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Mis à jour le : 23 mai 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Recherche secrétaire urgent] Choisissez Officéo !

La recherche d’une secrétaire en urgence est une opération initiée par des entreprises confrontées à un besoin immédiat de soutien administratif. Cette démarche requiert rapidité et efficacité, tout en veillant à trouver un candidat possédant les compétences et l’expérience nécessaires. Les qualités recherchées incluent une excellente organisation, une maîtrise des tâches administratives courantes, et une capacité à travailler efficacement sous pression.

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[VIDEO] Recherche urgente d’un poste de secrétaire ? Optez pour une assistante Officéo !

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Où trouver rapidement une secrétaire ?

Entreprise ou libéral, vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre secrétariat avec une solution disponible sans attendre. Vous n’avez pas le temps de créer des offres d’emplois, ni de vous lancer dans le recrutement. Quels que soient les aléas de la vie, votre gestion administrative n’attend pas. Vous ne pouvez ou ne souhaitez pas internaliser un poste de secrétaire maintenant, car votre besoin est inférieur à un temps plein, et urgent. L’intérim secrétariat n’est ni assez souple, ni assez réactif à vos yeux.

En recherche d’une secrétaire ? Choisissez une solution appropriée. Choisissiez Officéo pour trouver le/la secrétaire qu’il vous faut, quand il vous faut. Comment ? Via ce formulaire ou au à votre convenance du lundi au vendredi, de 9h à 19h 01 49 70 98 63

Qui a besoin d’une secrétaire en urgence ?

De nombreux types d’organisations et de professionnels peuvent avoir besoin des services d’une secrétaire. Voici quelques exemples :

  1. Les entreprises : les entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grands groupes, peuvent avoir besoin d’une secrétaire pour assurer diverses tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques, la planification des réunions, la gestion des courriers électroniques, la tenue des dossiers, etc. ;
  2. Les cabinets médicaux : les médecins, dentistes, spécialistes et autres professionnels de la santé peuvent bénéficier des services d’une secrétaire pour gérer les rendez-vous des patients, les dossiers médicaux, la facturation et d’autres tâches administratives ;
  3. Les cabinets juridiques : les avocats et les cabinets d’avocats ont besoin de secrétaires pour les aider dans la pré-comptabilité, la préparation des documents juridiques, la gestion des calendriers, la correspondance avec les clients, etc. ;
  4. Les établissements d’enseignement : les écoles, les universités et autres institutions éducatives peuvent avoir besoin de secrétaires pour gérer les dossiers des étudiants, l’organisation des emplois du temps, la correspondance avec les parents et les enseignants, etc. ;
  5. Les organismes gouvernementaux : les administrations publiques ont souvent besoin de secrétaires pour traiter les demandes, préparer des rapports, organiser des réunions, etc. ;
  6. Les entrepreneurs indépendants : les travailleurs indépendants tels que les consultants, les freelancers et les entrepreneurs peuvent également bénéficier des services d’une secrétaire pour les aider dans leurs tâches administratives quotidiennes, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier.

Il est important de souligner que les besoins en secrétariat peuvent varier en fonction de chaque organisation et chaque professionnel. Certains peuvent avoir besoin d’une secrétaire à temps plein, tandis que d’autres peuvent nécessiter ses services à temps partiel.

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  • Classement et archivage de documents commerciaux et administratifs ;
  • Accueil physique ;
  • Gestion des appels téléphoniques entrants ;
  • Prise de rendez-vous ;
  • Gestion du courrier ;
  • Traitement de texte, rédaction et saisie de données (EBP, Word et Excel);
  • Gestion de la paie et de la facturation ;
  • Travaux en bureautique ;
  • Prise de notes et rédactions de rapports ;
  • Gestion des stocks papeterie ;
  • Gestion d’agenda ;
  • Prise en charge des démarches et formalités administratives ;
  • Etc.

En savoir plus sur nos services !

Quel est le coût d’embauche d’une secrétaire en urgence ?

