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Mis à jour le : 24 mai 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[SECRÉTAIRE DE DIRECTION] Fiche métier complète

La secrétaire ou l’assistante de direction est rattachée directement à un cadre supérieur, directeur ou un chef d’entreprise. Elle occupe un rôle clé au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Découvrez plus de détails sur ce corps de métier dans la suite de notre article !

[VIDEO] Fiche métier : qu’est-ce qu’un secrétaire de direction ?

Secrétaire de direction : tâches Une secrétaire de direction occupe un poste qui assiste le dirigeant d’une entreprise.

La fonction d’une secrétaire de direction se rapproche de celle d’une assistante polyvalente puisqu’elle jongle entre l’accueil et les tâches administratives. Sa polyvalence et son efficacité sont deux éléments primordiaux dans l’accomplissement de ses missions.

 

Fiche de poste : quel est le rôle d’une secrétaire de direction ?

La secrétaire de direction réalise les tâches administratives et l’accueil des visiteurs. Elle organise le travail de son service et s’occupe également de la gestion de l’agenda du directeur, parfois de tout le département administratif. La rédaction des comptes rendus, des rapports et des lettres fait également partie de son quotidien.

La secrétaire de direction est également responsable de la gestion du bureau. Elle se charge ainsi de repérer toutes les fournitures manquantes et de passer de nouvelles commandes afin que le département ne soit pas en rupture de stock. Des compétences en gestion des ressources lui sont ainsi indispensables pour mener à bien cette mission. La secrétaire polyvalente veille à cerner véritablement l’environnement économique dans lequel évolue la société. Par ailleurs, cette dernière doit développer des compétences en communication d’entreprise et s’assurer de la bonne transmission des informations.

Exemple : le rôle d’une secrétaire de direction en EHPAD

Au sein d’un EHPAD (Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes), la secrétaire de direction peut s’occuper des tâches de secrétariat et de comptabilité. Selon les compétences de cette dernière dans ce secteur d’activité, elle peut également être chargée des admissions, des prises de contact avec les familles et de chaque prise de rendez-vous avec le médecin soignant. Elle assiste le résident et sa famille dans les mesures de protection juridique et les démarches à mener.

Missions : quelles sont les tâches d’une secrétaire de direction ?

Vous l’avez déjà compris, une secrétaire tient un rôle important dans une organisation administrative. Voici une liste des tâches d’une secrétaire de direction, il s’agit ici de ses missions principales :

  • L’accueil des visiteurs de l’entreprise et leur orientation vers le chef de service par exemple ;
  • La gestion des appels téléphoniques entre la hiérarchie et les personnes extérieures à l’entreprise ;
  • La gestion des courriels physiques et électroniques de l’entreprise ;
  • La rédaction des mails, lettres, comptes rendus et autres documents administratifs ;
  • Le classement et l’archivage des dossiers qui sont à sa charge ;
  • L’établissement des tableaux de bord ;
  • La gestion de l’agenda du dirigeant d’entreprise ou de sa hiérarchie ;
  • La préparation des déplacements de sa hiérarchie ou de la direction opérationnelle ;
  • L’organisation des réunions sur les affaires courantes à la demande de sa hiérarchie ;
  • La rédaction du rapport de chaque réunion à laquelle elle assiste. 

Cette liste de missions n’est pas exhaustive, car la secrétaire de direction est capable d’accomplir beaucoup plus de tâches selon les compétences qu’elle détient. La complexité de ses missions a d’ailleurs une influence sur son salaire de secrétaire de direction.

Acquis : quelles sont les compétences d’une bonne secrétaire de direction ?

La secrétaire de direction, en tant que collaboratrice directe, doit être une personne de confiance qui remplit de nombreuses compétences :

  • Polyvalente : elle doit pouvoir intervenir sur plusieurs fronts et enchainer beaucoup de tâches, rapidement ;
  • Organisée : la secrétaire de direction doit réussir à définir une méthode et un ordre de priorité pour ne pas se laisser submerger ;
  • Disponible : en entreprise, les tâches urgentes tombent toujours au mauvais moment. En suivant une bonne organisation, la secrétaire de direction trouvera le moyen de se rendre disponible ;
  • Niveau de langue et orthographe irréprochables : la secrétaire de direction est en charge de répondre aux mails de la direction, mais aussi de faire les comptes rendus de réunions et restitutions. Il est clair que la maitrise parfaite d’une langue, voire deux, est essentielle ;
  • Sens de la communication : l’assistant de direction fait partie des premières personnes que le visiteur rencontre dans une entreprise. Une sens des relation humaines est donc plus que souhaitable.

