▷ Numérisation de documents : la solution Officéo pour les professionnels
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Numérisation de documents et archivage numérique

Du support papier à la version numérique

Vous souhaiteriez vous occuper de la numérisation de documents (factures, devis, contrats…), mais votre emploi du temps déjà très chargé, ne vous permet de réaliser cette tâche ? Ne vous en faites pas. Officéo se charge de tout ! Optez pour une solution flexiblepersonnalisée et sans embauche.

Besoin d’aide pour la numérisation de vos documents ?

Optimisez la dématérialisation de vos documents

Dématérialiser ses documents C’est un processus qui consiste à partir d’un format papier, de le convertir en format numérique exploitable par un ordinateur, une tablette, un smartphone. Cette approche fait partie de ce que l’on appelle la transformation digitale. En effet la dématérialisation des documents permet d’améliorer la gestion de ces dossiers, en simplifiant leur accès et leur recherche de manière sécurisée.

Les avantages de la numérisation de documents administratifs

Vols ou pertes de documents, sinistres… Votre entreprise n’est pas à l’abri de ce genre de tracas qui peuvent parfois avoir des conséquences lourdes. Alors pensez à sécuriser les papiers de votre société, quel que soit le service :

Ainsi, optez pour la numérisation de l’ensemble de vos documents (pdf, jpg, png…), quels que soient ces derniers : factures, devis, contrats.

C’est l’assurance de voir vos papiers, documents administratifs sauvegardés sur votre disque dur ou en ligne (Cloud, Google drive, Dropbox…). L’archivage numérique constitue l’un des meilleurs moyens de sécuriser ses documents. Une fois numérisé et classé, chaque document est ainsi archivé en toute sécurité.


L’archivage de documents et des dossiers administratifs

  • classement-documents-entreprises-archivageÉlaboration du plan de tri et de conservation ;
  • Tri des dossiers et des documents à conserver et ceux à archiver ;
  • Archivage physique ou numérique (numérisation et archivage)…

L’objectif est de trier et de conserver les papiers par grandes catégories (fiches de paies, quittances, documents bancaires, documents fiscaux, papiers administratifs, documents commerciaux…) afin d’éviter une accumulation de papiers et d’obtenir un archivage efficace.

Que votre environnement de classement soit Google Drive, Dropbox, OneDrive ou un stockage interne, votre assistant administratif externalisé s’adapte. La hiérarchie établie lors de la mission de classement correspond à vos attentes professionnelles, avec une définition des rôles de chaque dossier éclaircie pour que vous puissiez prendre en main votre archivage à tout moment. Les fichiers les plus consultés sont rendus accessibles, les données de grands dossiers comme la comptabilité ou actes notariés sont classés par année.

En savoir plus sur notre solution !

Numérisation des documents : soyez en ordre aux yeux de la loi

Savez-vous que chaque document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité est assujetti à une durée légale de conservation ?

  • 10 ans pour les documents commerciaux (contrats, correspondances, commandes, etc.)
  • 10 ans pour les documents comptables (livres des comptes, bilans, inventaires, factures, documents bancaires, justificatifs de TVA, bons de commande, etc.)
  • Entre 5 et 10 ans pour les documents RH (registre du personnel, bulletins de paie, fiches fiscales des salariés, etc.)
  • 30 ans pour les documents sociaux (statuts d’entreprise, registres de présence aux conseils d’administration, rapports des gérants, rapports des commissaires aux comptes, etc.)

Comment mettre en place un classement et archivage adapté à vos besoins ?

classement-documents-entrepriseChaque classement de documents entreprise est unique. Il obéit bien évidemment à une logique et à une organisation rigoureuse mais, il sera le vôtre, établi par votre assistant(e) administratif(ive) Officéo en fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins.

