[Gestion des mails en entreprise] 5 tips et logiciels
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La gestion de messages professionnels et des mails en entreprise se place au-delà de l’envoi et de la réception de courriels. Derrière une simple boite de messagerie se dissimule une véritable stratégie de segmentation, du copywriting, des recommandations pour optimisations et de la rétention de clients.
Besoin d’aide pour gérer mes mails professionnels
Sommaire
- L'e-mail en entreprise
- Mettre en place des transferts, dossiers et filtres
- Supprimer les messages professionnels inutiles
- Programmer une gestion de mail automatique
- Chiffrer ses messages professionnels via des services mail protégés
- Arrêter de "Marquer comme non lu" des mails professionnels
- 5 tips pour une gestion efficace des mails en entreprise
L’e-mail en entreprise
Selon le Groupe Radicati, 88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne chaque jour en entreprise, par collaborateur. 12 de ces messages seulement sont identifiés comme étant des spams. Parmi ces chiffres, une étude d’Adobe mentionne que les cadres passent en moyenne plus de 5 heures par jour à consulter leur messagerie (5,6 heures en France, 5,4 heures en Europe). Une gestion raisonnée de sa boite mail est donc d’une importance cruciale pour la productivité individuelle et générale de l’entreprise.
Avant de poursuivre la lecture, sachez que tout ce qu’il est possible de configurer, traiter via un processus de gestion de mail optimisé peut être modifié, supprimé ou annulé. Une réparation ou réorganisation passe par un changement d’abord fondamental, puis un suivi régulier de bonnes pratiques.
Mettre en place des transferts, dossiers et filtres
Une boite professionnelle engorgée est signe d’une organisation à revoie. Pour une boîte de réception plus efficace, voyons comment organiser des mécaniques solides.
Le transfert de messages professionnels
Il est très fréquent de jongler entre plusieurs adresses mail. En france, les internautes ont en moyenne 2,1 adresses e-mail (Etude SNCD – EMA B2C. 2015.), contre 1,9 dans le monde en 2019. Les principales messageries sont Gmail (1,5 milliard de comptes mails actifs, source Google), Outlook.com / Hotmail (400 millions d’utilisateurs actifs, source Microsoft), Yahoo Mail (225 millions d’utilisateurs actifs, source CNET).
Qui veut vérifier ses nombreuses adresses mails à chaque fois ? Est-ce que le fait de séparer les emails professionnels et mails personnels reste une bonne idée ? Vérifier une boite de réception en à peine quelques minutes n’est-il pas plus pratique ? Pour les deux dernières questions, si vous avez répondu par l’affirmative, le transfert est pour vous. Si le fait que les mails personnels et professionnels doivent être séparés, il est possible d’avoir plusieurs adresses email dans chacun des catégories d’un centre de messagerie permettant l’utilisation de plusieurs adresses. Une redirection sera toujours nécessaire.
Commencez par regrouper tous les messages professionnels dans une seule boite de réception. Ainsi, avec plusieurs adresses professionnelles, vous gagnez du temps par ce regroupement. Cette synchronisation est également possible si vous avez plus d’une adresse électronique personnelle.
Pour les détenteurs de comptes gmails, cliquez sur l’icône représentant un engrenage pour accéder aux paramètres. Cliquez alors sur « Transfert et POP / IMAP ». Ajoutez alors la ou les adresses mails à laquelle vous souhaitez envoyer vos messages professionnels. Une fois la modification confirmée, il est possible de conserver une copie des mails dans une boîte de réception, pour les supprimer complètement.
Pour les utilisateurs d’autres services de messageries, voici les instructions :
Le filtrage et les dossiers dans la boite de réception
Par soucis de simplicité, les exemples sont illustrés sur la messagerie Gmail, mais ces pratiques sont aisément reproductibles avec d’autres logiciels de messagerie ou boites de réception.
Les filtres permettent une organisation des emails entrants automatique vers des dossiers. Un filtre est définit manuellement ou par construction progressive. À la main, cette mise en place se fait dans l’ongle « Filtres et adresses bloquées » dans les Paramètres. Autre méthode, la possibilité de créer un filtre sur une adresse électronique, un objet ou autant de variables.
