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Devenir télésecrétaire

secrétaire bilingueSecrétaire à domicile ou secrétaire à distance sont des termes associés au poste de télésecrétaire. Ce métier fait parti du domaine du secrétariat. Entreprises, professions libérales, médicales ou paramédicales ont souvent recours aux services de télé-secrétaires. Les employeurs peuvent aussi être des associations et structures administratives privées comme publiques.

La/le secrétaire à distance exécute les tâches effectuées par un(e) secrétaire, offrant en plus des prestations complémentaires. Officéo vous dit tout. Vous saurez quelles sont les activités quotidiennes, les compétences requises, le parcours, les spécialisations et le salaire lié au poste de télésecrétaire.

Qu’est-ce que le métier de télésecrétaire ?

Une télésecrétaire gère le secrétariat d’une personne ou d’une entreprise à distance. L’ensemble des tâches administratives qui lui sont confiées sont réalisées à distance, depuis le domicile de la télésecrétaire ou dans une centrale. Certaines entreprises peuvent engager des télésecrétaires pour se charger de tâches marketing. Il ou elle peuvent être indépendant comme employé par une société de secrétariat décentralisée. Ses horaires sont rarement réguliers, il ou elle travaille parfois le week-end ou le soir.

Quelles sont les missions et les tâches d’une télésecrétaire ?

Les missions courantes sont celles attribuées à une secrétaire classique. Ces missions sont principalement axées sur la réception d’appel, la gestion d’information et l’accueil. Ainsi, une secrétaire à domicile peut être appelée pour intervenir sur les tâches suivantes :

  • Prise et gestion de rendez-vous ;
  • Gestion des appels entrants ;
  • Retranscription de documents ;
  • Rédaction de devis ;
  • Mise à jour d’agenda, gestion de planning ;
  • Communication d’informations à la clientèle ou patientèle par email, téléphone, sms  ;
  • etc.

La journée-type d’un(e) télésecrétaire

Le télésecrétariat peut être effectué à domicile ou au sein d’un centre d’appels téléphoniques (call center). Organisé de manière ponctuelle comme régulière, le freelancing est une solution de plus en plus utilisée. Le travail se fait à distance au moyen de communications mis à disposition. Le client d’un(e) téléscrétaire lui confie toute tâche qui peut être déléguée : suivi de clientèle, relance d’impayés, réservations de transports, gestion d’agendas, création et mise en forme de documents, etc.

L’expertise est le plus souvent polyvalente, même si certains choisissent de se spécialiser. Ainsi, les prestations réalisées à distance peuvent varier. Dans le cadre d’un secrétariat administratif et commercial :

  • Mise en page de documents ;
  • Suivi de tableaux (tableaux de bords, ventes, trésorerie ..) et bases de données ;
  • Saisie de données ;
  • Assistance rédactionnelle de courriers administratifs ;
  • Relation clients et fournisseurs ;
  • Relances des devis et factures ;
  • Aide à la réponse aux appels d’offres ;
  • Suivi de dossiers d’expertises …

Quelles sont les qualités et compétences d’une télésecrétaire ?

Un sens élevé de l’organisation, une bonne gestion du temps et un sens de l’adaptation sont des compétences primordiales pour exercer le télésecrétariat. Certaines structures utilisent des logiciels internes ou peu connus, il est donc préférable de pouvoir être opérationnel rapidement.

La patience, l’écoute et le sens du service sont de mise. Une bonne capacité de concentration est une force dans le télésecrétariat. La gestion du stress lors des surcharges d’appels ou le contact avec des interlocuteurs énervés est primordiale : il faut savoir garder le sourire et son sang-froid en toute circonstance !

Outre ces savoir-être (soft skills), un certain nombre de savoir-faire (hard skills) sont essentiels :

  • Maîtrise des outils bureautique ;
  • Capacités commerciales ;
  • Connaissances de l’entreprise, ses activités, ses produits ;
  • Maîtrise de la langue maternelle et connaissance d’autres langues.

Comment devenir télésecrétaire à domicile ?

Pour exercer une profession de secrétaire à distance, les diplômes courants demandé pour un poste fixe de secrétaire : BEP, CAP ou BTS. Les deux bacs les plus courants pour initier la formation sont :

  • Bac Pro Gestion Administrative ;
  • Bac Technologique ST2S.

En plus de ces diplômes, il est important de suivre des cours de spécialisation en télésecrétariat. Les Groupements d’établissements publics locaux d’enseignement (GRETA) tout comme l’Association Nationale pour le Développement du Télétravail (ANDT) dispensent de ce genre de formation complémentaire.

Pour le choix d’exercer cette fonction en tant que freelance, le/la télésecrétaire n’a pas besoin d’un diplôme supplémentaire. La formation adéquate fait surtout la différence.

Quelles sont les spécialisations possibles ?

Outre les compétences communes, une télésecrétaire (ou « secrétaire à domicile« ) peut aussi posséder des bases complémentaires :

  • Marketing : pour comprendre les besoins de ses clients et y répondre de manière appropriée ;
  • Commercial : pour vendre une solution ;
  • Gestion : pour pérenniser son activité grâce à un calcul des tarifs juste ;
  • Fiscalité : pour facturer les clients et choisir le statut le plus adapté à l’activité concernée ;
  • Droit : pour inscrire son activité dans le cadre légal.

