[Archivage de documents] 4 étapes clés + Enjeux en entreprise

-ou comment faire de l’archivage de documents une seconde nature-

L’archivage des documents dans une entreprise est légalement obligatoire. Les entreprises sont dans la contrainte de conserver leurs documents pendant une période réglementaire déterminée par la loi. L’administration peut mener des contrôles pendant cette période de conservation varie selon le type des documents papiers à archiver et les obligations légales correspondantes. 

Archiver des documents en entreprise se fait en 3 étapes :

1. Identifier les documents ;
2. Stocker les documents archivés ;
3. Classer définitivement des archives qui constituent le patrimoine économique et social de l’entreprise.

En restant sur les bonnes pratiques, la bonne organisation des flux documentaires (papiers ou électroniques) offre un avantage administratif important. En plus du gain de temps passé à recherche un document, l’archivage raisonné permet de prendre des décisions plus vite. Des documents trouvés rapidement est un point primordial pour le bon fonctionnement d’une organisation, quelle qu’elle soit. En bonus, vous restez dans la légalité en respectant les règles de communication et conservation des documents à valeur probante.

Toujours pas convaincu que l’archivage est essentiel ?

Qu’est-ce que l’archivage des documents dans une entreprise ?

L’archivage des documents papier

Les archives papiers font références aux documents produits ou reçus par une entreprise au format papier, et ce, durant tout l’exercice d’activité. Ces documents sont donc à conserver pour garder une mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise.

Archiver des documents dans une entreprise répond à trois besoins :

• Le premier est d’avoir dans un espace centralisé des informations relatives à l’entreprise ;
• Le deuxième est d’avoir les dossiers clos dans un endroit sécurisé pour les présenter en bon état en cas de contrôle. Très utile en cas de litige ou contentieux, cette conservation permet de justifier des actions ou faits au regard de la valeur de la preuve documentée ;
• Enfin, troisième besoin, celui de conserver l’histoire de l’entreprise avec des documents à valeur historique.

L’archivage des documents électroniques

Le définition d’une archive électronique est explicitement donnée dans l’article 1316-1 du Code Civil (loi n°2000-230) : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Les archives électroniques peuvent être :

• Des documents de bureautique ;
• Des bases de données ;
• Un document numérisé ;
• Des messages électroniques ;
• Un système de gestion électronique des documents (GED) ;
• Des sites internet et intranet.

Dans l’archivage des documents général, il est important de distinguer la nature d’origine du document. S’il dispose d’une version papier d’origine ou si le document ne dispose que d’une version sur support électronique. De cette manière, l’archivage des documents électroniques (ou « numériques ») désigne les actions ou dispositifs qui encadrent le rassemblement, l’identification, le classement et la conservation des contenus électroniques en entreprise. Le but est de conserver ces documents sur des supports numériques sécurisés, et des les rendre accessibles à titre de preuve ou à titre informatif.

[VIDÉO] 1 min pour tout savoir sur l’archivage de documents en entreprise

Pourquoi faire de l’archivage des documents dans une entreprise ?

Pourquoi archiver des documents

Sans doute que la question « pourquoi archiver les documents en entreprise » ne vous vient plus à l’esprit à présent. Pour autant, pourquoi s’encombrer, pourquoi conserver les archives de documents administratifs que personne ne consulte ? Tout d’abord, parce que c’est la loi. L’archivage des documents est encadré par de nombreux textes. Une durée légale de conservation de documents est imposée pour garantir une gestion efficace, rationnelle et rigoureuse des documents. Chaque entreprise a l’obligation de se plier à ces exigences légales. Est-ce qu’à un moment donné, vous vous êtes trouvé face à l’une de ces situation ?

• Les étagères des dossiers administratifs débordent, et menacent de s’écrouler sur un employé mal habitué à tenir en équilibre les montagnes de dossiers ;
• Par le passé, face à un litige ou un contentieux, trouver les éléments nécessaires à la conduite du dossier s’est avéré complexe. Des documents étaient impossible à retrouver, ou en mauvais état de conservation ;
• D’un service à l’autre, personne ne sait vraiment où est rangé tel type de documents, et chacun perd du temps dans ce type de recherche fastidieuse.

