Assistant virtuel ▷ Comment le devenir en 5 étapes clés ?

Les entreprises se tournent de plus en plus vers les assistants virtuels. En effet, les nouvelles technologies de l’information et de la communication offrent de nombreuses opportunités pour diriger son entreprise. Aujourd’hui, les fonctions traditionnelles exigeant une présence physique sont de plus en plus remplacées par des collaborateurs virtuels d’où l’apparition du métier d’assistance virtuelle.

C’est le cas par exemple de l’assistant virtuel qui offre beaucoup plus de flexibilité aussi bien à l’entrepreneur qu’au freelance. En effet, il s’agit d’un métier bien connu et en vogue. Si vous vous posez la question de savoir comment devenir assistant virtuel, voici un dossier qui détaille mieux le sujet.  

Quelles sont les tâches d’une assistante virtuelle ?

Le métier d’assistant virtuel offre de nombreuses possibilités. En effet, les missions confiées à un assistant virtuel sont très diversifiées. Les services à offrir dépendent surtout de la formation suivie par le professionnel. Alors, pour avoir une idée sur les différentes spécifications techniques de la profession d’assistance virtuelle, il y a notamment :

• La production d’articles pour un Blog ;
• La prise en charge de la gestion comptable d’une entreprise ;
• La gestion du service client ; 
• La gestion des appels téléphoniques ; 
• La saisie de données sur un back-office ; 
• La gestion d’agenda ;
• La programmation d’évènements ;
• La réalisation de fiche technique, etc.

La particularité du métier d’assistance virtuelle, c’est que toutes les tâches évoquées précédemment sont effectuées à domicile par le professionnel. Il suffit de disposer d’un ordinateur et d’un accès à internet pour commencer à travailler. 

Quelle formation suivre pour devenir assistant virtuel en ligne ?

Pour devenir assistant virtuel, aucune formation particulière n’est requise. Cependant, pour réussir à décrocher des contrats de collaboration, le professionnel doit mettre en avant sa formation, ses compétences et son expérience. Il est possible de devenir assistant virtuel dans de nombreux domaines : 

• Assistant virtuel de direction ;
• Assistant virtuel en gestion commerciale ;
• Assistant virtuel en gestion comptable ;
• Assistant virtuel administratif ;
• Assistant virtuel personnel, etc.

Alors, en fonction du domaine de spécialisation choisi, il faut nécessairement suivre une formation initiale. Ce freelance peut avoir une formation dans les domaines de l’informatique, de la comptabilité, de la gestion administrative, de la communication, etc.

Comment devenir une assistante virtuelle freelance ?

1. Trouver les premiers clients : Commencez par rendre des petites tâches même si elles ne sont pas très gratifiantes. Cela vous aidera à acquérir vos premiers clients et à construire une réputation.
2. Collecter des témoignages : Les clients qui cherchent à confier certaines tâches administratives à une assistante virtuelle, cherchent d’abord de la fiabilité. Avoir des clients qui peuvent témoigner de la qualité de votre travail et de votre respect des délais par exemple peut grandement vous aider.
3. Se concentrer sur l’offre et la cible : Définissez votre offre en vous focalisant sur les tâches les plus gratifiantes et en vous concentrant sur votre cible.
4. Retenir le plus longtemps possible ses clients : Proposez d’autres services à vos clients et aidez-les dans des petites tâches gratuitement pour le fidéliser.
5. Se faire recommander : Les recommandations vous feront obtenir des clients. Ils sont convaincus de votre qualité de service et de votre fiabilité.

Compétences d’une assistante virtuelle

Plusieurs compétences sont attendues d’une assistante virtuelle, certaines sont indispensables comme :

• Maîtriser les outils informatiques ;
• Maîtriser l’art de la communication orale et écrite ;
• Comprendre les enjeux des entreprises ;
• Avoir des connaissances accrues dans le secrétariat et la gestion administrative ;
• Connaître les nouvelles technologies ;
• Maîtriser la gestion des plannings et des agendas en ligne.

Comment démarrer son activité d’assistant à distance ?

Afin de démarrer votre activité en tant qu’assistant virtuel, vous devez passer par quelques étapes cruciales qui vous aideront à vous faire connaître.

• Publication et mise à jour régulières de votre site web ;
• Création d’une page Facebook, LinkedIn ou Youtube pour partager du contenu ;
• Promotion de vos services et de votre activité dans des forums spécialisés ;
• Création d’une newsletter à destination de vos prospects ;
• Apparition dans les répertoires d’entreprises régionales ainsi que dans les moteurs de recherche ;
• Elaboration d’une stratégie marketing pour vous faire connaître grâce aux visiteurs sur votre site et le bouche-à-oreille que cela peut engendrer.

Par ailleurs, si vous avez besoin d’aide pour votre installation en libéral, n’hésitez pas à parcourir nos services.

