[Secrétaire indépendante] Fiche complète + Vidéo en 2min

Une secrétaire indépendante ou secrétaire externe exerce en freelance sous le statut d’auto-entrepreneur. Une secrétaire extenr fait le méteir d’une secrétaire classique sauf qu’elle n’est pas salariée dans l’entreprise. Elle exerce a son compte avec un portefeuille clients qui sont généralement des TMPE.

Devenir secrétaire indépendante (aussi appelée secrétaire externe) vous tente ? Vous maîtrisez déjà l’accueil téléphonique, la rédaction et comptes-rendus en passant par la gestion d’agendas internes. Véritable atout stratégique pour les entreprises, particuliers, établissements ou associations, en vous mettant à votre compte, vous venez au secours de toutes ces structures à la fois. Missions, formation, spécialisations, découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce métier, et rejoignez l’aventure Officéo.

J’ai besoin d’une secrétaire indépendante

Déjà secrétaire : je me FREElance !

[VIDÉO] Secrétaire indépendante : fiche métier complète en 2 min

Client : besoin d’une secrétaire indépendante ?

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Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? 

Secrétaire indépendante, télésecrétaire, assistante administrative indépendante, secrétaire à distance, secrétaire à domicile, secrétaire externe : les termes ne manquent pas pour déterminer un seul métier ! Une secrétaire freelance s’intègre dans une logique d’externalisation de processus administratifs. Dans le cadre d’une mission de sous-traitance, il/elle intervient pour des missions de secrétariat qui pourraient être effectuées en interne par un.e salarié.e.

La secrétaire indépendante exerce une activité à son compte. Immatriculé.e auprès d’un CFE il/elle dispose d’un numéro SIRET. La secrétaire indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation. La formalisation de ce contrat peut passer par la signature d’un devis, d’un bon de commande et d’une validation des conditions générales de prestations. En tant que prestataire externe, la secrétaire indépendante se charge de missions variées.

Quelles missions, et quelles tâches doit effectuer une secrétaire freelance ?

• Frappe de documents, mise en forme, relecture et correction ;
• Conception, mise à jour de bases de données ;
• Assistance administrative et commerciale ;
• Assistance de gestion en entreprise ;
• Facturation et relances de paiements (clients et fournisseurs) ;
• Permanence téléphonique ;
• Organisation d’événements ;
• Etc.

L’ensemble de ces missions peuvent être exercées à distance, le plus souvent depuis une couveuse ou son domicile. Certaines télésecrétaires exercent parfois en télécentre. Il est possible d’exercer chez le client. Dans ce cas, la mission est propice à une intervention de courte durée ou un besoin régulier avec un volume horaire faible (quelques heures par semaine). Ceci justifie en général le recours à une secrétaire indépendante plutôt qu’une salariée.

Quelles sont les compétences d’une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante effectue son activité en adéquation avec les différents secteurs d’activités de ses clients. Les missions de support externalisées sont sensiblement les mêmes qu’une salariée en entreprise. Gestion d’agenda, prise de rendez-vous, retranscription audio, comptes rendus, permanence téléphonique, gestion, administration, facturation, etc.

Les compétences d’une secrétaire indépendante peuvent s’étendre à des domaines spécialisés, attachés à un secteur en particulier. À l’instar d’une secrétaire juridique ou secrétaire médicale par exemple, la secrétaire indépendante peut choisir de rester générale dans ses interventions, à dessein. La nature des missions exigées par les clients nécessitent parfois le recours à des outils ou des logiciels spécifiques. La secrétaire externe est ainsi en mesure de travailler sur le site de son client avec efficacité, selon les compétences souhaitées et convenues lors de l’accord de mission signé.

Quel est le salaire d’une secrétaire externe ?

Les tarifs pratiques par les freelances ne font pas l’objet d’une nomenclature ou d’une grille de référence. Différents critères interviennent dans l’émission d’un devis. Il faut prendre en compte les charges professionnelles, les charges sociales et les charges fiscales. La rémunération souhaitée par la secrétaire indépendante, la difficulté de la mission réalisée sont d’autres facteurs. D’éventuelles charges peuvent être ajoutée au cours de la mission, des délais peuvent être imparties, etc. La TVA est généralement à 20%, elle est aussi à considérer. Dans certaines situations, une exonération peut être accordée, le plus souvent suivant le statut de la secrétaire indépendante.