Pour vous, l’archivage ou l’instauration d’une nouvelle politique d’archivage s’impose.

Pourquoi archiver ses mails

De plus en plus de documents sont envoyés sous forme électronique. La boite mail est un réceptacle privilégié en entreprise pour ce genre d’échanges. L’enjeu d’un archivage de mail est pluriel. Il permet de maintenir la valeur des informations échangées. Archiver ses mails permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des échanges en entreprise. Quand la gestion de savoir s’il faut supprimer ou archiver ses mails professionnels fait débat, et dépend de chaque entreprise ou employé, le traitement des mails et leur archivage rigoureux permet un suivi documentaire et électronique efficace. Ainsi, vous êtes confrontés aux défis suivants au quotidien ?

• Les serveurs de messagerie de votre entreprise sont surchargés. Les processus de sauvegarder et restauration sont trop complexes ;
• La perte de données importantes est quotidienne pour l’entreprise en raison de problèmes techniques, ou de suppression accidentelles de mails ;
• La difficulté d’accéder facilement et rapidement aux mails importants reçus ou envoyés par le passé est réelle.

Vous comprenez qu’il est alors temps de songer à instaurer des pratiques d’archivage des mails dans votre entreprise.

Je suis intéressé.e par votre solution d’archivage des documents

Les 4 étapes principales de l’archivage de documents dans une entreprise

1 – L’identification et l’authentification des archives

L’entreprise doit archiver tous les documents qu’elle produit dès que leur fonction a été remplie. Le document est donc identifié afin de déterminer l’authenticité et les conditions liées à sa conservation.

2 – Le stockage des archives

De manière générale, les entreprises ne fournissent pas les conditions propices pour le stockage des archives. Il est nécessaire d’adopter une organisation stricte pour l’archivage de documents pour retrouver facilement ces derniers et faciliter leur recherche. Ainsi, pour un archivage optimal : les armoires de stockage, les palettes, les bacs et les centenaires sont stockés dans des conditions optimales quant à la luminosité, protection contre la poussière et contre les incendies, etc.

3 – La conservation et la consultation des archives

Les assistants Officéo experts dans l’archivage fournissent un service irréprochable quant à la gestion des archives, la sécurité des documents et leur consultation. Lorsque vous faites appel à un professionnel de l’archivage, celui-ci mettre en place avec votre aide un système d’autorisations.

Il est nécessaire d’inscrire sur un registre les personnes autorisées et ayant le droit de consulter des archives. Il est possible, par ailleurs, de limiter les accès de consultation à certains types de documents confidentiels.

4 – La destruction ou le classement final des documents archivés

Les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs archives pour une durée qui varie entre 2 et 10 ans ou à vie pour certains types de documents.

Cette obligation sert à protéger l’entreprise en lui permettant d’avoir en sa possession tous les documents nécessaires à présenter en cas de contrôle de l’administration par exemple.

Une fois la durée de conservation est passée, le département des archives effectue le classement final d’une archive ou sa destruction.

Quels sont les enjeux de l’archivage des documents en entreprise ?

Les enjeux juridiques

L’archivage des documents dans une entreprise est une obligation que ce soient les documents administratifs, financiers ou commerciaux.

L’archivage des documents papiers ou numériques en entreprise nécessite du temps, de l’argent et de la place, mais il s’agit d’une obligation légale à laquelle toutes les entreprises sont soumises.

Les documents sont conservés pendant une certaine durée qui varie selon la nature des documents :

• Deux ans pour les biens ou services fournis au client ;
• 5 ans pour l’archivage des procès-verbaux d’assemblées générales après la dissolution de la société ;
• 10 ans d’archivage pour les pièces comptables à partir de la clôture de l’exercice.