En tant que libéral vous êtes dans l’obligation de réaliser certaines démarches administratives qui s’avèrent être lourdes et chronophages.

Ainsi, choisissez Officéo pour vous accompagner afin de vous installer en tant qu’assistant virtuel et bénéficiez de compétences garanties via des assistants expérimentés et polyvalents. Concentrez-vous sur votre coeur de métier et déléguez toutes les tâches administratives prenantes à votre assistant Officéo. La cerise sur le gâteau, Officéo vous propose une assistance administrative sans embauche et sans aucune gestion RH.

Quel statut pour un assistant virtuel ?

Pour exercer le métier d’un assistant virtuel (à domicile), il est nécessaire d’avoir le statut de micro-entrepreneur. 

Le statut “micro-entreprise” vous fera bénéficier d’un régime fiscal simplifié à condition que le CA annuel ne dépasse pas 72 600 €.

Pour travailler en tant qu’assistant virtuel à domicile, le statut le plus adapté est celui de micro-entrepreneur. Ce statut vous permet de bénéficier d’un régime fiscal simplifié, si votre chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 72 600 €.

Quel est le salaire d’une assistante virtuelle ?

L’assistante virtuelle facture ses prestations en fonction du nombre d’heures de travail. Le professionnel est libre de choisir une option parmi les différentes formules envisageables. Il peut s’agir de la facturation à l’heure, à temps plein ou à mi-temps. Il peut aussi opter pour un abonnement mensuel ou un forfait annuel. 

• Pour la formule de tarification à l’heure, l’assistante virtuelle propose en moyenne ses prestations pour une somme de 10 euros l’heure. Ceci correspond notamment aux prestations journalières. 
• Pour la formule d’abonnement de 1 h à 2 h de travail par jour, l’assistant propose en moyenne entre 45 et 145 euros chaque mois. 
• Pour la formule de tarification de demi-journée, l’assistante virtuelle propose en moyenne ses prestations à 500 euros mensuellement pour 75 heures de travail pendant 20 jours. 
• Pour la formule de tarification annuelle, chaque prestataire est libre de définir son tarif en fonction de son calendrier et des heures travaillées. 

Au cœur du métier de secrétaire virtuelle

Avant de se lancer, il est indispensable de connaître certaines réalités de la profession d’assistant virtuel. Principalement, il faut savoir comment faire pour trouver ses premiers clients, les tarifs à appliquer à sa clientèle puis quelques astuces pour avoir une forte notoriété sur le marché. 

Comment faire pour trouver ses premiers clients en tant qu’assistant administratif virtuel ?

Au début, il est conseillé de soumettre sa candidature uniquement pour des missions faciles et peu rémunératrices. Cette tactique permet de gagner très vite une bonne réputation auprès de ses clients. En ce qui concerne les offres pour les trouver rapidement, l’une des astuces les plus efficaces consiste à s’inscrire sur une plateforme spécialisée dans la mise en relation avec les clients. Il y a par exemple : 

• Upwork.com
• Codeur.com
• Malt.fr

Toutefois, cette solution exige une contrepartie, car ces différents canaux de mise en relation perçoivent une fraction des gains réalisés par leurs utilisateurs.

Ce qui rend ces plateformes intéressantes, c’est qu’elles disposent d’un système de feedback par lequel les clients peuvent attribuer des notes et commenter la prestation fournie par l’assistant virtuel. Et, plus un utilisateur reçoit des avis positifs, et plus son profil est mis en avant sur la plateforme. 

Quelques astuces pour avoir une forte notoriété sur le marché de l’assistance virtuelle

Les sites de mise en relation avec les clients regroupent des milliers d’utilisateurs. Et donc, dans un contexte de forte concurrence, il est primordial de se démarquer et d’être une référence dans son domaine.

À cet effet, il faut prévoir la création d’un Blog. Ensuite, il faut booster sa présence sur les réseaux sociaux, puis mettre les feedbacks de ses clients pour mieux dominer son secteur. 

Sur un autre plan, il est aussi recommandé de faire preuve d’une grande diplomatie pour une meilleure relation avec les clients.

Aussi, les travaux confiés à l’assistant virtuel doivent être menés de sorte à permettre à la cible d’en tirer un maximum de profit. D’un autre côté, l’assistant virtuel doit respecter la confidentialité des informations mises à sa disposition pour mener sa mission. 

Conclusion sur le job d’assistant virtuel

Le métier d’assistant virtuel est en pleine croissance de nos jours, et la principale raison est le fait qu’il permette au professionnel de travailler à domicile. Travailler en freelance demande de faire preuve d’un grand savoir-faire pour réussir. Cette option permet aux entreprises et aux particuliers de déléguer certaines tâches pour gagner du temps à consacrer à d’autres activités. C’est aussi une alternative pour faire des économies de dépense. 

Client : besoin d’un assistant virtuel à temps plein ou à temps partiel ?

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L’assistant.e virtuel en bref