Embaucher une secrétaire en urgence peut souvent entraîner des coûts supplémentaires significatifs, qui varient selon le type d’engagement et la rapidité requise. Voici une analyse détaillée :

Agences de recrutement : Utiliser une agence spécialisée pour trouver une secrétaire rapidement peut coûter entre 15% et 25% du salaire annuel de la secrétaire comme frais de service. Par exemple, pour un poste où le salaire annuel est de 30 000 euros, les frais d’agence pourraient s’élever à 4 500 à 7 500 euros.

Secrétaires temporaires ou freelances : Engager une secrétaire sur une base temporaire ou freelance peut coûter entre 20 à 50 euros de l’heure, selon l’expérience et les compétences requises. Pour une période d’un mois de travail à temps plein (environ 160 heures), cela pourrait représenter un coût de 3 200 à 8 000 euros.

Coûts indirects : Les coûts de formation et d’intégration rapide peuvent également s’ajouter, avec des impacts potentiels sur la productivité qui pourraient équivaloir à 10% du salaire mensuel durant le premier mois, ajoutant jusqu’à 250 à 300 euros supplémentaires.

Ainsi, bien que les coûts initiaux puissent être élevés, l’investissement dans une secrétaire capable de prendre en main les tâches administratives importantes de manière immédiate peut être justifié par la préservation de la continuité et de l’efficacité des opérations commerciales.

Tout savoir sur les tarifs d’une secrétaire indépendante !

Y a-t-il des options pour une secrétaire virtuelle ou à distance ?

Dans le contexte actuel, où la flexibilité est de plus en plus recherchée, envisager une secrétaire virtuelle ou à distance est une solution efficace pour répondre à un besoin urgent. Cette option permet non seulement de réduire les coûts liés aux espaces de bureaux et aux équipements, mais offre également un accès à un large bassin de talents, sans restriction géographique.

Les secrétaires virtuelles peuvent gérer une multitude de tâches administratives telles que la prise de rendez-vous, la gestion des courriels, l’organisation de réunions en ligne, et bien plus encore. Grâce aux outils de collaboration et de communication à distance, comme Zoom, Slack et Google Workspace, ces professionnels peuvent travailler efficacement de n’importe où, assurant ainsi continuité et flexibilité.

En intégrant des secrétaires virtuelles, les entreprises peuvent non seulement répondre rapidement à des besoins administratifs pressants, mais aussi bénéficier d’une adaptation plus souple aux fluctuations de la charge de travail. Cette approche moderne à la gestion administrative est idéale pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs ressources tout en maintenant une haute performance opérationnelle.


Besoin d’autres services d’urgence ?

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D’autres missions administratives peuvent être effectuées par votre secrétaire selon votre besoin. Découvrez les autres tâches qu’elle peut effectuer via les familles de services suivants :

recherche secretaire urgentSecrétariat

Un assistant Officéo vous garantie une aide administrative polyvalente en vous assistant pour tous vos travaux de secrétariat tels que la gestion de courriers, le classement et archivage (numérisation documents, conservation document), la saisie de données etc. A cela, l’ensemble de nos services sont également disponibles en version bilingue.

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L’envoi des devis prend du retard ? Les factures s’accumulent ? Les relances de paiement ne sont pas faites ? Votre assistant administratif s’occupe de tout. Tel que la gestion des devis, des commandes ou encore le suivi de factures, mise à jour des tableaux de bord.

recherche secretaire urgentGestion des achats

Fonction support à toute votre entreprise, lOffice Manager Officéo est en charge du passage et suivi de commandes fournisseurs, de la recherche de produits et services, du suivi et règlement des factures fournisseurs et de la gestion des prestataires (entretien des locaux, assurances, sécurité). Confiez toutes ces tâches à votre assistant administratif Officéo !

recherche secretaire urgentGestion comptable & financière

Véritable interface entre vous et votre expert-comptable, l’assistant Officéo vous apporte une aide administrative en préparant la comptabilité, tient à jour des tableaux de bords, fait du rapprochement bancaire, trie les notes de frais.

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Votre assistant administratif Officéo prend en charge l’organisation de vos événements internes et externes et la gestion du planning de vos salariés.

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Votre assistante RH vous apporte une prestation administrative comme par exemple, gérer les contrats de travail de vos employés, superviser ou gérer la paie, ou encore suivre l’administration des candidatures.


Témoignage de Serge Estrade, directeur d’Abeillon – Client Officéo

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?

S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et a su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences.

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