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Bien gérer le classement comptable [Méthodes & techniques]

Ne perdez plus un seul document comptable

Vous connaissez un fort pic d’activité et les factures, dossiers et devis s’accumulent ? Cependant vous ne souhaitez pas embaucher quelqu’un définitivement pour prendre en charge cette tâche chronophage et rébarbative.

Ne perdez plus votre temps et optez pour notre solution d’assistance administrative et comptable à la carte, sans embauche. Le pré-classement des factures, le tri des factures de vente et le traitement des factures d’achats sont maîtrisés, votre suivi de comptabilité assuré. 

Définition du classement des documents comptables

Le classement de documents comprend les tâches et les processus qui permettent d’ordonner, traiter, et classer les documents dans une entreprise afin de rendre leur recherche plus facile.

Le classement de documents en entreprise est essentiel car il permet au chef d’entreprise de gagner en temps et en productivité ainsi qu’à réaliser des économies.

Par ailleurs, quand une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit effectuer l’enregistrement de ses pièces comptables. Ces dernières prennent plusieurs formes comme les factures d’achats, les factures de ventes, les relevés bancaires, etc. et doivent être classées de manière rigoureuse.

Le classement des documents comptables contribue à la gestion efficace de l’entreprise et limite les risques de perte d’informations comptables importantes.

Pour votre classement comptable, choisissez l’efficacité 

classement comptabilitéFinies les heures perdues à rechercher les factures fournisseurs réclamées par l’expert-comptable… Confiez votre classement document comptable à une assistante Officéo. Professionnelle de l’organisation, de la numérisation et de l’archivage documentaire, elle peut vous faire gagner un temps précieux. 

Vos différentes pièces comptables sont systématiquement rangées et enregistrées grâce à un enregistrement méthodique de vos différentes pièces comptables (notes de frais, comptes annuels, écritures comptables, TVA etc).

Votre assistant comptable Officéo classe vos documents comptables selon votre organisation ou sa propre méthode. Que ce soit sur un tableur ou un logiciel comptable, il ou elle s’adapte rapidement à la méthode de travail.

Chaque plan comptable général est unique. Aucune règle de classement pour les pièces justificatives n’est obligatoire. Face aux adoptions libres de méthodes de classement propres à chaque entreprise, nos services d’assistance administrative et comptable s’adaptent. Dans l’efficacité et la réactivité, votre futur(e) assistant(e) s’harmonise avec vos pratiques internes dès le début de sa mission. Ainsi, vos obligations comptables sont respectées avec un classement de chaque pièce justificative appropriée.

Rassemblement et organisation des pièces comptables

Choix du bon format d’enregistrement et de lieu de stockage

Organisation des pièces comptables

Classement des justificatifs correspondants

Pour gérer et classer vos documents comptables, l’expertise est à votre portée

Que vous soyez à la recherche d’une aide ponctuelle ou sur le long terme, Officéo sait comment répondre à votre besoin. Nos assistant(e)s comptables Officéo peuvent réorganiser le classement de vos documents comptables pour que vous ne perdiez plus rien.

Ils ou elles interviennent pour rapidement classer vos pièces comptables et ainsi permettre une tenue de la comptabilité efficace. Avec un classement intelligent, les experts Officéo vous offre une gestion comptable plus sereine. 

Pourquoi classer ses documents comptables ?

Le classement des documents comptables est nécessaire à la bonne gestion de l’entreprise et son organisation.

Le classement des documents offre plusieurs avantages à l’entreprise :

  • Un gain de temps dans la gestion comptable quotidienne ;
  • Un gain de productivité et d’efficacité dans la gestion des tâches ;
  • Une limitation des risques de perte de données ou de documents ;
  • Un suivi méticuleux de toutes les procédures de gestion d’entreprise ;
  • Une préservation du patrimoine de son entreprise ;
  • Une gestion optimisée de son entreprise.

Quels sont les documents comptables à classer ?

Les documents comptables à classer concernent, de manière générale, toutes les pièces qui font l’objet d’un enregistrement comptable, comme :

  • Les factures d’achats et de ventes ;
  • Les bulletins de paies et les déclarations annuelles ;
  • Les documents relatifs au personnel de l’entreprise ;
  • Les déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, etc.) ;
  • Le courrier ;
  • Les relevés bancaires avec les justifications de toutes les opérations bancaires.

Le classement des documents comptables constitue un réel intérêt pour l’entreprise du fait des avantages qu’il peut offrir.

Quels sont les différents formats de justificatifs comptables à classer ?

