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Comment faire du publipostage avec Word ?

courrier entrants et sortantLe publipostage est l’une des solutions utilisées par les entreprises pour faciliter la communication avec ses tiers. Il facilite les procédures et favorise un gain de temps dans l’accomplissement des différentes tâches. Par exemple, pour partager des informations à la clientèle ou pour envoyer des vœux, il suffit de quelques manipulations pour joindre un grand nombre de personnes. 

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Requérant l’usage de logiciels spécifiques, il faudra faire preuve d’une certaine maîtrise pour effectuer un publipostage. Cet article informe sur la procédure à observer dans le cas d’un publipostage avec Word.

Qu’est-ce qu’un publipostage avec Word ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il faudrait connaître au prime abord en quoi consiste un publipostage. En effet, il s’agit d’une fonction du logiciel de traitement de texte Microsoft Office Word. Son rôle consiste à personnaliser de façon automatique les termes d’une lettre type envoyée à plusieurs destinataires. Autrement, le publipostage sert à faire une reproduction du document de base en plusieurs exemplaires. Chaque copie doit contenir les informations relatives à chaque destinataire. 

Les différentes étapes pour réaliser un publipostage avec Word

La réalisation d’un publipostage avec Word s’effectue suivant une démarche bien déterminée.

La rédaction du document de base

Le travail de publipostage commence par la rédaction du document de base. Il faut rédiger le contenu du message type. Cette première étape n’est pas nécessaire si le document type existe déjà. 

Le démarrage de la fusion et du publipostage

À ce niveau, il serait nécessaire de choisir au préalable le type de document de base. Le logiciel de traitement de texte Word propose diverses options à cet effet. Ainsi, il faut choisir soit :

  • Une lettre (pour envoyer une lettre à une liste de destinataires) ;
  • Un message électronique (pour envoyer un e-mail) ; 
  • Une étiquette, une enveloppe ou un répertoire. 

Le choix des destinataires

Il est possible de se servir d’une source de données différente du document Word. L’utilisateur peut utiliser les tables Access ou encore les feuilles de calcul Excel. Pour choisir ses destinataires, plusieurs options sont disponibles. Il peut : 

  • Utiliser une liste existante : cette option consiste à choisir une liste déjà conçue et enregistrée dans le système.
  • Choisir à partir des contacts Outlook : en choisissant cette option, il est possible de sélectionner une partie ou l’intégralité des contacts enregistrés dans Outlook. Pour exploiter cette option, il faudrait que le logiciel Outlook soit choisi comme le gestionnaire de courriel par défaut.
  • Établir une nouvelle liste : pour saisir une nouvelle liste de destinataires, il est envisageable de se servir d’une grille de saisie fournie par Word.

L’intégration des champs de fusion

Pour cette étape, il faudra intégrer les champs de fusion provenant de la source de donnée choisie antérieurement. Ces informations devront être insérées dans le texte à envoyer à la liste de destinataires. 

Lorsque le document source est un fichier Excel, il faudra suivre la procédure suivante : accéder à l’onglet « outils » cliquer sur « publipostage » pour sélectionner « créer » et ensuite « une lettre type ». Pour continuer la procédure, il faut ensuite choisir l’option « fenêtre active » pour indiquer que c’est le document Word en cours d’utilisation qui devra servir au publipostage. Après, l’utilisateur cliquera sur « obtenir des données » puis sur « ouvrir la source de donnée ». À cette étape, l’utilisateur sélectionne le document Excel contenant les informations. 

Une fois toutes ces étapes respectées, il faut sélectionner l’onglet « insérer les champs de fusion » puis renseigner les informations nécessaires (noms, prénoms, ville, adresse, rue…) Avant de cliquer sur « fusionner ». 

Pour plus de précisions au niveau de la boîte de dialogue, les champs de fusion prédéfinis sont classés à gauche. À droite, il y a un menu déroulant pour faire correspondre les champs de fusion prédéfinis. 

L’affichage en mode aperçu de la lettre

Cette étape permet de voir à quoi ressemblent les champs individuels des destinataires. Par ailleurs, ces derniers s’affichent en surbrillances pour indiquer le bloc d’adresse, la formule d’appel, le titre du destinataire ou encore l’information principale du message. Ainsi, pour avoir une idée de la présentation du document, il faut choisir « aperçu des résultats » dans l’onglet « publipostage ». La prévisualisation des lettres permet ainsi de s’assurer que toutes les ponctuations sont appliquées ainsi que l’espacement autour des données fusionnées. 

La fusion 

C’est la dernière étape du travail. Pour obtenir des lettres personnalisées, il faudra cliquer sur « modifier les lettres individuelles ». Dans le cas d’une personnalisation d’ensemble, il suffit de revenir au document de base. Une fois toutes les corrections et vérifications effectuées, deux possibilités s’offrent à l’utilisateur. Soit effectuer :

  • La fusion vers une imprimante ; 
  • La fusion avec des messages électroniques. 

Dans le premier cas, il faut d’abord cliquer sur « imprimer ». Ensuite, l’utilisateur sélectionne « tous » lorsque les lettres devront être imprimées à chaque destinataire. Lorsque le travail d’impression concerne uniquement le destinataire sur lequel est positionné l’aperçu, il faut accéder à l’option « enregistrement en cours ».  Pour finir, l’utilisateur choisira l’imprimante et validera l’action. 

Pour fusionner avec des messages électroniques, il faudra cliquer sur « message électronique » pour fusionner. Dans le cas où un mail doit être envoyé à chaque destinataire de la liste, il faut cliquer sur « tous ». Par contre, si le mail doit être envoyé uniquement au destinataire concerné par l’aperçu affiché, il faudra cliquer sur « enregistrement en cours ». 



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Comment modifier la liste des destinataires ?

Lorsqu’il sera question de modifier la liste de la  sélection des destinataires, l’utilisateur doit cliquer sur « Modifier la liste des destinataires ». Après, une boîte de dialogue s’ouvre. Celle-ci permet de décocher des noms et prénoms pour procéder au choix des nouveaux destinataires. La liste des destinataires peut également être classée suivant un certain ordre et filtrée au besoin. 

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