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Mis à jour le : 12 avril 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Secrétaire indépendante] Fiche métier + Vidéo en 2min

Explorez le monde dynamique des secrétaires freelance, ces professionnels indépendants qui offrent leurs services sans être attachés à une entreprise en particulier. Sous le statut d’auto-entrepreneur, ils exercent leur métier avec flexibilité, apportant leur expertise de secrétariat sans être salariés dans une structure traditionnelle. Vous voulez en savoir plus ? C’est juste ici ! 👇

Fiche métier complète en 2 min

Secrétaire indépendante

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? 

La secrétaire indépendante offre une externalisation efficace des processus administratifs en entreprise, intervenant pour des tâches de secrétariat qui pourraient être réalisées en interne. 

La secrétaire indépendante peut endosser plusieurs facettes : télésecrétaire indépendante, assistante administrative et commerciale indépendante, secrétaire de direction indépendante, à distance ou encore secrétaire à domicile…

Enfin, cette dernière exerce une activité à son compte, immatriculée auprès d’un CFE elle dispose d’un numéro SIRET. La secrétaire indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation.

 

Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?

  • Frappe de documents, mise en forme, relecture et correction ;
  • Conception, mise à jour de bases de données et rédaction des lettres ;
  • Assistance administrative et commerciale ;
  • Assistance de gestion en entreprise ;
  • Facturation et relances de paiements (clients et fournisseurs) ;
  • Permanence téléphonique et gestion des rendez-vous ;
  • Organisation d’événements ;
  • Etc.

L’ensemble de ces missions peuvent être exercées à distance ou sur site. Dans ce cas, il faut préciser vouloir une secrétaire à domicile.

Quelles sont les compétences d’une assistante indépendante ?

Les compétences organisationnelles, techniques et interpersonnelles d’une secrétaire indépendante sont génériques. Elle doit être capable d’utiliser les outils bureautiques et se former aux différents logiciels de l’entreprise. Le secrétariat est un domaine qui nécessite de la discrétion, d’être à l’écoute, d’avoir une bonne gestion du temps et du stress, et enfin d’être très organisé.

Une secrétaire indépendante peut aussi choisir de se spécialiser. En plus d’une bonne connaissance du milieu d’exercice, certaines compétences spécifiques peuvent être requises pour certains domaines, par exemple pour les secrétaires juridiques ou médicales.

Quel est le salaire d’une secrétaire auto entrepreneur ?

Les fourchettes courantes placent une prestation à distance entre 20€ et 35€ HT de l’heure. Pour une intervention sur site, la moyenne est entre 25€ et 35€ HT.

Les tarifs pratiqués par les freelances ne font pas l’objet d’une grille de référence. Différents critères interviennent dans l’émission d’un devis. Au delà d’un certain chiffre d’affaire, il faudra aussi considérer la TVA. Dans certaines situations, une exonération peut être accordée, le plus souvent suivant le statut juridique de la secrétaire indépendante.

Comment devenir secrétaire administrative indépendante ?

secrétaire freelancePour exercer la profession de secrétaire administrative en freelance, choisissez une formation appropriée dès le départ. Du CAP au BTS, de nombreuses formations sont possibles.

Vous pouvez par exemple suivre l’un de ces parcours :

  • BEP métiers des services administratifs ;
  • Bac Pro « Gestion Administration » ;
  • BTS gestion PME ;
  • BTS support à l’action managériale ;
  • DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations).

Les spécialisations sont nombreuses. Les cabinets comptables, cabinets juridiques ou structures médico-sociales ont souvent besoin d’une assistance administrative. En tant qu’indépendant, en choisissant de vous spécialiser, vous pouvez faire varier vos interlocuteurs et clients pour apporter une richesse supplémentaire à votre vie professionnelle.

Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?

Le statut le plus répandu auprès des secrétaires indépendantes est celui de «micro-entrepreneur » ou auto-entrepreneur. La procédure pour ce type de statut n’est pas complexe et n’est pas onéreuse, d’où son adoption par un nombre important d’assistants indépendants.

La procédure pour avoir le statut de micro-entrepreneur est simple, il suffit de se rendre sur le site du guichet unique de l’INPI et effectuer la déclaration en ligne.

Outre le statut de micro-entrepreneur, plusieurs autres statuts sont envisageables pour le secrétariat externalisé comme : société commerciale (SARL, SA, SAS, SASU) et Entreprise Individuelle.

Le mieux c’est de solliciter l’aide d’un professionnel afin de choisir le statut le pus adapté à votre situation et votre objectif.

Comment se lancer dans le secrétariat indépendant ?

Afin de s’installer en tant que secrétaire externe ou secrétaire freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

  • Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
  • Une étude de marché pour votre projet ;
  • Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
  • L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
  • Se renseigner sur les documents à fournir et obtenir pour déclarer son entreprise (code APE/NAF, différents statuts, TVA, exonérations…)
  • Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
  • Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

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Quels sont les outils et logiciels de travail d’une secrétaire externe ?

Parmi les outils essentiels à avoir pour pouvoir exercer sereinement son activité de secrétaire externe, on retrouve les outils de collaboration en ligne.

