Gestion du courrier ▷ L’externalisation en entreprise

La procédure de gestion du courrier en entreprise de A à Z

-la procédure de gestion du courrier en entreprise, efficace et experte-

Le traitement du courrier est une tâche logistique très importante qui nécessite beaucoup d’organisation et de rigueur. En effet, une bonne gestion du courrier dans une entreprise permet de rester organisé et de ne rater aucune information importante ni aucune échéance.

Le traitement du courrier est une tâche qui peut vite devenir complexe si elle est mal gérée ou en cas de gros volume de document. Ainsi, il faut y consacrer du temps et de l’énergie pour n’entraîner aucune erreur ni oubli.

Chaque jour, votre établissement reçoit un volume de courrier papier entrant : des documents de gestion (factures fournisseurs, bons de commande…) mais aussi des retours de diverses opérations (bulletins d’adhésion, questionnaires, enquêtes).

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Optimiser vos processus documentaires entrant dans votre SI est une priorité pour votre organisation. Face aux nombreuses étapes nécessaires pour réaliser la gestion administrative du courrier, notre entreprise vous propose d’externaliser ces opérations fastidieuses et coûteuses à la demande.

Avec une traçabilité appropriée, une possibilité de gérer la dématérialisation de votre service de courrier : profitez de délais de traitement optimaux avec une solution de gestion externalisée.

Qu’est-ce que la gestion administrative du courrier dans une entreprise ?

La gestion administrative du courrier représente l’ensemble des tâches et des processus qui consistent à recevoir, traiter, trier, rédiger, mettre sous pli afin de rendre plus facile l’envoi de courrier en entreprise. 

Réaliser la gestion administrative du courrier dans une entreprise est une tâche chronophage dont tout le monde s’en passe ! Cela ne rend pas la tâche moins importante toutefois ! Ne subissez plus la gestion du courrier au quotidien et déléguez-le à votre assistante administrative Officéo.

La gestion administrative du courrier dans une entreprise nécessite un suivi rigoureux avec beaucoup d’organisation et d’efficacité pour alléger la charge et rendre cette tâche moins fastidieuse. Ne manquez plus aucune information importante ni plus aucune échéance grâce à votre secrétaire administrative. Cette dernière se chargera de réaliser la gestion administrative de votre courrier depuis la récupération du courrier, le traitement, la rédaction de réponse, la mise sous pli jusqu’à l’envoi du courrier que ce soit un courrier simple, un recommandé ou un colis.

[VIDEO] L’externalisation de la gestion de courrier expliquée en 2 min

Processus de gestion du courrier entrant et sortant (arrivé et départ) en 4 points clés ?

• Trier votre courrier. L’assistant indépendant Officéo se charge de trier vos courriers entrants et sortants selon vos consignes (immédiat, urgent, inclassable…).
• Traiter votre courrier entrant. L’assistant freelance Officéo réalise la gestion administrative de votre courrier (le courrier, les lettres recommandées et les colis), toujours en fonction de vos exigences. Il peut également se charger de répondre ou d’émettre une facture/un devis en réponse à la demande. Bien sûr, il pourra jeter directement à la corbeille les spams et pubs sans importance de votre courrier.
• Traiter votre courrier sortant. L’Office Manager Officéo s’occupe de l’envoi de votre courrier et d’apporter des réponses adaptées aux courriers reçus.
• Classer votre courrier. Le/la secrétaire indépendant(e) Officéo classe et gère votre courrier (administratif, commercial etc) pour que toute l’entreprise puisse bénéficier d’un meilleur suivi des dossiers.

Le workflow de vos équipes s’affranchit d’une distribution du courrier en interne fastidieuse en période de forte activité. L’indexation, l’archivage des courriers entrants comme sortants est pris en charge par votre assistant externalisé, quel que soit le type de courrier (format papier de courriers postaux, courriels).

Qui s’occupe du courrier dans une entreprise ?

La procédure courant de gestion du courrier passe par différentes étapes : les étapes de traitement du courrier, les procédures de flux entre les services puis le traitement humain.

Pour la première étape, c’est souvent une secrétaire ou un assistant administratif qui s’occupe du courrier. Des tâches comme : le colis à expédier, l’arrivée et la réception dans l’entreprise, l’ouverture et l’enregistrement du colis puis son tri. Le colis est ensuite transmis à l’administration postale puis au destinataire.

Une fois le colis arrivée au sein de l’entreprise destinataire, elle traite le colis/courrier avant de le classer. Pour les entreprises qui traitent un gros volume de colis, des machines peuvent effectuer ces opérations de tri.

De plus en plus d’étapes peuvent être optimisées en entreprise pour dégager du temps qualifié en mettant en place une solution de gestion électronique de documents afin d’améliorer la gestion du courrier en entreprise.

Comment organiser et classer le courrier en entreprise ?

