[Courrier entrant] Comment le gérer et le trier efficacement ?

Dans toute organisation, le traitement du courrier occupe grande part du temps passé réservé aux tâches administratives. D’un type d’organisation à l’autre, le volume du courrier entrant varie.

J’ai besoin d’une assistance administrative

Déjà assistant administratif, je postule.

Le nombre de partenaires avec lesquels elle est en relation jouant un rôle important, les petites structures confient généralement cette mission à un employé administratif. Les grands groupes quant à eux, procèdent à l’externalisation de ce service.

Après un état des lieux approprié, voyons plus en détail comment procéder à une gestion efficace du courrier entrant.

C’est quoi le traitement du courrier ?

Le traitement du courrier consiste à étudier le contenu de chaque enveloppe afin de pouvoir identifier la typologie du courrier. Il s’agit d’une tâche logistique très importante qui demande de l’organisation et de la rigueur. Un bon traitement de courrier en entreprise permet de rester à l’affût de tous les courriers entrants et sortants et ainsi de ne rater aucune information ni échéance.

Le traitement du courrier est une tâche qui peut parfois paraître complexe lorsqu’elle est mal gérée, il faut donc y consacrer le temps et l’énergie nécessaires pour éviter toute erreur ou oubli.

Rapide définition du courrier entrant

Il est question de « courrier entrant » une organisation reçoit un courrier de la part d’un partenaire. Au lieu de « courrier entrant », certains parlent de « courrier arrivé ». Un courrier entrant peut prendre plusieurs formes, en plus d’une lettre classique. Ce peut être une télécopie, un fax, un courrier électronique, ou encore un colis.

Le registre du courrier : fonctions et organisation

Dans les entreprises, associations ou administrations qui ont de nombreux courriers entrants à chaque moment de la journée, il est fréquent de disposer d’une salle du courrier dédiée, le fameux « service courrier ».

En effet, le courrier d’une entreprise ou collectivité ne doit pas se perdre ! Il est particulièrement important de pouvoir mettre rapidement et simplement la main sur une information reçue en courrier entrant pour vérifier des données internes. Prenons le cas d’un litige ou d’un suivi de projet. Le courrier constitue une preuve de document authentifié.

En cela, le registre du courrier est une référence, notamment concernant la date d’arrivée, l’objet du courrier, le cachet de la poste, etc. Beaucoup choisissent de mettre un registre du courrier sur Excel pour rapidement retrouver les bonnes informations. Vous pouvez trouver un bon exemple à utiliser sur ce document XLSM.

Le processus de gestion du courrier entrant

Pour effectuer la gestion de votre courrier entrant, vous devez vous appuyer sur une procédure qui regroupe : 

• L’ensemble des étapes du traitement du courrier ; 
• Les modalités de circulation du courrier entre les différents services ;
• Les personnes clés qui effectuent les différentes opérations.

 Selon le type d’organisation, la procédure de gestion du courrier entrant peut différer.

L’importance du service courrier entrant et sortant

La professionnalisation des services courrier est le reflet d’un enjeu majeur pour l’efficacité et le fonctionnement d’une entreprise.

Cette professionnalisation des flux entrants passe par une analyse complète avant d’instaurer, et d’intégrer correctement, des règles partagées par l’ensemble des personnes concernées.

En effet, derrière la gestion du courrier entrant, la polyvalence et le dynamisme sont de rigueur à plusieurs niveaux.

Les enjeux comptables

Ces enjeux sont liés à la nature des documents entrants et leur traitement au sein du service comptable. Les chèques, factures, effets et communications comptables sont concernés.

Les enjeux stratégiques

Les enjeux stratégique d’une gestion de courrier entrant efficace sont liés aux coûts de la mise en œuvre d’une chaine de traitement efficace. Ceci, directement avec une équipe dédiée, mais également lorsque cette chaîne est élargie à tous les producteurs du courrier dans l’entreprise, et du temps qu’ils consacrent à ces tâches.

Les enjeux de qualification

Ces enjeux sont jugés à travers des référentiels métiers au sein de l’entreprise. Une bonne gestion du courrier entrant (et la gestion documentaire associée) permet des gains de productivité et un retour sur investissement avantageux.

Les enjeux de transmission

La transmission du savoir-faire se fait justement grâce à un référentiel métier. Les nouvelles recrues peuvent trouver l’information rapidement et efficacement pour être opérationnels.

Bien trop souvent en entreprise, il existe un contraste saisissant entre l’importance de ces enjeux, et les moyens déployés pour répondre à ces  besoins opérationnels. Après cet état des lieux, voyons plus en détail comment trier efficacement le courrier en entreprise, à l’échelle de l’organisme, comme à l’échelle individuelle.

Les outils et matériels de gestion électronique et papier du courrier

Les entreprises utilisent souvent des outils et des matériels assez efficaces et performants afin d’effectuer le traitement de leur courrier de manière plus efficace et moins chronophage. 

Parmi les différents matériels utilisés, on distingue :

• La plieuse de courrier ;
• La machine de mise sous enveloppe ;
• La machine à affranchir ;
• Les machines de tri et d’enregistrement ;
• L’ouvre-lettre ;
• Le système d’adressage ;
• Le destructeur de papier ; 
• L’imprimante…

En termes d’outils et de logiciels, les entreprises utilisent de manière générale :

• Des ERPs ;
• Des classeurs Excel ;
• Des logiciels de tri dédiés, etc.