De la même manière, la facturation peut être à la tâche ou au volume horaire, tout comme au forfait. Différents modes de facturation sont possibles d’une secrétaire indépendante à l’autre. Les fourchettes courantes placent une prestation à distance entre 20€ et 35€ HT de l’heure. Pour une intervention sur site, la moyenne est entre 25€ et 35€ HT.

Comment devenir secrétaire indépendante ?

Pour exercer la profession de secrétaire administrative en freelance, choisissez une formation appropriée dès le départ. Du CAP au BTS, de nombreuses formations sont possibles. Si vous avez moins de 18 ans, un Bac Pro secrétariat ou Bac STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion). La suite du parcours pour renforcer vos compétences est de suivre un BTS ou DUT « assistant de gestion ». Une fois votre bagage prêt, il n’y a plus qu’à devenir auto-entrepreneur.

Pour ce qui est du secrétariat à domicile, il s’agit d’une activité non réglementée. Aucune certification spécifique n’est requise pour exercer cette activité. Les qualifications en secrétariat ou gestion permettent de gagner en crédibilité auprès des clients et instaurer une confiance professionnelle réelle. Vous pouvez par exemple suivre l’un de ces parcours :

• BEP métiers des services administratifs ;
• Bac Pro « Gestion Administration » ;
• BTS gestion PME ;
• BTS support à l’action managériale ;
• DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations).

Au sein des activités courants de secrétariat, les spécialisations sont nombreuses. Les cabinets comptables, cabinets juridiques ou structures médico-sociales ont souvent besoin d’une assistance administrative. En tant qu’indépendant, en choisissant de vous spécialiser, vous pouvez faire varier vos interlocuteurs et clients pour apporter une richesse supplémentaire à votre vie professionnelle.

Quel statut pour une secrétaire indépendante ?

Le statut le plus répandu auprès des secrétaires indépendantes est celui de « micro-entrepreneur » ou auto-entrepreneur. La procédure pour ce type de statut n’est pas complexe et n’est pas onéreuse, d’où son adoption par un nombre important d’assistants indépendants.

La procédure pour avoir le statut de micro-entrepreneur est simple, il suffit de se rendre sur le site du Centre de Formalité des Entreprises et effectuer la déclaration en ligne.

Outre le statut de micro-entrepreneur, plusieurs autres statuts sont envisageables pour le secrétariat externalisé comme : société commerciale (SARL, SA, SAS, SASU) et Entreprise Individuelle.

Le mieux c’est de solliciter l’aide d’un professionnel afin de choisir le statut le pus adapté à votre situation et votre objectif.

Quelles sont les étapes pour s’installer en tant que secrétaire indépendante ?

Afin de s’installer en tant que secrétaire externe ou secrétaire freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Quels tarifs pour une secrétaire indépendante ?

La moyenne des tarifs pour une pretation d’assistance administrative externalisée proposée par une secrétaire freelance est de  20 € de l’heure. Les tarifs sont pas fixes et varient d’une secrétaire indépendante à une autre mais les tarifs se situent dans une fourchette allant de 15 à 35 € de l’heure.

Ces tarifs sont bien entendu à titre indicatif et peuvent varier selon plusieurs critères, notamment : l’expérience et l’expertise de la secrétaire, le savoir-faire, le secteur d’activité, les compétences, etc.

La réglementation d’une secrétaire à domicile ?

Le métier de secrétaire à domicile est une activité non réglementée donc il n’est soumis à aucune réglementation particulière.

Il s’agit, toutefois, d’un métier qui n’est pas facilement assurable par les assurances puisqu’il s’agit d’une profession transversale qui n’est pas cadrée. Par ailleurs, certaines secrétaires freelances à domicile pratiquent de la comptabilité pour leurs clients rendant ainsi leur activité illégale.

Ainsi, il est difficile d’imaginer une Responsabilité Civile Professionnelle adaptée aux secrétaires à domicile.

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Quels sont les outils et logiciels de travail d’une secrétaire externe ?

En tant que secrétaire indépendante vous gérez de nombreuses tâches de différents types.

Les outils et les logiciels de travail sont vos alliés numéro 1 pour gagner du temps sur vos tâches administratives et augmenter votre productivité. Parmi les outils essentiels à avoir pour pouvoir exercer sereinement son activité de secrétaire externe, on retrouve les outils de collaboration en ligne.

