[EXTERNALISATION SAISIE DE DONNÉES] Rapide & fiable

Votre activité implique un certain nombre d’actions administratives à réaliser mais le manque de temps ne vous permet pas d’y faire face. Une solution existe, l’ASD assistance saisie de données ! Vous avez régulièrement des tâches de saisie de données à effectuer ? Dès à présent, vous envisagez de confier ce travail à un service externe ?

Pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en améliorant la qualité du traitement de l’information, nos services d’assistance administrative et comptable Officéo vous apporte des réponses.

TPE / PME, collectivité, cabinet libéral, ou autre type de structure d’entreprise, votre futur(e) assistant(e) indépendant(e) sans embauche prend en charge votre saisie de données comme la saisie comptable, la saisie de factures, la saisie de notes de frais, etc.

Qu’est-ce que l’externalisation de la saisie de données ?

La saisie de données ou la saisie informatique est une opération qui consiste à insérer manuellement ou automatiquement dans la mémoire d’un appareil électronique ou d’un ordinateur par exemple différents types de données.

Cette technique est utilisée pour rassembler des informations ou des données d’une entreprise dans un appareil informatique. Ainsi que pour obtenir des résultats qui seront utilisés par une autre personne.

La saisie de données c’est une activité qui peut vite se transformer en une tâche fastidieuse surtout si vous avez beaucoup de données informatiques à saisir dans une grande entreprise.

Ainsi, il peut être judicieux pour votre entreprise d’opter pour l’externalisation de la saisie de données à un prestataire externe qui vous permettra de gagner en temps et en productivité et de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier.

Si vous avez besoin d’assistance dans la saisie de vos données que ce soit sur fichier Word, Excel ou PDF, Officéo peut répondre à votre besoin.

Quels sont les différents types de saisie de données ?

La saisie de données est une opération un peu pointue qui nécessite certaines compétences pour être exercée dans les meilleurs conditions. La personne en charge va être amenée à travailler avec différents types de données qui peuvent être numériques ou alphabétiques.

Il est important de bien contrôler l’exactitude des informations saisies. Les données à saisir peuvent relever du domaine de la comptabilité, l’administratif ou autre.

Il existe différents types de données :

• Données numériques ;
• Données de date et heure ;
• Données monétaires ;
• Données type caractère ou texte ;

Il existe également différents types de saisie :

• Texte : une zone de texte sur une ligne ;
• Liste de choix : liste d’éléments à sélectionner ;
• Zone de commentaire : une zone de texte sur plusieurs lignes ;
• Liste de choix à partir d’une requête : liste d’éléments à sélectionner dont les valeurs sont à choisir à partir d’une requête ;
• Sélection d’une date : une date à sélectionner à partir d’un calendrier ;
• Sélecteur externe : un sélecteur de données externe ;
• Valeurs à partir d’un sélecteur d’autorités : liste d’éléments dont les valeurs sont des autorités ;
• Texte multilingue : zone de texte qui permet un affichage selon la langue affichée ;
• Résolveur de lien : zone de texte qui permet de générer une adresse URL pour accéder à un document ;
• URL : zone de texte qui contient une URL ;
• Zone de saisie HTML : zone de texte qui accepte des balises HTML ;
• Intervalle de dates : deux sélecteurs de dates et heures de début et de fin.

Faites le choix d’externalisation de la saisie de vos données

En qualité de prestataire externe, Officéo vous donne plus d’opportunités à chaque mission d’externalisation :

• Amélioration de l’efficacité dans le traitement des informations concernant vos prospects ;
• Rentabilisation de la saisie de données avec une exécution confiée à des expert(e)s ;
• Traitement de tâches essentielles au fonctionnement de votre entreprise sans avoir à créer un poste dédié en interne, parfois lourd à alimenter à temps plein ;
• Optimisation de la qualité de traitement des données avec si besoin la mise en place d’un processus de vérification des données avant saisie ;
• Traitement informatique de vos documents administratifs, sur place ou en télétravail.

