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Comment réaliser un publipostage avec Excel ?

courrier entrants et sortantLe publipostage ou mailling en anglais bien qu’étant une procédure informatique trouve principalement son importance en marketing. Le but du publipostage est de partager à un groupe d’individus un courrier personnalisé. Pour y arriver, on commence par la lettre-type qui est la même pour tous les destinataires. Ensuite il faut les personnaliser en remplissant les cases réservées aux informations de chaque destinataire.

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Sur Excel, il est possible de réaliser un publipostage en commençant par créer une base de données ensuite fusionner et faire un mailling grâce à Word. Voici un guide pour savoir comment faire un publipostage grâce au logiciel de traitement de données Excel.

Que signifie publipostage en informatique ?

Le publipostage est une rubrique faisant partie de la plupart des logiciels de traitement de texte. Il permet notamment d’adapter les termes d’une lettre type personnalisée à des destinataires qui sont généralement un groupe de prospects ou de clients. Le publipostage est un processus qui permet d’éditer facilement plusieurs lettres personnalisées pour chaque client. Ainsi, les informations relatives aux clients qui sont dans le fichier client peuvent être fusionnées à la lettre type. 

Réaliser le publipostage étape par étape

Le processus de réalisation d’un publipostage peut paraître long, mais il est facile à comprendre puis à reproduire. Il faut procéder étape par étape afin de réaliser le publipostage via un fichier Excel.

Créer une base de données Excel

La phase de création de la base de données est primordiale puisque c’est elle qui détiendra toutes les informations à utiliser pour le mailling. Il est important de s’assurer qu’elle soit bien faite. L’ensemble de création de la base de données se déroulera sur une feuille de calcul Excel. Après avoir ouvert cette dernière, il faut veiller à nommer les en-têtes de colonne selon la catégorie d’information qui devra y être inscrite. Ainsi, il faut préférer des en-têtes précis tels que Nom, Prénoms, Adresses, Code postal, Ville, Chiffre d’affaires plutôt que Colonne 1, Colonne 2, Colonne 3. 

Chaque composant entrant dans la réalisation du publipostage devra être inscrit dans une colonne. Pour les colonnes qui devront accueillir des valeurs monétaires, des dates ou des heures commençant par le chiffre zéro, il faut se rendre dans l’onglet « Nombre » de la barre de tâche « fichier ».

Une fois les informations inscrites sur la feuille de calcul avec exactitude et il faut apporter les corrections nécessaires. La troisième étape impliquera une fusion dans un document Word et il ne sera plus possible de revenir sur vos pas.

Créer la lettre type

A ce niveau, il faut ouvrir une page Word puis rédiger le document Word qui servira de modèle de diffusion à l’ensemble des destinataires. Il faut penser à tous les détails de la lettre : police, interligne, couleur, et configurer le texte selon le besoin. 

Fusionner la base de données dans Word

La fusion de donnés se déroule en plusieurs étapes.  Il faut ouvrir un nouveau document Word dans l’onglet fichier. Une fois cela fait, l’utilisateur cliquera sur l’onglet « Publipostage » afin de faire apparaître un menu déroulant. Ici, il faut choisir l’option « Démarrer la fusion et le publipostage ». Pour poursuivre, il devra choisir le type de fusion et de publipostage parmi une liste d’option composée de : Lettres ; Messages électroniques ; Enveloppes ; Étiquettes ; Répertoire… 

Le choix fait, il faut cliquer sur l’option Sélection des destinataires puis sur  « Utiliser une liste existante ». L’utilisateur peut ainsi sélectionner le fichier Excel de la base de données précédemment réalisée puis valider. Une fois la feuille de calcul intégrée, il a la possibilité d’inclure dans son publipostage seulement une partie des destinataires ou des éléments de la feuille de calcul. Pour cela, il faut cliquer sur l’option « Modifier la liste des destinataires » puis un menu déroulant apparaîtra. S’il souhaite par exemple retirer certains destinataires de son publipostage, il décoche simplement les cases correspondantes dans la partie Destinataire du publipostage.

Intégrer des champs de fusion et de publipostage

Après avoir choisi le type de publipostage, il est possible d’insérer des champs de fusion et publipostage après avoir établi un lien avec le fichier d’adresses. Ils se chargeront ensuite de personnaliser chaque document type. Il s’agit ici de chaque lettre, de chaque message et de chaque étiquette en extrayant automatiquement les informations de la liste d’adresse.

Pour intégrer un nouveau champ, il faut placer le curseur sur la partie concernée puis choisir au niveau de l’option « Insérer un champ de fusion ». Pour continuer l’utilisateur choisira le champ à insérer dans la liste proposée. Il est également possible d’intégrer automatiquement une formule de salutation et un bloc d’adresse respectivement grâce à l’option formule d’appel et à l’option bloc d’adresse.

Imprimer les documents ou envoyer des messages électroniques

Une fois tous les paramètres entrés, il est possible d’imprimer les résultats issus de la procédure. Pour cela, l’utilisateur se rend dans l’onglet « Publipostage » pour choisir l’option « Aperçu des résultats ». A cette étape, il a toujours la possibilité d’améliorer l’aspect des champs fusionnés en cliquant sur les flèches à proximité de l’onglet « Aperçu des résultats ». Après avoir effectué une dernière vérification, il faut cliquer sur « Terminer et fusionner » puis sélectionner l’option imprimer les documents.

Par contre si l’utilisateur souhaite directement transmettre via messages électroniques (mailling), à la fin de la procédure, il peut partager automatiquement le résultat. Pour ce faire, à la place de l’impression des documents, il sélectionne l’option « Envoyer des messages électroniques ». Un répertoire à remplir ayant pour titre « Fusionner avec un message électronique » s’affichera.

Au niveau de l’option « A », il faut dérouler la colonne vide puis choisir la ligne des adresses de messageries présente dans la liste. Au niveau de « Ligne Objet », il faut saisir l’objet du message. Ensuite, il faut faire à nouveau face à une option avec une liste déroulante, la case « Format des messages ». Maintenant, l’utilisateur choisit dans la liste qui apparaîtra le format HTML ou Texte brut. Cette option transmettra le message en tant que corps du message électronique.

Chacun des destinataires recevra un message unique. Certes, l’aspect général est le même, mais chaque message contient des informations adaptées à la cible. Toutefois afin que les messages parviennent aux bonnes cibles, il faut veiller à correctement insérer l’adresse de messagerie de chacun des acteurs présents sur votre feuille de calcul.

Sauvegarder le document de publipostage

En sauvegardant le document de base du message électronique, l’utilisateur enregistre également son lien avec la base de données. Ainsi à chaque ouverture, Word demandera si à conserver ou non le lien. Il faut choisir selon le résultat escompté. 


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