Qu’est-ce que le métier d’assistant administratif et comptable ?

Un assistant administratif et comptable est un professionnel des chiffres et de l’administratif. Ses tâches sont axées sur des travaux de comptabilité et des tâches administratives et de secrétariat.

[VIDEO] Assistant administratif et comptable : fiche métier

L’assistant administratif et comptable soutient au quotidien le comptable ou le chef comptable dans ses travaux de comptabilité et il est rattaché directement à lui. L’assistant administratif et comptable a un rôle très important à jouer dans les petites et moyennes entreprises mais aussi dans les grandes entreprises.  En plus de s’occuper de la réalisation de différentes missions comptables, il se charge également de l’enregistrement informatique des différentes opérations comptables.  En somme, il assure le traitement de toutes les opérations comptables et administratives de l’entreprise.

Quel est son rôle principal ?

Le rôle principal d’un assistant administratif et comptable est d’exécuter les tâches basiques de la comptabilité notamment toutes les tâches liées aux registres comptables. Son périmètre et ses missions peuvent, néanmoins, varier selon la structure dans laquelle il exerce. Le poste d’assistant administratif et comptable nécessite beaucoup de polyvalence lorsqu’il est exercé en TPE et cabinets comptables. Dans les grandes entreprises, l’assistant administratif et comptable est généralement plus spécialisé. Il est très fréquent pour un assistant administratif et comptable d’assumer des tâches plus larges et diversifiées comme : 

• Suivi des factures ;
• Déclaration de TVA ;
• Préparation de la paie ;
• Préparations des comptes annuels des cabinets comptables, etc. 

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

Le métier d’assistant administratif et comptable s’exerce au sein d’un service client, d’une direction des ressources humaines, d’un service de comptabilité, etc. Cela varie selon la taille et le domaine d’activité de la structure.  Par ailleurs, plusieurs secteurs d’activité sont en recherche d’un assistant administratif et comptable, parmi ces derniers on retrouve : l’agriculture, la finance, l’assurance, le BTP, l’industrie, l’immobilier, la logistique, la santé, etc.

Où exerce-t-il ?

Le poste d’assistant administratif et comptable est très convoité par tous les recruteurs quel que soit leur secteur d’activité ou la taille de la structure dans laquelle ils exercent. Toutes les entités économiques publiques ou privées, que ce soient les petites ou grandes entreprises, les associations ou les administrations, font appel aux compétences d’un assistant administratif et comptable.  Des entités comme des cabinets comptables sont également très souvent en recherche des services d’un assistant administratif et comptable. Ce métier s’exerce également au domicile de l’intervenant.

Les missions d’un assistant administratif et comptable

Généralement, l’assistant administratif et comptable s’occupe, entre autres, des missions comptables et sociales suivantes :

• Saisir des pièces comptables relatives à la gestion de l’entreprise (clients, fournisseurs, etc.) ;
• Rapprocher des bons de commandes, des bons de livraison de la facture, etc. ;
• Relancer les clients et les fournisseurs pour les factures impayées ;
• Remonter les litiges ;
• Classer les factures et les pièces comptables ;
• Lettrer les comptes bancaires ;
• Préparer les écritures d’inventaires ;
• Gérer la correspondance avec les organismes publics ;
• Etablir les fiches de paie ;
• Gérer la trésorerie ;
• Préparer et effectuer des paiements ;
• Rapprocher les comptes bancaires, etc.

A noter que dans les grandes entreprises, l’assistant administratif et comptable se charge des missions bien définies et se spécialise dans un domaine comme : la gestion des fournisseurs, la trésorerie, la relation clients, etc.

Les compétences d’un assistant administratif et comptable

Les compétences techniques pour un assistant administratif et comptable

Pour exercer le métier d’assistant administratif et comptable, il est nécessaire de regrouper un nombre de compétences comme :

• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques comme les logiciels de comptabilité et de bureautique plus particulièrement le Pack Office notamment Word et Excel ;
• Être à l’aise avec les chiffres ;
• Avoir des connaissances en comptabilité et fiscalité mais aussi une bonne connaissance de l’organisation de l’entreprise ;
• Maîtriser parfaitement des logiciels de statistiques et de gestion d’entreprise ;
• Maîtriser une langue étrangère comme l’anglais ;
• Avoir une aisance rédactionnelle et une orthographe irréprochable, etc.

Les qualités requises pour un assistant administratif et comptable

L’assistant administratif et comptable doit jouir de plusieurs qualités nécessaires à l’exercice de son métier :

• Être très organisé et polyvalent ;
• Être méticuleux et avoir de bonnes capacités de hiérarchisation des tâches ;
• Être en accord avec les valeurs de l’économie sociale et solidaire ;
• Respecter les deadlines ;
• Avoir un esprit vif, rigoureux et méthodique ;
• Avoir le sens de l’initiative et faire preuve d’autonomie ;
• Aimer et savoir travailler en équipe ;
• Avoir un bon sens du relationnel et de la communication (orale et écrite) ;
• Avoir de bonnes qualités d’écoute avec les clients, fournisseurs, collaborateurs et dirigeants, etc.

