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[Notes de frais comptabilité] Gestion efficace

Les notes de frais, un pensum mensuel

notes de frais comptabilité La gestion des notes de frais, est-ce vraiment l’activité principale de votre entreprise ? Pour une croissance réelle, concentrez votre force interne sur les axes prioritaires de votre métier. Confiez cette gestion à une aide extérieure spécialisée.

Faites le choix d’une solution souple, adaptée à vos besoins et sans engagement : notre service de gestion de notes de frais comptabilité Officéo.

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Définition des notes de frais

Les notes de frais se présentent en un document sous deux formats (papier ou numérique) qui offre au salarié la possibilité d’obtenir un remboursement par son employeur des dépenses professionnelles engagées dans le cadre de son activité professionnelle. 

Il s’agit d’une démarche encadrée et normalisée qui se réalise via un logiciel de note de frais ou un processus interne propre à l’entreprise.

Une note de frais concerne toutes les dépenses professionnelles comme : les frais de repas, les frais d’hébergement, les frais kilométriques, les frais de transport en commun, etc. 

Deux méthodes sont possibles pour le traitement des notes de frais

  1. La méthode au forfait : qui consiste à verser une allocation fixe ;
  2. La méthode au réel : qui consiste à rembourser intégralement, jusqu’au dernier centime, les frais engagés sur présentation des justificatifs.

La comptabilisation des notes de frais

Afin de comptabiliser les notes de frais, vous devez suivre ces étapes :

  • Enregistrer les notes de frais dans le journal des achats ;
  • Débiter les comptes de charges ;
  • Débiter le compte de TVA déductible si nécessaire ;
  • Rembourser le salarié et créditer son compte.

Gestion note de frais comptabilité : la solution Officéo pour gagner du temps

Vos salariés doivent justifier des dépenses professionnelles que vous devez rembourser sous présentation de certains justificatifs. Ces frais professionnels vont des déplacements pour des dépenses de mobilité professionnelle aux frais kilométriques (ou frais de déplacements).

Quelle que soient vos activités professionnelles, quel que soit le secteur, ce sont toujours plus de factures à saisir dans un logiciel de gestion ou logiciel comptable à transmettre au service comptable concerné.

Votre processus de gestion d’entreprise doit pourtant recentrer ses force sur son activité professionnelle principale. Choisissez de vérifier les déplacements professionnels de vos employés et de régler les frais engagés uniquement quand vous en avez besoin.

Procédez à l’archivage des indemnités et pièces comptables associées avec une aide extérieure, quand votre force interne se concentre sur l’essentiel des objectifs de croissance de votre entreprise.

assistance administrative

Officéo se propose de s’occuper de la gestion des notes de frais en comptabilité de votre société ou cabinet médical. Chaque note de frais de vos salariés, chaque demandes de remboursement des frais et chaque justificatif obligatoire ou déduction forfaitaire sont traités avec la même efficacité, selon vos impératifs.

Polyvalente et ouverte d’esprit, notre assistante comptable Officéo peut s’occuper :

  • De l’enregistrement de toutes les données en rapport avec les notes de frais de votre société ;
  • De la répartition par dossier de toutes les notes de frais de votre entreprise grâce à un système de classement adapté aux besoins de votre expert-comptable ;
  • Du catalogage sur tableur ou tableau de bord de l’ensemble des factures justificatives.

Avec un tel contrôlé, évitez alors les dépassements de frais. Gardez une vision claire sur l’évolution exacte de la trésorerie de votre entreprise. Vous ne vous occupez plus des formalités administratives relatives à la gestion des notes de frais réelles et forfaitaires.



Des solutions adaptées à chaque corps de métier

Chez Officéo, chaque solution de gestion de notes de frais est adaptée aux attentes et exigences de chaque corps de métier.

DAF

  • Requalifiez les dépenses non justifiées au plus juste.
  • Suivez les remboursements forfaitaires pour une maîtrise des frais selon le type de dépense.
  • Gardez une trace de chaque justificatif pour les notes de frais.

Jeune entrepreneur(e)

  • Gérez au mieux les éléments pour votre expert-comptable
  • Restez libre dans la gestion de votre activité et de votre workflow.
  • N’oubliez plus aucune note de frais en cas de déplacement professionnel.

Directeur/directrice RH

  • Avec une organisation maîtrisée, n’hésitez plus entre « forfait » ou « réel ».
  • Anticipez les contrôles de l’administration fiscale avec un politique de dépenses maîtrisée.
  • Déléguez la gestion des notes de frais pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Responsable ADV

  • Collectez et contrôlez 100% des notes de frais.
  • Établissez une refacturation aux clients excellente.
  • Dirigez un suivi des frais et cycle de vente optimal.

Avec notre solution de gestion des notes de frais de votre société, c’est une assistance professionnelle qui est mise à votre service sous 48h, n’importe où en France.


Autres services administratifs

En plus de ce service de gestion notes de frais comptabilité, Officéo peut vous venir en aide sur l’externalisation des missions de secrétariat comptable suivantes :

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.

expertise assistance administrative


Les notes de frais en 3 points

  • ❓ Qu’est-ce qu’une note de frais en comptabilité ?

    La note de frais est un document sous format papier ou numérique qui permet à un salarié de demander et obtenir le remboursement par son employeur des dépenses professionnelles qu’il a engagées dans le cadre de son travail.

  • 💡 Quel compte comptable pour les notes de frais ?

    Le compte comptable à utiliser pour comptabiliser les notes de frais est généralement le compte 625. Les cadeaux, quant à eux, figurent dans le compte 623.

  • 💪 Qui doit faire les notes de frais ?

    Le principe est simple : à chaque fois que le salarié fait une dépense dans l’intérêt de son entreprise, son employeur doit la lui rembourser plus tard. Ainsi, pour que le remboursement soit effectué, il revient au salarié de fournir un document qu’on appelle une note de frais.

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