[Gestion du courrier dans une entreprise] Comment l’optimiser ?

La gestion du courrier est un processus qui implique la réception, la distribution et le traitement du courrier entrant et sortant. Cela inclut la collecte du courrier postal, le tri pour l’affecter aux destinataires appropriés, la numérisation lorsque nécessaire, et la gestion des courriers électroniques. Une gestion efficace du courrier garantit que les documents importants sont acheminés rapidement aux bonnes personnes et qu’aucune information critique n’est perdue.

 

 

 

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Définition de la gestion du courrier en entreprise

La gestion du courrier en entreprise concerne les tâches et les processus mis en place par une entreprise pour permettre la réception, le tri, la rédaction de courrier, la mise sous pli et enfin l’envoi du courrier.

Toute entreprise doit gérer son courrier entrant et sortant et la personne qui s’en occupe est amenée à traiter des gros volumes de courriers selon la taille de l’entreprise et son secteur d’activité.

Le courrier doit être trié, consulté, classé, traité, classé et archivé de manière régulière en suivant un processus bien défini par l’entreprise.

Pourquoi est-il important de classer le courrier ?

Un classement du courrier efficace en entreprise a de nombreux avantages. Citons les plus importants :

• Gain de temps ;
• Suivi des échéances comptables et administratives ;
• Anticipation des mouvements de trésorerie (paiements, échéances fiscales, etc.) ;
• Amélioration des relations avec les entreprises partenaires (clients, fournisseurs, banques, expert-comptable).

Un bon traçage et un classement fiable ont donc des répercussions multiples sur la gestion administrative de votre entreprise.

Optimiser le classement du courrier passe par une bonne compréhension de l’acheminement des documents. De cette manière, pour mieux comprendre le cheminement d’un courrier en entreprise, voyons un exemple de traitement. Voici le détail avec le colis.

Comment se passe l’acheminement d’un colis jusqu’à l’entreprise ?

Voici une procédure courante de gestion d’un type de courrier, le colis. Tout d’abord, il faut faire la différence entre trois domaines de gestion de courrier et d’assemblage. Il y a les étapes de traitement du courrier, les procédures de flux entre les services puis le traitement humain.

Pour la partie initiale, c’est souvent une secrétaire ou un assistant administratif qui gère le courrier. Ici, le colis à expédier. L’arrivée et la réception dans l’entreprise, l’ouverture et l’enregistrement du colis puis sont tri suivent. Enfin le colis est transmis à l’administration postale puis au destinataire.

Une fois le colis arrivée au sein de l’entreprise destinataire, elle traite le colis/courrier avant de le classer. Il enregistre les informations (expéditeur, objet du colis, destinataire). Pour les entreprises qui traitent un gros volume de colis, des machines peuvent effectuer ces opérations de tri.

De plus en plus d’étapes peuvent être optimisées pour dégager du temps qualifié. Ainsi, voyons par exemple pourquoi mettre en place une solution de GED (Gestion Électronique de Documents). pour améliorer sa gestion électronique du courrier en entreprise.

Pourquoi mettre en place une GED pour l’envoi et la réception de courrier ?

Avec une GED, tout contenu numérique est centralisé sur une seule et même plateforme. Le travail de traitement et acheminement du courrier en entreprise s’en trouve simplifié. Ceci permet également de sécuriser et protéger les documents traités : vous avez la maint sur les accès, les modifications, les suppressions pour les utilisateurs et groupes d’utilisateurs.

Par exemple, vous pouvez choisir d’organiser la GED par service ou département d’entreprise. Une fois le courrier réceptionné ou envoyé, chaque service procède à la livraison et gestion finale.

Cette opération facilite d’ailleurs grandement l’accès aux informations, et l’archivage futur des documents. La GED permet de trouver rapidement chaque document souhaité, mais aussi l’ensemble de documents associés.

Les avantages pour la gestion de votre courrier, en résumé

• Meilleure traçabilité des courriers ;
• Amélioration du contrôle et de l’accès aux informations ;
• Accélération des processus métiers ;
• Réduction du délai de traitement et diminution des coûts papier ;
• Travail simultané par services facilité ;
• Fluidification des échanges.

Est-il crucial que les employés soient mobilisés sur la gestion du courrier dans l’entreprise ? Pas forcément, si l’entreprise a des besoins prioritaires sur son cœur de métier. Ou que la structure n’a pas besoin de tout gérer en interne.

Pourquoi externaliser la gestion du courrier professionnel interne en entreprise ?

La gestion de la correspondance du courrier peut être déléguée. Si vous n’avez pas le temps de vous y consacrer en interne. Si vous employés sont très sollicités en cas de pic d’activité, ou encore dans une période où vous avez besoin de renforts : un prestataire externe peut vous dégager du temps qualifié et des ressources.

Pour une tâche aussi importante que la gestion du courrier dans l’entreprise, les solutions existent. De nombreux prestataires dans l’assistance administrative sont là pour ca. Il vous suffit d’identifier au mieux vos besoins pour trouver le sous-traitant qui vous convient le mieux.

Récapitulatif des conseils pour optimiser le service et la gestion du courrier en entreprise

• Offrez-vous une solution pour assurer la sécurité et l’intégrité des données ;
• Automatisez le traitement du courrier entrant et sortant ;
• Externalisez pour profiter des économies d’échelle

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