Télésecrétaire médicale

Pour venir en aide aux médecins ou établissements médicaux, la secrétaire ou télésecrétaire médicale est souvent le premier recours. Le service de permanence téléphonique est assuré avec efficacité. Le/la télésecrétaire médicale permet également de filtrer les appels commerciaux ayant tendance à faire perdre du temps aux médecins en exercice. L’information médicale est rendue aisément accessible par les retranscriptions d’appels qu’un(e) secrétaire médicale peut effectuer.

Pour se spécialiser dans le télésecrétariat médical, un an de formations avec stage sont recommandés. Afin d’exercer pour des établissements médico-sociaux ou publics, le concours de la fonction publique est obligatoire.

L’ensemble des formations sont accessibles après le Bac, voir le brevet et CAP si une expérience suffisante dans le domaine de la santé et du médical est effectuée. Votre profil est différent ? Une expérience de 5 ans d’expérience professionnelle dans un secteur administratif est compatible. La maîtrise du vocabulaire médical et des outils informatiques suffit avec ce type de parcours.

Télésecrétaire juridique

Exercer dans le domaine du télésecrétariat requiert la double compétence dans le domaine juridique et la communication. Outre les formations de secrétariat courantes, les complénts de formation suivant sont possibles :

  • BTS support à l’action managériale ;
  • DUT CJ carrières juridiques ;
  • BTS assurance ;
  • DEUST assistant juridique ;
  • Licence professionnelle activités juridiques, avec la spécialisation au choix parmi : assistant juridique, contentieux et recouvrement, marchés public, métiers du droit.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire ?

En 2019 le salaire pour un poste de secrétaire à distance en temps plein (CDI, CDD ou intérim) va de 1 500 € à 1 700 € par mois. Il arrive que ce poste soit exprimé en rémunération horaire. Le montant varie alors selon l’employeur ou la société d’intérim.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

À terme, une télésecrétaire/secrétaire à domicile peut ouvrir sa propre entreprise, évoluer vers un poste de commercial. Il est également possible de devenir responsable de la direction d’un secrétariat ou de la supervision d’un centre d’appel. En entreprise, son poste passe donc de télésecrétaire à superviseur ou régulateur : avec ce dernier poste, il ou elle s’occupe surtout des communications urgentes.

Comment trouver des clients quand on est télésecrétaire indépendante ?

Dans le cas d’une activité indépendante, de plus en plus de télésecrétaire proposent leurs services aux entreprises, professions libérales, médicales ou paramédicales. Les associations et beaucoup d’autres structures administratives constituent de potentiels employeurs. Lorsqu’une télésecrétaire souhaite se lancer à son propre compte, l’aventure commence. Plus question de répondre à une offre et un besoin explicite. Avec le freelancing, c’est à la secrétaire à domicile d’entrer directement en relation avec ses futurs clients.

Sa formation professionnelle, son expérience et sa connaissance des besoins clients sont ses premières armes. Connaissance ce que les clients attendent, et dans le cadre d’une démarche d’externalisation de services, elle propose de sous-traiter des services avec ses compétences. Une fois sa valeur ajoutée prouvée, le bouche-à-oreille, les réseaux et les outils propres à la prospection en tant que freelance peuvent faire le reste.

Trouver des clients quand on est télésecretaire indépendant.e est sans doute l’étape la plus difficile de l’activité. Pour maximiser vos chances de réussite, Officéo propose une solution clé en main. Alors, trouvez rapidement vos clients et décrochez des missions qui vous conviennent, rejoignez l’aventure !


En bref

  • 📋 C’est quoi une télésecrétaire ?

    Une télésecrétaire est tout simplement une secrétaire qui travaille à distance. Elle peut exercer en tant que salariée ou à son propre compte. Dans certaines situations, on parle de « secrétaire indépendante » pour aussi désigner une télésecrétaire.

  • 🔎 Quelles sont les qualités d’une télésecretaire ?

    Une télésecrétaire doit gérer de nombreuses tâches administratives. Elle doit donc être rigoureuse et dotée d’un bon sens de l’organisation. Son expression écrite et orale doivent être irréprochables, et elle doit savoir manipuler les outils informatiques courants avec aisance.

  • 💡 Quelles sont les missions d’une télésecrétaire ?

    Une télésecrétaire est souvent mandatée pour gérer les appels de son employeur. Elle renseigne et transfère aux interlocuteurs appropriés. Pour certaines missions, elle peut effectuer la gestion de tâches administratives, la réception et le traitement du courrier (virtuel ou papier), le classement des documents, la rédaction de compte-rendus.

  • ❓ Pourquoi choisir Officéo ?

    En rejoignant le réseau Officéo, vous avez la garantie en tant que télésecrétaire de travailler sans prospecter pour vous concentrer sur vos missions. Vous sécurisez vos revenus, et profitez de nombreux autres avantages comme une RC Pro, un CE et une complémentaire santé.


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