Le secrétariat juridique ➤ rôle et fiche métier

Le secrétariat juridique est une fonction de votre entreprise, de votre service juridique, ou de votre cabinet qui ne doit pas être négligée. Il permet à votre structure d’être en conformité avec la loi mais aussi à vos professionnels du Droit (ou peut-être vous-même ?) de se libérer de leur pollution administrative. 

Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est le secrétariat juridique, quels sont ses objectifs, les tâches qu’il englobe, les rôles avec qui il interagit, comment l’externaliser…

J’ai besoin d’une assistance juridique

Qu’est-ce que le secrétariat juridique ?

Le secrétariat juridique est une fonction qui permet de soutenir administrativement les activités juridiques d’une organisation et de s’assurer qu’elles sont conformes à la loi. Il englobe des tâches telles que la relecture de contrats et d’actes juridiques, l’organisation de réunions et la préparation de documents (par exemple pour un conseil d’administration), la correspondance avec différents professionnels du Droit…

Il ne se manifeste pas de la même façon en fonction de la typologie de structure qui en a besoin :

• Dans les grandes entreprises, le secrétariat juridique peut être exercé, pour les plus grosses structures, dans un service juridique par des assistants indépendants ou salariés, aux côtés, entre autres, de juristes, conseillers juridiques, spécialistes en propriété intellectuelle… C’est un mode de fonctionnement que l’on retrouve notamment des sociétés d’assurance ou bien des boîtes de production audiovisuelle.
• Dans les plus petites entreprises qui ne possèdent pas (ou n’ont pas la nécessité) de service juridique, les secrétaires travaillent seuls. Ils font appel, selon le besoin de leur structure, à des professionnels du Droit (notaires, avocats, conseillers juridiques…). 
• Pour un professionnel en libéral, en cabinet, le secrétariat peut parfois être assumé par le professionnel du Droit uniquement. Mais c’est une charge de travail très importante. Le plus souvent, il fait appel à un assistant administratif spécialisé dans le domaine juridique pour effectuer les tâches de secrétariat.

Quel est le rôle d’un secrétaire juridique ?

Le rôle principal d’un secrétaire (ou assistant juridique) est, à l’aide de ses connaissances juridiques, de soutenir administrativement la structure pour laquelle il travaille. Cependant, ses responsabilités diffèrent en fonction du type d’organisation pour laquelle il exerce.

En entreprise

Le secrétaire exerce dans un service juridique (ou bien indépendamment si la structure n’en possède pas). Il assiste administrativement les équipes juridiques en les déchargeant des tâches à faible valeur ajoutée qui ralentissent leurs activités comme le classement de documents, l’organisation des réunions, la prise de notes, la rédaction de comptes rendus de réunion, les correspondances externes… Aussi, il s’assure que l’entreprise est bien conforme aux lois en vigueur et peut, en fonction des missions qui lui sont confiées, préparer des documents juridiques comme les procès verbaux, les contrats, les actes de sociétés… 

En cabinet 

Le secrétaire en cabinet soutient lui aussi administrativement l’activité du, ou des professionnels de droit en libéral qui y exercent. Ses missions de secrétariat sont sensiblement les mêmes qu’en entreprise. Mais, contrairement à l’entreprise, le secrétaire juridique qui exerce en cabinet est souvent en communication avec les clients. En effet, c’est lui qui est le premier contact du cabinet avec les clients. Il se charge de tenir le standard téléphonique, de prendre les rendez-vous, d’ordonner et superviser les dossiers clients, de gérer les correspondances… 

En bref, dans les deux cas, le secrétaire juridique est un soutien administratif très important qui permet aux professionnels du droit de se décharger de leur pollution administrative. Mais il est clair qu’aux côtés d’un libéral, l’assistant peut devenir un véritable bras droit.

Quelle est la différence entre un assistant juridique, un secrétaire juridique et un professionnel du Droit ?

Dans les faits, il n’y a pas de différence entre l’assistant juridique et le secrétaire juridique. Que ce soit en entreprise ou dans un cabinet, les deux occupent sensiblement le même poste (mais par forcément dans le même but) et ont dû faire les mêmes études pour y parvenir. Leur différenciation n’est qu’un abus de langage.

Les secrétaires juridiques ne sont pas considérés comme des professionnels du Droit. En effet, bien qu’ils aient suivi une formation spécialisée en gestion juridique, ils n’ont généralement pas de Master en Droit et n’ont pas passé les concours pour obtenir les titres nécessaires afin exercer en tant que professionnel du Droit (CRFPA et CAPA pour les avocats, DSN pour les notaires, examen de la Chambre Nationale des Huissiers de Justice…).

Leurs fonctions se limitent à de l’assistance juridique ; c’est-à-dire qu’ils ne peuvent pas conseiller juridiquement ni prendre de décisions, rédiger pleinement des actes juridiques ou encore représenter un client.

Nous pouvons tout de même noter qu’à l’inverse, un professionnel du Droit est en capacité de réaliser les tâches d’assistance juridique opérées par le secrétaire. Mais, ce sont des profils hautement qualifiés pour lesquels il est chronophage et surtout peu rentable de se charger de tâches à faible valeur ajoutée.
Lorsque vous ferez appel à un notaire ou un avocat pour votre entreprise, réfléchissez bien ! Certaines tâches sont très facilement externalisables.

Quelles sont les missions d’une secrétaire juridique ?

