✉️ [Courrier entrant] 6 étapes pour le gérer et trier efficacement

 Dans toute organisation, le traitement du courrier occupe grande part du temps passé réservé aux tâches administratives. D’un type d’organisation à l’autre, le volume du courrier entrant varie.

Le nombre de partenaires avec lesquels elle est en relation jouant un rôle important, les petites structures confient généralement cette mission à un employé administratif ou plus rarement à un gestionnaire courrier spécialisé dans cette tache. Les grands groupes quant à eux, procèdent à l’externalisation de ce service.

Après un état des lieux approprié, voyons plus en détail comment procéder à une gestion efficace du courrier entrant.

Qu’est ce que le traitement du courrier ?

Le traitement du courrier consiste à analyser et classer chaque document reçu ou envoyé afin d’en assurer une gestion optimale. Cette tâche logistique essentielle demande une organisation rigoureuse pour éviter toute perte d’information ou retard administratif. Un bon traitement du courrier permet à l’entreprise de suivre ses échanges, de respecter ses échéances et d’assurer une communication fluide avec ses partenaires. On distingue le courrier entrant, qui regroupe tous les documents reçus (lettres, fax, e-mails, colis…), et le courrier sortant, qui correspond aux envois réalisés par l’entreprise. La réception et le tri des courriers entrants sont généralement assurés par un service dédié, garantissant ainsi une distribution efficace aux bons interlocuteurs. Une gestion optimale du courrier est donc un véritable levier d’efficacité pour toute structure, évitant erreurs, oublis et retards dans le traitement des informations.

Comment gérer le courrier entrant ? Les étapes du traitement du courrier

La gestion efficace du courrier entrant est un processus structuré, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un cadre personnel. Voici les étapes clés pour une gestion optimisée :

1. Réception du courrier

C’est la première étape, où le courrier arrive à votre porte, dans votre boîte aux lettres ou dans votre boîte de réception numérique.

• Identification : Vérifiez que le courrier vous est bien destiné.
• Enregistrement (pour les entreprises) : Les organisations peuvent noter la date de réception, l’expéditeur et le type de courrier dans un registre. C’est crucial pour les documents légaux ou importants comme les courriers recommandés.

2. Tri préliminaire

Cette étape consiste à faire un premier tri rapide pour séparer l’essentiel du superflu.

• Élimination : Jetez immédiatement les publicités indésirables, les doublons et tout ce qui est clairement inutile sans même l’ouvrir.
• Catégorisation : Séparez le courrier restant en grandes catégories :
  • Urgent / À traiter : Factures, avis importants, demandes de réponse rapide.À lire / Pour information : Magazines, newsletters, courriers personnels non urgents.
  • À classer / Archiver : Relevés bancaires, contrats, documents administratifs.

3. Ouverture et traitement

C’est le moment d’agir sur le courrier qui nécessite une attention.

• Ouverture groupée : Si possible, ouvrez tout le courrier de la catégorie « À traiter » en une seule fois pour optimiser le temps.
• Lecture et action : Lisez chaque document pour comprendre son objet et la ou les actions requises.
  • Règle des 2 minutes : Si une action prend moins de deux minutes (répondre à un court e-mail, classer un document simple), faites-la immédiatement.
  • Planification : Pour les tâches plus longues ou complexes, inscrivez-les dans votre liste de tâches ou votre calendrier.
  • Délégation : Si un courrier ne vous concerne pas, transmettez-le au bon destinataire ou service.
  • Réponse : Préparez les réponses nécessaires par e-mail, téléphone ou courrier.

4. Numérisation (dématérialisation)

Cette étape est de plus en plus courante et très efficace pour réduire l’encombrement physique et faciliter l’accès.

• Scan : Numérisez les documents importants qui n’ont pas besoin d’être conservés en version papier.
• Indexation : Ajoutez des mots-clés, des catégories ou des tags aux fichiers numérisés pour les retrouver facilement (ex: « Facture Internet Mai 2025 », « Contrat Assurance Auto »).
• Intégration : En entreprise, les documents numérisés sont souvent intégrés dans un système de Gestion Électronique de Documents (GED) pour un partage et une diffusion facilités.

5. Acheminement et distribution

Une fois traité ou numérisé, le courrier doit atteindre son destinataire final.

• Distribution : Transmettez les documents (physiques ou numériques) aux personnes ou services concernés.
• Confirmation : Pour les courriers importants, il peut être utile de confirmer la bonne réception.

6. Classement et archivage

C’est l’étape finale qui assure que les documents sont conservés de manière organisée et sécurisée.

• Classement : Rangez les documents physiques ou numériques à leur place définitive. Utilisez un système logique (par date, par type de document, par fournisseur, etc.).
• Sécurité : Assurez la sécurité des documents importants, qu’ils soient physiques (armoires verrouillées) ou numériques (sauvegardes régulières).
• Politique de conservation : Respectez les durées légales de conservation et détruisez les documents qui ne sont plus nécessaires de manière sécurisée (déchiquetage).

Un processus de gestion du courrier entrant bien maîtrisé vous permet de rester organisé, de ne manquer aucune information cruciale et de réagir rapidement aux demandes.

En suivant ces étapes de manière rigoureuse et régulière, vous établissez un processus fluide qui minimise les retards, réduit les risques de perte d’informations et améliore la réactivité générale face au courrier entrant.

Quel est l’importance du service courrier entrant ?

La professionnalisation des services courrier est le reflet d’un enjeu majeur pour l’efficacité et le fonctionnement d’une entreprise. Cette professionnalisation des flux entrants passe par une analyse complète avant d’instaurer, et d’intégrer correctement, des règles partagées par l’ensemble des personnes concernées. En effet, derrière la gestion du courrier entrant, la polyvalence et le dynamisme sont de rigueur à plusieurs niveaux.

Bien trop souvent en entreprise, il existe un contraste saisissant entre l’importance de ces enjeux, et les moyens déployés pour répondre à ces  besoins opérationnels. Après cet état des lieux, voyons plus en détail comment trier efficacement le courrier en entreprise, à l’échelle de l’organisme, comme à l’échelle individuelle.

Gestion courrier entrant : pourquoi penser à son externalisation ? 

À divers égards, la gestion du courrier entrant est une activité qui exige aussi bien du temps et des ressources sans pour autant produire de la valeur pour l’entreprise. Pour se centrer sur son cœur d’activité et accroître son chiffre d’affaires, le chef d’entreprise peut décider de l’externaliser. 

L’externalisation du courrier entrant permet ainsi à l’entreprise de gagner du temps précieux à consacrer à des activités plus urgentes et à plus forte valeur ajoutée.

De plus, cette solution permet à l’entreprise de réduire ses coûts et de réaliser des économies. Il n’est en réalité plus nécessaire de recruter un personnel, de l’onboarder et de le former pour réaliser ce genre de missions.

Lorsque le prestataire externe est bien choisi, il vous fournit des> ressources expertes et formées pour réaliser les missions demandées avec efficacité et flexibilité. Les ressources sont, en effet, expérimentées et habituées aux sujets de votre entreprise, le travail sera réalisé rapidement, faisant gagner du temps et de la productivité à vos équipes internes.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

Quels avantages grâce à Officéo ?

Officéo, comment ça marche ?

Vous ne savez pas comment effectuer une gestion du courrier entrant efficace ? Vous avez un besoin ponctuel pour le tri de votre courrier en entreprise ? Un projet de dématérialisation se profile pour simplifier l’archivage d’une partie de votre courrier ?

Et l’externalisation, vous y avez pensé ? Bénéficiez d’une solution experte, souple, et sans embaucher.

Questions fréquentes