Le classement peut être réalisé de deux manières :

  • Le format papier

Il est conseillé d’utiliser dans ce cas des classeurs selon les journaux comptables utilisés par l’entreprise. Le lieu de stockage et d’archivage est très important, choisissez un endroit à l’abri de l’humidité pour préserver leur qualité. Un classeur est nécessaire pour chaque journal utilisé, ainsi il faudrait un classeur pour les achats, un classeur pour les ventes et un classeur banque. Ces classeurs doivent contenir toutes les pièces justificatives de chaque journal.

  • Le format dématérialisé

Les pièces comptables dans ce cas sont numérisées et stockées sur des espaces numériques sécurisés. L’entreprise doit protéger ses données si la sauvegarde est faite sur des disques durs externes ou CDROM et doit, par ailleurs, protéger l’accès aux informations confidentielles.

Il est recommandé néanmoins de conserver les originaux en format papier.


Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

temoignage-saint-gobain

« J’ai fait appel à Officéo pour des missions régulières telles que : la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes… »

Témoignage complet 


Quelles sont les méthodes de classement comptable ?

L’entreprise doit pouvoir, grâce au classement des documents comptables, de retrouver facilement et rapidement une pièce comptable ou un justificatif à partir d’un numéro attribué.

On retrouve plusieurs méthodes de classement des pièces comptables, selon la fréquence de saisie, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.

D’abord, il est important de classer, dans un premier temps, les pièces comptables selon leur nature : achat, vente, administration fiscale, banque, etc.

Avant l’enregistrement dans les comptes, les pièces comptables peuvent être classées par ordre chronologique croissant pour rendre le processus de saisie comptable moins ardu.

Ensuite, ces pièces comptables peuvent être classées dans des différents classeurs :

  • Un classeur ventes : pour les factures de ventes ;
  • Un classeur achats : pour les factures d’achats ;
  • Un classeur TVA : pour toutes les déclarations de TVA ;
  • Un classeur banque : pour les relevés bancaires et justificatifs d’opérations ;
  • Un classeur paie : pour les bulletins de paie et les bordereaux ;
  • Un classeur administration fiscale : pour les déclarations fiscales ;
  • Un classeur caisse : pour les brouillards de caisse…

Les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité de trésorerie peuvent utiliser une autre méthode de classement des documents comptables, celle d’agrafer derrière chaque relevé bancaire les justificatifs de tous les mouvements par ordre chronologique.

Enfin, une méthode qui est aussi recommandée est celle de numérotation des pièces comptables selon une codification propre à l’entreprise. Le service comptable attribue donc un numéro au justificatif, le saisit, et y appose un cachet « comptabilisé » pour enfin le ranger dans un classeur.

Où classer les documents de l’entreprise ?

Les documents de l’entreprise sont très importants et leur classement est très réglementé par la loi. Etant donné le risque de rappel en matière fiscale et sociale, tous les documents de l’entreprise doivent être classés dans des classeurs.

Ensuite, l’accès aux documents comptables est réservé à certains employés uniquement pour éviter tout vol d’informations sensibles de l’entreprise.


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Témoignage de Corinne Jonas, cliente Officéo

« Trouver une secrétaire pour une demi-journée, c’est très compliqué. Et trouver un profil de qualité l’est d’autant plus. Avec Officéo le premier point n’était plus un problème, quant au second, ils s’en sortent haut la main en mettant à notre disposition des assistants compétents et qualifiés. »

 –> Témoignage complet <–


Optez pour l’externalisation de votre gestion de comptabilité

En plus du classement de votre comptabilité, notre entreprise de gestion administrative vous propose d’opter pour une solution de gestion plus complète dont les missions peuvent être :

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Questions fréquentes

  • ❓ Qu’est-ce qu’un classement comptable ?

    Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou par ordre alphabétique. Vous pouvez également envisager un classement selon le type des documents : documents clients, documents fournisseurs, documents relatifs à la banque, etc.

  • 💡 Quelles sont les pièces comptables à classer ?

    Les pièces comptables à classer concernent : les factures d’achats et de ventes, les déclarations fiscales, les relevés bancaires, les bulletins de paie, les justificatifs d’opérations bancaires, etc.

  • 💪 Comment organiser le classement des documents comptables ?

    D’abord, il est nécessaire de classer les pièces comptables selon leur nature : achat, vente, banque, etc. Elles peuvent, ensuite, être classées par ordre chronologique pour simplifier la saisie comptable.
    Enfin, elles peuvent être classées dans des classeurs : les factures d’achats dans un classeur « Achats », les facteurs de vente dans un classeur « Ventes », les relevés bancaires dans un classeur « Banque », etc.

  • 🤔 Quelle est l’importance du classement comptable ?

    Le classement comptable est très important en entreprise. Il sert à attribuer à chaque document une place unique et définitive, ce qui évite de perdre du temps dans la recherche. Il permet de remarquer toute absence de documents ou mauvais classement. Le classement permet également de bien conserver les documents et les dossiers importants de l’entreprise.

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