[Gestion électronique du courrier] Efficacité & 0 Embauche

La gestion du courrier en entreprise a toujours fait l’objet d’un traitement précis dans les procédures à mettre en place et à suivre.

Ceci, que ce soit pour la réception, l’ouverture, la distribution, la rédaction, la signature, l’expédition et l’archivage des courriers.

Tout courrier qui arrive dans une boite professionnelle engendre un processus de traitement. Ce processus demande une exécution rigoureuse, et la Gestion Électronique du Courrier (GEC) tend à répondre à des contraintes organisationnelles inhérentes.

Voyons plus en détails quels sont les enjeux derrière la mise en place d’une GEC.

Qu’est-ce que la gestion électronique du courrier (GEC) ?

La Gestion Électronique du Courrier (GEC) est une manière innovante, pratique et efficace de gérer le courrier. Cette méthode résout et remplace la gestion chronophage et fastidieuse des correspondances papiers. La gestion électronique est un processus qui comprend plusieurs étapes dont le traitement, la distribution et la conservation des courriers papiers et électroniques.

Automatiser la gestion électronique du courrier, est-ce une bonne idée ?

Tout dépend du type d’organisation concerné par la question. Avec l’arrivée sur le marché de solutions open source et de plus en plus flexibles, la question est d’autant plus cruciale. Cette question peut même coûter cher pour certaines structures. De nombreuses données sont à intégrer et redistribuer dans les maillons organisationnels de la société. Selon Itesoft, 82% des entreprises estiment que la gestion électronique du courrier est une fonction importante, voire critique, au regard de l’organisation générale.

Quelle est donc la fonction première et capitale d’une GEC ? Trouver un document rapidement, et simplement. La dématérialisation se doit donc d’être irréprochable en termes de procédure. L’analyse, la remise en main, la distribution dans chaque département, tout doit être coordonné selon des métiers, bureaux, corps d’entreprise particuliers. Dans certains cas, les entreprises passent par des salles de courrier.

Comment fonctionne une GEC ?

Une gestion électronique du courrier (GEC) est un ensemble d’outils qui servent à la numérisation, l’indexation, l’édition et la messagerie. L’objectif d’une GEC est de flexibiliser et de fluidifier les processus de traitement et de réponse des différents courriers. La GEC permet de réunir tous les documents entrants qui sont issus d’une numérisation, d’aplications, d’une boîte e-mail, etc.

Quel outil de GEC choisir ?

Les prestataires de la numérisation à la GEC sont nombreux. Citons par exemple BlueXML, Edissyum, Zeendoc, ou encore Novadys. Quelle que soit l’outil choisi, mieux vaut encore une fois bien préparer le terrain. Il est déconseillé de se précipiter tête baissée sur un outil informatique sans avoir établi un cahier des charges au préalable. Le cahier reprend les éléments cités plus haut concernant la volumétrie du courrier, le nombre de courriers reçus par jours, etc.

De la même manière, le cahier est charges est à établir par une équipe solide, notamment les personnes concernées. Cette équipe est mandatée par la direction.

Pour mettre en place une GEC dans votre entreprise ou organisation, il faut entamer une vraie démarche de projet. En effet, les impacts organisationnels et opérationnels sont très importants. La conduite du changement est inévitable.

Quelles questions se poser avant de se lancer ?

Quelle est la nature de mon courrier entrant ?

Le courrier entrant peut être volumineux, et de nature variée selon la nature de l’entreprise. Commencer par faire un état des lieux à ce sujet. Entre les courriers au format papier, les fax, les mails, les correspondances, les factures fournisseurs, commandes et dossiers… Quel est le volume le plus représentatif parmi ces différents supports ? Quelle quantité en ressort ? Quel est le traitement nécessaire pour chaque type de document en interne ?

Ce recensement s’accompagne en effet d’indications chiffrées précises. L’une des principales difficultés de cette démarche, est d’identifier les processus liés à tel ou tel type de courrier. Si dans votre structure, une salle existe déjà pour s’occuper du courrier, c’est un avantage certain. Cet espace suppose déjà la réception, le traitement, puis la diffusion du courrier selon un processus rationnel. C’est sur ce processus que la GEC Gestion Électronique du Courrier) doit se reposer. Si votre organisme ne dispose pas d’une telle organisation, il faut alors entamer une réflexion.

