[Gestion électronique du courrier] Efficacité & 0 Embauche
La gestion électronique du courrier implique souvent des logiciels qui permettent de trier, distribuer, suivre et archiver les courriels ou le courrier entrant et sortant. Ces systèmes peuvent également intégrer des fonctions de numérisation pour convertir le courrier papier en format numérique, permettant ainsi une gestion plus efficace et une recherche rapide des documents.
La gestion des courriers en entreprise est une tâche chronophage qui a toujours fait l’objet d’un traitement précis dans les procédures à mettre en place et à suivre.
Ceci, que ce soit pour la réception, l’ouverture, la distribution, la rédaction, la signature, l’expédition et l’archivage des courriers.
Tout courrier qui arrive dans une boite professionnelle engendre un processus de traitement. Ce processus demande une exécution rigoureuse, et la Gestion Électronique du Courrier (GEC) tend à répondre à des contraintes organisationnelles inhérentes.
Voyons plus en détails quels sont les enjeux derrière la mise en place d’une GEC.
Définition de la gestion électronique de courrier (GEC)
La Gestion Électronique du Courrier (GEC) est une manière innovante, pratique et efficace de gérer le courrier. Cette méthode résout et remplace la gestion du courrier chronophage et fastidieuse en papier. La gestion électronique est un processus qui facilite la dématérialisation du courrier, et comprend plusieurs étapes dont le traitement, la distribution et la conservation des courriers papiers et électroniques.
Quel système pour automatiser la gestion électronique du courrier ?
Tout dépend du type d’organisation concerné par le besoin. Pour certaines structures, automatiser sa gestion électronique du courrier peut-être un réel avantage pour la croissance.
Les premières solutions peuvent déjà être organisées en interne. L’entreprise peut par exemple mettre en place une adresse mail commune par service : de nombreuses données sont à intégrer et redistribuer dans les maillons organisationnels de la société.
Aujourd’hui, plusieurs solutions de GEC sont envisageables :
- Utiliser un cloud collaboratif d’entreprise ;
- Utiliser des workflows automatisés qui reconnaissent les types de courriers et les trient ;
- Utiliser un CRM avec gestion de courriers intégrée pour faciliter les échanges clients.
Dans le cas d’un courrier papier, la dématérialisation se doit d’être irréprochable en termes de procédure. L’analyse, la remise en main, la distribution dans chaque département, tout doit être coordonné selon des métiers, bureaux, corps d’entreprise particuliers.
Comment fonctionne une GEC ?
Une gestion électronique du courrier (GEC) est un ensemble d’outils qui servent à la numérisation, l’indexation, l’édition et la messagerie. L’objectif d’une GEC est de flexibiliser et de fluidifier les processus de traitement et de réponse des différents courriers. La GEC permet de réunir tous les documents entrants qui sont issus d’une numérisation, d’applications, d’une boîte e-mail, etc.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
Quelles questions se poser avant de se lancer dans la gestion électronique des documents ?
Quelle est la nature de mon courrier entrant ?
Le courrier entrant peut être volumineux, et de nature variée selon la nature de l’entreprise. Commencer par faire un état des lieux à ce sujet. Entre les courriers au format papier, les fax, les mails, les correspondances, les factures fournisseurs, commandes et dossiers… Quel est le volume le plus représentatif parmi ces différents supports ? Quelle quantité en ressort ? Quel est le traitement nécessaire pour chaque type de document en interne ?
Ce recensement s’accompagne en effet d’indications chiffrées précises. L’une des principales difficultés de cette démarche, est d’identifier les processus liés à tel ou tel type de courrier. Si dans votre structure, une salle existe déjà pour la gestion des courriers, c’est un avantage certain. Cet espace suppose déjà la réception, le traitement, puis la diffusion du courrier selon un processus rationnel. C’est sur ce processus que la GEC (Gestion Électronique du Courrier) doit se reposer. Si votre organisme ne dispose pas d’une telle organisation, il faut alors entamer une réflexion.
