[SECRÉTAIRE DE DIRECTION] Fiche métier complète

La secrétaire ou l’assistante de direction est rattachée directement à un cadre supérieur, directeur ou un chef d’entreprise. Son rôle est d’assister le directeur dans ses tâches quotidiennes de gestion administrative et d’organisation.

Une secrétaire de direction occupe un poste qui consiste à assister au quotidien et à aider le dirigeant d’une entreprise. Il s’agit du collaborateur direct ou du bras droit d’un cadre supérieur ou d’un chef d’entreprise. La mission d’une secrétaire et de gérer le secrétariat de direction ainsi que d’assurer la gestion et l’organisation administratives de sa direction.

Dans une entreprise, un cabinet ou une administration, le secrétariat de direction est souvent un post destiné aux femmes. L’assistante est une employée assez polyvalente au sein de l’organisation puisqu’elle jongle entre l’accueil et les tâches administratives. Sa polyvalence et son efficacité sont deux éléments primordiaux dans l’accomplissement de ses missions. Découvrez plus de détails sur ce corps de métier dans la suite de notre article.

Quel est le rôle d’un assistant de direction ?

La secrétaire de direction a principalement un rôle de soutien à tout ce qui a trait au secrétariat de direction au sein de l’entreprise. Cela prend généralement en compte les tâches administratives et l’accueil des visiteurs. Elle organise le travail de son service et s’occupe également de la gestion de l’agenda de son supérieur et parfois de tout le département administratif. La rédaction des comptes rendus, des rapports et des lettres fait également partie de son quotidien. 

La secrétaire de direction est également responsable de la gestion du bureau. Elle se charge ainsi de repérer toutes les fournitures manquantes et de passer de nouvelles commandes afin que le département ne soit pas en rupture de stock. Des compétences en gestion des ressources lui sont ainsi indispensables pour mener à bien cette mission.

Exemple : le rôle d’une secrétaire de direction en EHPAD

Au sein d’un EHPAD (Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes), la secrétaire de direction peut s’occuper des tâches de secrétariat et de comptabilité. Selon les compétences de cette dernière dans ce secteur d’activité, elle peut également être chargée des admissions, des prises de contact avec les familles et de chaque prise de rendez-vous avec le médecin soignant. Elle assiste le résident et sa famille dans les mesures de protection juridique et les démarches à mener.

Dans ces établissements, la secrétaire est beaucoup plus considérée comme un agent d’accueil. Elle est donc chargée d’accueillir les nouveaux résidents et de recevoir également les appels téléphoniques du complexe. Sa maîtrise de l’outil informatique lui permet d’établir un tableur par exemple pour améliorer sa gestion du temps.

Quelles sont les qualités d’une bonne secrétaire de direction ?

La secrétaire de direction, en tant que collaboratrice, doit être une personne capable d’enchainer plusieurs tâches à la fois. Elle doit alors être capable d’intervenir sur plusieurs fronts simultanément tout en ayant un ordre de priorité bien défini. Elle a également besoin d’être ordonnée et méthodique pour bien gérer son travail. Bien qu’elle dispose d’un emploi du temps toujours surchargé, elle doit trouver le moyen de se rendre disponible pour des tâches urgentes qui lui seront imposées par sa hiérarchie. 

Pour bien assurer la rédaction des documents, un secrétaire assistant doit avoir un niveau de langue irréprochable. Il doit avoir une bonne rapidité d’écriture et surtout s’exercer à pouvoir rapidement prendre des notes au cours des réunions. 

L’assistant de direction fait partie des premières personnes que tout visiteur rencontre dans une entreprise. Il se doit donc de développer de bonnes attitudes afin d’améliorer ses qualités humaines. À son poste de secrétariat de direction, il est amené à garder le sourire et à faire preuve de courtoisie professionnelle à l’égard des clients ou visiteurs. Avoir un excellent sens de la communication fait également partie des qualités prisées chez une secrétaire de gestion pme pmi. 

Quelles sont les tâches d’une secrétaire de direction ?