Il s’agit d’outils nécessaires, voire obligatoires pour le partage d’informations et de fichiers, pour l’organisation, la gestion de projet, etc. Vous avez par exemple : Dropbox, Google Drive, Asana, Trello, outil de messagerie, etc.

Par ailleurs, les logiciels bureautiques sont plus qu’indispensables pour une secrétaire freelance. Ainsi, il est nécessaire de prendre une licence pour la suite Office ainsi que de bien les maîtriser.

Les logiciels bureautiques obligatoires sont : Word pour tout ce qui est traitement de texte, Excel pour les tableurs, Outlook pour la messagerie et le carnet d’adresses, OneNote pour la prise de notes, PowerPoint pour les présentations animées, etc.

D’autres logiciels peuvent être nécessaires selon le domaine d’expertise et le secteur d’activité de chaque secrétaire. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’un logiciel de facturation pour gérer les factures clients, etc.

Donc, il revient à chaque secrétaire de s’adapter aux besoins des clients, au marché, aux nouvelles technologies et de définir les logiciels et les outils dont il a besoin pour faire son travail de manière efficace.

Prêt à quitter votre poste de salarié, mais pas à devenir directement votre propre patron ? Il existe des structures pour vous accompagner dans cette transition parfois délicate. On vous en dit plus, juste ici.

Avant de se lancer comme secrétaire indépendante …

Formalisez vos motivations

Pourquoi voulez-vous devenir une secrétaire indépendante ou une secrétaire freelance ? Pourquoi ne pas rester salariée ? Qu’est-ce qui vous attire dans ce projet ? Quels sont vos objectifs personnel et financiers ?

Pensez à identifier vos envies, vos objectifs et vos motivations. Ce seront vos meilleures armes pour vous lancer à votre compte et porter votre projet jusqu’au bout.

Prévenez votre entourage et répondez aux questions

Parler d’un projet permet de préparer votre entourage au changement. Vous êtes aussi à l’écoute des freins et objectifs que vous avez déjà identifié à l’étape précédente. Prendre le temps pour ces questions permet de tester votre motivation et votre projet. Si votre entourage est convaincu, vous le serez aussi face à vos futurs clients.

Imaginez votre avenir et passez à l’action

L’étude de marché est la meilleure feuille de route que vous puissiez avoir. Elle vous permet de vous renseigner au mieux sur le métier de secrétaire externe. Vous connaîtrez les prestations, les clients, les tarifs, les statuts, et les aides possibles. Grâce à cela, vous maîtriserez mieux le vocabulaire utilisé, les modes de prospection et la réglementation associée à ce métier. Vous aurez des pistes plus solides sur les réalités du métier de secrétaire indépendante.

Travailler en tant que freelance : définition et implications

Vous souhaitez devenir freelance ? Terme largement répandu ces dernières années, le freelance exerce une activité professionnelle avec la qualité de travailleur indépendant. Les contrats qui l’intéressent sont différentes de ceux attribués aux salariés (CDI, CDD). L’activité professionnelle est effectuée sous la forme de missions facturées aux clients.

Pour exercer en qualité de freelance, il est nécessaire d’être enregistré en tant qu’entreprise indépendante. Ce statut juridique tient le freelance à la soumission de déclarations de chiffres aux organismes administratifs concernés. Certains freelances choisissent d’opter pour le portage salarial : ce procédé permet de se décharger des formalités administratives, juridiques et de l’enregistrement comptable des prestations de service.

Avec ce statut d’auto-entrepreneur, les horaires et la liberté du travail sont les principaux atouts. Toutefois, l’incertitude du travail et des revenus présentent des inconvénients, surtout en début de carrière indépendante.

Bien que le statut auto-entrepreneur soit majoritaire dans l’exercice d’une activité en freelance, lorsque les plafonds de revenus sont dépassés, créer une entreprise individuelle est l’étape suivante.

Les différences pour être secrétaire externe auprès de particuliers

En plus des associations, entreprises et autres organismes mentionnés, les particuliers peuvent faire appel à une secrétaire indépendante pour les aides dans leurs tâches administratives courantes. En travaillant pour des particuliers, l’activité est considérée comme une prestation de services à la personne. Les clients particuliers peuvent alors bénéficier d’une réduction d’impôt pouvant aller jusqu’à 50% du prix facturé.

Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?

Au cours d’une activité de secrétaire indépendante, tisser des liens et entretenir son réseau est à considérer. Ceci, pour le développement naturel et croissant de son activité. Une telle pratique favorise les recommandations et nourrit le fameux bouche-à-oreille, souvent cité comme un bon moyen de nourrir son chiffre d’affaires. Certaines choisissent d’ailleurs de rejoindre un club d’entrepreneurs pour développer leur réseau. Pour plus de renseignements, la CCI locale propose un accompagnement intéressant. En effet, les réseaux sociaux ne suffisent pas pour lancer son activité ou la développer.

Pour maximiser vos chances de réussir votre carrière de secrétaire externe, Officéo vous propose une solution clé en main. Trouvez des clients et des missions rapidement : faites les choix de rejoindre l’aventure avec nous !

Clients : pourquoi opter pour une secrétaire externe ?

Choisir d’externaliser son secrétariat une secrétaire externe présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui décide de sous-traiter.

En effet, opter pour un secrétariat externalisé vous permettra de limiter vos dépenses et de réaliser des économies non négligeables. Vous n’aurez pas de salaire à verser mais un prestataire à payer ce qui reviendra beaucoup moins cher et plus intéressant pour la rentabilité de votre structure.

Par ailleurs, faire appel à une secrétaire externe (ou aussi appelée secrétaire freelance) permet de gagner en temps et en productivité en se débarrassant de toutes les tâches administratives prenantes au quotidien.

Enfin, il ne faut pas négliger la flexibilité de l’offre des prestataires de services comme Officéo. Vous avez la possibilité de réajuster les missions et de revoir le volume horaire selon vos besoins et selon votre charge de travail. En prime, vous avez une facturation au réel des heures effectuées donc aucune surfacturation ni mauvaise surprise !

Quels services déléguer à Officéo ?

Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour entreprises et entrepreneurs. Elle vous permet d’externaliser vos fonctions supports en toute flexibilité en vous offrant un excellent process de gestion ainsi qu’une excellente sécurité. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.

Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.

Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.

En savoir plus sur vos services !

Questions fréquentes

❓ Comment devenir secrétaire indépendante ?

Une formation est nécessaire pour exercer en tant que secrétaire indépendante. Les formations à envisager sont nombreuses du CAP au BTS, vous avez le choix : un Bac Pro secrétariat, Bac STMG (pour les moins de 18 ans). Un BTS ou un DUT « assistant de gestion » pour renforcer les compétences sont recommandés.

💡 Qui a besoin d’une secrétaire indépendante ?

Tous les profils de clients dans différents secteurs d’activités peuvent bénéficier des services d’une secrétaire indépendante. Que ce soit des particuliers, des associations, des entreprises (quelle que soit leur taille), des administrations, des professionnels libéraux de santé et enfin des professionnels libéraux de droit.

💪 Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?

L’activité de secrétaire freelance passe par une étape cruciale : celle de devoir trouver des clients. La première étape consiste à tisser des liens en entretenant et en alimentant son réseau. Les publications régulières sur votre blog ou sur les réseaux sociaux favorisent les recommandations grâce, notamment, au bouche-à-oreille. Il est également possible d’envisager l’intégration d’un club d’entrepreneurs par exemple pour développer son réseau.

🛠️ Quels matériels pour une secrétaire externe ?

Une secrétaire indépendante a besoin avant tout d’un ordinateur portable qui soit facile à transporter. Elle a besoin d’une connexion internet et d’un téléphone (pour rentrer plus facilement en contact avec les clients). La plupart des tâches d’une secrétaire externe nécessitent un logiciel de traitement de texte, Excel, Powerpoint, etc. (une licence opour la suite Office serait donc obligatoire). Elle aura besoin également d’une imprimante, d’un agenda, des classeurs, une clé USB… D’autres matériels peuvent être nécessaires selon les missions et les besoins de chaque secrétaire.

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Pour en savoir plus sur le métier de secrétaire indépendante

• Fiche métier secrétaire de direction ;
• Fiche métier secrétaire administratif ;
• Tout savoir sur le métier d’une secrétaire bilingue ;
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• Fiche métier complète sur l’activité d’une secrétaire médicale ;
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