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Le rôle d’un(e) secrétaire au sein d’une association ou collectivité

Au sein d’une association ou collectivité, le/la secrétaire est chargée d’assurer les tâches administratives et juridiques. Ceci comprend essentiellement la correspondance de l’association, l’établissement des compte-rendus de réunion, ainsi que la tenue des différents registres et archives.

Administrateur au bureau comme organisateur à l’assemblée générale, ses nombreuses attributions en font un acteur majeur de la bonne orchestration de l’association. Voyons plus en détail les attributions de cet expert(e) en gestion courante pour qui les différents actes de la vie associative n’ont aucun secret.


Quel est le rôle du secrétaire dans une association ?

Au sein d’une association, le secrétaire est en charge :

Des missions administratives

  • Liaison avec d’autres structures et individus,
  • Gestion de rendez-vous et de convocation aux assemblées générales (AG) et conseil d’administration (CA),
  • Établissement de rapports et de comptes-rendus contenant les délibérations et les votes,
  • Classement et l’archivage des dossiers et documents,
  • Suivi de chaque inscription du registre de l’association (bénévole, adhérant, membre permanent, etc.),
  • Planification et l’organisation des réunions avec les membres du bureau et suppléants,
  • etc.

Des missions juridiques

  • Communication avec la préfecture pour les autorisations,
  • Suivi des échanges et formalités avec le commissaire aux comptes ou le banquier avec le trésorier de l’association,
  • Suivi du respect des obligations légales énoncées dans les statuts de l’association,
  • Mise à jour du registre spécial (modifications dans l’administration et rédaction des statuts et modifications des statuts de l’association),
  • Tenue des autres registres,
  • etc.

Suivi administratif

Gestion des courriers, classement de documents, gestion des conventions et des dossiers de subvention : la secrétaire d’association doit souvent gérer beaucoup de choses à la fois. La rigueur, les compétences rédactionnelles et les connaissances juridiques sont ses meilleures armes. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le président et le trésorier d’association. Ce dernier organisme les fichiers des adhérents, les procédures d’adhésions et les inscriptions. La secrétaire se charge de la tenue du registre. Les documents sont clairs et accessibles.

Les missions et leur importance varient en fonction de la structure associative.

Répartition des tâches administratives

Certaines associations décident de déléguer la répartition des tâches administratives. Que ce soit temporaire ou permanent ceci permet d’éviter de surcharger une seule personne ou faire mieux connaître d’autres responsabilités et contraintes de fonctionnement.

Un intervenant externe peut par exemple intervenir pour prendre en charge une partie spécifique de l’administratif pour un temps, permettant à d’autres membres de se consacrer à d’autres tâches prioritaires pour le développement de l’association.

Il est par exemple courant qu’un secrétaire général délègue pour une assemblée générale ses fonctions à un secrétaire de séance dans la rédaction du procès verbal. Ceci, afin de mieux se consacrer à d’autres tâches administratives lors de la séance pendant que les membres présents procèdent aux échanges appropriés.

Secrétariat collectif

Il est possible qu’une association décide de gérer son secrétariat de manière collégiale. Ainsi, chacun prend une responsabilité active dans la gestion de l’association. Ce type de gestion permet une implication diluée au sein des membres de l’association. En tant que politique de prévoyance, une gestion administrative répartie entre plusieurs personnes permet de préparer la transmission des connaissances.


Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide »

saksikO. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous.

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Les responsabilités du secrétaire

Le secrétaire a des responsabilités au regard de l’association dans laquelle il intervient. Ceci est d’autant plus vrai que c’est un membre dirigeant de l’association. La responsabilité civile et la responsabilité pénale du secrétaire peuvent être vérifiés en cas de litige.

La plupart du temps, suite à un acte ayant fait subit un dommage à l’association, un tribunal est en mesure de procéder à la vérification des responsabilités du secrétaire. Cette démarche s’inscrit dans l’examen de personnes auteur, co-auteur ou complice. Les fautes engageant la responsabilité du secrétaire sont par exemple :

  • La violation des statuts de l’association ;
  • L’absence de règlement des impôts ou des cotisations sociales de l’association ;
  • L’insolvabilité de l’association ;
  • La commission d’un délit intentionnellement ou non.