Astuces sur les principales messageries
| Gmail | |
| Outlook.com / Hotmail | |
| Yahoo Mail |
Supprimer les messages professionnels inutiles
Les chiffres moyens sur le nombre de mails reçus et envoyés ont été mentionnés plus faut. Pour faire face au flot presque ininterrompu de nouveaux mails, commencez par créer un filtre « Bulletins d’information ».
Tous les abonnements vont dans ce dossier nouvellement créé. Déterminez le temps que vous allez consacrer chaque jour, semaine et mois pour lire le contenu de ce groupe.
Comptez le nombre d’opérateurs vous envoyant du contenu. Si chacun de ces opérateurs vous envoie un e-mail par semaine et de la durée moyenne de ces mails est de 5 minutes, à combien de minutes (et heures) de lecture arrivez-vous ? Probablement beaucoup.
Pensez à la quantité de travail qu’il est possible d’abattre pendant tout ce temps. Au temps perdu qui pourrait être passé à des activités plus importantes ? Réduisez les abonnements de votre adresse mail en conséquence.
Programmer une gestion de mail automatique
Lors d’une absence, ou en cas de pic d’activité, programmez un message automatique d’absence sur votre messagerie. La gestion de mail dans l’urgence est source d’un stress inutile. Par ailleurs, au-delà d’informer l’interlocuteur, vous vous allégez l’esprit. Vous profitez mieux de vos congés, et êtes plus productif à votre retour pour traiter vos mails. Lors de la réception d’un message automatisé, le récepteur est tenu informé que vous lui répondrez à la date indiquée.
Chiffrer ses messages professionnels via des services mail protégés
Le niveau de confidentialité des mails est souvent comparé à celui des cartes postales. Des messageries comme WhatsApp ou Signal (utilisé par Snowden) proposent nativement un chiffrement complet.
Il est cependant tout à fait possible d’ajouter une dose de sécurité supplémentaire en combinant son client de messagerie avec un logiciel de cryptographique (GnuPG par exemple).
Vous n’avez pas l’âme d’un bricoleur, et la notion de chiffrer votre boite mail et vos messages vous donne déjà mal à la tête ? De nombreux éditeurs proposent des services qui facilitent les choses à ce niveau.
Voici quelques exemples pour vous aider à choisir votre messagerie sécurisée au travail :
- Protonmail : webmail open source suisse, le contenu et les pièces jointes sont automatiquement chiffrés.C’est une messagerie gratuite. Option d’authentification forte disponible, service accessible également par une application iOS ou Android.
- Tutanota : webmail open source allemand, le contenu, les pièces jointes et l’objet sont automatiquement chiffrés. Pas besoin de payer pour utiliser un carnet d’adresse complet et chiffré. Service accessible également par une application iOS ou Android.
- Mailfence : webmail propriétaire belge, là encore le cryptage est fait en OpenPGP. L’accès à un carnet d’adresse, un calendrier, un service de partage des documents et une gestion de groupes est gratuit. Le service dispose d’une version mobile, mais pas d’application.
- GMX Caramail : messagerie web fonctionnant avec l’allemand GMX, Caramail s’appuie sur l’extension Mailvelope (extension Chrome développée pour gmail) afin de générer une clé secrète. Le carnet d’adresses n’est pas chiffré, et une authentification forte n’est pas disponible.
- Lavabit : webmail open source américain , le contenu des courriels, les métadonnées et la couche de transport sont chiffrés. Cette solution nécessite de mettre en place des serveurs dédiés au niveau des différents fournisseurs de services. Les fonctionnalités sont assez poussées. Pour les bricoleurs uniquement.
Pour les comptes de messagerie plus marginaux, avec un niveau de sécurité différent :
- Univers Ubuntu/Linux : Evolution, Geary, KMail, Sylpheed, Mutt
- Environnement Windows : TheBat!, Windows 10 Mail, Mailbird, Mailpile
- Suite Android : K-9 Mail, Gmail (Android)
Logiciels libres pour le bureau
Parmi les comptes de messagerie cités plus haut, citons les logiciels libres pour le bureau les plus connus :
- Zimbra : plateforme en ligne de messagerie électronique proposée par le fournisseur d’accès internet (FAI) Free.
- Gnome Evolution : serveur de messagerie et gestionnaire d’informations personnelles (carnet d’adresses, agenda). Peut être connecté à un serveur Microsoft Exchange.
- Claws Mail : client de messagerie complet mis par défaut par les distributeurs Linux Elbuntu et Fluxbuntu.