Le classement d’archivage est une activité chronophage. Avec un assistant Officéo, vos documents sont  triés, classés et répertoriés  afin d’optimiser votre temps de travail. Finies les recherches sans fin, votre assistant(e) peut créer pour vous un plan de classement clair et précis vous permettant de situer d’un coup d’œil le dossier qui vous est indispensable.

classement de documents administratifs
Ordonner ses papiers, c’est y voir plus clair dans son travail mais également dans son esprit…

Plus d’énormes dossiers impossibles à manipuler, simplifiez-vous le classement documents entreprise, une fois le délai de conservation des documents  ou d’utilisation dépassé, ceux-ci seront archivés selon un  plan de classement identique à celui des dossiers en cours. Votre assistante administrative vous libérera ainsi de fastidieuses recherches dans des dossiers devenus trop encombrants.

D’autre part, si vous souhaitez passer du support papier au support numérique, votre expert peut vous accompagner dans cette transition…

Comment gagner en efficacité grâce à la numérisation de documents ?

Optez pour la dématérialisation des documents : Si vous manquez de place pour entreposer vos archives les plus anciennes, n’hésitez pas à consulter votre assistante qui pourra vous proposer de numériser et indexer vos documents  qui conserveront toute leur valeur juridique et seront stockés sur une solution Cloud du marché (ou coffre-fort électronique) entièrement sécurisé  et resteront accessibles où que vous soyez pour peu que vous ayez accès à un ordinateur ou que vous ayez votre smartphone.

La solution Officéo vous libérera des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’être une entrave à votre efficacité dans votre travail quotidien. Le classement et archivage numérique sera, de toute façon, à effectuer à un moment ou à un autre si une entreprise prévoit de rester sur le marché encore un bon moment.

Découvrez la durée de conservation de vos documents !


Pourquoi faire appel à Officéo pour numériser vos documents ?

1. Une expertise professionnelle

Nos assistantes administratives Officéo sont sélectionnées à la suite d’un processus de recrutement rigoureux comprenant plusieurs entretiens et tests, évaluant leurs compétences. Ceci afin de répondre aux exigences de nos clients. Ainsi, elles sont aptes à gérer l’intégralité de votre projet de numérisation :

  • Benchmark des meilleurs solutions Cloud du marché (si c’est votre souhait),
  • Réalisation d’un plan de classement correspondant le mieux à votre activité,
  • Numérisation et archivage de l’ensemble de vos documents.

2. Une solution flexible, personnalisée et sans embauche

Il n’est pas toujours possible de mobiliser un poste au sein d’une entreprise pour effectuer certaines tâches sans alourdir la masse salariale. C’est souvent le cas pour la numérisation, le classement et l’archivage des documents d’entreprise. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une solution plus experte qu’un stagiaire ou plus flexible que l’intérim, Officéo est là pour vous proposer une offre qui s’adapte à vos besoins.


Comment dégager du temps qualifié ?

S’il vous arrive trop souvent d’avoir besoin d’un document quand vous n’êtes pas à votre bureau. Si vous souhaitez archiver et mettre en sécurité vos documents importants ? Mais si la numérisation des documents administratifs vous semble être une tâche longue et fastidieuse…

Nos secrétaires administratives Officéo, spécialistes de l’organisation et du classement documentaire peuvent scanner vos documents et les déposer dans un coffre-fort numérique. Ils conserveront ainsi leur valeur juridique, seront stockés sur des sites entièrement sécurisés et resteront accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone.

Une fois établi un plan de classement rigoureux de tous vos dossiers, votre assistante administrative peut transférer, grâce à la numérisation, tous vos documents les plus importants dans un coffre-fort numérique vous libérant ainsi des contraintes d’espace imposées par la durée de conservation légale des archives de votre société.

La solution Officéo vous libère ainsi des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’entraver la gestion de votre entreprise. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier.



Réalisez des économies de temps, d’espace et d’argent en déléguant le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs à une assistante. Officéo mettra à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante expérimentée qui se chargera pour vous :

  • de scanner et numériser tous vos documents,
  • d’indexer vos documents au sein d’un fichier excel,
  • d’archiver sur support informatique ou dans un coffre-fort numérique tous vos documents administratifs ;
  • de saisir des données, sur Excel ou tout autre outil bureautique.

Pour toutes informations complémentaires :

  • Appelez-nous au 01 49 70 98 63.
  • Faites-vous rappeler à votre convenance ou posez-nous vos questions en ligne par formulaire.

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