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[Numérisation de documents] PROFESSIONNELS : libérez-vous

Du support papier à la version numérique

Vous souhaiteriez vous occuper de la numérisation de documents (factures, devis, contrats…), mais votre emploi du temps déjà très chargé, ne vous permet de réaliser cette tâche ? Ne vous en faites pas. Officéo se charge de tout ! Optez pour une solution flexiblepersonnalisée et sans embauche.

J’ai besoin d’aide pour la numérisation de mes documents

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

La numérisation de documents concerne la création d’une copie numérique accessible en ligne à partir d’un document ou une photo au format papier.

La numérisation de documents est très avantageuse pour les entreprises, car elle permet d’optimiser la gestion documentaire. Elle facilite également le stockage de documents en libérant de l’espace et en évitant l’encombrement créé par les documents papiers.

La numérisation permet également de faciliter la recherche et l’accès aux documents numériques, de renforcer la sécurité de ces derniers ainsi que de simplifier les collaborations entre des personnes travaillant à distance.

La numérisation de documents est un processus qui comprend plusieurs étapes et des techniques différentes. Elle nécessite la mise en œuvre de plusieurs matériels, logiciels et interventions humaines.

Optimisez la dématérialisation de vos documents

classement de documents administratifs
Ordonner ses papiers, c’est y voir plus clair dans son travail mais également dans son esprit…

Dématérialiser ses documents C’est un processus qui consiste à partir d’un format papier, de le convertir en format numérique exploitable par un ordinateur, une tablette, un smartphone. Cette approche fait partie de ce que l’on appelle la transformation digitale. En effet la dématérialisation des documents administratifs permet d’améliorer la gestion de ces dossiers, en simplifiant leur accès et leur recherche de manière sécurisée.

Quelles sont les étapes de numérisation de documents ?

Vous souhaitez numériser des documents pour après faciliter leur archivage, il est important de définir vos besoins, en amont, pour adopter la solution de gestion la mieux adaptée.

Depuis la mise en place du projet à l’archivage de vos documents, suivez ces 6 étapes clés pour la numérisation de vos documents :

  1. Définir vos besoins et les objectifs derrière le projet de numérisation ;
  2. Sélectionner les documents à numériser et définir une échéance au projet de numérisation ;
  3. Etudier les différentes ressources disponibles ;
  4. Numériser les documents ;
  5. Exporter les fichiers numérisés ;
  6. Les archiver !

Quelles sont les techniques de numérisation de documents ?

Les techniques de numérisation de documents dépendent de quelques critères comme : la taille, la fragilité, le volume, etc.

La numérisation de documents se fait sur diverses machines, on distingue 3 techniques différentes :

Numérisation des documents originaux

La numérisation des documents originaux se fait sur des matériels adaptés aux caractéristiques physiques du document.

Numérisation par balayage

La numérisation des documents par balayage se réalise grâce à un appareil spécial.

La numérisation se réalise grâce à des capteurs qui balaient le document pour reconstituer l’image. Cette technique est idéale pour la numérisation des documents de gros volume et grande taille.

Numérisation des microformes

La numérisation des microformes se réalise grâce à des machines spécifiques adaptées à chaque support comme : les microfilms, les diapositives et les microfiches.


Pourquoi faire appel à Officéo pour numériser vos documents ?

1. Une expertise professionnelle

Nos assistantes administratives Officéo sont sélectionnées à la suite d’un processus de recrutement rigoureux comprenant plusieurs entretiens et tests, évaluant leurs compétences. Ceci afin de répondre aux exigences de nos clients. Ainsi, elles sont aptes à gérer l’intégralité de votre projet de numérisation :

  • Benchmark des meilleurs solutions Cloud du marché (si c’est votre souhait),
  • Réalisation d’un plan de classement correspondant le mieux à votre activité,
  • Numérisation et archivage de l’ensemble de vos documents.

2. Une solution flexible, personnalisée et sans embauche

Il n’est pas toujours possible de mobiliser un poste au sein d’une entreprise pour effectuer certaines tâches sans alourdir la masse salariale. C’est souvent le cas pour la numérisation, le classement et l’archivage des documents d’entreprise. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une solution plus experte qu’un stagiaire ou plus flexible que l’intérim, Officéo est là pour vous proposer une offre qui s’adapte à vos besoins.


Comment dégager du temps qualifié ?

S’il vous arrive trop souvent d’avoir besoin d’un document quand vous n’êtes pas à votre bureau. Si vous souhaitez archiver et mettre en sécurité vos documents importants ? Mais si la numérisation des documents administratifs vous semble être une tâche longue et fastidieuse…

Nos secrétaires administratives Officéo, spécialistes de l’organisation et du classement documentaire peuvent scanner vos documents et les déposer dans un coffre-fort numérique. Ils conserveront ainsi leur valeur juridique, seront stockés sur des sites entièrement sécurisés et resteront accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone.

Une fois établi un plan de classement rigoureux de tous vos dossiers, votre assistante administrative peut transférer, grâce à la numérisation, tous vos documents les plus importants dans un coffre-fort numérique vous libérant ainsi des contraintes d’espace imposées par la durée de conservation légale des archives de votre société.

La solution Officéo vous libère ainsi des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’entraver la gestion de votre entreprise. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier.


Réalisez des économies de temps, d’espace et d’argent en déléguant le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs à une assistante. Officéo mettra à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante expérimentée qui se chargera pour vous de :

  • Scanner et numériser tous vos documents ;
  • Indexer vos documents au sein d’un fichier excel ;
  • Archiver sur support informatique ou dans un coffre-fort numérique tous vos documents administratifs ;
  • Saisir des données, sur Excel ou tout autre outil bureautique.

Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise


Questions fréquentes

  • ❓ Qu’est-ce qui permet la numérisation d’un document ?

    Le matériel qui permet la numérisation d’un document papier est le scanner. En effet, ce dernier rend facile la numérisation de n’importe quel document papier que ce soit du texte ou de la photo. A noter qu’une fois le texte est numériser, vous ne pourrez plus le sélectionner ou le modifier sans l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance d’écriture.

  • 🖨️ Comment numériser des documents grâce à une imprimante ?

    Afin de numériser des documents et les mettre en PDF, vous devez suivre 2 étapes. La première étape consiste à cliquer sur le bouton « démarrer », taper sur « scanner » puis d’appuyer sur l’élément fax et scanner.
    Pour la seconde étape, il suffit de cliquer sur le bouton « Nouvelle numérisation », de sélectionner (documents ou photos) dans le menu.

  • 💡 Quel est l’intérêt de la numérisation ?

    La numérisation de documents permet de faciliter le partage des fichiers tout en simplifiant les collaborations pour les travailleurs à distance.
    La numérisation de documents et leur stockage dans des bases de données numériques permet de libérer de l’espace et de se débarrasser des documents papiers encombrants.

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