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[VIDÉO 2MIN] Fiche métier complète secrétaire indépendante✅

devenir secretaire independanteDevenir secrétaire indépendante vous tente ? Vous maîtrisez déjà l’accueil téléphonique, la rédaction et comptes-rendus en passant par la gestion d’agendas internes. Véritable atout stratégique pour les entreprises, particuliers, établissements ou associations, en vous mettant à votre compte, vous venez au secours de toutes ces structures à la fois. Missions, formation, spécialisations, découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce métier, et rejoignez l’aventure Officéo.

[VIDÉO] Secrétaire indépendante : fiche métier complète en 2 min

Officéo est le leader français de l’Office Management à la demande pour entreprises et entrepreneurs. Nos clients sont des PME, professionnels libéraux, agences et cabinets conseil, startups, grands groupes dans des secteurs variés. Officéo leur permet d’externaliser sur un mode ultra-flexible leurs fonctions support : administratif, secrétariat, pré-comptabilité, services généraux, assistanat expert (médical, juridique, assistance appels d’offre…), gestion RH, travaux bureautiques, suivi de projets. La bonne compétence, au bon endroit, au bon moment : un service s’appuyant sur une communauté de 6000 Office Managers en France et pays limitrophes, issus de tous secteurs professionnels, immédiatement opérationnels et disponibles sur site en 48h.

Qu’est-ce que le métier de secrétaire indépendante ?

Secrétaire indépendante, télésecrétaire, assistante administrative indépendante, secrétaire à distance, secrétaire à domicile, secrétaire externe : les termes ne manquent pas pour déterminer un seul métier ! Une secrétaire indépendante s’intègre dans une logique d’externalisation de processus administratifs. Dans le cadre d’une mission de sous-traitance, il/elle intervient pour des missions de secrétariat qui pourraient être effectuées en interne par un.e salarié.e.

La secrétaire indépendante exerce une activité à son compte. Immatriculé.e auprès d’un CFE il/elle dispose d’un numéro SIRET. La secrétaire indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation. La formalisation de ce contrat peut passer par la signature d’un devis, d’un bon de commande et d’une validation des conditions générales de prestations. En tant que prestataire externe, la secrétaire indépendante se charge de missions variées.

Quelles missions, et quelles tâches doit effectuer une secrétaire indépendante ?

  • Frappe de documents, mise en forme, relecture et correction ;
  • Conception, mise à jour de bases de données ;
  • Assistance administrative et commerciale ;
  • Assistance de gestion en entreprise ;
  • Facturation et relances de paiements (clients et fournisseurs) ;
  • Permanence téléphonique ;
  • Organisation d’événements ;
  • Etc.

L’ensemble de ces missions peuvent être exercées à distance, le plus souvent depuis une couveuse ou son domicile. Certaines télésecrétaires exercent parfois en télécentre. Il est possible d’exercer chez le client. Dans ce cas, la mission est propice à une intervention de courte durée ou un besoin régulier avec un volume horaire faible (quelques heures par semaine). Ceci justifie en général le recours à une secrétaire indépendante plutôt qu’une salariée.

Quelles sont les compétences d’une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante effectue son activité en adéquation avec les différents secteurs d’activités de ses clients. Les missions de support externalisées sont sensiblement les mêmes qu’une salariée en entreprise. Gestion d’agenda, prise de rendez-vous, retranscription audio, comptes rendus, permanence téléphonique, gestion, administration, facturation, etc.

Les compétences d’une secrétaire indépendante peuvent s’étendre à des domaines spécialisés, attachés à un secteur en particulier. À l’instar d’une secrétaire juridique ou secrétaire médicale par exemple, la secrétaire indépendante peut choisir de rester générale dans ses interventions, à dessein. La nature des missions exigées par les clients nécessitent parfois le recours à des outils ou des logiciels spécifiques. La secrétaire indépendante est ainsi en mesure de travailler sur le site de son client avec efficacité, selon les compétences souhaitées et convenues lors de l’accord de mission signé.

Quel est le salaire d’une secrétaire indépendante ?

Les tarifs pratiques par les freelances ne font pas l’objet d’une nomenclature ou d’une grille de référence. Différents critères interviennent dans l’émission d’un devis. Il faut prendre en compte les charges professionnelles, les charges sociales et les charges fiscales. La rémunération souhaitée par la secrétaire indépendante, la difficulté de la mission réalisée sont d’autres facteurs. D’éventuelles charges peuvent être ajoutée au cours de la mission, des délais peuvent être imparties, etc. La TVA est généralement à 20%, elle est aussi à considérer. Dans certaines situations, une exonération peut être accordée, le plus souvent suivant le statut de la secrétaire indépendante.