Il s’agit d’outils nécessaires, voire obligatoires pour le partage d’informations et de fichiers, pour l’organisation, la gestion de projet, etc. Vous avez par exemple : Dropbox, Google Drive, Asana, Trello, outil de messagerie, etc.

Par ailleurs, les logiciels bureautiques sont plus qu’indispensables pour une secrétaire indépendante. Ainsi, il est nécessaire de prendre une licence pour la suite Office ainsi que de bien les maîtriser.

D’autres logiciels peuvent être nécessaires selon le domaine d’expertise et le secteur d’activité de chaque secrétaire. Vous pouvez par exemple avoir besoin d’un logiciel de facturation pour gérer les factures clients, etc.

Donc, il revient à chaque secrétaire de s’adapter aux besoins des clients, au marché, aux nouvelles technologies et de définir les logiciels et les outils dont il a besoin pour faire son travail de manière efficace.


Travailler en tant que freelance : définition et implicationssecretariat freelance

Vous souhaitez devenir freelance ?

Pour exercer en qualité de freelance, il est nécessaire d’être enregistré en tant qu’entreprise indépendante. Certains freelances choisissent d’opter pour le portage salarial : ce procédé permet de se décharger des formalités administratives, juridiques et de l’enregistrement comptable des prestations de service.

Avec ce statut d’auto-entrepreneur, les horaires et la liberté du travail sont les principaux atouts. Toutefois, l’incertitude du travail et des revenus présentent des inconvénients, surtout en début de carrière indépendante.

Bien que le statut auto-entrepreneur soit majoritaire dans l’exercice d’une activité en freelance, lorsque les plafonds de revenus sont dépassés, créer une entreprise individuelle est l’étape suivante.

Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?

Au cours d’une activité de secrétaire indépendante, tisser des liens et entretenir son réseau est à considérer. Une telle pratique favorise les recommandations et nourrit le fameux bouche-à-oreille, souvent cité comme un bon moyen de nourrir son chiffre d’affaires. Certaines choisissent d’ailleurs de rejoindre un club d’entrepreneurs pour développer leur réseau. Pour plus de renseignements, les CCI locales proposent un accompagnement. En effet, les réseaux sociaux ne suffisent pas pour lancer son activité ou la développer.

Pour maximiser vos chances de réussir votre carrière de secrétaire externe, Officéo vous propose une solution clé en main. Trouvez des clients et des missions rapidement : faites les choix de rejoindre l’aventure avec nous !


Clients : pourquoi opter pour une secrétaire externe ?

Opter pour un secrétariat externalisé vous permettra de limiter vos dépenses et de réaliser des économies non négligeables. Vous n’aurez pas de salaire à verser mais un prestataire à payer ce qui reviendra beaucoup moins cher et plus intéressant pour la rentabilité de votre structure.

Par ailleurs, faire appel à une secrétaire externe (ou aussi appelée secrétaire freelance) permet de gagner en temps et en productivité.

Enfin, il ne faut pas négliger la flexibilité de l’offre des prestataires de services comme Officéo. Vous avez la possibilité de réajuster les missions et de revoir le volume horaire selon vos besoins et selon votre charge de travail. En prime, vous avez une facturation au réel des heures effectuées donc aucune surfacturation ni mauvaise surprise !

Quels services déléguer à Officéo ?

Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour entreprises et entrepreneurs. Son défi consiste à trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.

Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.

Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.

En savoir plus sur vos services !


Questions fréquentes

❓Comment devenir secrétaire à son compte ?

Une formation est nécessaire pour exercer en tant que secrétaire indépendante. Les formations à envisager sont nombreuses du CAP au BTS ainsi qu’un un BTS ou un DUT « assistant de gestion » pour renforcer les compétences sont recommandés.

💡 Qui a besoin d’une secrétaire indépendante ?

Tous les profils de clients dans différents secteurs d’activités peuvent bénéficier des services d’une secrétaire indépendante. Que ce soit des particuliers, des associations, des entreprises (quelle que soit leur taille), des administrations, des professionnels libéraux de santé et enfin des professionnels libéraux de droit.

💪 Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?

L’activité de secrétaire indépendante passe par une étape cruciale : celle de devoir trouver des clients. La première étape consiste à tisser des liens en entretenant et en alimentant son réseau. Les publications régulières sur votre blog ou sur les réseaux sociaux favorisent les recommandations grâce, notamment, au bouche-à-oreille. Il est également possible d’envisager l’intégration d’un club d’entrepreneurs par exemple pour développer son réseau.

🛠️ Quels matériels pour une secrétaire externe ?

Une secrétaire indépendante a besoin avant tout d’un ordinateur portable qui soit facile à transporter. Elle a besoin d’une connexion internet et d’un téléphone (pour rentrer plus facilement en contact avec les clients). La plupart des tâches d’une secrétaire externe nécessitent un logiciel de traitement de texte, Excel, Powerpoint, etc. (une licence pour la suite Office serait donc obligatoire). Elle aura besoin également d’une imprimante, d’un agenda, des classeurs, une clé USB… D’autres matériels peuvent être nécessaires selon les missions et les besoins de chaque secrétaire.


Pour en savoir plus :

 

 

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