Voyons plus en détail ce qu’impliquent ces responsabilités.

La responsabilité civile

Un secrétaire qui engage sa responsabilité civile doit pouvoir réparer les dommages en intérêts causés à autrui. Le secrétaire est responsable des fautes commises dans la gestion de l’association. Ceci est vrai sous réserve que ces fautes aient fait subir un dommage à la structure associative. Cette dernière doit demander réparation de manière officielle.

Toutefois, les dommages et intérêts causes à un adhérent ou un tiers sont à réparer par l’association. Le secrétaire (ou membre dirigeant en général) est en effet mandataire, et non responsable.

La responsabilité pénale

Un secrétaire qui engage sa responsabilité pénale encourt une amende ou une peine de prison. Certaines situations peuvent justifier la dissolution de l’association. Les cas courants impliquant la responsabilité pénale sont les fautes ou infractions au droit du travail ou au droit fiscal. Notez que le président de l’association est plus souvent concerné que le secrétaire.

Les délits non intentionnels sont considérés différemment. Une personne physique n’ayant pas causé directement le dommage, mais qui a créé ou contribué à créer la situation qui a permis la réalisation du dommage ou n’a pris aucune mesure pour l’éviter ne sont pas responsables pénalement. Sauf :

  • Si la personne a délibérément enfreint une obligation de prudence ou sécurité prévue par la loi ou règlement ;
  • Si la personne a commis une faute et a exposé à un risque grave qu’elle ne pouvait ignorer.

L’organisation d’un secrétariat d’association

Depuis la loi de 1901 sur les associations, nous avons droit à une grande liberté sur le plan de l’organisation et de la gestion d’une association. Les membres du bureau peuvent faire l’objet d’une nomination ou d’une embauche quand la structure associative le justifie. Traditionnellement, pour un bon fonctionnement général, une association est composée :

  • secretaire-association-organisationDe présidents, avec le président lui-même et un ou plusieurs vice-présidents ou d’un président délégué ;
  • De trésoriers, avec un trésorier et si besoin, un trésorier-adjoint ;
  • D’un secrétaire général et de plusieurs secrétaires, comme un secrétaire général adjoint.

Le secrétariat est un élément central dans l’organisation et la vie de l’association.
En revanche, un secrétaire peut, lui-même, être assisté par d’autres éléments de l’association dans le cas d’une quantité de travail trop importante :

  • un secrétaire adjoint, à qui il aura la possibilité de déléguer certaines de ses missions ;
  • un responsable communication qui peut se charger de tout ce qui impacte les correspondances et la communication externe ;
  • un responsable développement qui se concentrera sur l’acquisition et la gestion des partenaires et adhérents.

La gestion des membres de l’association

Les membres du conseil d’administration sont les administrateurs en charge des délibérations et décisionnaires sur la vie associative. Pourtant le nombre de membres ne se limitent pas aux personnes déployées sur la gestion et pris de décision. Les membres actifs de l’association sont aussi à tenir informer et gérer selon leurs rôle dans l’association.

  • Ils doivent être tenus au courant des décisions prises par le comité directeur ;
  • Leurs cotisations sont à suivre, ainsi que leurs actions au sein de l’association.

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Pour aller plus loin


En résumé

  • 🔧Quelles sont les missions principales d’une secrétaire au sein d’une association ?

    La secrétaire est chargée de gérer le classement de documents, l’envoi de courriers, la rédaction de dossiers de financement et les demandes de mécénat. Il/Elle intervient également pour accueillir les nouveaux membres, organiser et répartir les tâches à l’ensemble de l’équipe associative.

  • 💪 Qu’apporte une secrétaire dans le fonctionnement d’une association ?

    La secrétaire permet au gestionnaire et aux bénévoles de se concentrer sur l’action sociale de la structure. Il est le garant de la bonne marche de l’association et de sa réactivité.

  • 🎯 Comment choisir la secrétaire de son association ?

    Oui ! Le poste de secrétaire d’association peut être pris en charge par un membre de l’association. Ce dernier doit néanmoins justifier d’une certaine ancienneté.

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