Les enjeux économiques

L’archivage des documents constitue également un enjeu économique pour l’entreprise. Le non-respect de l’obligation légale liée à l’archivage engendre des sanctions financières.

Par ailleurs, un archivage des documents régulier permet à l’entreprise de bénéficier d’une bonne organisation et gain de temps pour retrouver les documents.

En effet, pouvoir disposer facilement et rapidement des documents nécessaires en cas de contentieux est très important pour résoudre le litige.

Les enjeux de sécurité

Pour réussir la méthode d’archivage des documents en entreprise, il est important de mettre en place des dispositifs de sécurité.

Concernant les documents papiers, ils seront conservés dans une pièce fermée, sans risques et protégée face aux sinistres.

Pour ce qui est des documents numériques, plusieurs solutions de cybersécurité s’offrent à vous comme : un pare-feu, un coffre-fort numérique, etc.

L’enjeu est encore plus important lorsqu’il s’agit de la numérisation des documents comportant des données personnelles et l’application du RGPD.

Comment procéder pour l’archivage des documents administratifs ?

Comment archiver des documents papier

Rappel des règles du classement des documents papier

1. Commencez par une identification des documents fixe. Décidez si le classement est alphabétique, numérique ou thématique pour que les documents soient rapidement trouvés une fois archivés.
2. Distinguez les différentes catégories de dossier. Exemple : dans les dossiers administratifs, mettre les commandes et les factures ; dans les dossiers divers, mettre les courriers, notes, compte-rendus de réunions, documents de veille technique ; dans les fichiers permanents, mettre les dossiers fournisseur, les dossiers du personnel, etc.
3. Créez un tableau Excel pour repérer les intitulés des documents selon le code donné dans le système documentaire de l’entreprise (sinon, référez-vous à la norme ISO 15489). Mettez en place un code couleur sur les dossiers pour une meilleure visibilité.
4. Formalisez le système d’archivage pour que la procédure soit accessible à tous, et à tout moment. Les délais de mise en archive et destruction des documents sont définis dans ce système. Exemple : livres de paies à conserver 5 ans ; devis et factures à garder pendant 10 ans ; justificatifs de T.V.A à garder 10 ans, etc.

Le matériel pour l’archivage papier

• Boîtes d’archives de 10 ou 15 cm de largeur ;
• Des étiquettes pour les boites format L 99,1 x H 139mm ;
• Des chemises sans élastique et des sous-chemises pour les dossiers de documents ;

Rappel : bannissez les classeurs, agrafes, trombones, scotch et élastiques !

Mettre en place un système d’archivage physique efficace

Pour rendre efficace votre travail d’archivage des documents effectué jour après jour, ou document après document, une organisation appropriée est de mise. La création d’une politique d’archivage est à considérer si cela n’a pas été fait. Cette politique d’archivage doit comprendre la politique de conservation. Les informations sont énoncées sous forme de fiches claires. À cela, le plan de classement permet de prendre en charge tous les documents, depuis le création ou réception, jusqu’à leur archivage ou suppression.

Comment archiver des documents numériques

Rappel des règles du classement en informatique

1. Partant d’un document informatique donné (en format word, pdf, ou autre), identifiez la nature du document. Nommez le fichier en étant proche de la classification sur papier.
2. Créez des sous-répertoires cohérents. Les sous-dossiers peuvent être aussi nombreux que nécessaires. Les dossiers et sous-dossiers doivent avoir un titre simple et compris par tous en entreprise.
3. Si possible, indiquez sur le document papier le chemin complet pour accéder à sa version numérique. Exemple : C:/ DOSSIER SOUS-TRAITANT/FACTURES/Doc.pdf).
4. Faites régulièrement un état des lieux du classement électronique de vos documents. Définissez des délais d’archivage des documents et de destruction selon les ordonnances courantes définies par chaque catégorie de document administratif.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

TÉMOIGNAGE COMPLET

Quels documents archiver et combien de temps ?

