Comment devenir assistant virtuel en 5 étapes clés ?

 

Les entreprises se tournent de plus en plus vers les assistants virtuels. Aujourd’hui, les fonctions traditionnelles exigeant une présence physique laissent de plus en plus de place à des collaborateurs à distance, d’où l’apparition de l’assistance virtuelle.

L’assistant virtuel offre beaucoup plus de flexibilité aux structures qui font appel à lui. Plus besoin d’aménager des locaux pour accueillir un personnel supplémentaire. Faire appel à un assistant virtuel deviendrait-il le must have d’aujourd’hui ? 

Vous souhaitez savoir comment devenir assistant virtuel indépendant ? Vous êtes au bon endroit !

 

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

L’assistant virtuel, aussi appelé « AV » est un assistant indépendant qui propose des services administratifs ou techniques à distance à des organisations. Il prend en charge les tâches chronophages de l’entreprise afin que cette dernière puisse se concentrer sur son cœur de métier. Il peut être amené à exercer sur site de temps à autre mais sa particularité reste tout de même le télétravail.

Quelles sont les missions d’assistance virtuelle ?

Les missions d’assistance virtuelle varient en fonction des besoins des clients. Les services proposés par l’assistant virtuel vont dépendre de sa formation, de sa spécialisation et de ses compétences. Voici une liste non exhaustive des missions relatives à l’assistance virtuelle :

• Assistance comptable & financière : suivi de trésorerie, classement des documents comptables, saisie comptable ;
• Assistance ADV : gestion du service client, gestion du processus de facturation et des relances, expédition des commandes ;
• Assistance Achats : tenue des documents achats, choix des fournisseurs, gestion des commandes ;
• Assistance juridique / paralégal : classement et archivage juridique, transcription de fichiers audio ;
• Secrétariat courant : gestion des appels téléphoniques, gestion d’agenda, gestion du courrier et des emails.

Quelles sont les compétences d’une assistante virtuelle ?

Les compétences d’une assistante virtuelle sont diverses et plusieurs sont attendues par les recruteurs. Certaines sont indispensables comme :

Hard skills :

• Maîtriser les outils informatiques (notamment le Pack Office) ;
• Maîtriser les outils de communication à distance (Zoom, Google Meet, Slack, Teams…) ;
• Avoir des connaissances accrues dans le secrétariat et la gestion administrative.

Soft skills :

• Maîtriser la gestion des plannings et des agendas en ligne ;
• Avoir des compétences en communication orale et écrite.

Quel statut pour un assistant virtuel ?

Pour exercer le métier d’un assistant virtuel freelance (à domicile), il est nécessaire d’avoir le statut de micro-entrepreneur. 

Le statut “micro-entreprise” vous fera bénéficier d’un régime fiscal simplifié à condition que le CA annuel ne dépasse pas 72 600 €.

Quel est le tarif d’une assistante virtuelle ?

Le tarif horaire moyen d’une assistante virtuelle se situe entre 20 et 50 €/h HT. Le professionnel est libre de choisir une option parmi les différentes formules envisageables. Il peut s’agir de la facturation à l’heure, à temps plein ou à mi-temps. Il peut aussi opter pour un abonnement mensuel ou un forfait annuel. 

Comment faire pour devenir assistant virtuel ?

1. Acquérir les compétences nécessaires : suivez des cours en ligne sur des plateformes comme Coursera, Udemy, ou LinkedIn Learning pour apprendre les bases de l’assistance virtuelle, de la gestion administrative, des logiciels bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace), et des outils de gestion de projet (Trello, Asana) ;
2. Se concentrer sur l’offre et la cible : définissez votre offre en vous focalisant sur les tâches les plus gratifiantes et en vous concentrant sur votre cible ;
3. Etablir une présence en ligne : utilisez LinkedIn pour vous connecter avec des professionnels et des entreprises. Participez à des groupes liés à l’assistance virtuelle et partagez du contenu pertinent. Vous pouvez également vous inscrire sur des plateformes de freelance comme Upwork, Freelancer, ou Fiverr pour trouver des opportunités et établir votre réputation ;
4. Trouver les premiers clients : commencez par prendre des petites tâches. Cela vous aidera à acquérir vos premiers clients et à construire une réputation ;
5. Collecter des témoignages : des clients qui cherchent à confier certaines tâches administratives à une assistante virtuelle cherchent d’abord de la fiabilité. Avoir des clients qui peuvent témoigner de la qualité de votre travail et de votre respect des délais par exemple, peut grandement vous aider ;
6. Gérer et développer votre activité : pour ce faire, continuez à vous former pour rester à jour avec les nouvelles technologies et les meilleures pratiques de votre domaine. Sollicitez régulièrement du feedback de vos clients pour améliorer vos services et fidéliser votre clientèle.

S’établir en tant qu’assistant virtuel demande du temps, de la prospection et une grande organisation, pouvant éloigner l’indépendant de son cœur de métier. Chercher des clients est chronophage et peut être très compliqué au tout début de votre activité. Pour pallier cela, pourquoi ne pas collaborer avec des sociétés de prestations de services ?

En optant pour une société de prestation de services administratifs, des missions vous sont automatiquement proposées selon vos compétences et vos disponibilités. Les meilleures sociétés de prestations travaillent souvent avec de grandes entreprises, cela peut être une opportunité pour vous.

C’est notamment le cas d’Officéo, leader de l’externalisation administrative en France et présent sur le marché depuis plus de 16 ans maintenant. Notre réseau est constitué de plus de 6 000 assistants sur tout le territoire et notre expertise n’est plus à prouver. Collaborer avec nous c’est recevoir des missions en lien avec vos compétences chaque semaine, faire partie d’une communauté et vous assurer des revenus à chaque fin de mois. Adieu la prospection de clients, œuvrez en toute tranquillité et laissez nous faire.

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L’assistance virtuel en bref