[ASSISTANTE ADMINISTRATIVE] Salaire, formations, tout savoir

L’assistante administrative se charge de l’organisation interne et des relations administratives externes d’une entreprise, association ou cabinet libéral. Rattaché(e) à plusieurs cadres ou directeurs, ce métier polyvalent est parfois amené à synchroniser des équipes entières. Officéo précise à vos côtés le parcours possible pour devenir assistante administrative. En plus des différences avec d’autres postes dans le domaine du secrétariat, Officéo vous apporte les informations complémentaires nécessaires pour saisir les enjeux de ce poste clé.

Qu’est-ce que le métier d’assistante administrative ?

L’assistante administrative et financier est le suppléant, le bras droit du DAF (Directeur Administratif et Financier ou CFO en anglais pour Chief Financiel Officer).

Tous deux assurent la coordination de la production financière et comptable d’une entreprise. Ils pilotent le contrôle de gestion et se chargent de veilleur sur les flux financiers. Ceux-cis comprennent la trésorerie, le crédit management ou encore le recouvrement.

Dans l’optique d’une optimisation de la politique fiscale interne et externe ils organisent également la supervision de la comptabilité. L’assistant administratif est à-même de participer à l’élaboration d’études destinées à évaluer la pertinence d’un investissement.

Ainsi, selon le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, les missions peuvent varier pour l’assistant.

Les responsabilités principales au cœur de ce métier

• Participation aux audits financiers, à la gestion des ressources humaines et politiques de développement de la société. Suivi des outils administratifs et coordination des services ;
• Suivi de la continuité de la stratégie financière ;
• Tenue du secrétariat, du conseil d’administration et/ou des réunions avec les acteurs internes et externes à l’entreprise ;
• Rédaction des documents administratifs, gestion du courrier, triage et archivage des données.

Quelle formation pour devenir assistante administrative ?

Pour exercer le métier d’assistante administrative, il est nécessaire de suivre une formation de deux ans minimum après le Bac, en passant par exemple un BTS  de secrétariat ou de gestion et comptabilité. Différents diplômes et plusieurs parcours sont possibles pour accéder au métier de l’assistanat administratif :

Niveau d’études recommandé

• Bac + 2 ;
• Bac Pro ;
• CAP, BEP ou équivalent.

Exemple de diplômes

• Brevet professionnel Bureautique ;
• Tite de professionnel Agent Administratif ;
• Bac professionnel Gestion – Administration ;
• BTS secrétariat, gestion ou commerce ;
• BTSA Technico-commercial ;
• BTS PME-PMI ;
• DUT GEA ;
• Bac Pro STG.

Exemples de parcours

Formation initiale : Bilan de positionnement aux côtés de la Mission Locale

• Stage de découverte du métier
• Formation au français niveau professionnel, formation remise à niveau en bureautique, communication orale et écrite
• Titre professionnel Agent Administratif.

Formation initiale : Bac littéraire

• Formation en comptabilité et gestion d’entreprise ;
• préparation complémentaire en langues ;
• Stage en entreprise.

Formation initiale : Licence professionnelle (assistant de gestion administrative, assistant manager, assistant export, gestion de PME-PMI …) 

• Formation complémentaire en langues ;
• Stage en entreprise.

 Compétences courantes

• Connaissance des outils bureautiques ;
• Modalités d’accueil ;
• Techniques de prise de notes et écriture rapides ;
• Rigueur et organisation ;
• Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles ;
• Esprit de synthèse ;
• Sens relationnel ;
• Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion.

Évolutions professionnelles

• Assistant commercial ;
• Gestion locative ;
• Assistant de direction ;
• Secrétaire comptable.

Quelles qualités faire rayonner sur un CV ?

Vous souhaitez devenir assistante administrative ? Ce poste est bien souvent associé à d’autres termes, même si les compétences et qualités requises restent les mêmes. Etre assistante administrative demande beaucoup de temps et de disponibilité. La préparation des réunions exige de se soumettre à des emplois du temps variés avec lesquels il faut jongler avec aisance. Posséder un grand sens des responsabilités et de l’organisation apparaît donc primordial. Hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires, importantes ou courantes requiert un sens naturel de la rigueur.

Pieuvre de l’administration qui navigue d’une tâche à l’autre toute la journée, il est indispensable de maîtriser l’informatique appliquée à la gestion et à la bureautique. En plus de la polyvalence, le sens du contact fait parti du cœur de ce métier.

Quel est le salaire d’une assistante administrative ?

En 2019, le salaire net est de 18 000 € annuel pour une assistante administrative en début de carrière. Le salaire moyen brut annuel en fin, de carrière atteint 28 000€. Une différence se présente au sein de ce même poste entre les hommes et femmes, avec un écart remarqué d’environ 7% dans le salaire. Ce chiffre varie selon l’expérience pour le poste occupé, la taille de l’entreprise et le nombre de fonctions gérées par l’assistante.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour une assistante administrative ? Dans quel service ?

Parmi les évolutions possibles dans le domaine de l’assistanat administratif, on retrouve des perspectives vers de l’assistanat commercial. La gestion locative est une branche possible, mais la plupart des profils préfèrent l’assistanat de direction ou la spécialisation vers du secrétariat comptable. Passer du public au privé (et vice-versa) peut arriver, selon les choix personnels et évolutions souhaitées. De plus en plus de profils du métier d’assistanat administratif décident par ailleurs de se lancer à leur propre compte pour travailler avec des interlocuteurs variés, à des horaires aménagées ou dans des structures différentes.

Comment trouver des clients quand on est assistante administrative indépendante ?

Vous souhaitez changer de poste, découvrir d’autres entreprises ? Déjà, vous commencez à chercher les offres d’emploi en ligne. Les propositions de CDI et CDD se ressemblent toutes, les structures sont les mêmes que votre entreprise actuelle, cela vous inspire peu ? Et pourquoi pas considérer un autre modèle professionnel, où vous travailleriez quand vous le souhaitez, avec des entreprises différentes d’une mission à l’autre ?

Pour ceux et celles qui souhaitent se lancer et devenir assistante administrative indépendante, le plus difficile est sans doute de développer un portefeuille de clients. Trouver des dirigeants d’entreprise ou d’organismes publiques susceptibles d’avoir à sous-traiter leur gestion administrative demande une certaine souplesse. Fini le simple entretien d’embauche qui répond à une annonce venant d’un employeur. Là, il faut aller au-devant des choses et se présenter ou être présenté par le biais de bouche-à-oreille.

Plusieurs moyens de prospection sont maintenant possibles, des réseaux privés aux groupes et collaborations, du portage salarial aux placements : il n’y a que l’embarras du choix ! Le réseau Officéo réduit le délai d’acquisition client pour les assistantes administratives indépendant.es qui souhaitent obtenir des missions, et des clients !

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Questions fréquentes