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Gestion administrative du courrier entrant et sortant

-la procédure de gestion du courrier en entreprise, efficace et experte-

Le traitement du courrier est une tâche logistique très importante qui nécessite beaucoup d’organisation et de rigueur. En effet, un bon traitement du courrier permet de rester organisé et de ne rater aucune information importante ni aucune échéance. Le traitement du courrier est une tâche qui peut vite devenir complexe si elle est mal gérée ou en cas de gros volume de document. Ainsi, il faut y consacrer du temps et de l’energie pour n’entraîner aucune erreur ni oubli.

Chaque jour, votre établissement reçoit un volume de courrier papier entrant : des documents de gestion (factures fournisseurs, bons de commande…) mais aussi des retours de diverses opérations (bulletins d’adhésion, questionnaires, enquêtes).

Optimiser vos processus documentaires entrant dans votre SI est une priorité pour votre organisation. Face aux nombreuses étapes nécessaires pour réaliser la gestion administrative du courrier, notre entreprise vous propose d’externaliser ces opérations fastidieuses et coûteuses à la demande, et au besoin.

Avec une traçabilité appropriée, une possibilité de gérer la dématérialisation de votre service de courrier : profitez de délais de traitement optimaux avec une solution de gestion externalisée appropriée.


Gestion administrative du courrier :

La gestion administrative du courrier représente l’ensemble des tâches et des processus qui consistent à recevoir, traiter, trier, rédiger, mettre sous pli afin de rendre plus facile l’envoi de courrier en entreprise. 

Réaliser la gestion administrative du courrier dans une entreprise est une tâche chronophage dont tout le monde s’en passe ! Cela ne rend pas la tâche moins importante toutefois ! Ne subissez plus la gestion du courrier au quotidien et déléguez-le à votre assistante administrative Officéo.

La gestion administrative du courrier dans une entreprise nécessite un suivi rigoureux avec beaucoup d’organisation et d’efficacité pour alléger la charge et rendre cette tâche moins fastidieuse. Ne manquez plus aucune information importante ni plus aucune échéance grâce à votre secrétaire administrative. Cette dernière se chargera de réaliser la gestion administrative de votre courrier depuis la récupération du courrier, le traitement, la rédaction de réponse, la mise sous pli jusqu’à l’envoi du courrier que ce soit un courrier simple, un recommandé ou un colis.

Traitement du courrier entrant et sortant en 4 points :

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  • Trier votre courrier. L’assistant indépendant Officéo se charge de trier vos courriers entrants et sortants selon vos consignes (immédiat, urgent, inclassable…).
  • Traiter votre courrier entrant. L’assistant freelance Officéo réalise la gestion administrative de votre courrier (le courrier, les lettres recommandées et les colis), toujours en fonction de vos exigences. Il peut également se charger de répondre ou d’émettre une facture/un devis en réponse à la demande. Bien sûr, il pourra jeter directement à la corbeille les spams et pubs sans importance de votre courrier.
  • Traiter votre courrier sortant. L’Office Manager Officéo s’occupe de l’envoi de votre courrier et d’apporter des réponses adaptées aux courriers reçus.
  • Classer votre courrier. Le/la secrétaire indépendant(e) Officéo classe et gère votre courrier (administratif, commercial etc) pour que toute l’entreprise puisse bénéficier d’un meilleur suivi des dossiers.

Le workflow de vos équipes s’affranchit d’une distribution du courrier en interne fastidieuse en période de forte activité. L’indexation, l’archivage des courriers entrants comme sortants est pris en charge par votre assistant externalisé, quel que soit le type de courrier (format papier de courriers postaux, courriels).

Tri, ouverture, préparation

Numérisation, livraison de copies numériques

Contrôle qualité et capture des données

Destruction sur demande


Pourquoi nous déléguer la gestion du courrier entrant et sortant ?

traitement du courrier entrant et sortantExternaliser le traitement du courrier

Concentrez-vous sur votre activité principale, confiez votre gestion administrative du courrier à un spécialiste de la procédure de gestion du courrier en entreprise, et augmentez le niveau d’ambition de votre administration. Avec une réactivité, souplesse et sécurité accrue du traitement de courrier dans votre structure, votre assistant se charge pour vous de réaliser la gestion administrative du courrier arrivé en préparant, selon les cas, une facture, un devis ou tout autre document.

