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Mis à jour le : 16 mai 2024
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Publié par Julia Bothin

Service administratif ➤ L’indispensable dans toute entreprise

Le service administratif est vital pour le fonctionnement quotidien de toute entreprise, assurant des fonctions clés telles que la gestion des documents, la comptabilité, les ressources humaines, et la logistique. Cet article détaille les rôles et responsabilités variés de ces services essentiels, qui soutiennent l’efficacité et la croissance organisationnelle.

[VIDEO] Qu’est-ce qu’un service administratif ?Service administratif : video

 

Le service administratif : missions

 

Un service administratif efficace est indispensable au succès d’une entreprise. Il coordonne les activités, assure la conformité, facilite les communications, et favorise des décisions bien informées.

En affinant les processus administratifs, une entreprise améliore sa productivité, réduit ses coûts et minimise les erreurs. Une gestion bien rodée permet de résoudre rapidement les problèmes, assurant ainsi le bon fonctionnement et la croissance de l’entreprise.

Le service administratif se révèle donc être un pilier essentiel pour la santé et le développement de toute structure, méritant une attention soutenue et stratégique.

 

 

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Quels sont les différents types de services administratifs ?

Les services administratifs sont le moteur opérationnel des entreprises, assurant que les processus quotidiens se déroulent sans accroc. Ces services se déclinent en plusieurs formes, chacune adaptée à des besoins spécifiques :

Services administratifs généraux : Ils englobent la gestion des appels téléphoniques, la planification de réunions, la gestion des emails, et l’organisation des documents. Ces tâches sont essentielles pour maintenir la fluidité de la communication et l’ordre dans les documents importants.

Ressources humaines : Cette branche se concentre sur le recrutement, la formation, la gestion des performances et les relations employés. Elle est cruciale pour maintenir une main-d’œuvre qualifiée et motivée.

Finances et comptabilité : Ces services traitent de la gestion budgétaire, de la facturation, des paiements, et du suivi des dépenses. Ils sont vitaux pour assurer la santé financière de l’entreprise.

Logistique : Souvent essentiel dans les entreprises de production ou de distribution, ce service gère l’inventaire, l’expédition, et la réception des produits, jouant un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement.

Services juridiques : Bien que plus spécialisés, ils sont indispensables pour la gestion des contrats, la conformité légale, et la protection contre les risques juridiques.

Chaque type de service administratif est conçu pour optimiser des aspects spécifiques de l’entreprise, permettant ainsi une meilleure concentration sur les objectifs à long terme et l’innovation. En comprenant ces différentes facettes, les entreprises peuvent mieux structurer leur support administratif pour répondre efficacement à leurs besoins uniques.

Les tâches et services administratifs proposés par les prestataires externes

Le service administratif remplit diverses fonctions essentielles au sein d’une entreprise mais celles-ci peuvent être chronophages. C’est pourquoi il est possible d’en déléguer plusieurs à un prestataire externe comme l’assistant Officéo : 

  • Traitement du courrier : le prestataire externe permet d’assurer un suivi du courrier sans manquer d’informations importantes ou d’échéances ;service administratif : prestataire externe
  • Gestion de documents : la gestion de documents ou de dossiers peut devenir chronophage. Les prestataires externes de services administratifs peuvent prendre en charge la gestion complète des documents et des dossiers de l’entreprise sans interruption ;
  • Gestion des plannings : externaliser la gestion des planning permet d’avoir une vision globale des ressources disponibles, des délais à respecter, des responsabilités des membres de l’équipe et d’optimiser l’allocation des ressources pour assurer une exécution efficace des projets ;
  • Gestion des appels téléphoniques : pour garantir une communication fluide avec les clients, les prestataires externes peuvent prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Ils peuvent répondre aux appels, traiter les demandes, fournir un service client professionnel ;
  • Archivage des documents : l’archivage est une tâche très longue qui nécessite une grande organisation et précision. L’assistant externe offre un service professionnel et sans erreur ; 
  • Organisation d’événements et déplacements professionnels : l’organisation d’événements et de déplacements professionnels consiste à planifier les itinéraires, les réservations et à coordonner les agendas de tous les participants. Un professionnel externe a une vision globale de l’évènement et s’occupe de tout ;  
  • Gestion des achats : la gestion des achats consiste à gérer l’acquisition de biens et de services au sein d’une entreprise. Travailler avec un assistant permet de réduire les coûts, d’assurer la qualité et de répondre aux besoins de l’entreprise ;
  • Saisie et gestion des données : les prestataires externes peuvent s’occuper de la saisie, de la vérification et de la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l’entreprise. Ils garantissent leur intégrité et précision. 

