Secrétariat médical externalisé

Une solution experte pour votre service de santé, disponible en 48h

Réalisez une transformation de votre gestion administrative en avantage clé en seulement 48 heures avec l’externalisation du secrétariat. Au-delà des économies sur les charges salariales et les coûts de formation, cette stratégie apporte flexibilité et expertise, permettant une réponse agile aux changements d’activité. Que vous opériez dans une clinique dynamique, un laboratoire de pointe ou en pratique indépendante, gardez la qualité des soins comme priorité sans les distractions administratives.

En confiant ces tâches à des experts spécialement formés pour travailler à distance, vous optimisez l’efficacité et la précision, renforçant le soutien à votre mission de santé.

Quelles tâches peuvent être externalisées ?

Votre assistant médical expert Officéo peut se charger pour vous de votre secrétariat ou télésecrétariat médical. Il s’occupe de l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet telles que :

• Secrétariat téléphonique ou permanence téléphonique ;
• Accueil des patients ;
• Gestion et traitement des courriers ;
• Gestion de la patientèle ;
• Mise à jour et suivi des dossiers médicaux ;
• Rédaction des comptes rendus médicaux ;
• Commande et gestion du matériel médical ;
• Rédaction et archivage des documents administratifs.

L’ensemble de nos services sont disponibles dans le cadre de missions de secrétariat et assistanat bilingue.

• Traduction et interprétation de divers documents échangés (rapports de synthèse, courriers, mails, etc) ;
• Échanges en langue étrangère (réunions, standard téléphonique).

Quelles sont les avantages de l’externalisation ?

L’externalisation du secrétariat médical représente un levier de transformation, allégeant le fardeau administratif pour se concentrer sur l’essentiel : les soins aux patients. Cette stratégie libère le personnel de santé des tâches bureaucratiques, améliorant la qualité des soins et la satisfaction des patients. L’efficacité est renforcée grâce à des spécialistes aguerris qui gèrent dossiers, rendez-vous, et correspondances, réduisant les erreurs et optimisant les processus.

En parallèle, cette démarche assure une gestion budgétaire plus souple. Convertissant des coûts fixes importants en variables, elle permet une adaptation rapide aux variations d’activité. Cela évite de lourds investissements en matériel et logiciels, redirigeant les fonds vers l’innovation ou l’amélioration des services. Ainsi, l’externalisation stimule une croissance durable et renforce l’excellence en santé.

Quelles sont les inconvénients de l’externalisation ?

L’externalisation du secrétariat médical, malgré ses bénéfices, présente des défis, notamment en communication. La distance entre prestataire et personnel médical peut nuire à l’interaction directe et à la gestion personnalisée des dossiers patients, essentielle dans le domaine de la santé. Cette séparation peut aussi réduire le contrôle sur la qualité du service client, affectant l’accueil téléphonique selon le prestataire choisi.

Concernant la confidentialité, confier des données patient à un tiers soulève des questions de sécurité. La gestion externe des informations sensibles exige une confiance et des mesures de protection rigoureuses pour éviter toute fuite ou manipulation inappropriée. La sélection d’un prestataire d’externalisation doit donc être méticuleuse, avec des accords clairs sur la confidentialité et la sécurité des données.

Comment choisir le bon prestataire ?

Choisir le prestataire idéal pour l’externalisation du secrétariat médical exige de privilégier l’expertise santé. Optez pour un partenaire familier avec la terminologie et les protocoles de confidentialité médicaux, ayant prouvé son efficacité en gestion administrative pour le secteur soignant. Les retours d’autres établissements de soins et la capacité à adapter les services à vos besoins spécifiques sont cruciaux.

La sécurité des données des patients est fondamentale. Vérifiez la conformité du prestataire avec les normes de sécurité des données, telles que le RGPD, et l’utilisation de protections avancées. Abordez clairement les stratégies de sécurité, incluant le chiffrement des données. Une communication claire et prompte est essentielle pour aligner les services du prestataire sur les besoins de votre établissement.

Avec Officeo, vous collaborez avec des secrétaires médicales freelances qui adhèrent strictement aux normes européennes de confidentialité et de sécurité des données. Chaque professionnel est sélectionné pour sa conformité aux réglementations, vous offrant une sérénité complète sur la protection des données de vos patients.

Quel est le salaire d’une secrétaire médicale ?

Le salaire d’une secrétaire médicale peut varier en fonction de son expérience, la localisation du poste, du secteur dans lequel elle exerce et de la difficulté des missions. Comptez pour un salaire classique entre 1700 et 2900 euros. Pour une prestation de secrétariat externalisé, les tarifs se situent plutôt entre 30 et 50 euros de l’heure.

Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo

O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?

P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.

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Votre secrétariat médical externalisé avec Officéo

Choisissez le secrétariat externalisé et déléguez votre administratif à un(e) assistant(e) formé(e) aux spécificités de votre profession, expert(e) dans la gestion administrative d’un cabinet médical, d’un ensemble hospitalier, d’un institut ou d’un établissement de santé publique. Il/Elle peut intervenir sur plusieurs types de fonctions administratives essentielles au bon fonctionnement de votre établissement :

• Accueil téléphonique et physique des patients ;
• Aide administrative aux patients, télétransmissions et encaissements ;
• Interaction avec l’assurance maladie et les mutuelles ;
• Assistance dans le suivi des dossiers médicaux ;
• Frappe de comptes rendus médicaux, du courrier ;
• Classement, numérisation et archivage des dossiers médicaux.
  

  Comment ça marche ?

  
  Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
  

  
  Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

  
  Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
  

  

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