Comment trier le courrier entrant efficacement ?

En entreprise

Instaurer des règles de fonctionnement

Une bonne compréhension de la situation et des objectifs à atteindre permet de mieux structurer la démarche. Tout particulièrement pour organiser des espaces de réception du courrier entrant approprié. Ceci vaut également pour le tri et la livraison de différents courriers.

Les règles instaurées sont à respecter par les différents niveaux de la hiérarchie, et dans chaque partie de l’entreprise. Des explications régulières et claires permettent d’assurer le bon fonctionnement du service. Ces explications peuvent prendre la forme d’affiches explicatives, mises bien en vue dans le local courrier.

Les opérateurs du service courrier peuvent alors organiser leurs journées de travail. Les collaborateurs peuvent intégrer de nouvelles habitudes dans leur workflow (horaires, circuits de départ et d’arrivée du courrier, etc).

Développer une traçabilité appropriée

Une traçabilité du courrier entrant aide grandement à chaque acteur de la chaîne d’information de se responsabiliser. De nombreuses erreurs de traitement peuvent ainsi être évitées. Il existe de nombreux logiciels pour suivre en temps réel la progression d’un courrier, ou d’un personne dans son parcours.

De plus, un outil de numérisation et de signatures électroniques peut être associé au logiciel de suivi du courrier, mais également à un système de gestion du personnel interne.

Organiser un flux sécurisé

Il arrive que du courrier entrant soit détenteur d’informations confidentielles. Dans le cas d’une structure ayant à gérer de nombreux courriers à risque, régulièrement, il est fortement conseillé de mettre en place une procédure de sécurité adéquate. Ce peut être par exemple une remise immédiate aux destinataires, en présence du livreur et contre signature. En entreprise, il est courant de procéder de la sorte pour la livraison des titres-restaurants, ou dans le cas de réception de chèques fournisseurs.

L’agencement du local destiné au service courrier, est, dans l’idéal, pensé dès les premiers instants pour sécuriser les flux de courrier entrant (et courrier sortant).

Dans son bureau

Procéder à un premier tri

Une bonne façon de ranger est de ne pas déranger. Ce principe s’applique également au tri du courrier. Vous pouvez avoir une routine dès la réception de votre courrier entrant. Un premier tri doit se faire entre le courrier publicitaire sans valeur ajoutée et le courrier important. Poubelle pour la première catégorie !

Consacrer un endroit spécifique pour le courrier dans votre bureau

Ayez un endroit consacré au courrier sur votre bureau. Il est important d’avoir un endroit bien spécifique pour stocker le courrier avant un second traitement. Pour cela, il y a deux raisons. Dans votre bureau, vous n’êtes peut-être pas le seul à récupérer le courrier, un endroit connu de tous permet de ne pas éparpiller le courrier. Ensuite, cela permet de ne pas multiplier les points de délestage.

Penser à l’archivage du courrier entrant

Quand le courrier a subi un premier tri, il reste la correspondance à garder et trier. Cette tâche n’est pas nécessairement à renouveler tous les jours. Le tri final doit être établi à l’avance. Vous pouvez dédier un coin particulier du bureau ou non, ou dans un endroit proche du lieu de stockage des documents à conserver.

Gestion courrier entrant : pourquoi penser à son externalisation ? 

À divers égards, la gestion du courrier entrant est une activité qui exige aussi bien du temps et des ressources sans pour autant produire de la valeur pour l’entreprise. Pour se centrer sur son cœur d’activité et accroître son chiffre d’affaires, le chef d’entreprise peut décider de l’externaliser. 

L’externalisation du courrier entrant permet ainsi à l’entreprise de gagner du temps précieux à consacrer à des activités plus urgentes et à plus forte valeur ajoutée.

De plus, cette solution permet à l’entreprise de réduire ses coûts et de réaliser des économies. Il n’est en réalité plus nécessaire de recruter un personnel, de l’onboarder et de le former pour réaliser ce genre de missions.

Lorsque le prestataire externe est bien choisi, il vous fournit des ressources expertes et formées pour réaliser les missions demandées avec efficacité et flexibilité. Les ressources sont, en effet, expérimentées et habituées aux sujets de votre entreprise, le travail sera réalisé rapidement, faisant gagner du temps et de la productivité à vos équipes internes.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quelles sont les raisons qui vous ont poussé à élargir le périmètre des missions Officéo ? J. M. : J’ai d’abord fait appel à une assistante comptable Officéo pour remplacer la personne qui était là avant. Or, j’avais besoin d’une assistante qui soit opérationnelle, je n’ai perdu aucun temps dans la formation de la personne car j’ai eu affaire à une assistante experte, proactive et passionnée, qui travaille dans un esprit de collaboration. Ensuite, j’ai fait appel à une assistante RH Officéo et le résultat est tout aussi satisfaisant puisque l’intégration a été très rapide.

Témoignage complet 

Officéo, comment ça marche ?

Vous ne savez pas comment effectuer une gestion du courrier entrant efficace ? Vous avez un besoin ponctuel pour le tri de votre courrier en entreprise ? Un projet de dématérialisation se profile pour simplifier l’archivage d’une partie de votre courrier ?

Et l’externalisation, vous y avez pensé ? Bénéficiez d’une solution experte, souple, et sans embaucher.

Questions fréquentes