De la même manière, la facturation peut être à la tâche ou au volume horaire, tout comme au forfait. Différents modes de facturation sont possibles d’une secrétaire indépendante à l’autre. Les fourchettes courantes placent une prestation à distance entre 20€ et 35€ HT de l’heure. Pour une intervention sur site, la moyenne est entre 25€ et 35€ HT.

Comment devenir secrétaire indépendante ?

devenir secrétaire indépendantePour exercer la profession de secrétaire administrative en freelance, choisissez une formation appropriée dès le départ. Du CAP au BTS, de nombreuses formations sont possibles. Si vous avez moins de 18 ans, un Bac Pro secrétariat ou Bac STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion). La suite du parcours pour renforcer vos compétences est de suivre un BTS ou DUT « assistant de gestion ». Une fois votre bagage prêt, il n’y a plus qu’à devenir auto-entrepreneur.

Pour ce qui est du secrétariat à domicile, il s’agit d’une activité non réglementée. Aucune certification spécifique n’est requise pour exercer cette activité. Les qualifications en secrétariat ou gestion permettent de gagner en crédibilité auprès des clients et instaurer une confiance professionnelle réelle. Vous pouvez par exemple suivre l’un de ces parcours :

  • BEP métiers des services administratifs ;
  • Bac Pro « Gestion Administration » ;
  • BTS gestion PME ;
  • BTS support à l’action managériale ;
  • DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations).

Au sein des activités courants de secrétariat, les spécialisations sont nombreuses. Les cabinets comptables, cabinets juridiques ou structures médico-sociales ont souvent besoin d’une assistance administrative. En tant qu’indépendant, en choisissant de vous spécialiser, vous pouvez faire varier vos interlocuteurs et clients pour apporter une richesse supplémentaire à votre vie professionnelle.

Quel statut pour une secrétaire indépendante ?

Le statut le plus répandu auprès des secrétaires indépendantes est celui de « micro-entrepreneur » ou auto-entrepreneur. La procédure pour ce type de statut n’est pas complexe et n’est pas onéreuse, d’où son adoption par un nombre important d’assistants indépendants.

La procédure pour avoir le statut de micro-entrepreneur est simple, il suffit de se rendre sur le site du Centre de Formalité des Entreprises et effectuer la déclaration en ligne.

Outre le statut de micro-entrepreneur, plusieurs autres statuts sont envisageables pour le secrétariat externalisé comme : société commerciale (SARL, SA, SAS, SASU) et Entreprise Individuelle.

Le mieux c’est de solliciter l’aide d’un professionnel afin de choisir le statut le pus adapté à votre situation et votre objectif.

Quelles sont les étapes pour s’installer en tant que secrétaire indépendante ?

Afin de s’installer en tant que secrétaire indépendante, vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

  • Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
  • Une étude de marché pour votre projet ;
  • Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
  • L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
  • Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
  • Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

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Quels sont les outils et logiciels de travail d’une secrétaire ?

En tant que secrétaire indépendante vous gérez de nombreuses tâches de différents types.

Les outils et les logiciels de travail sont vos alliés numéro 1 pour gagner du temps sur vos tâches administratives et augmenter votre productivité. Parmi les outils essentiels à avoir pour pouvoir exercer sereinement son activité de secrétaire indépendante, on retrouve les outils de collaboration en ligne.

Il s’agit d’outils nécessaires, voire obligatoires pour le partage d’informations et de fichiers, pour l’organisation, la gestion de projet, etc. Vous avez par exemple : Dropbox, Google Drive, Asana, Trello, outil de messagerie, etc.

Par ailleurs, les logiciels bureautiques sont plus qu’indispensables pour une secrétaire indépendante. Ainsi, il est nécessaire de prendre une licence pour la suite Office ainsi que de bien les maîtriser.

Les logiciels bureautiques obligatoires sont : Word pour tout ce qui est traitement de texte, Excel pour les tableurs, Outlook pour la messagerie et le carnet d’adresses, OneNote pour la prise de notes, PowerPoint pour les présentations animées, etc.

D’autres logiciels peuvent être nécessaires selon le domaine d’expertise et le secteur d’activité de chaque secrétaire. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’un logiciel de facturation pour gérer les factures clients, etc.

Donc, il revient à chaque secrétaire de s’adapter aux besoins des clients, au marché, aux nouvelles technologies et de définir les logiciels et les outils dont il a besoin pour faire son travail de manière efficace.


Prêt à quitter votre poste de salarié, mais pas à devenir directement votre propre patron ? Il existe des structures pour vous accompagner dans cette transition parfois délicate. On vous en dit plus, juste ici.


