
• Prise en charge des appels téléphoniques, gestion des agendas ;
• Organisation des réunions et des événements internes, organisation de manifestations événementielles ;
• Gestion de la trésorerie.

Et bien d’autres encore ! Alors, prêt à vous faire aider par un couteau-suisse administratif ?

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Je cherche une secrétaire commerciale

Véritable support dans le suivi de l’activité commerciale d’une entreprise, un.e assistant.e commercial.e est essentiel.le pour le bon fonctionnement et développement de l’activité. En collaboration étroite avec les commerciaux, l’assistant.e apporte son expertise administrative pour traiter rapidement les demandes clients et fournisseurs.

En fonction des aléas de votre activité, un soutien occasionnel, ou sur le long terme, est une solution pour y faire face. Le recours à un.e secrétaire commercial.e indépendant.e est une possibilité rapide et peu coûteuse pour vous épauler dans vos missions administratives. Avant de chambouler votre activité et vos budgets en engageant une procédure de recrutement coûteuse, pensez à l’externalisation. Alliez l’efficacité et l’économie en choisissant un.e assistant.e commercial.e indépendant.e et qualifié.e. »

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Les avantages Officéo

Ça m’intéresse 

Je suis à la recherche d’une assistante polyvalente

Intermédiaire entre l’entreprise, les collaborateurs et les partenaires, l’assistant.e polyvalent.e se charge de la coordination des différents services administratifs d’une société, d’un établissement public ou d’une association. A la fois à l’aise dans le domaine administratif, comptable, commercial et les tâches courantes, il ou elle se distingue par la diversité de ses compétences.

Ses qualités relationnelles lui permettent de communiquer avec tous les interlocuteurs au sein d’une entreprise. C’est pourquoi, l’assistance polyvalente est une personne plébiscitée et capitale pour certaines petites entreprises. le recours à un.e secrétaire polyvalent.e indépendant.e est ainsi une excellente solution si vous avez besoin d’une intervention extérieure, ponctuelle, en cas de pic d’activité, de fin de contrat en interne ou pour vous épauler dans un projet. Officéo est la solution sans embauche et ultra-souple qu’il vous faut !

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Je cherche un assistant administratif et comptable

Grâce à sa polyvalence, le secrétaire comptable peut épauler n’importe quelle structure. A la fois compétent dans les tâches administratives courantes et dans les missions plus complexes, comme les opérations de pré-comptabilité. Le secrétaire comptable s’avère d’une grande aide pour mettre en oeuvre et coordonner l’ensemble des ressources d’une entreprise.

En pleine création d’entreprise ? En plein développement d’un nouveau service ? Ou tout simplement, besoin d’un coup de pouce pour soutenir vos équipes existantes ? Découvrez notre solution ultra-flexible et fiable. Nous qualifions votre besoin et nous dépêchons un ou plusieurs assistants indépendants, selon votre situation, dans les 48h. La solution Officéo, c’est faire le choix de l’expertise apporte expertise sans aucun frais récurrent.

Je suis intéressé.e

Quelques de nos heureux clients

Je suis à la recherche d’une assistante administrative et commerciale

A la fois à l’aise dans les tâches administratives qu’au contact d’un client, l’assistante administrative et commerciale est la pierre angulaire pour le fonctionnement commercial d’une entreprise. Pouvant gérer à la fois la prospection commerciale ainsi que l’établissement et le suivi des commandes, la secrétaire administrative et commerciale est une véritable fonction support pour votre activité.

Que votre besoin soit ponctuel ou continu, un.e assistant.e indépendant.e vous apporte une souplesse qu’une embauche ne vous permet pas. Pour faire face à vos impératifs économiques, l’externalisation de votre gestion administrative et commerciale est possible. En déléguant ce service à l’un de nos assistants administratifs et commerciaux, vous vous assurez de la continuité de votre activité en ne payant que pour les heures travaillées.

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Je cherche un gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie est au cœur de la gestion administrative du personnel. Il n’est pas seulement responsable de l’établissement des bulletins de salaire chaque mois. Un gestionnaire de paie participe également aux formalités entourant l‘arrivée ou le départ d’un salarié. Il peut aussi épauler le directeur des ressources humaines dans ses missions telle que l’élaboration de tableaux de bord.

Cet assistant est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. Le recrutement ne doit ainsi pas être pris à la légère. En choisissant notre solution, vous bénéficiez d’un gestionnaire indépendant maîtrisant les logiciels de paie et ayant des connaissances actualisées en droit social. Nous sélectionnons pour vous un assistant qualifié et expérimenté, tout cela sans coût supplémentaire pour votre masse salariale.

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Comment choisir le meilleur prestataire d’externalisation à Paris ou ailleurs ?

L’externalisation est un moyen et une stratégie qui favorise la croissance de l’entreprise. Pour réussir son projet d’externalisation, il est important de bien choisir son prestataire de services externe car il va contribuer à la productivité et à la performance de l’entreprise.

Si vous hésitez encore quant à l’externalisation et au choix du partenaire idéal, référez-vous à cette liste de critères qui vont faciliter la prise de décision :

• Réaliser une feuille de route : vous devez avant toute chose rédiger une feuille de route claire, qui définit bien vos besoins et vos objectifs ;
• Opter pour un prestataire expert : sélectionnez d’abord les prestataires qui semblent répondre à vos besoins de qualité et de performance. Ensuite, éliminez au fur et à mesure ceux qui ne correspondent pas à votre métier. L’expertise de votre prestataire contribue grandement au succès de l’externalisation ;
• Choisir un prestataire d’externalisation ayant une bonne réputation : toute entreprise doit se baser sur la qualité de service du prestataire d’externalisation ;
• Définir un budget clair : vous devez définir le budget que vous allez allouer à ce projet d’externalisation. Ensuite, choisissez le partenaire qui répond à vos besoins et dont les coûts rentrent dans votre budget ;
• Opter pour un prestataire fiable : vous devez penser à la protection des données et la propriété intellectuelle de votre entreprise, ainsi le prestataire doit comprendre ces préoccupations et les respecter ;
• Choisir un prestataire flexible : un critère indispensable pour la détermination de votre prestataire. Il doit s’adapter à vos besoins, vos exigences de qualité, votre volume de travail et répondre à vos urgences.

Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Questions fréquentes