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Salaire : combien gagne une secrétaire de direction ?

Selon l’emploi.figaro.fr, le salaire mensuel brut d’une secrétaire de direction en début de carrière va de 1550 à 2000 €.

Ainsi, le salaire moyen brut d’une secrétaire de direction est situé entre 2 000 et 3000 € par mois et 27 504 et 36150 € par an.

Le salaire mensuel moyen d’une secrétaire de direction varie selon le niveau de formation de la secrétaire, les missions assumées et la complexité du poste, la taille et leSalaire d'une secrétaire de direction secteur d’activité de l’entreprise, etc.

Une secrétaire de direction en fin de carrière peut voir sa rémunération mensuelle nette monter jusqu’à 3200 €.

En outre, il convient de noter que la rémunération d’une secrétaire de direction fluctue en fonction du département, avec la région parisienne affichant le salaire d’entrée le plus élevé.

Emploi : quelles évolutions possibles sur le poste d’assistante de direction ?

Dans des entreprises comme les PME et TPE, les postes des secrétaires de direction évoluent vers un rôle d’Office Manager. Dans les grands entreprises, ce n’est pas si évident que ça étant donné l’organisation et le management plus traditionnels de ces groupes.

Néanmoins, des parcours de professionnalisation des assistants sont mis en place dans certains grands groupes. Les évolutions possibles pour une secrétaire de direction concernent les montées en compétences vers un autre métier ou les spécialisations : en Ressources Humaines, Achats, Communication, Comptabilité…

Les évolutions des secrétaires de direction dépendent du management de l’entreprise ou des qualifications des secrétaires.

Formation : quelles études pout devenir une secrétaire de direction ?

Pour devenir secrétaire de direction, vous devez être titulaire d’un bac +2 comme un BTS d’assistant manager ou d’assistant de gestion. Il est également possible d’accéder au poste de secrétariat de direction grâce à un BTS assistance technique d’ingénieur.

Il existe néanmoins des formations qui préparent au métier de secrétaire de direction comme :

  • Bac pro sciences des techniques de gestion ;
  • DUT : gestion administrative et commerciale ;
  • BTS : assistant manager, assistant en comptabilité et gestion ;
  • Licence Professionnelle en management des organisations ;
  • Licence générale en droit, Ressources Humaines ou en langues.

Le métier de secrétaire de direction ne cesse d’évoluer, ainsi des formations peuvent s’avérer nécessaires pour acquérir des compétences spécifiques dans certains domaines :

  • Bureautique et informatique ;
  • Secrétariat et assistance ;
  • Multimédia et design ;
  • Langues étrangères ;
  • Communication orale et écrite ;
  • Gestion du stress bien-être au travail.

Le métier de secrétaire de direction en 3 points

  • ❓ Quel est le travail d’une secrétaire de direction ?

    Elle s’occupe principalement de l’organisation administrative et comptable de la direction à laquelle elle est rattachée. Ses tâches principales sont, entre autres : l’accueil des visiteurs de l’entreprise, gestion des appels téléphoniques, gestion du courrier physique et électronique, classement et archivage des dossiers, établissement de tableaux de bord, etc.

  • 💰 Quel est le salaire moyen d’une assistante de direction ?

    En tant que secrétaire de direction débutante, le salaire va de 1 600 € à 2 300 €, selon la complexité du poste. La taille de l’entreprise et l’expérience sont des facteurs à prendre en compte pour ajouter à cette moyenne donnée.

  • 👩‍🎓 Quelle formation pour être secrétaire de direction ?

    Pour devenir secrétaire de direction, il est recommandé de suivre une formation au niveau Bac +2, comme un BTS Assistant de Manager, un BTS Assistant de Gestion PME-PMI, ou un DUT Gestion Administrative et Commerciale.

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