Avant de se lancer comme secrétaire indépendante …

Formalisez vos motivations

Pourquoi voulez-vous devenir une secrétaire indépendante ? Pourquoi ne pas rester salariée ? Qu’est-ce qui vous attire dans ce projet ? Quels sont vos objectifs personnel et financiers ?

Pensez à identifier vos envies, vos objectifs et vos motivations. Ce seront vos meilleures armes pour vous lancer à votre compte et porter votre projet jusqu’au bout.

Prévenez votre entourage et répondez aux questions

Parler d’un projet permet de préparer votre entourage au changement. Vous êtes aussi à l’écoute des freins et objectifs que vous avez déjà identifié à l’étape précédente. Prendre le temps pour ces questions permet de tester votre motivation et votre projet. Si votre entourage est convaincu, vous le serez aussi face à vos futurs clients.

Imaginez votre avenir et passez à l’action

L’étude de marché est la meilleure feuille de route que vous puissiez avoir. Elle vous permet de vous renseigner au mieux sur le métier de secrétaire indépendante. Vous connaîtrez les prestations, les clients, les tarifs, les statuts, et les aides possibles. Grâce à cela, vous maîtriserez mieux le vocabulaire utilisé, les modes de prospection et la réglementation associée à ce métier. Vous aurez des pistes plus solides sur les réalités du métier de secrétaire indépendante.

Secrétaire comptable

Missions

  • Comptabilité générale ;
  • Contrôle de factures ;
  • Suivi et gestion des fiches de paie ;
  • Assistance de procédures de recouvrement de créances ;
  • Rapprochement comptable ;
  • Règles de gestion de stocks ;
  • Saisie d’écriture comptable ;
  • Utilisation d’outils bureautiques ;
  • Utilisation de logiciels de gestion comptable.

Les structures d’intervention

  • Association ;
  • Cabinet comptable ;
  • Entreprise ;
  • Société immobilière.

Secrétaire juridique

Missions

  • Tâches traditionnelles de secrétariat ;
  • Collecte de pièces usuelles en fonction de la procédure ;
  • Contrôle des pièces avant classement et archivage du dossier ;
  • Etablissement d’états de frais ;
  • Suivi du calendrier procédural des affaires du cabinet ;
  • Organisation de l’agenda du cabinet ;
  • Suivi des formalités liées à l’intervention de l’huissier ;
  • Renseignement de bordereau d’instructions CARPA ;
  • Constitution de dossiers juridiques ;
  • Rédaction de plaidoiries et actes juridiques.

Les structures d’intervention

  • Cabinets d’avocats ;
  • Offices ministériels ;
  • Administrations publiques et collectivités territoriales ;
  • Entreprises privées (services contentieux, recouvrement de créances) ;
  • Cabinets comptables ;
  • Mutuelles et assurances.

Secrétaire médicale

Missions

  • Accueil, orientation des interlocuteurs : patients, agents, usagers ;
  • Organisation des rendez-vous, prise en charge des plannings ;
  • Organisation des activités, réunions, déplacements ;
  • Compréhension et utilisation du vocabulaire médical ;
  • Maîtrise des outils informatiques ;
  • Gestion des dossiers administratifs et médicaux ;
  • Traitement de l’information et rédaction de documents administratifs ;
  • Suivi de la comptabilité courante ;
  • Gestion des stocks de produits et matériels, aménagement des locaux ;
  • Participation à l’élaboration de projets.

Les structures d’intervention

  • Hôpitaux publics ;
  • Cliniques privées ;
  • Cabinets de radiologie et d’imagerie médicale ;
  • Laboratoires d’analyses médicales ;
  • Structures médico-sociales, associations, centres de rééducation, PMI, EHPAD ;
  • Cabinets de groupes de plusieurs spécialistes : gynécologues, obstétriciens, cardiologues, ophtalmologues, dermatologues, chirurgiens esthétiques, phlébologues, angiologues, allergologues, rhumatologues, ORL, pédiatres, psychiatres, stomatologues, chirurgiens dentistes, etc …

Travailler en tant que freelance : définition et implicationsLes informations clés pour devenir secrétaire indépendante

Vous souhaitez devenir freelance ? Terme largement répandu ces dernières années, le freelance exerce une activité professionnelle avec la qualité de travailleur indépendant. Les contrats qui l’intéressent sont différentes de ceux attribués aux salariés (CDI, CDD). L’activité professionnelle est effectuée sous la forme de missions facturées aux clients.

Pour exercer en qualité de freelance, il est nécessaire d’être enregistré en tant qu’entreprise indépendante. Ce statut juridique tient le freelance à la soumission de déclarations de chiffres aux organismes administratifs concernés. Certains freelances choisissent d’opter pour le portage salarial : ce procédé permet de se décharger des formalités administratives, juridiques et de l’enregistrement comptable des prestations de service.