- Geary : conçu pour l’environnement GNOME, c’est le logiciel de messagerie par défaut d’Elementary OS. Il est pris en charge par gmail, Yahoo! Mail, Outlook.com, et les serveurs IMAP.
- KMail : client de messagerie développé par KDE pour les systèmes d’exploitation GNU/Linux. Possibilité d’utilisation sous Windows ou MacOS.
- Mozilla Thunderbird : client de messagerie libre, distribué par la fondation Mozilla. Des extensions permettent des fonctionnalités supplémentaires. Citons Enigmail pour chiffrer les courriels échangés, Grammalecte pour corriger l’orthographe en natif et Mozilla Lightning pour des fonctionnalités d’agenda et gestionnaire de tâches.
- SeaMonkey : suite internet open source dans le prolongement de la suite Mozilla.
- Sylpheed : logiciel client de messagerie et lecteur de nouvelles japonais. Il est porté par le système d’exploitation Windows.
Mailpile, Rainloop, Roundcube et SquirrelMail sont des logiciels libres de messagerie web. K-9 Mail est quant à lui uniquement disponible sur mobile.
Arrêter de « Marquer comme non lu » des mails professionnels
Aucun système d’organisation, de configuration ou d’écriture dans une équipe de support client ne va résoudre ceci. La solution à un problème de boîte de réception au syndrome du « Marquer comme non lu » est simple. Visez la manipulation unique.
Commencez par choisir à quel moment de la journée vous pouvez le mieux vous consacrer aux mails selon votre emploi du temps. Faites tout ce qui doit l’être avant.
Attendez que ce moment arrive. Regardez à présent vos mails. Ouvrez un premier mail, lisez-le. Répondez à ce mail, supprimez-le. Si vous ne souhaitez pas supprimer, archivez. Lisez le prochain et recommencez.
La règle est de ne manipuler les mails qu’une seule fois. En effet, une fois un mail lu, le cerveau se concentre sur le moyen d’apporter une réponse, pour prendre une décision ou tenter de l’ignorer activement.
Ouvrir une boite mail et « Marquer comme non lu » un message professionnel juste après est une perte de capacité et talent pour le cerveau. Utilisez-le pour travailler en profondeur sur vos missions principales.
5 tips pour une gestion efficace des mails en entreprise
- Appliquer la règle des 2 minutes : si vous recevez un e-mail qui nécessite une action de votre part qui prend 2 minutes ou moins, il est intéressant de le traiter directement et de s’en débarrasser ;
- Rédiger des mails concis : les emails courts et concis sont plus susceptibles d’avoir une réponse rapide d’un collègue, partenaire ou client ;
- Rédiger des mails uniquement quand c’est nécessaire : au lieu de rédiger un email, vous pouvez aller voir directement votre collègue ou organiser une réunion si nécessaire et si plusieurs personnes sont concernées. Même si l’email est pratique et rapide, il n’est pas toujours utile ni la bonne solution. Si vous n’envoyez pas un email, cela veut dire moins d’emails à traiter dans votre boîte e-mail ;
- Demander à ne pas être en copie de certains mails : si vous êtes manager d’une équipe et que plusieurs personnes travaillent avec vous, une relation de confiance doit être instaurée. Il est donc inutile d’être mis en copie de tous les emails de votre équipe ;
- Mettre en place un process de traitement des mails : un process de traitement des mails permet de former une habitude de gestion des emails et ainsi de gagner en temps et en productivité. néanmoins pour certaines personnes il permet d’ancrer une habitude de bonne gestion des emails et gagner en productivité.
La gestion de courrier est un calvaire pour votre activité professionnelle ? Vous n’avez pas le temps de traiter toutes vos demandes ou un pic d’activité vous impose de concentrer les forces ailleurs ? Officéo vous apporte une réponse et une solution appropriée.
Pour en savoir plus
- Créer un publipostage sur Open Office ;
- Faire du publipostage avec Word, et avec Word 2010 ;
- Réaliser un publipostage écolo ;
- Faire un publipostage sur Outlook ;
- Effectuer un publipostage avec Excel.
- Qu’est-ce que la gestion électronique du courrier ? ;
- La gestion du courrier dans une entreprise ;
- La gestion du courrier entrant ;
- La gestion du courrier sortant ;
- Comment faire suivre le courrier en entreprise ? ;
- Comment réduire les coûts de traitement du courrier ?.
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