Votre assistant administratif tiens à jour le classement de votre courrier afin que vous puissiez toujours travailler sur un dossier complet contenant les derniers courriers ou documents reçus et envoyés. Numérisés, acheminés, affranchis, envoyés, recommandés : gérer et trier le courrier n’aura jamais été aussi simple. Vous définissez vos besoins pour la missions, Officéo vous apporte la réponse et la solution.


-> Découvrez nos tips ultimes.
Pour une procédure de gestion du courrier en entreprise optimale
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La solution Officéo

Vous êtes une ONG, une administration publique ou avez besoin de faire face à un pic d’activité au sein de votre siège social ? Au sein de votre ETI / GE ou PME, vous recevez probablement chaque jour une quantité importante de courriers à traiter. Le traitement du courrier proposé par votre assistant(e) Officéo est effectuée avec des compétences qualifiées avec une connaissance du métier forte. Votre courrier est traité sur-mesure pour s’adapter à vos spécificités, dans une offre qui s’imbrique dans une solution plus globale.

Ne perdez pas un temps précieux et gagnez en productivité de manière simple et efficace en utilisant l’aide courrier administratif pour traiter vos documents entrants et sortants grâce à un assistant Officéo. Vous pourrez ainsi vous consacrer entièrement au cœur de votre activité.

Plus flexible que l’intérim.

Plus fiable que la sollicitation
d’un freelance en direct.

Plus rapide que l’embauche
en CDD.

Continuité de service
en cas d’absence.

D’autres questions sur Officéo ?

Que disent nos clients grands groupes de nous ?

Témoignage de Pierre Granges, responsable IT chez Allianz France

pierre granges

« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. J’ai gagné 5% du temps sur mon management et nous avons pu déployer des livrables plus rapidement, c’est un atout essentiel lors des pics d’activités.« 

–> Témoignage complet <–


Pourquoi choisir Officéo pour mon secrétariat ?

expertise assistance administrative

Profils experts

Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés
Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier

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Mode ultra-flexible

Une solution 100% à la carte
Vous ne payez qu’au temps de travail effectué
Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée

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Choisis pour vous

Une équipe et des outils performants, partout en France
Mise à disposition sous 48H selon votre besoin

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En bref

Comment ça marche ?


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !


Qu’est-ce que nos clients PME apprécient chez Officéo ?

Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour une agence de voyage

« J’ai pu être témoin de l’efficacité et de la rapidité d’Officéo en voyant ma masse de travail s’alléger considérablement de jour en jour. Officéo m’a apporté un gain de temps dans le traitement des tâches grâce à un travail efficace et sérieux. Ce qui m’a énormément soulagée dans mon travail de comptable dont je ne voyais pas le bout. »

–> Témoignage complet <–


En bref

  • 📨 Qu’est-ce que la gestion administrative du courrier ?

    La gestion administrative du courrier consiste à effectuer des tâches qui permettent la réception, le tri, le traitement, la rédaction et la mise sous pli pour faciliter l’envoi du courrier dans une entreprise.

  • 🔎 Pourquoi externaliser la gestion du courrier dans une entreprise ?

    La délégation de la gestion administrative du courrier permet de faire face aux aléas de votre activité. Face à une augmentation de commandes ou à un imprévu, l’externalisation de cette tâche administrative apporte une réponse rapide à votre besoin.

  • ❓ Pourquoi choisir Officéo comme solution d’externalisation de la gestion du courrier ?

    Grâce à l’expertise de nos assistants, vous gagnez du temps et améliorer votre productivité. Vous pouvez à tout moment ajuster votre demande pour soutenir votre activité, et ne payez ainsi que les heures travaillées. Quel que soit le besoin, Officéo apporte une solution adéquate pour apporter à ses clients une continuité de service.

  • ✅ Comment réaliser la gestion administrative du courrier ?

    La gestion administrative du courrier inclut plusieurs processus différents :
    • Dépouiller et premier trier du courrier ;
    • Analyser et traiter le courrier entrant ;
    • Rédiger et mettre à la signature le courrier sortant ;
    • Mettre sous pli, adresser et affranchir ;
    • Envoyer le courrier.


Nos autres services

Vous souhaitez avoir un soutien administratif sur d’autres tâches que le traitement du courrier entrant et sortant ? Faites appel à nos services d’assistance administrative et comptable pour d’autres missions de secrétariat courant tel que :

Pour bénéficier de notre solution experte, sans embauche et rapide à mettre en place, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant sur l’un des boutons ci-dessous. Nous nous chargeons de prendre contact au moment le plus opportun pour vous.

 

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