Avec ce statut d’auto-entrepreneur, les horaires et la liberté du travail sont les principaux atouts. Toutefois, l’incertitude du travail et des revenus présentent des inconvénients, surtout en début de carrière indépendante.

Bien que le statut auto-entrepreneur soit majoritaire dans l’exercice d’une activité en freelance, lorsque les plafonds de revenus sont dépassés, créer une entreprise individuelle est l’étape suivante.

Les différences pour être secrétaire externe auprès de particuliers

En plus des associations, entreprises et autres organismes mentionnés, les particuliers peuvent faire appel à une secrétaire indépendante pour les aides dans leurs tâches administratives courantes. En travaillant pour des particuliers, l’activité est considérée comme une prestation de services à la personne. Les clients particuliers peuvent alors bénéficier d’une réduction d’impôt pouvant aller jusqu’à 50% du prix facturé.

Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?

Au cours d’une activité de secrétaire indépendante, tisser des liens et entretenir son réseau est à considérer. Ceci, pour le développement naturel et croissant de son activité. Une telle pratique favorise les recommandations et nourrit le fameux bouche-à-oreille, souvent cité comme un bon moyen de nourrir son chiffre d’affaires. Certaines choisissent d’ailleurs de rejoindre un club d’entrepreneurs pour développer leur réseau. Pour plus de renseignements, la CCI locale propose un accompagnement intéressant. En effet, les réseaux sociaux ne suffisent pas pour lancer son activité ou la développer.

Pour maximiser vos chances de réussir votre carrière de secrétaire indépendante, Officéo vous propose une solution clé en main. Trouvez des clients et des missions rapidement : faites les choix de rejoindre l’aventure avec nous !


Pourquoi opter pour une secrétaire externe ?

Choisir d’externaliser son secrétariat une secrétaire externe présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui décide de sous-traiter.

En effet, opter pour un secrétariat externalisé vous permettra de limiter vos dépenses et de réaliser des économies non négligeables. Vous n’aurez pas de salaire à verser mais un prestataire à payer ce qui reviendra beaucoup moins cher et plus intéressant pour la rentabilité de votre structure.

Par ailleurs, faire appel à une secrétaire externe permet de gagner en temps et en productivité en se débarrassant de toutes les tâches administratives prenantes au quotidien.

Enfin, il ne faut pas négliger la flexibilité de l’offre des prestataires de services comme Officéo. Vous avez la possibilité de réajuster les missions et de revoir le volume horaire selon vos besoins et selon votre charge de travail. En prime, vous avez une facturation au réel des heures effectuées donc aucune surfacturation ni mauvaise surprise !


Questions fréquentes

❓ Comment devenir secrétaire indépendante ?

Une formation est nécessaire pour exercer en tant que secrétaire indépendante. Les formations à envisager sont nombreuses du CAP au BTS, vous avez le choix : un Bac Pro secrétariat, Bac STMG (pour les moins de 18 ans). Un BTS ou un DUT « assistant de gestion » pour renforcer les compétences sont recommandés.

💡 Quel statut pour une secrétaire indépendante ?

Les secrétaires indépendantes optent généralement pour le statut de « micro-entrepreneur » et exercent en tant qu’auto-entrepreneur. Cela est dû au fait que la procédure pour se lancer est simple et n’exige aucun investissement.

💪 Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?

L’activité de secrétaire indépendante passe par une étape cruciale : celle de devoir trouver des clients. La première étape consiste à tisser des liens en entretenant et en alimentant son réseau. Les publications régulières sur votre blog ou sur les réseaux sociaux favorisent les recommandations grâce, notamment, au bouche-à-oreille. Il est également possible d’envisager l’intégration d’un club d’entrepreneurs par exemple pour développer son réseau.

🛠️ Quels matériels pour une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante a besoin avant tout d’un ordinateur portable qui soit facile à transporter. Elle a besoin d’une connexion internet et d’un téléphone (pour rentrer plus facilement en contact avec les clients). La plupart des tâches d’une secrétaire indépendante nécessitent un logiciel de traitement de texte, Excel, Powerpoint, etc. (une licence opour la suite Office serait donc obligatoire). Elle aura besoin également d’une imprimante, d’un agenda, des classeurs, une clé USB… D’autres matériels peuvent être nécessaires selon les missions et les besoins de chaque secrétaire.


Démarrez votre activité du bon pied avec Officéo

Vous êtes maintenant secrétaire indépendante ? Choisissez de développer au mieux votre activité. Officéo trouve les clients qui vous correspondent au mieux. Gérez vos horaires et vos activités comme vous le souhaitez, et lancez vous dans une vie professionnelle épanouissante. Pour nous rejoindre ou nous poser plus de questions des questions, un seul numéro :  01 49 70 98 63.

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