Saisie comptable en entreprise ▷ Qui peut la faire ? [Vidéo]
La saisie comptable, également connue sous le nom de comptabilité générale, est l’une des activités essentielles au sein de toute entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande. Elle constitue le fondement de la gestion financière, permettant aux entreprises de suivre de manière précise et transparente toutes leurs transactions financières.
Quels sont les grands types de journaux pour la saisie comptable ?
Sommaire
- Définition de la saisie comptable
- Exercice comptable : Qui peut effectuer la saisie comptable ?
- Quelles sont les obligations en matière d’écriture comptable ?
- Quels sont les composants d’une écriture comptable ?
- Quelles sont les écritures ou les enregistrements comptables ?
- Pourquoi faire la saisie comptable ?
- Exemple de saisie comptable d'une vente
- Méthode de traitement comptable
- Quelles sont les étapes de la saisie comptable ?
- Respect des normes comptables
- Questions fréquentes sur la saisie de données comptables
La saisie comptable est une opération qui se fait manuellement, elle consiste à réaliser des opérations comptables dans les comptes de charges de l’entreprise ou de la société. La saisie comptable doit faire apparaître toutes les opérations : il faut saisir tous les documents générés par l’entreprise et par des tiers comme les factures d’achats, les relevés bancaires, etc. Besoin d’effectuer la saisie de données comptables au sein de votre entreprise, tout en faisant avancer d’autres actions plus proches de votre cœur de métier ? Officéo vous propose de déléguer votre saisie comptable à un assistant comptable indépendant.
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Définition de la saisie comptable
La saisie comptable concerne l’encodage des opérations relatives au patrimoine ou à l’activité d’une entreprise. Il s’agit d’une opération manuelle pour mouvementer les comptes de charges concernés par cette opération. La saisie comptable génère des écritures comptables qui sont ensuite enregistrées, sous forme d’un document « journal », dans un logiciel comptable. Il est possible pour l’entreprise de créer plusieurs et différents journaux : journal des achats, journal des ventes, journal de diverses opérations, journal de TVA, journal de banque, journal des salaires, etc. La comptabilité utilise la saisie comptable comme matière première. Le bilan de résultat de l’entreprise annuel est alimenté par ces enregistrements comptables.
Exercice comptable : Qui peut effectuer la saisie comptable ?
La saisie comptable peut être effectuée par le dirigeant de l’entreprise, un employé missionné ou par un prestataire externe du moment où ils respectent les normes comptables. Cette tâche, dans tous les cas, doit être confiée à une personne professionnelle et compétente.
| Responsable | Description |
| Le dirigeant de l’entreprise | Pour les entreprises qui n’effectuent que peu d’opérations par mois, la saisie peut être réalisée par le dirigeant de l’entreprise. Néanmoins, il s’agit d’une tâche chronophage donc il faut tenir compte du temps à y consacrer |
| Un employé missionné | Cette tâche peut être effectuée par un employé interne occupant le poste de comptable au sein de l’entreprise. Il faut, pour cela, avoir des connaissances en comptabilité et maîtriser différents logiciels qui aident à réaliser cette tâche. Cette solution est envisageable pour les entreprise de taille moyenne |
| Un prestataire externe | Une solution d’externalisation est possible également, il s’agit de faire recours à un prestataire externe pour la réalisation de cette tâche. Un choix judicieux pour les grandes entreprises qui ne vont plus se préoccuper de cette saisie pour se concentrer davantage sur son développement et son coeur de métier |
Quelles sont les obligations en matière d’écriture comptable ?
L’écriture comptable ne peut pas être modifiée ou supprimée et ce, qu’elle soit manuscrite ou informatique. Ainsi, les journaux comptables manuscrits ne doivent comporter aucune rature ni blanc. En cas de recours à l’utilisation de logiciels, il faut mettre en place une procédure de validation pour éviter les erreurs. Une procédure de clôture est également mise en place à la fin de chaque exercice comptable pour éviter tout ajout, modification ou suppression. Il est donc obligatoire d’effectuer la saisie comptable car ses résultats permettent de réaliser des opérations qui ont un impact direct sur les activités de l’entreprise.