L’archivage des documents est légalement obligatoire pour toutes les entreprises. Le Code du travail, le Code général des impôts et le Code de commerce obligent la conservation des documents en entreprise. Mais quels documents faut-il conserver ?

Concernant les documents qui relèvent de la comptabilité et de la fiscalité, vous devez conserver les pièces liées à tout type d’opération comme : les factures, les relevés bancaires, les bordereaux, les notes de frais, etc. La durée de conservation de ces documents ne doit pas être inférieure à 4 ans.

Il est également très important d’archiver tous les documents de valeur juridique liés à l’entreprise, on retrouve par exemple : les rapports de gestion, les certificats de dépôt des comptes ou les procès-verbaux.

Pour ce qui est des pièces de nature sociale, il est à noter qu’il est tout aussi important de les conserver pour justifier la participation au versement des cotisations sociales.

Enfin, en ce qui concerne les documents commerciaux, leur archivage dépend de la nature de la dette et leur conservation est comprise entre 5 et 10 ans.

Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?

Un tableau répartissant les délais légaux de conservation selon le type de chaque document

Comment archiver ses mails ?

Entre tous les mails professionnels traités chaque jour, la transmission de documents en pièces jointes et le classement courant : une fois que vous savez que garder, comment archiver ses mails ? Rappel des rapides manipulations à faire.

Archiver ses mails sur gmail

Dans l’application Gmail, sélectionnez en haut à gauche le Menu. Allez ensuite dans Paramètres > Paramètres généraux puis > Action Gmail par défaut. Vous avez alors le choix entre « Archiver » ou « Supprimer ». Les messages supprimés disparaissent alors de manière définitive au bout de 30 jours si vous ne les traitez pas. Procédez à la modification de vos paramètres d’archivage ou de suppression.

Faites ensuite défiler la page jusqu’à arriver à « Confirmation des actions ». L’archivage peut se faire de deux manières différentes dans gmail. Le plus simple face à un message à archiver, cliquez simplement sur « Archiver ». Pour archiver plusieurs message, sélectionnez-les tous avant de cliquer de nouveau sur « Archiver ».

Pro-tip

Vous jonglez entre plusieurs messageries d’entreprise ? Vous pouvez créer une archive de mails pour toutes les messageries en créant des fichiers d’extension .eml ! Sélectionnez les mails à conserver, cliquez sur [transférer]. Le menu Fichier > Enregistrer sous permet de sauvegarder les courriers sur disque dur.

Archiver ses mails sur mac

Dans l’application Mail de votre Mac, sélectionnez le ou les mails à archiver. Notez qu’en sélectionnant une conversation de plusieurs mails, l’archivage affecte tous les mails de cette conversation. Les messages dans d’autres boîtes ne seront pas affectés par l’archivage.

Cliquez ensuite sur « Archiver » dans la barre d’outils de l’application mail. Si votre Mac en a une, utilisez la Touch Bar. La catégorie « Archiver » possède une option supplémentaire : « Placer les messages supprimés dans », que vous trouvez dans les préférences de présentation. Cette option permet d’archiver des messages à partir de notifications. Dès que la notification arrive, cliquez sur « Archiver ».

Pourquoi confier son archivage de documents à Officéo ?

L’archivage de documents est une tâche très fastidieuse pourtant indispensable pour assurer l’organisation administrative de son entreprise. La gestion de cette tâche nécessite des investissements non négligeables en temps et en ressources.

Ainsi, confier l’archivage de documents de son entreprise à un prestataire de services spécialisé comme Officéo, vous fera bénéficier d’un gain de temps, d’argent et de productivité. Vous vous libérez avec vos équipes pour vous consacrer entièrement à votre cœur de métier : le développement de votre business. 

L’externalisation de votre archivage de document à un assistant Officéo, vous permet d’avoir à votre disposition des professionnels administratifs fiables et expérimentés avec une maîtrise parfaite de vos outils et de votre métier.

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L’archivage de documents en 4 points clés