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Les règles à suivre pour bien gérer ses notes de frais

Les notes de frais professionnels sont des éléments clés de la comptabilité d’une entreprise. Elles doivent être traitées dans les meilleurs délais pour l’établissement du point des dépenses. La complexité de la gestion des notes exige rigueur, précision et efficacité. Pour y arriver, il peut être nécessaire de suivre quelques règles.

La gestion des notes de frais

règles de gestion de notes de fraisPour gagner du temps, l’entreprise doit mettre en place un système efficace pour la gestion des frais en amont. La comptabilité quant à elle, en aval, doit pouvoir les prendre en charge, répertorier les sorties d’argent, régler les dus pour veiller à un suivi optimal.

La gestion des notes de frais en entreprise

Les notes de frais sont inhérentes au fonctionnement de toute entreprise. Les frais de déplacements professionnels, les frais d’hébergement, les voyages d’affaires sont autant d’événements qui surviennent plus ou moins fréquemment. Les employés y engagent souvent leurs propres frais. Ce sont des achats de biens ou services qui sont remboursables par l’entreprise.

Avec la taille de la structure et l’importance de ses activités, les notes de frais peuvent être plus ou moins importantes. La gestion des demandes de remboursement des notes globales peut très vite devenir fastidieuse. Sans une bonne méthode, le chef d’entreprise risque d’y consacrer d’énormes ressources au détriment de plusieurs autres activités principales. Un plan de gestion dynamique et de suivi des frais doit ainsi être mis au point.

La gestion des notes de frais en comptabilité

La comptabilité est le cœur même des opérations. Le traitement des frais de gestion administrative dépend principalement de l’efficacité de celle-ci. Son rôle est de renseigner les dépenses réalisées au nom de la société et de faire la mise à jour des versements effectués. Il faut noter que chaque employé doit justifier la dépense faite s’il veut être remboursé.

Pour comptabiliser les notes de frais, le journal des achats ou le journal des opérations diverses peut être utilisé. Les comptes référencés dans le bilan comptable vont dépendre de la nature de la dépense. Le service comptable peut mettre en place un processus de gestion automatisée.

La comptabilisation des notes de frais de fonctionnement suit des règles particulières. L’expert-comptable peut créer un compte par salarié ou de faire une gestion globale. De plus, une déduction de la TVA est possible.

Rappel des plafonds pour les notes de frais de restaurant

Les notes de frais de restauration tiennent une place importante dans les demandes de remboursement. Le plafond établi par l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) est de 18.80 euros. Cependant, l’entreprise est en mesure de choisir librement la limite de remboursement. L’employé doit alors présenter des justificatifs des dépenses et préciser tous les participants au repas pour obtenir le remboursement.

Les règles à suivre pour gérer ses notes de frais

Pour mener à bien la gestion des frais engagés à titre professionnel, il existe quelques règles utiles et salvatrices à connaître.

Définir des limites

Si certains frais de l’entreprise sont remboursables intégralement, d’autres ne le sont pas. Définissez des plafonds pour ajuster les dépenses engagées par vos collaborateurs. Toutefois, ne restreignez pas outrageusement leurs manœuvres.

Réglementer l’utilisation des véhicules personnels

Vous pouvez limiter les déplacements en véhicule personnel à un trajet de moins de 200 km par jour pour réduire les frais kilométriques. Pour les longs trajets, les employés peuvent utiliser les transports en commun pour limiter les dépenses liées aux déplacements. Cette solution vous permet de contrôler les déplacements et de réduire le montant des frais liés à l’activité professionnelle.

Récupérer autant de TVA que possible

La récupération de la TVA est possible sur divers types de repas (repas d’affaires avec les clients, repas en mission). Récupérer la TVA peut vous faire des économies pouvant aller jusqu’à 2.5 % des frais.

Recourir à un logiciel de gestion de notes de frais

Il existe plusieurs logiciels efficaces sur le marché qui permettent d’optimiser le temps de traitement des notes de frais. Un logiciel de gestion automatisée et paramétrable facilite le calcul automatique des frais. C’est un outil généralement simple à prendre en main. Il augmente le gain de temps, élimine la saisie des notes de frais à la main (dématérialisation) et permet un suivi plus aisé des dépenses professionnelles.


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