Le classement du courrier en entreprise est un processus essentiel pour assurer une gestion efficace des documents. Plusieurs étapes sont généralement suivies pour classer le courrier en entreprise :

1. Tri initial : le courrier est trié dès sa réception en fonction de sa nature (factures, correspondance générale, documents confidentiels, etc.) et de son destinataire ;
2. Numérotation ou codification : chaque document peut être numéroté ou codifié pour faciliter son identification ultérieure ;
3. Classement physique : les documents sont ensuite rangés dans des dossiers appropriés ou des classeurs, en respectant un système de classification cohérent (par ordre alphabétique, par date, par catégorie, etc.) ;
4. Classement électronique : de plus en plus d’entreprises optent pour le classement électronique en utilisant des logiciels de gestion documentaire. Les documents numérisés sont alors indexés et stockés dans une base de données accessible et facilement consultable ;
5. Archivage : une fois que le courrier a été traité, il est archivé conformément aux politiques de conservation des documents de l’entreprise. Cela peut inclure le stockage physique des dossiers ou l’archivage électronique à long terme.

En mettant en place un système de classement rigoureux, les entreprises peuvent optimiser leur productivité, faciliter la recherche et la récupération des documents, ainsi que garantir la conformité aux réglementations en matière de conservation des informations.

Comment bien gérer son courrier entrant et sortant d’une entreprise ?

Le courrier est un élément important dans chaque entreprise. Les pièces qui font l’objet d’un traitement de courrier concernent des factures, devis, contrats et d’autres documents légaux.

Ainsi, il est très important d’avoir une bonne gestion de courrier en entreprise en organisant le service pour qu’il soit performant et efficace.

Voici quelques solutions possibles pour la gestion efficace du courrier en entreprise :

La gestion en interne

Dans certaines entreprises, le courrier ne prend pas une place si importante dans l’entreprise et donc ne nécessite pas d’employer une personne à temps plein pour son traitement.

Ainsi la gestion du courrier peut très bien se faire en interne en attribuant aux salariés de différents services cette responsabilité.

Pour que cette gestion soit réussie et efficace, il est primordial d’avoir une excellente organisation du temps et ne pas avoir du retard en réceptionnant le courrier entrant ou en collectant et distribuant le courrier sortant.

Les solutions digitales et technologiques

Avoir recours aux solutions digitalisées pour la gestion du courrier est un excellent moyen afin d’accélérer le traitement du courrier entrant et sortant en entreprise.

Le courrier entrant va être scanné et transmis automatiquement au destinataire final qui, lui, va le lire et y répondre directement puis l’archiver. Tout cela en ligne sans gaspiller aucune feuille de papier.

Quant à la conservation des originaux, des consignes le précisent selon la valeur juridique et l’importance du document.

L’expédition est automatisée également et se fait de manière dématérialisée, la réponse écrite est enregistrée automatiquement et est directement imprimée sur l’imprimante du service courrier.

Quant à l’affranchissement, c’est plus rapide et plus fiable si la balance est connectée aux services postaux. Celle-ci calcule le poids et le tarif, imprime les étiquettes et envoie chaque mois le montant à payer à l’entreprise.

L’externalisation

Dans d’autres entreprises où le courrier prend une place importante comme dans les établissements financiers et des assurances, la gestion du courrier est généralement déléguée à un prestataire de services expert.

En effet, confier cette tâche à une entreprise externe spécialisée vous permettra d’assurer une gestion efficace et optimisée de vos flux ainsi que de profiter du professionnalisme et de l’expertise d’une solution flexible.

Optimiser votre service de traitement du courrier en entreprise va grandement contribuer à la performance globale de celle-ci.

Quelle organisation pour son service de gestion administrative du courrier ?

Une gestion administrative du courrier efficace permet au dirigeant de l’entreprise et au service administratif d’avoir une vue sur ce service et de pouvoir le suivre.

L’assistant administratif qui s’occupe de la gestion du courrier peut rendre cette tâche plus simple grâce à l’utilisation d’un logiciel pour la numérisation des documents ou même l’enregistrement de ces derniers et leur archivage.

Une gestion administrative du courrier efficace offre plusieurs avantages dont des délais de réponses très courts et des coûts de traitement moindres. Cela en vous permettant un gain de temps et de productivité dans les étapes de traitement chronophages.

Nos assistants administratifs vous offrent un service de gestion du courrier taillé sur-mesure pour répondre à vos besoins et à ceux de votre entreprise.

Les avantages de l’externalisation de la gestion administrative du courrier

La gestion du courrier dans une entreprise pollue votre quotidien et grève votre productivité ? Si vous ne trouvez plus le temps pour vous occuper du tri et du traitement du courrier, il est temps d’envisager une autre solution.

Optez pour l’externalisation de la gestion administrative du courrier pour vous faire assister par une secrétaire professionnelle et expérimentée dans la gestion administrative en entreprise.