Quels sont les composants d’une écriture comptable ?
Une écriture comptable d’un journal comptable se compose de plusieurs informations obligatoires qui sont :
- La date de l’opération comptable ;
- Les comptes mouvementés : le compte au débit et le compte au crédit ;
- Le numéro de la pièce ;
- Le libellé de l’écriture comptable ;
- La somme de l’opération.
Quelles sont les écritures ou les enregistrements comptables ?
Les écritures comptables sont des enregistrements de toutes les opérations financières d’une entreprise. Les principaux types d’écritures comptables :
- Les opérations d’achat : débit du compte d’achat et crédit du compte fournisseur ;
- Les opérations de vente : crédit du compte de vente et débit du compte client ;
- Les opérations de trésorerie : débit ou crédit du compte banque selon l’opération ;
- Les opérations de TVA : débit du compte de TVA collectée et crédit du compte de TVA déductible ;
- Les opérations de paie : débit du compte de salaires et crédit du compte banque ou compte de charges sociales.
La saisie correcte de ces écritures comptables permet d’assurer une comptabilité précise et de produire des états financiers fiables.
Pourquoi faire la saisie comptable ?
La saisie comptable est une étape clé dans la gestion comptable dans toute entreprise. Elle consiste à enregistrer de manière systématique et chronologique toutes les opérations financières effectuées par l’entreprise.
L’entreprise doit faire de la saisie comptable pour plusieurs raisons :
-
Respect des obligations légales : les entreprises sont tenues de tenir une comptabilité régulière et précise pour se conformer aux obligations légales et fiscales. La saisie comptable permet donc de répondre à des exigences légales et de limiter les risques de sanctions en cas de contrôle.
-
Suivi de l’activité de l’entreprise : la saisie comptable permet de suivre l’ensemble des flux financiers de l’entreprise, notamment les ventes, les achats, les paiements et les encaissements. Elle offre ainsi une vision claire et précise de l’activité de l’entreprise et de sa situation financière.
-
Analyse financière : la saisie comptable permet également d’effectuer des analyses financières approfondies de l’entreprise. Ces analyses permettent de dégager des tendances, d’identifier des écarts ou des anomalies, ainsi que de prendre des décisions stratégiques pour améliorer la performance financière de l’entreprise.
En résumé, la saisie comptable est essentielle pour la bonne gestion financière et comptable d’une entreprise. Elle permet de se conformer aux obligations légales, de suivre l’activité de l’entreprise et d’effectuer des analyses financières approfondies pour améliorer la performance de l’entreprise.
L’entreprise utilise plusieurs types de journaux comptables.
Les grands types de journaux comptables utilisées par l’entreprise pour de la saisie comptable sont :
-
Le journal des achats
Le journal des achats contient des écritures relatives aux achats de marchandises ou de frais généraux de l’entreprise qui comprennent les loyers, l’entretien, le téléphone, l’électricité, etc.
Dans certains cas, les frais généraux sont comptabilisés dans un journal dédié qui est le journal des frais généraux.
-
Le journal des ventes
Le journal des ventes sert à comptabiliser toutes les factures d’achats réalisées par l’entreprise. Ces journaux utilisent différents comptes :
- Un compte client ;
- Un compte de produit ;
- Un compte de TVA collectée.
-
Comptabilité trésorerie : Les journaux de trésorerie
Pour comptabiliser toutes les opérations liées à la banque et à la caisse de l’entreprise, cette dernière utilise les journaux de trésorerie.
Les comptes principalement utilisés dans ces journaux sont des comptes de bilan.
-
Le journal des opérations diverses
L’utilisation du journal des opérations diverses (également appelé journal des OD) est destinée pour comptabiliser toutes les autres opérations qui ne rentrent pas dans ces 3 types de journaux (achats, ventes et trésorerie).
Sont comptabilisées dans ce journal : les écritures de paie, les écritures de TVA, de provisions, les écritures de bilan, etc.
Les opérations diverses sont parfois divisées en plusieurs journaux comme : le journal de TVA, le journal des salaires, etc.