 

Quel est le coût d’un service administratif externe ?

Le tarif d’une prestation administrative peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la complexité des tâches, le niveau d’expertise requis, la durée de la prestation, et le statut du prestataire.

Les tarifs vont de 30 euros à 50 euros de l’heure pour les prestataires d’externalisation administrative. Cependant, il est important de noter que ces tarifs peuvent varier en fonction des spécificités de chaque projet et des négociations entre le prestataire et le client.

Prix à la prestation

Les tarifs de prestations administratives varient en fonction des tâches à effectuer par le prestataire à distance.

Prix au forfait

Les tarifs des prestations administratives forfaitaires varient selon la tâche. Il y a un forfait journalier de 200 € à 375 €. Pour les micro-tâches, des frais spéciaux peuvent s’appliquer. Il existe également un forfait de gestion administrative à partir de 35 € par mois, avec des options de 10 heures à 280 € et de 20 heures à 500 €.

Prestations de secrétariat L’unité Tarif HT
Saisie simple / page 4,00 € – 5,20 €
Frappe + mise en page / page 5,50€
Saisie + tableaux, graphiques, images / page 7,00€
Saisie de mail / page base de 4,50 €
Relecture et correction / page 4,50€
Mise sous pli hors affranchissement / l’enveloppe 0,20 – 0,35 €

Mise sous pli,

affranchissement, dépôt à la poste

/ l’enveloppe 5,00€
Mailing / heure 12,00€
Publipostage / lettre 6,00€
Saisie de données sur Excel / champ 0,15€
Conception et saisie de tableaux complexes sur Excel / page 8,00€
Devis, bon de commande, facture / l’unité 6,00€
Transcription audio / la minute 2,00€


Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end 
ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.

Comment améliorer l’efficacité des services administratifs ?

L’efficacité des services administratifs est cruciale pour le dynamisme et la compétitivité d’une entreprise. Voici quelques stratégies clés pour maximiser cette efficacité :

Automatisation des processus : Investir dans des logiciels qui automatisent les tâches répétitives, comme la saisie de données, la gestion de documents, et la planification, peut réduire considérablement le temps consacré à ces activités et diminuer les erreurs humaines. Des outils comme les ERP (Enterprise Resource Planning) ou les solutions de gestion documentaire sont essentiels pour streamliner ces processus.

Formation continue : Assurer que le personnel administratif est régulièrement formé sur les dernières technologies et meilleures pratiques est vital. Cela les maintient non seulement à jour, mais aussi engagés et efficaces dans leurs rôles respectifs.

Réévaluation des processus : Il est bénéfique de revoir régulièrement les processus administratifs pour identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités. Adopter une approche lean, axée sur l’élimination des étapes superflues et l’amélioration des flux de travail, peut apporter des améliorations significatives.

Décentralisation des responsabilités : Permettre une plus grande autonomie dans les prises de décisions peut améliorer la réactivité et réduire les délais d’exécution. Cela implique de confier plus de responsabilités aux employés à différents niveaux, ce qui peut augmenter la motivation et l’efficacité.

En mettant en œuvre ces stratégies, les services administratifs peuvent non seulement améliorer leur efficacité mais aussi jouer un rôle plus stratégique dans le succès global de l’entreprise.


Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

Laëtitia Maussant O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ? L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Les avantages de la solution d’externalisation administrative Officéo

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  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
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  • Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
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Fiabilité

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  • Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
  • Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
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Rapidité et ubiquité

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  • Service opérable sous 48H si besoin ;
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Questions fréquentes

  • ❓ C’est quoi les tâches administratives ?

    Les tâches administratives sont des activités liées à la gestion des opérations d’une entreprise, telles que la gestion des documents, des courriers, des appels téléphoniques et des réunions.

  • 💪 Quels sont les services publics ?

    Les services publics sont des organisations ou des entités gérées par l’État ou des collectivités locales, destinées à offrir des prestations essentielles à la population. Ils incluent des secteurs variés comme l’éducation, la santé, la sécurité (police, pompiers), les transports publics, la fourniture d’eau et d’électricité, et la gestion des déchets. Ces services visent à assurer le bien-être général, l’équité et l’accès universel à des ressources et des services de base

  • 💡 Comment gérer un service administratif ?

    Pour gérer un service administratif de manière efficace, définissez des objectifs clairs, allouez les ressources nécessaires, établissez des procédures et systèmes, formez et soutenez le personnel, et évaluez et améliorez continuellement les performances.

    Pour en savoir plus :

     
    Secrétariat Office management
    Recruter un secrétaire  Société de prestation de services
    Recrutement secrétaire administratif Secrétariat
    Recrutement secrétaire médicale  
     

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