Comment réaliser un publipostage écolo ?
Les moyens de communication entre particuliers ou professionnels ont subi de nombreuses améliorations à travers le temps. Des lettres traditionnelles écrites et transmises par personne interposée sont apparues les techniques d’envoi de message en masse avec le publipostage et l’internet.
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Dans cette logique de changement, le publipostage a servi à de nombreuses causes. Alors, il convient de faire une analyse sur cette technique et son impact sur l’écologie en particulier. Voici un guide qui aborde en détail le sujet.
Qu’est-ce que qu’un publipostage ?
Le publipostage, encore appelé le mailing, est une technique beaucoup plus adoptée dans les stratégies marketings. Son but se résume à faire parvenir des informations ou des prospectus à titre publicitaire à un grand nombre de personnes.
Le publipostage permet aux entreprises de faire la promotion de leurs services ou produits, ou encore celles de leurs marques. Ainsi, grâce à ce procédé, l’information parvient en général aux destinataires soit par messages électroniques, soit par voie postale avec un gain de temps dans le processus de conception du message.
Comment exécuter un travail de publipostage ?
Pour réaliser un publipostage, il faudra recourir à un logiciel de traitement de texte à l’instar de Microsoft Word ou Writer d’Open Office. Ainsi, la première étape pour faire un publipostage consiste à rédiger les documents de base (lettres types).
Ces derniers doivent comporter le contenu du message à envoyer aux différents destinataires. Dans le cas où il existe déjà un document qui contient les informations nécessaires, il faudra juste l’ouvrir pour la suite du procédé.
Après, vous devez choisir le type de document de base au niveau de la barre d’outils. Au niveau de la sélection des destinataires, il est envisageable de recourir à une source extérieure au document de base Word. L’utilisateur peut se servir d’une liste existante sur une feuille de calcul Excel, ou d’un fichier Access ou PowerPoint par exemple.
D’un autre côté, il est possible de se servir des logiciels tels que Libre Office pour réaliser un publipostage. Dans ce cas par exemple, il faudra insérer un bloc d’adresses. Et s’il se trouve que Libre Office se trouve dans l’incapacité d’accéder aux informations à utiliser, il est possible de les convertir en les exportant dans un fichier au format CSV. Pour finir, il faudra fusionner le document type avec les emails des destinataires ou avec une imprimante.
En dehors de tout le procédé décrit, le publipostage présente des aspects non négligeables comme la consommation d’énergie et le système écologique.
Les impacts du publipostage sur la consommation en énergie et le système écologique
Le publipostage présente des conséquences sur la consommation en énergie et le système écologique. En effet, un mail comportant une pièce jointe de 1 Mo est susceptible d’entraîner une consommation d’énergie de 20 Wh. Et ce n’est pas tout !
Sur le plan écologique, un mail avec une pièce jointe de la même capacité occasionne à lui seul une émission de 15 g de CO2. Alors, un simple clic sur le bouton « envoyer » est synonyme de répercussions tant sur le plan écologique que sur le plan énergétique.
Par analogie, en fusionnant un publipostage à 30 messages électroniques en pièces jointes, on a une pollution atmosphérique correspondant à 330 kg de CO2. Il faudrait parcourir des milliers de km avec une voiture à essence pour produire une telle quantité de dioxyde de carbone.
L’envoi d’un message électronique occasionne non seulement de fortes émissions de CO2, mais aussi une grande production de fer. En moyenne, un mail traduit en données associé à une pièce jointe de 1 Mo produirait un équivalent de 7,5 g de fer.
Comment expliquer donc ces différentes répercussions ?
Si les messages électroniques émettent autant de substances polluantes, c’est en particulier à cause des data centers. En effet, ce sont des infrastructures qui servent à stocker des milliers de kilomètres de câbles. En principe, l’envoi d’un mail et son stockage sont assurés par des serveurs informatiques. Ces derniers ne cessent de travailler toute l’année et ceci, 24 h/24.
Ce sont donc les data centers qui sont responsables de ces différentes émissions en substances polluantes dont le CO2. Avant d’atteindre sa destination, un mail parcourt près de 15 000 kilomètres de câble. Et ces câbles requièrent une forte consommation d’énergie électrique non seulement pour rester actifs, mais aussi pour maintenir la bonne température. D’autre part, les différentes consommations d’énergie sont également dues aux ordinateurs qui servent à rédiger les messages de publipostage.
Quelques solutions pour rendre le publipostage plus écologique
Pour faire un publipostage écolo, il existe des solutions à utiliser.
Le travail préparatoire
La première chose à faire pour réduire l’impact écologique d’un mailing consiste à optimiser la base de données à utiliser. En d’autres termes, l’entreprise doit avoir une idée claire sur sa cible, celle à qui sont destinés les messages électroniques. Après, il faudra penser à réduire le nombre de documents à envoyer aux destinataires.
La rédaction des documents et l’impression
Pour l’impression des documents, il est recommandé aux entreprises d’opter pour des formats standards. Il est vrai que l’option des formats hors du commun est parfaite pour épater les prospects, cependant, il faudrait aussi considérer le facteur écologique du mailing. En effet, les documents qui ne correspondent pas aux formats standards sont susceptibles de causer des gaspillages de papiers.
L’autre manière pour réussir un publipostage écolo, c’est de réduire en grande majorité les blancs en optimisant les espaces. Par exemple, pour y arriver, il est envisageable d’imprimer recto verso pour gagner de l’espace.
Au niveau de l’impression, il est recommandé de choisir des papiers recyclés. Très écologiques, ces derniers sont conçus à partir de fibres recyclées. Un excellent moyen pour les entreprises qui préfèrent les impressions bureautiques.
L’envoi des messages électroniques est indispensable pour faire parvenir les informations aux différents destinataires pour les tenir informés. Il faut juste limiter la consommation d’énergie et la production du gaz à effet de serre qui découlent de cette habitude quotidienne.
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Pour en savoir plus
- Créer un publipostage sur Open Office ;
- Faire du publipostage avec Word, et avec Word 2010 ;
- Faire un publipostage sur Outlook ;
- Effectuer un publipostage avec Excel ;
- Dompter sa boîte de mail professionnelle.
- Qu’est-ce que la gestion électronique du courrier ? ;
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