Numérisation de documents ▷ Guide complet : étapes, tarif
La numérisation des documents administratifs est le processus de conversion de documents physiques en format numérique. Ce processus facilite la recherche, le partage, le stockage et la gestion des documents, et aide à réduire l’utilisation de papier et l’espace de stockage physique nécessaire.
La numérisation est donc un processus d’archivage qui aboutit à la création d’une copie numérique d’un document physique. Il s’agit généralement des documents papiers qui deviennent numériques suite à un scan. La mise en place d’un projet de numérisation nécessite des moyens matériels, logiciels et humains.
Sommaire
Définition : la numérisation de documents
La numérisation de documents désigne le processus de conversion des documents papier en formats numériques, tels que des fichiers PDF ou des images scannées. Cela permet de stocker, organiser et accéder aux informations de manière électronique, facilitant la gestion et le partage des documents.
Quelle est la différence entre scanner et numériser un document ?
Scanner un document c’est créer une copie électronique de celui-ci en utilisant un appareil de numérisation. Numériser un document englobe le processus complet de transformation d’un document physique en un fichier électronique, incluant le scan et la conversion.
Les avantages de la numérisation de documents
La numérisation de documents est recommandée pour les entreprises qui doivent traiter un grand nombre de documents au quotidien : contrats, factures, bons de commande, relevés de comptes, publications diverses, etc. En effet, la gestion des documents fait partie des tâches les plus chronophages pour les entreprises. Avec le concours de la numérisation, cette activité s’automatise et permet un énorme gain de temps. En outre, avec le passage au numérique, les risques d’erreurs sont considérablement réduits.
L’avènement des fichiers numériques permet aux entreprises d’être plus productives. Et avec l’intervention d’internet, les collaborateurs gagnent en mobilité sans perdre en qualité. Les échanges de documents entre les différents services sont simplifiés, ce qui permet de gagner du temps et donc de l’argent.
En outre, le stockage de documents numériques évite l’encombrement des locaux des entreprises. Lorsqu’il y a une masse importante de documents à archiver, la numérisation est la meilleure solution. Ce processus réduit les coûts de gestion en ce qui concerne l’achat de papier et autres fournitures.
Enfin, il est plus simple d’assurer la protection des documents numérisés que des documents en support papier. En effet, ces derniers sont exposés régulièrement au risque d’incendie, de vols, de dégâts en eau, etc.
Les étapes de la numérisation
Pour mettre en place la numérisation de documents, il est nécessaire de définir vos besoins afin de trouver les solutions qui s’y adaptent le mieux.
Définir les objectifs
La première étape du processus de numérisation est l’identification de vos objectifs. Pourquoi désirez-vous numériser vos documents ? Une fois convertis en fichiers PDF, comment ces documents seront-ils partagés ? Au terme de cette étape, vous devrez être en mesure d’identifier le type de projet à mettre en place ainsi que le format et la résolution à appliquer pour les documents. Vous serez, par ailleurs, en mesure de définir le coût du projet et sa durée.
Pour un projet de numérisation dont l’objectif principal est la conservation permanente, les documents sont numérisés en qualité supérieure (taille, résolution, format). Les coûts engagés pour l’aboutissement de ce projet sont alors conséquents.
Sélectionner les documents à numériser
La deuxième étape du processus consiste à identifier les documents qui seront numérisés. Le choix se fait en fonction de la fréquence d’utilisation et de consultation desdits documents. Vous devrez également tenir compte de la durée de conservation exigée par l’administration, l’état de dégradation actuel du document ainsi que de la nature confidentielle.
En fonction des priorités définies par l’entreprise, certains documents seront plus privilégiés que d’autres. Il n’est pas toujours pertinent de procéder à la numérisation des documents en une seule opération. Le processus peut se poursuivre plus tard, au fur à mesure que se définissent vos besoins.
Analyser les ressources disponibles
En général, la mise en place d’un projet de numérisation de documents, cela nécessite un certain nombre de matériels spécifiques :
- Scanners ;
- Ordinateurs ;
- Logiciels spécialisés ;
- Réseaux et serveurs.
L’analyse des ressources disponibles consiste donc à faire leur inventaire ainsi que celui de la catégorie humaine et financière.