Les missions d’une secrétaire juridique en entreprise et en cabinet sont similaires. En revanche, seule la secrétaire qui travaille pour un professionnel en libéral aura à s’occuper de dossiers clients (l’entreprise étant le “client” pour lequel travaille le service juridique). Voici une liste non exhaustive des tâches qu’elle peut assumer :

• Préparation et vérification des documents juridiques : les contrats de travail, les actes de sociétés, les procès-verbaux, les lettres de relance… ;
• Préparation des documents administratifs : conducteurs de réunion, comptes-rendus de réunion, préparation des dossiers pour les conseils d’administration… ;
• Classement et archivage de ces derniers : vérification des lois en vigueur puis classement ;
• Gestion des correspondances : permanence téléphonique, tri des e-mails, communication avec les confrères… ;
• Gestion de contentieux : préparation des documents en cas de litiges, suivi des dossiers en cours… ;
• Gestion de la vie du cabinet : prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation de déplacements, commande de fournitures… ;
• Suivi des dossiers clients : assure le relais entre avocat et client, gestion des rendez-vous, de l’accueil téléphonique, des relances…

Quel salaire pour une secrétaire juridique ?

En France en 2024, le salaire de base moyen d’une secrétaire juridique s’élève à 2035 euros bruts par mois (indeed).

Mais lorsqu’on embauche, il faut prendre en compte les coûts cachés d’un salarié : en comptant les charges patronales à débourser, la note bondit de 40%. Il ne faut pas non plus négliger les coûts de recrutement, d’intégration, de formation et les avantages salariaux. En fonction du temps passé à recruter et former, les coûts cachés deviennent vite très importants (et visibles) !

A l’inverse, faire appel à un prestataire de services ou bien à une assistante juridique indépendante permet d’éviter les mauvaises surprises. Puisque vous signez un contrat de prestation et non un contrat de travail, l’assistant ne fait pas partie de votre masse salariale. Vous pouvez alors dire au revoir aux frais cachés de recrutement, intégration et charges patronales !

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Quelle formation pour être secrétaire juridique ?

Plusieurs formations sont accessibles à partir de BAC+2 jusqu’à BAC +3. Il est vivement conseillé de suivre une formation qui intègre des notions juridiques, mais aussi de se spécialiser en fonction du domaine que l’on vise : par exemple en droit des sociétés, droit privé, droit social, droit de la propriété intellectuelle…

Voici quelques exemples de cursus à emprunter : 

• BTS Gestion de PME/Gestion d’entreprise (BAC+2)
• BTS Collaborateur juriste notarial  (BAC+2)
• Licence professionnelle Activité Juridique avec spécialité (BAC+3)
• Licence de droit (BAC+3)
• BUT Carrières Juridiques Parcours Administration et Justice (BAC+3)

Pourquoi faire appel à un prestataire de services pour externaliser son secrétariat juridique ?

Faire appel à un prestataire de services offre de nombreux avantages qui permettent d’avoir la bonne qualité, au bon moment, au bon endroit. Voici les trois principaux :

• Économies : l’organisation n’a pas à embaucher l’assistant. Elle ne paye pas de charges patronales et n’a aucuns frais à dépenser en recrutement, formation et avantages salariaux. C’est un budget non dépensé qu’elle peut investir ailleurs ;
• Flexibilité : les tâches de secrétariat ralentissent une activité quand elles sont réalisées par les salariés, mais pourtant, il n’est pas toujours nécessaire de s’en occuper à temps plein. Cependant, lorsque l’entreprise connaît un pic d’activité, il est judicieux d’augmenter le volume horaire qui y est accordé. Avec un contrat de prestation, les interventions de l’assistant juridique sont modulables au besoin, ce qui est impossible avec un CDI.
• Qualité : travailler avec un assistant indépendant permet d’être doublement gagnant sur le plan qualitatif : améliorer l’efficacité et l’expertise du secrétariat juridique en lui-même, mais aussi la qualité de service de l’entreprise/cabinet envers ses clients. Le secrétariat est effectué rapidement, sans erreurs et libère les professionnels du Droit qui peuvent enfin se concentrer pleinement sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Externaliser son secrétariat juridique avec Officéo 

Officéo n’est pas une simple d’agence de mise en relation. Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert.

Notre entreprise vous offre un service de prestation qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels aguerris aux métiers du juridique. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle au cabinet ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser cette fonction pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 50h par mois, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

Vous êtes intéressé par notre service :

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Témoignage de Laure Florent, avocate au Barreau de Paris

O.F : Envisagez-vous de continuer cette prestation ?

L.F. : La profession d’avocat entraîne tellement de tâches administratives, je n’hésiterai pas. C’est une question de calcul financier et de pas psychologique à franchir.

Si mon besoin en secrétariat se présente à nouveau, je prendrai Officéo plutôt que d’embaucher. Prendre une secrétaire freelance serait une autre option mais là encore, il y a un recrutement à faire et une sorte d’engagement moral sur un volume d’heures. Avec Officéo, il y a une totale liberté.

O.F. : Recommanderiez-vous ce service à un confrère ? Si oui pour quelles raisons ?

L.F. : Bien sûr. Pour le professionnalisme, l’efficacité, la rapidité du service, et le tarif raisonnable.

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Témoignage complet

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FAQ

Ma secrétaire juridique peut-elle m’aider en cas de litige ?

Oui, votre secrétaire juridique peut vous aider en cas de litige. Elle peut faire de la veille juridique et préparer les documents nécessaires à la résolution du litige.

Quel est le rôle d’un conseiller juridique ?

Le conseiller juridique apporte un conseil juridique, pour des entreprises ou clients lors de démarches administratives comme l’achat d’un bien, la création d’une société, la gestion de contentieux…