Puis-je moi-même gérer la dématérialisation du courrier ?
Deux voies sont possibles, celle de la dématérialisation en interne, ou la dématérialisation à un prestataire externe.
D’un côté, considérez la solution en interne. En interne, vous limitez le risque de perte de documents d’entreprise. Vous avez une garantie de sécurité plus élevée pour les documents à caractère confidentiel, ou devant faire l’objet de procédures spécifiques. L’entreprise peut également déjà avoir les compétences nécessaires, avec des personnes à-même d’analyser le courrier correctement pour l’enregistrer comme il faut. Dans certaines situations, confier cette tâche à un salarié en interne, quand le besoin est minime, est beaucoup plus intéressant.
De l’autre côté, un prestataire externe est déjà spécialisé dans le corps de métier choisi. Vous évitez à cette occasion de former du personnel en interne, ce qui vous assure un gain de productivité. Il n’est d’ailleurs pas indispensable de s’équiper de matériels adéquats, et onéreux.
Quelles fonctionnalités choisir ?
Parmi les fonctionnalités disponibles, certaines sont essentielles. Veillez bien à les inclure dans votre futur outil de GEC. Il s’agit principalement des éléments suivants :
- Workflow de validation d’un courrier reçu ;
- Distribution du courrier dans le bon service ;
- Gestion des absences ;
- Alertes (mail, SMS, notification) pour prendre connaissance d’un courrier à traiter en particulier dans des conditions spéciales ;
- Utilisation de courriers modèles pour les courriers sortants, réponses à des documents entrants.
À cela, vous pouvez inclure d’autres fonctionnalités complémentaires. Vous pouvez choisir de développer un logiciel dédié à votre entreprise avec certaines fonctionnalités. Certains choisissent d’ajouter la reconnaissance et lecture de codes-barres ou QR codes sur les courriers. D’autres préfèrent ajouter un parapheur et une signature électronique, etc. Notez que plus vous demanderez des fonctionnalités précises, plus le coût de la solution sera élevé.
Combien cela va-t-il me coûter ?
Les coûts envisagés dans le cahier des charges sont à additionner. Considérez le matériel nécessaire (notamment les scanners), le logiciel, les personnes à embaucher et/ou former sur cette gestion électronique du courrier. Pensez à demander de nombreux devis auprès de différents prestataires pour négocier au mieux.
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Questions fréquentes
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❓ C’est quoi la gestion du courrier entrant et sortant ?
La gestion du courrier est un ensemble de processus et de pratiques qui permettent à une organisation de recevoir, de traiter, de distribuer et d’envoyer le courrier. Cela inclut non seulement le courrier postal traditionnel, mais aussi, dans de nombreux cas, le courrier électronique et d’autres formes de messages écrits.
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💪 Pourquoi mettre en place une GEC ?
La gestion électronique du courrier apporte de l’efficacité et de la rapidité dans le traitement du courrier. La GEC permet de nombreux avantages à l’entreprise comme : la maîtrise et la gestion de tous les courriers entrants et sortants tout en garantissant une confidentialité et une sécurité optimales.
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💡 Quels sont les outils qui facilitent le traitement du courrier entrant et sortant ?
Il existe de nombreuses solutions de gestion électronique du courrier que ce soit des solutions payantes ou open source. Différents logiciels et applicatifs peuvent, en effet, traiter et gérer le courrier depuis l’indexation, en passant par les bannettes électroniques et les outils de recherche, jusqu’au parapheur électronique.
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🤔 Comment organiser la gestion du courrier entrant et sortant ?
Pour gérer le courrier entrant et sortant, voici quelques conseils essentiels : trier et classer régulièrement le courrier entrant, organiser et classer le courrier entrant et sortant, répondre rapidement aux courriers entrants, numériser les documents importants et les sauvegarder électroniquement, transmettre le courrier aux personnes concernées et suivre son traitement, minimiser la réception de courrier indésirable et enfin mettre en place un système d’archivage.
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