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Numérisation de documents et archivage numérique

Du support papier à la version numérique

Vous souhaiteriez vous occuper de la numérisation de documents (factures, devis, contrats…), mais votre emploi du temps déjà très chargé, ne vous permet de réaliser cette tâche ? Ne vous en faites pas. Officéo se charge de tout ! Optez pour une solution flexiblepersonnalisée et sans embauche.

J’ai besoin d’aide pour la numérisation de mes documents

Optimisez la dématérialisation de vos documents

classement de documents administratifs
Ordonner ses papiers, c’est y voir plus clair dans son travail mais également dans son esprit…

Dématérialiser ses documents C’est un processus qui consiste à partir d’un format papier, de le convertir en format numérique exploitable par un ordinateur, une tablette, un smartphone. Cette approche fait partie de ce que l’on appelle la transformation digitale. En effet la dématérialisation des documents permet d’améliorer la gestion de ces dossiers, en simplifiant leur accès et leur recherche de manière sécurisée.

 


Pourquoi faire appel à Officéo pour numériser vos documents ?

1. Une expertise professionnelle

Nos assistantes administratives Officéo sont sélectionnées à la suite d’un processus de recrutement rigoureux comprenant plusieurs entretiens et tests, évaluant leurs compétences. Ceci afin de répondre aux exigences de nos clients. Ainsi, elles sont aptes à gérer l’intégralité de votre projet de numérisation :

  • Benchmark des meilleurs solutions Cloud du marché (si c’est votre souhait),
  • Réalisation d’un plan de classement correspondant le mieux à votre activité,
  • Numérisation et archivage de l’ensemble de vos documents.

2. Une solution flexible, personnalisée et sans embauche

Il n’est pas toujours possible de mobiliser un poste au sein d’une entreprise pour effectuer certaines tâches sans alourdir la masse salariale. C’est souvent le cas pour la numérisation, le classement et l’archivage des documents d’entreprise. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une solution plus experte qu’un stagiaire ou plus flexible que l’intérim, Officéo est là pour vous proposer une offre qui s’adapte à vos besoins.


Comment dégager du temps qualifié ?

S’il vous arrive trop souvent d’avoir besoin d’un document quand vous n’êtes pas à votre bureau. Si vous souhaitez archiver et mettre en sécurité vos documents importants ? Mais si la numérisation des documents administratifs vous semble être une tâche longue et fastidieuse…

Nos secrétaires administratives Officéo, spécialistes de l’organisation et du classement documentaire peuvent scanner vos documents et les déposer dans un coffre-fort numérique. Ils conserveront ainsi leur valeur juridique, seront stockés sur des sites entièrement sécurisés et resteront accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone.

Une fois établi un plan de classement rigoureux de tous vos dossiers, votre assistante administrative peut transférer, grâce à la numérisation, tous vos documents les plus importants dans un coffre-fort numérique vous libérant ainsi des contraintes d’espace imposées par la durée de conservation légale des archives de votre société.

La solution Officéo vous libère ainsi des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’entraver la gestion de votre entreprise. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier.



Réalisez des économies de temps, d’espace et d’argent en déléguant le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs à une assistante. Officéo mettra à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante expérimentée qui se chargera pour vous de :

  • Scanner et numériser tous vos documents ;
  • Indexer vos documents au sein d’un fichier excel ;
  • Archiver sur support informatique ou dans un coffre-fort numérique tous vos documents administratifs ;
  • Saisir des données, sur Excel ou tout autre outil bureautique.

Pour toutes informations complémentaires, contactez-nous au 01 49 70 98 63, ou faites-vous rappeler à votre convenance ou posez-nous vos questions en ligne par formulaire.


Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise

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