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L’externalisation du secrétariat médical consiste à confier les tâches administratives liées à la gestion des patients à un prestataire externe spécialisé. Au cours des dernières décennies, de nombreux secteurs, y compris le domaine médical, ont adopté l’externalisation comme stratégie pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts.

Avec l’évolution des technologies de l’information et de la communication, l’externalisation des services de secrétariat médical est devenue plus accessible et attrayante, permettant aux établissements de santé de bénéficier de services spécialisés à moindre coût. Cet article explore les avantages de l’externalisation du secrétariat médical et pourquoi cette solution peut être bénéfique pour votre pratique.

Avantages de l’externalisation du secrétariat médical

Ultra-flexibilité

Le premier avantage qu’observent les établissements médicaux quand ils externalisent leurs fonctions support et notamment leur secrétariat est l’adaptation aux pics d’activité. Sans les chaînes du contrat de travail, un prestataire pourra vous permettre d’ajuster votre planning à la carte, de façon ultra-modulable, à la hausse comme à la baisse.

Réduction et variabilisation des coûts

Un autre avantage de l’externalisation, fortement corrélé au premier, est la variabilisation des coûts opérationnels. Concrètement, vous ne payez que ce dont vous avez besoin et pouvez ajuster votre consommation à l’envi. En ce sens, la réponse à des pics d’activité par l’externalisation diminue la facture globale. En outre, de nombreux coûts liés au salariat sont souvent omis (recrutement, intégration, formation, avantages) et, une fois réintégrés, rivalisent bien souvent avec le prix d’une prestation de services. Par ailleurs, face à d’autres solutions plus flexibles que le salariat comme l’intérim, l’externalisation possède un avantage non négligeables aux yeux des DAF : l’externalisation n’alourdit pas votre masse salariale mais est comptabilisée en charges fournisseurs.

Optimisation de la qualité de vos services administratifs

L’externalisation du secrétariat médical révolutionne la qualité des services par 2 principaux vecteurs. Premièrement, par les compétences et qualités intrinsèques des secrétaires freelance, passionnés et professionnels au point de pouvoir exercer sans la sécurité du contrat de travail. Deuxièmement, lorsque vous confiez cette externalisation à un prestataire établi, il s’assurera, par ces processus métier et son statut de tiers de confiance entre vous et l’intervenant freelance, de la fiabilité du service rendu et de votre satisfaction en continu. En prime, contrairement à un micro-entrepreneur en direct, en cas d’impondérable, les meilleurs prestataires s’engageront sur la continuité de leur service en assurant un remplacement de la ressource, sans frais additionnel pour votre organisastion. Le résultat ? Une gestion administrative sans faille, une satisfaction accrue des patients et une performance globale optimisée pour votre établissement de santé.

Absence de contingence sociale

En déléguant les tâches administratives à un prestataire de service qui vous délivre un service un clef en main, les professionnels de la santé ne se chargent d’aucun recrutement, souvent chronophage, ni gestion RH. Ils se concentre ainsi pleinement sur leurs patients.

Quelles tâches peuvent être externalisées ?

Votre assistant médical Officéo peut se charger pour vous de votre secrétariat ou télésecrétariat médical. Il s’occupe de l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet telles que :

• Secrétariat téléphonique ou permanence téléphonique ;
• Accueil des patients ;
• Gestion et traitement des courriers ;
• Gestion de la patientèle ;
• Mise à jour et suivi des dossiers médicaux ;
• Rédaction des comptes rendus médicaux ;
• Commande et gestion du matériel médical ;
• Rédaction et archivage des documents administratifs.

L’ensemble de nos services sont disponibles dans le cadre de missions de secrétariat et assistanat bilingue. (lien)

• Traduction et interprétation de divers documents échangés (rapports de synthèse, courriers, mails, etc) ;
• Échanges en langue étrangère (réunions, standard téléphonique).

Comment choisir un prestataire de secrétariat médical externalisé ?

Pour choisir le bon prestataire, il est essentiel de considérer plusieurs critères de sélection :

• Fiabilité : Le prestataire doit avoir une réputation solide et fiable.
• Expérience : Une longue expérience dans le domaine du secrétariat médical est un atout majeur.
• Qualifications du personnel : Assurez-vous que le personnel est bien formé et qualifié.
• Conformité avec les normes de santé : Le prestataire doit respecter toutes les réglementations en vigueur, notamment en matière de confidentialité des données.

Officéo propose aux organisations de santé de toutes tailles d’externaliser, sur un mode ultra-flexible, expert et fiable, leurs activitées de secrétariat. Officéo est N°1 de l’assistance administrative en France avec un taux de satisfaction de 94%. Nos clients n’hésitent pas à témoigner.

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Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo

O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?

P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.

-> Lire la suite du témoignage <-

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier et vos patients.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Questions récurrentes