Quelle est le délai de conservation des documents en entreprise?
Quelle que soit l’activité professionnelle d’une entreprise, ou le secteur dans lequel elle exerce, la conservation des documents est obligatoire. Régie par la loi et répondant à des modalités précises selon le type de document, la durée de conservation des documents en entreprise doit être respectée avec rigueur. Petit récapitulatif des conditions de conservation soumises aux sociétés.
La loi sur l’archivage des documents
Chaque document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité est répertorié et assujetti à une durée de conservation, essentiellement à des fins probatoires. Durant ces délais de conservation, l’administration peut effectuer des contrôles.
La durée de conservation, et par conséquent l’archivage des documents d’une entreprise qui en découle, dépend de la nature du document.
| Pour info : L’entreprise peut aussi garder les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. |
Les documents sociaux
Dès le début d’une entreprise, y compris durant le processus de création, l’ensemble des documents est à conserver précieusement. Voici la liste des documents sociaux qu’une entreprise commerciale doit obligatoirement conserver :
- Les statuts d’une société, y compris d’un Groupement d’intérêt économique et d’une association : 5 ans lorsque la personnalité morale n’existe plus ou que le Registre du commerce et des sociétés a radié l’entreprise.
- Les papiers relatifs au compte annuel : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
- Les registres de titre nominatifs, des mouvements de titres, les ordres de mouvements ainsi que les procès-verbaux des assemblées et conseils d’administration : 5 ans à partir de la fin de leur usage.
- Les dossiers concernant le fonctionnement d’une société, la fusion avec une autre entreprise : 5 ans.
Les documents fiscaux
L’ensemble des actes fiscaux sont à conserver pendant 6 ans. Ce délai prend acte à partir de la date de création des justificatifs fiscaux, ainsi qu’à partir de la dernière opération fiscale mise à jour dans les registres.
Sont concernés :
- l’impôt sur le revenu et les sociétés ;
- les impôts sur les sociétés pour les entreprises d’exercice libéral, les exploitations agricoles ainsi que les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) ;
- les impôts directs locaux ;
- les Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) ainsi que les bénéfices agricoles ;
- les cotisations foncières des entreprises CVAE (Cotisations sur valeur ajoutée des entreprises et CFE (Centre de formalités des entreprises) ;
- les taxes sur le chiffre d’affaires.
Les documents du personnel
Le délai de conservation des documents des ressources humaines concerne :
- les bulletins de paie, qu’il faut nécessaire avoir en double, soit papier soit sous format électroniques : 5 ans ;
- le registre unique du personnel : 5 ans dès le départ du salarié ;
- les registres comptabilisant les jours de travail des salariés : 3 ans ;
- les documents relatifs aux salaires, contrats de travail, solde tout compte, primes et régimes de retraite : 5 ans ;
- les déclarations d’accident de travail effectuées auprès de la caisse d’assurance maladie : 5 ans ;
- les documents émis par l’inspection du travail comme une mise en demeure et ceux attestant d’une vérification et d’un contrôle du CSE (comité social et économique) : 5 ans ;
- les pièces relatives aux charges sociales et taxes sur salaire : 3 ans.
Besoin de faire de tri parmi tous les courriers administratifs qui s’accumulent ? Vous souhaitez faire une numérisation de nombreux documents à valeur juridique avant d’archiver ? Officéo a mis en place une solution d’externalisation flexible, experte et à la mise en œuvre rapide. Nous mettons à votre disposition des assistants qualifiés pour se charger de vos tâches administratives.
- Secrétariat ;
- Gestion comptable & financière ;
- Gestion de projets ;
- Gestion des achats ;
- ADV / Relation client.
J’aimerai externaliser un service
Les pièces comptables
Les documents comptables sont essentiels pour la bonne tenue de la trésorerie d’une entreprise. Ils sont indispensables pour le travail de l’expert-comptable.
Les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire etc) sont à conservés durant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. L’ensemble des documents justifiant une opération comptable comme un bon de commande et une facture sont également à archiver 10 ans dès la fin de l’exercice.
Les documents commerciaux et civils
Les pièces relatives à l’exercice d’une activité commerciale sont également régies par les réglementations sur l’archivage.
- les contrats ou conventions : 5 ans ;
- les contrats conclus par voie électroniques d’un montant égal ou supérieur à 120€ : 10 ans dès la livraison du bien ou l’exécution de la prestation ;
- les garanties sur les biens et services fournis au client : 2 ans ;
- les documents bancaires et de transport de marchandises : 5 ans ;
- les déclarations douanières : 3 ans.
Les papiers concernant la propriété intellectuelle tel que le dépôt de brevet doivent être archivés 5 ans à partir de la fin de la protection, tout comme les fichiers d’un avocat. La police d’assurance est à conserver durant 2 ans dès la résiliation du contrat.
Je suis auto-entrepreneur, combien de temps dois-je garder les factures ?
Auto-entrepreneur, vous êtes soumis aux mêmes délais d’une entreprise.
Quel est le temps de conservation des documents d’une entreprise après liquidation judiciaire ?
Lorsqu’une entreprise ferme ses portes après une liquidation judiciaire, elle doit respecter les mêmes réglementations d’archivage qu’une organisation en exercice. Les délais indiqués ci-dessus sont donc les mêmes.
Les sanctions en cas de non-conservation de vos documents
Aucune sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise n’existe. Toutefois, l’impossibilité de remettre certains documents en cas de contrôle est un délit.
Comprenez ainsi que la destruction de documents de votre entreprise peut être l’objet de sanctions commerciales, fiscales voire pénales en fonction des circonstances. L’article 1734 du Code général des impôts établit par exemple l’application d’une amende 5 000€. Concernant les registres comptables, l’omission d’établissement des documents peut exposer les dirigeants de la société commerciale à une amende de 9 000€ (art. L.241-4 du Code de commerce).
Contactez-nous du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63 ou via ce formulaire.
Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise
On se charge de votre administratif.