Exemple de saisie comptable d’une vente
Méthode de traitement comptable
La saisie de vos éléments comptables avec un assistant Officéo s’adapte à vos besoins et votre rythme, sur place comme en télétravail.
- Scan de factures d’achats et traitement sur logiciel comptable (Excel, Sage, etc.) ou programme de comptabilité ;
- Gestion des éléments comptables et transmission au cabinet comptable ;
- Numérisation de pièces comptables ;
- Comptabilité analytique ;
- Collecte de pièces justificatives, contrôle et suivi comptable ;
- Lettrage et justification des comptes de tiers, pointage et justification des comptes généraux ;
- Évaluation des stocks et produits en cours, contrôle des comptes, écriture d’inventaire.
Pour une intervention sur votre site ou à distance, en assurant une continuité de service, Officéo vous propose une expertise adaptée, à chaque instant.
Quelles sont les étapes de la saisie comptable ?
Les étapes de la saisie comptable consistent en 6 points clés :
- Collecte des pièces justificatives (factures d’achats, notes de frais, relevés bancaires) ;
- Création d’un plan comptable ;
- Saisie des opérations dans un logiciel de comptabilité (débits, crédits, date, libellé) ;
- Rapprochement bancaire pour vérifier la concordance entre les opérations enregistrées et les mouvements bancaires ;
- Clôture des comptes pour préparer les états financiers (bilan, compte de résultat) et la déclaration fiscale.
En suivant ces étapes, une entreprise peut assurer une saisie comptable rigoureuse et fiable.
Respect des normes comptables
Les missions de nos assistants comptables sont déployées selon vos besoins pour vous permettre de tenir une comptabilité selon les normes légales en vigueur. Votre plan comptable est adapté. Les délais pour la TVA sont respectés. Le lettrage des opérations bancaires est respecté. Les recommandations et les contraintes pour les contrôles fiscaux sont suivies (fichier FEC). En fonction de votre activité (profession libérale, collectivité) ou de la taille de votre entreprise (auto-entreprise, TPE, PME, ETI/GE), votre assistant déploie les compétences appropriées.
Saisie comptable externalisée avec votre assistant comptable Officéo
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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
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Témoignage de Laure Florent, avocate au Barreau de Paris
O. : Finalement, en repensant à votre première prise de contact avec Officéo jusqu’à cette intervention, qu’est-ce qui vous a paru vraiment bien dans ce service ?
L.F. : Pouvoir se décharger de tâches administratives en payant une simple facture d’honoraires. Le résultat : le travail est fait en 3 heures et sans avoir besoin de formation ; ce qui n’est souvent pas le cas pour une jeune recrue. Elle s’est vite adaptée. […] J’ai décrit la mission au téléphone et on m’a envoyé l’assistante qui collait par rapport à mon activité, c’est-à-dire une assistante juridique.
Questions fréquentes sur la saisie de données comptables
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❓ C’est quoi la saisie comptable ?
La saisie comptable consiste à encoder des opérations relatives au patrimoine ou à l’activité d’une entreprise. Il s’agit d’une opération manuelle pour mouvementer les comptes de charges concernés par cette opération. La saisie comptable génère des écritures comptables qui sont ensuite enregistrées, sous forme d’un document « journal », dans un logiciel comptable.
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💪 Qui a le droit et peut faire de la saisie comptable ?
La saisie comptable peut être effectuée par le dirigeant de l’entreprise, un employé missionné ou par un prestataire externe du moment où ils respectent les normes comptables. Cette tâche doit absolument être confiée à une personne professionnelle, experte et compétente.
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💡 Comment se fait la saisie comptable ?
Il est possible de faire de la saisie comptable sur papier ou sur ordinateur ou en utilisant des logiciels comptables. La saisie comptable doit absolument être effectuée selon les normes comptables et doit se baser sur des justificatifs.
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🤔 Comment passer les écritures en comptabilité ?
Pour passer une écriture en comptabilité, il faut enregistrer deux mouvements : le débit et le crédit. Tout cela repose sur un principe de la comptabilité : le mécanisme de la partie double.
Pour aller plus loin
- Externaliser la saisie de données ;
- Comment saisir des données sur Excel ? ;
- La frappe de documents ;
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