[Gestion électronique du courrier] ▷ TOUT savoir ! 💡
La gestion électronique du courrier implique souvent des logiciels qui permettent de trier, distribuer, suivre et archiver les courriels ou le courrier entrant et sortant. Ces systèmes peuvent également intégrer des fonctions de numérisation pour convertir le courrier papier en format numérique, permettant ainsi une gestion plus efficace et une recherche rapide des documents.
La gestion des courriers en entreprise est une tâche chronophage qui a toujours fait l’objet d’un traitement précis dans les procédures à mettre en place et à suivre.
Ceci, que ce soit pour la réception, l’ouverture, la distribution, la rédaction, la signature, l’expédition et l’archivage des courriers.
Tout courrier qui arrive dans une boite professionnelle engendre un processus de traitement. Ce processus demande une exécution rigoureuse, et la Gestion Électronique du Courrier (GEC) tend à répondre à des contraintes organisationnelles inhérentes.
Voyons plus en détails quels sont les enjeux derrière la mise en place d’une GEC.
Définition de la gestion électronique de courrier (GEC)
La Gestion Électronique du Courrier (GEC) est une manière innovante, pratique et efficace de gérer le courrier. Cette méthode résout et remplace la gestion du courrier chronophage et fastidieuse en papier. La gestion électronique est un processus qui facilite la dématérialisation du courrier, et comprend plusieurs étapes dont le traitement, la distribution et la conservation des courriers papiers et électroniques.
Quel système pour automatiser la gestion électronique du courrier ?
Le choix d’un outil de gestion électronique du courrier (GEC) dépend de l’organisation et de ses besoins. Une première approche consiste à structurer la gestion en interne, par exemple en attribuant une adresse mail commune par service. Pour aller plus loin, plusieurs solutions existent :
- Cloud collaboratif pour centraliser et partager les courriers en toute sécurité.
- Workflows automatisés permettant d’identifier, trier et distribuer les courriers.
- CRM avec gestion de courriers intégrée pour simplifier les échanges clients.
Si du courrier papier est concerné, la dématérialisation doit être rigoureuse, avec un suivi précis de l’analyse, la distribution et la transmission aux services concernés.
Côté fonctionnalités, certaines sont essentielles :
- Workflow de validation pour le traitement des courriers entrants.
- Distribution automatisée vers le bon service.
- Gestion des absences pour éviter toute rupture dans le traitement.
- Alertes (mail, SMS, notifications) pour signaler les courriers urgents.
- Modèles de courriers pour répondre rapidement aux demandes récurrentes.
Des options avancées peuvent être ajoutées selon les besoins spécifiques :
- Reconnaissance et lecture de codes-barres ou QR codes pour un traitement plus rapide.
- Parapheur électronique pour la validation et la signature des documents.
- Signature électronique pour garantir l’authenticité des envois.
Plus la solution intègre de fonctionnalités personnalisées, plus son coût sera élevé.
Comment fonctionne une GEC ?
Une gestion électronique du courrier (GEC) est un ensemble d’outils qui servent à la numérisation, l’indexation, l’édition et la messagerie. L’objectif d’une GEC est de flexibiliser et de fluidifier les processus de traitement et de réponse des différents courriers. La GEC permet de réunir tous les documents entrants qui sont issus d’une numérisation, d’applications, d’une boîte e-mail, etc.
Quelles questions se poser avant de se lancer dans la gestion électronique des documents ?
Combien cela va-t-il me coûter ?
Les coûts envisagés dans le cahier des charges sont à additionner. Considérez le matériel nécessaire (notamment les scanners), le logiciel, les personnes à embaucher et/ou former sur cette gestion électronique du courrier. Pensez à demander de nombreux devis auprès de différents prestataires pour négocier au mieux.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
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Questions fréquentes
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📬 C’est quoi la gestion du courrier entrant et sortant ?
La gestion du courrier est un ensemble de processus et de pratiques qui permettent à une organisation de recevoir, de traiter, de distribuer et d’envoyer le courrier. Cela inclut non seulement le courrier postal traditionnel, mais aussi, dans de nombreux cas, le courrier électronique et d’autres formes de messages écrits.
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📱Pourquoi mettre en place une GEC ?
La gestion électronique du courrier apporte de l’efficacité et de la rapidité dans le traitement du courrier. La GEC permet de nombreux avantages à l’entreprise comme : la maîtrise et la gestion de tous les courriers entrants et sortants tout en garantissant une confidentialité et une sécurité optimales.
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📨 Comment organiser la gestion du courrier entrant et sortant ?
Pour gérer le courrier entrant et sortant, voici quelques conseils essentiels : trier et classer régulièrement le courrier entrant, organiser et classer le courrier entrant et sortant, répondre rapidement aux courriers entrants, numériser les documents importants et les sauvegarder électroniquement, transmettre le courrier aux personnes concernées et suivre son traitement, minimiser la réception de courrier indésirable et enfin mettre en place un système d’archivage.
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