Vous l’avez déjà compris, une secrétaire tient un rôle important dans une organisation administrative. Ses principales missions sont :

• L’accueil des visiteurs de l’entreprise et leur orientation vers le chef de service par exemple ;
• La gestion des appels téléphoniques entre la hiérarchie et les personnes extérieures à l’entreprise ;
• La gestion des courriels physique et électronique de l’entreprise ;
• La rédaction des mails, lettres, comptes rendus et autres documents administratifs ;
• Le classement et l’archivage des dossiers qui sont à sa charge ;
• L’établissement de tableaux de bord ;
• La gestion de l’agenda du dirigeant d’entreprise ou de sa hiérarchie ;
• La préparation des déplacements de sa hiérarchie ou de la direction opérationnelle ;
• L’organisation des réunions sur les affaires courantes à la demande de sa hiérarchie ;
• La rédaction du rapport de chaque réunion à laquelle elle assiste. 

Cette liste de missions n’est pas exhaustive, car la secrétaire de direction est capable d’accomplir beaucoup plus de tâches selon les compétences qu’elle détient. La complexité de ses missions a d’ailleurs une influence sur son salaire de secrétaire de direction.

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Le salaire d’une assistante de direction

Le salaire mensuel moyen d’une secrétaire de direction varie selon plusieurs paramètres. Ces derniers sont : le niveau de formation de la secrétaire, les missions assumées et la complexité du poste, la taille et le secteur d’activité de l’entreprise, etc. Pour une secrétaire de direction débutante, le salaire mensuel moyen brut va de 1550 à 2000 €.

Ainsi, le salaire moyen d’une secrétaire de direction est fixé à 2 000 € net par mois et à 29 500 € brut par an, soit 300 € de moins que le salaire moyen en France.

Une secrétaire de direction en fin de carrière peut voir son salaire mensuel net monter jusqu’à 2 500 €.

Les évolutions possibles pour une assistante de direction

Dans des entreprises comme les PME et TPE, les postes des secrétaires de direction évoluent vers un rôle d’Office Manager. Dans les grands groupes, ce n’est pas si évident que ça étant donné l’organisation et le management plus traditionnels de ces groupes.

Néanmoins, des parcours de professionnalisation des assistants sont mis en place dans certains grands groupes. Les évolutions possibles pour une secrétaire de direction concernent les montées en compétences vers un autre métier ou les spécialisations : en Ressources Humaines, Achats, Communication, Comptabilité…

Les évolutions des secrétaires de direction dépendent du management de l’entreprise ou des qualifications des secrétaires.

Comment devenir une secrétaire de direction ?

Pour devenir secrétaire de direction, vous devez être titulaire d’un bac +2 comme un BTS d’assistant manager ou d’assistant de gestion. Il est également possible d’accéder au poste de secrétariat de direction grâce à un BTS assistance technique d’ingénieur.

Le recrutement d’une secrétaire de direction en CDD ou en CDI s’effectue selon l’expérience et les compétences de la personne.

Il existe néanmoins des formations qui préparent au métier de secrétaire de direction comme :

• Bac pro sciences des techniques de gestion ;
• DUT : gestion administrative et commerciale ;
• BTS : assistant manager, assistant en comptabilité et gestion ;
• Licence Professionnelle en management des organisations ;
• Licence générale en droit, Ressources Humaines ou en langues.

Le métier de secrétaire de direction ne cesse d’évoluer, ainsi des formations peuvent s’avérer nécessaires pour acquérir des compétences spécifiques dans certains domaines :

• Bureautique et informatique ;
• Secrétariat et assistance ;
• Multimédia et design ;
• Langues étrangèrs ;
• Communication orale et écrite ;
• Gestion du stress bien-être au travail.

Les objectifs d’une secrétaire de direction

Selon sa personnalité et les tâches qui lui sont confiées, la secrétaire de direction peut se fixer plusieurs objectifs. Toutefois, dans la majorité des cas de figure, elle est amenée à comprendre le fonctionnement de la société sur tous les plans. La secrétaire polyvalente veille à cerner véritablement l’environnement économique dans lequel évolue la société. Elle se doit aussi d’être toujours 

disponible pour assister les cadres de l’entreprise dans l’exécution de leurs tâches.

Par ailleurs, l’office manager doit développer des compétences en communication d’entreprise et s’assurer de la bonne transmission des informations. Pour cela, elle doit maitriser les technologies modernes de traitement de texte par exemple et s’en servir dans l’exécution de ses tâches.

Le métier de secrétaire de direction en 3 points

Pour aller plus loin

• Comment devenir une assistante de direction ? ;
• Quel est le salaire d’un assistant de direction ? ;
• Les compétences d’une secrétaire de direction ;
• La différence entre une secrétaire et une assistante de direction.