Puis-je moi-même gérer la dématérialisation du courrier ?

Deux voies sont possibles, celle de la dématérialisation en interne, ou la dématérialisation à un prestataire externe.

D’un côté, considérez la solution en interne. En interne, vous limitez le risque de perte de documents d’entreprise. Vous avez une garantie de sécurité plus élevée pour les documents à caractère confidentiel, ou devant faire l’objet de procédures spécifiques. L’entreprise peut également déjà avoir les compétences nécessaires, avec des personnes à-même d’analyser le courrier correctement pour l’enregistrer comme il faut. Dans certaines situations, confier cette tâche à un salarié en interne, quand le besoin est minime, est beaucoup plus intéressant.

De l’autre côté, un prestataire externe est déjà spécialisé dans le corps de métier choisi. Vous évitez à cette occasion de former du personnel en interne. Il n’est d’ailleurs pas indispensable de s’équiper de matériels adéquats, et onéreux.

Quelles fonctionnalités choisir ?

Parmi les fonctionnalités disponibles, certaines sont essentielles. Veillez bien à les inclure dans votre futur outil de GEC. Il s’agit principalement des éléments suivants :

• Worflow de validation d’un courrier reçu ;
• Distribution du courrier dans le bon service ;
• Gestion des absences ;
• Alertes (mail, SMS, notification) pour prendre connaissance d’un courrier à traiter en particulier dans des conditions spéciales ;
• Utilisation de courriers modèles pour les courriers sortants, réponses à des documents entrants.

À cela, vous pouvez inclure d’autres fonctionnalités complémentaires. Vous pouvez choisir de développer un logiciel dédié à votre entreprise avec certaines fonctionnalités. Certains choisissent d’ajouter la reconnaissance et lecture de codes-barres ou QR codes sur les courriers. D’autres préfèrent ajouter un parapheur et une signature électronique, etc. Notez que plus vous demanderez des fonctionnalités précises, plus le coût de la solution sera élevé.

Faut-il classer le courrier ?

Concernant le courrier papier, une fois le courrier ouvert, il est classé manuellement. Si ce courrier peut arriver dans une GEC sans avoir été classé, demandez-vous quel sera le processus de classification ? Peut-on, et doit-on lancer un classement automatique à partir d’un code-barre ou identifiant ? En parallèle, le workflow qui permet le traitement du courrier est à prendre en compte. Pour les messageries virtuelles, dès l’arrivée dans les boîtes professionnelles, les courriers peuvent être triés selon un plan de classement établi au préalable. Chaque direction de service doit pouvoir suivre un classement homogène.

Comment gérer l’archivage ?

L’archivage (que ce soit un archivage électronique ou classique) est à considérer dans un second temps. Ceci constitue un projet à part de la gestion électronique du courrier.

Combien cela va-t-il me coûter ?

Les coûts envisagés dans le cahier des charges sont à additionner. Considérez le matériel nécessaire (notamment les scanners), le logiciel, les personnes à embaucher et/ou former sur cette gestion électronique du courrier. Pensez à demander de nombreux devis auprès de différents prestataires pour négocier au mieux.

Vous ne savez pas comment effectuer une gestion du courrier entrant efficace ? Vous avez un besoin ponctuel pour le tri de votre courrier en entreprise ? Un projet de dématérialisation se profile pour simplifier l’archivage d’une partie de votre courrier ?

Et l’externalisation, vous y avez pensé ? Bénéficiez d’une solution experte, souple, et sans embaucher.

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Pour en savoir plus

• Créer un publipostage sur Open Office ;
• Faire du publipostage avec Word, et avec Word 2010 ;
• Réaliser un publipostage écolo ;
• Faire un publipostage sur Outlook ;
• Effectuer un publipostage avec Excel ;
• Dompter sa boîte de mail professionnelle.

• La gestion du courrier sortant ;
• La gestion du courrier entrant ;
• Comment faire suivre le courrier en entreprise ? ;
• Comment réduire les coûts de traitement du courrier ?.

Questions fréquentes