Le tout, pour permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur leur corps de métier et leurs objectifs principaux en les déchargeant d’une gestion administrative contraignante. Votre secrétaire administratif(ive) indépendant(e) est qualifiée pour la saisie de de données. À partir de documents et fichiers fournis, il/elle réalise le travail demandé en s’adaptant à vos besoins.

Afin de vous garantir la meilleure qualité de traitement de vos données, Officéo effectue un contrôle de sourcing premium et un suivi de satisfaction client tout au long de chaque mission. Du début à la fin de notre collaboration, le respect des procédures est évalué, la conformité des informations saisies tout comme la qualité des données traitées.

L’externalisation de la saisie de données à Officéo

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.

Quels avantages vous offre cette solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !

Un service aux nombreux bénéfices !

La saisie de données est une tâche administrative très présente dans la vie de chaque entreprise, administration, ou service de l’état. Une base de données à actualiser, un mailing à effectuer, des devis à saisir, nombreuses sont les tâches qui se présentent à vous et vos collègues au quotidien.

Vous avez besoin de déléguer pour gagner en productivité ? Faire de la place sur votre bureau et accorder plus de temps à la prospection de nouveaux clients, ou au développement du chiffre d’affaires ? Tout en pouvant manipuler les données sensibles liées à votre activité, votre assistant(e) externalisé(e) peut intervenir à tout moment. Que ce soit pour un besoin ponctuel ou récurrent, nécessitant un 0,5 ETP ou pour remplacer un collègue pendant ses congés : Officéo s’adapte à vos besoins et apporte des solutions.

Votre assistante, forte de son expérience bureautique, se charge, à l’aide de logiciels idoines (Excel, Access…) d’effectuer les tâches suivantes :

• Assistance à l’administration des ventes (saisie de devis, saisie de coordonnées, saisie clients, formalisation de devis) ;
• Actualisation de base contacts (base de données CRM clients / prospects, invitation événements, contacts personnels, mailing…) ;
• Préparation comptabilité (saisie de notes de frais, gestion de factures, saisie comptable….) et organisation de rétro-planning ;
• Publipostage (envoi de courriers, envoi de factures…) ;
• Mise à jour d’un site web (mise en ligne de l’information…).

Les compétences en sténographie, sténotypie et dactylographie vérifiées de chaque assistant(e) permettent une intervention rapide, selon vos besoins. Si vous recherchez à sous-traiter votre frappe de documents à une assistante à domicile, Officéo vous garantit l’expertise qu’il vous faut. Envie de connaître le tarif pour une frappe de documents à domicile avant de vous lancer ?

Externalisation de la saisie de données : avantages Officéo ?

N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63

Officéo, comment ça marche ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. « 

Témoignage complet 

Externalisation saisie de données : un assistant pour saisir et traiter vos documents administratifs

Vous êtes débordés, vous avez un nombre important de documents administratifs à traiter. Le service asd assistance saisie de données à domicile ou en entreprise est conçu pour vous libérer des formalités administratives afin de vous permettre de vous concentrer sur les tâches importantes.

Vous avez du mal à gérer le télétravail ? Sur place ou à distance, votre assistant Officéo expert des outils bureautiques et de la saisie de données s’occupe pour vous de :

• préparer, rédiger et mettre en forme vos documents administratifs,
• saisir, scanner et numériser vos données,
• retranscrire et prendre des notes,
• classer et archiver vos documents administratifs.

En confiant la saisie de vos données à l’assistant Officéo, vous gagnerez du temps pour vous consacrer pleinement à votre activité professionnelle.

A noter que ces services peuvent également être réalisés par un(e) assistant(e) bilingue spécialisée en langues étrangères.

Besoin de gérer vos documents Excel, mettre en forme vos compte-rendus, ou établir des tableurs pour vos bases de données ?

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Questions fréquemment posées