Les résultats de l’inventaire permettent de mesurer l’ampleur du projet ainsi que de définir le coût et la durée. Cette étape va également permettre de juger s’il est nécessaire de confier le projet à un prestataire extérieur ou pas.
La numérisation des documents
La numérisation proprement dite se fait à l’aide d’outils spécifiques, généralement à l’aide du scanner. Mais avant, il est important de procéder à la vérification manuelle de tous les documents sélectionnés. Une fois le scanner fait, il faut procéder à la vérification de la version numérique.
L’exportation des documents
La dernière étape de numérisation des documents est l’exportation. Les nouveaux fichiers numériques peuvent être exportés sur différents supports. Vous pouvez opter pour un système d’archivage électronique, un disque dur externe ou même une clé USB si l’ensemble des documents numérisés n’est pas lourd.
Les techniques de numérisation de documents
Il existe 3 différentes techniques de numérisation de documents. Le choix de la technique dépend de certains critères tels que la taille, la fragilité et le volume.
En premier lieu, il y a la numérisation des documents originaux. Cette technique consiste à numériser le document sur des matériaux adaptés aux caractéristiques physiques du document.
Ensuite, vient la numérisation des documents par balayage. Elle se fait par le biais d’un appareil spécial. Ici, la numérisation se fait grâce à des capteurs qui balaient le document pour reconstituer l’image. Cette technique s’applique en particulier pour les gros volumes.
Enfin, nous avons la numérisation des microformes qui s’applique pour les supports tels que les microfilms, les diapositives et les microfiches. Un appareil spécifique est également utilisé ici pour obtenir le résultat voulu.
Les types de numérisation
Il existe généralement 2 différents types de numérisation de documents. Le choix du type influencera la fiabilité de votre document numérique.
La numérisation de base, la numérisation standard, donne au document numérisé que le statut d’un simple document, sans valeur légal. Le document papier original doit donc être conservé durant toute la durée légale.
La numérisation fidèle, est une reproduction identique du document original. En cas de perte ou autre incident concernant le papier document original, il est possible d’utiliser le document numérisé, tout à fait légalement.
Service pour particuliers : Les tarifs de la numérisation de documents
Les tarifs de la numérisation de documents varient d’un prestataire à un autre. Et cela dépend grandement du type de projet pour lequel vous aurez opté. Il est alors primordial de vous renseigner auprès des professionnels et de comparer les différents tarifs de numérisation appliqués.
Pourquoi externaliser la numérisation de documents de sa société à un prestataire spécialisé ?
L’externalisation de la numérisation de documents présente de nombreux avantages. En confiant cette tâche à un prestataire externe, vous réduisez la charge de travail de vos équipes et vous dégagez du temps pour se concentrer sur les activités principales de l’entreprise. De plus, l’externalisation garantit l’utilisation de technologies et d’expertise spécialisées, ce qui garantit une numérisation de qualité et une gestion efficace des documents. Enfin, cela offre également une meilleure sécurité des données et une sauvegarde fiable, ainsi qu’un accès rapide et facile aux documents numérisés.
Témoignage de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, client Officéo
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Questions fréquentes
❓ Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de document est une opération technique qui consiste à transférer le contenu et les caractéristiques d’un document sur support papier vers un support numérique.
🖨️ Comment faire pour numériser un document ?
Suivre les étapes de la numérisation des documents est le meilleur moyen de faire une bonne transition et d’assurer la réussite de votre processus de numérisation de documents.
🤔 C’est quoi un document numérisé ?
Un document numérisé est une version électronique d’un document papier créée en utilisant un scanner ou un appareil de capture d’image. Cela facilite le stockage et le partage électronique.
⚡️ Comment numériser un document vers l’ordinateur ?
Pour numériser un document vers un ordinateur, utilisez un scanner, ouvrez le logiciel de numérisation, sélectionnez les paramètres, puis lancez la numérisation.
Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise
- Service pour effectuer l’archivage des documents ;
- Conseils pour élaborer un classement de documents en entreprise ;
- Solution pour procéder à la conservation des documents en entreprise ;
- Les délais de conservation des documents en entreprise.
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