Les avantages à tirer derrière l’externalisation de la gestion administrative du courrier sont nombreux :

• Vos courriers sont traités en bonne et due forme, sont indexés via des logiciels et archivés selon les besoins de votre entreprise ;
• L’externalisation vous permettra d’avoir rapidement une secrétaire sans devoir passer par un processus de recrutement chronophage et vous faire éviter ainsi toutes les formalités administratives qui en résultent ;
• Réaliser un gain de temps et de productivité ;
• Vous permettre de vous concentrer davantage sur votre cœur de métier et vos clients ;
• Avoir une assistante fiable et qui comprend les enjeux et le domaine d’activité de votre entreprise ;
• Bénéficier d’une flexibilité quant à la prestation. Vous pouvez faire appel à Officéo pour un besoin ponctuel ou régulier et vous pouvez ajuster la charge du travail à la hausse comme à la baisse selon vos besoins.

Nos prestations de gestion du courrier administratif papier et électronique

Votre entreprise ou votre structure nécessite un soutien administratif dans la gestion du courrier ? Officéo vous propose une aide taillée sur-mesure dans la gestion administrative du courrier pour répondre à tous vos besoins. Grâce à des assistants administratifs professionnels et expérimentés, vous avez la certitude d’être accompagné.e par un compétent et de bénéficier d’un travail de qualité.

Nos assistants administratifs peuvent vous venir en aide dans plusieurs mission relatives à la gestion administrative du courrier :

• Le tri et le dépouillement du courrier ;
• L’ouverture et la préparation du courrier ;
• La gestion et le traitement du courrier entrant ;
• Le traitement du courrier sortant ;
• La numérisation ;
• La mise sous pli, l’adressage et l’affranchissement ;
• Le classement du courrier ;
• La gestion des boîtes e-mails ;
• La dématérialisation du courrier ;
• La destruction du courrier sur demande.

Témoignage de Marc Sabaté, associé et DG d’In Extenso Finance & Transmission, client Officéo

Officéo (O.) : À quel moment avez-vous ressenti le besoin de faire appel à un assistant Officéo ?

Marc Sabaté (M.S.)  : Ma société ayant atteint une taille critique, j’avais besoin d’une personne dédiée sur laquelle m’appuyer pour remplir certaines tâches administratives indispensables bien que non directement « business » ; que ce soit pour la création de comptes clients, la facturation, le classement, l’archivage ou encore la saisie de données…

Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !

Pourquoi nous déléguer la gestion du courrier entrant et sortant ?

Externaliser le traitement du courrier

Concentrez-vous sur votre activité principale, confiez votre gestion administrative du courrier à un spécialiste de la procédure de gestion du courrier en entreprise, et augmentez le niveau d’ambition de votre administration. Avec une réactivité, souplesse et sécurité accrue du traitement de courrier dans votre structure, votre assistant se charge pour vous de réaliser la gestion administrative du courrier arrivé en préparant, selon les cas, une facture, un devis ou tout autre document.

Votre assistant administratif tient à jour le classement de votre courrier afin que vous puissiez toujours travailler sur un dossier complet contenant les derniers courriers ou documents reçus et envoyés. Numérisés, acheminés, affranchis, envoyés, recommandés : gérer et trier le courrier n’aura jamais été aussi simple. Vous définissez vos besoins pour la missions, Officéo vous apporte la réponse et la solution.

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Quelle solution pour la gestion de votre courrier en entreprise ?

Vous êtes une entreprise, une ONG, ou avez besoin de faire face à un pic d’activité au sein de votre siège social ? Au sein de votre ETI / GE ou PME, vous recevez probablement chaque jour une quantité importante de courriers à traiter. Le traitement du courrier proposé par votre assistant(e) Officéo est effectuée avec des compétences qualifiées avec une connaissance du métier forte. Votre courrier est traité sur-mesure pour s’adapter à vos spécificités, dans une offre qui s’imbrique dans une solution plus globale.

Ne perdez pas un temps précieux et gagnez en productivité de manière simple et efficace en utilisant l’aide courrier administratif pour traiter vos documents entrants et sortants grâce à un assistant Officéo. Vous pourrez ainsi vous consacrer entièrement au cœur de votre activité.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Nos autres services

Vous souhaitez avoir un soutien administratif sur d’autres tâches que le traitement du courrier entrant et sortant ? Faites appel à nos services d’assistance administrative et comptable pour d’autres missions de secrétariat courant tel que :

• Le classement documents entreprise,
• La gestion du courrier et des emails,
• La gestion électronique du courrier,
• La gestion du courrier en entreprise,
• La permanence téléphonique,
• La saisie de données (sur Excel ou autre outil),
• L’externalisation administrative,
• Les formalités / démarches administratives,
• La rédaction de comptes rendus,
• La rédaction et mise en forme de texte,
• Une secrétaire bilingue.

Pour bénéficier de notre solution experte, sans embauche et rapide à mettre en place, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant sur l’un des boutons ci-dessous. Nous nous chargeons de prendre contact au moment le plus opportun pour vous.