Les outils à maîtriser en tant qu’assistant administratif et comptable

Il est inconcevable aujourd’hui d’entrer dans le secteur professionnel sans avoir une maîtrise de certains outils nécessaires à l’exercice de son métier. Ainsi, tout assistant administratif et comptable doit avoir des compétences en matière d’outils collaboratifs, des agendas partagés pour l’évaluation des temps impartis aux différentes activités, des messageries instantanées mais aussi des plateformes de partage de documents comme : Google Drive, OneDrive, Dropbox, SkyDrive, etc. Ceci est valable pour tous les assistants peu importe leur domaine et leur secteur d’activité. Par ailleurs, l’assistant administratif et comptable doit maîtriser l’utilisation de plusieurs outils nécessaires à l’exercice de son activité :

• Les logiciels et les outils bureautiques : Excel, Word, Powerpoint ;
• Les outils de communication ;
• Les outils informatiques et les logiciels comptables : Ciel Compta et/ou EBP ;
• Les outils de gestion de projet et de management : organisation du temps et des tâches, etc.

Comment devenir assistant administratif et comptable ?

La formation pour devenir assistant administratif et comptable

Afin d’exercer le métier d’assistant administratif et comptable, il est recommandé, voire nécessaire dans certains cas, de suivre des formations. La plupart des formations d’assistant administratif et comptable sont ouvertes à des détenteurs d’un Bac.  Néanmoins, pour accéder à des formations permettant le développement d’une carrière et l’occupation de postes à plus haute responsabilité, un Bac +2 est nécessaire. Les formations niveau Bac :

• Bac professionnel gestion administration ;
• Certificat d’assistant comptable ;

Les formations niveau Bac +2 :

• BTS : comptabilité et gestion ;
• DUT : gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière ;

Les formations Bac +3 :

• Diplôme de comptabilité et de gestion ;
• Licence professionnelle métiers de la gestion et de la comptabilité ;
• Gestion des associations ;
• Gestion de la comptabilité : révision comptable ;
• Gestion de la comptabilité et paye ;
• Gestion de la comptabilité et fiscalité ;
• Gestion de la comptabilité : gestion comptable et financière ;
• Gestion de la comptabilité : responsable de portefeuille clients en cabinet d’expertise ;
• Gestion de la comptabilité : contrôle de gestion.

Quel est le salaire d’un assistant administratif et comptable ?

Un assistant administratif et comptable en début de carrière gagne généralement un salaire égale au SMIC. Le salaire peut varier en fonction du secteur d’activité et du type d’entreprise dans laquelle il exerce. De manière générale, le salaire est plus attractif et plus intéressant en entreprise que dans un cabinet comptable. Un assistant administratif et comptable gagne en moyenne entre 1800€ et 2500€ bruts. Sa rémunération varie, bien évidemment, en fonction des années d’expériences et du niveau d’étude.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

L’évolution naturelle du secrétaire administratif et comptable est hiérarchique. En effet, après une longue expérience en tant qu’assistant administratif et comptable, ce dernier gagne en autonomie et se voit confier des tâches plus complexes. L’assistant administratif et comptable peut évoluer vers des postes de :

• Comptable ;
• Chef comptable ;
• Responsable comptable.

Puis enfin vers un poste à plus haute responsabilité de DAF (directeur administratif et financier). Il peut, par ailleurs, évoluer dans différentes structures (entreprise, association, cabinet comptable). Il peut également évoluer en interne, notamment dans les grandes entreprises. Un assistant administratif et comptable qui se forme constamment peut vite augmenter sa valeur ajoutée et évoluer plus rapidement et plus facilement. Un assistant administratif et comptable qui exerce au sein d’un cabinet comptable peut, quant à lui, prétendre à un poste de collaborateur comptable ou de chef de mission. Beaucoup font aussi le choix de se lancer en freelance afin de varier leurs missions et améliorer leur rémunération.

Exercer le métier d’assistant administratif et comptable en freelance

Envie de changer de poste, vous commencez déjà à regarder les offres d’emploi en ligne ? Vous voyez que les annonces de CDD et CDI sont toujours les mêmes, aucune ne vous inspire plus que l’autre ? Et si vous vous intéressiez à un autre modèle professionnel ? Certain.es franchissent le pas, souhaitant devenir assistant administratif et comptable indépendant. L’assistant administratif et comptable en freelance est une personne qui travaille pour le compte d’entreprises, de professionnels ou de particuliers. Il exerce sous le statut d’auto-entrepreneur, il n’est donc pas salarié.  Pour trouver des clients et alimenter une carrière de freelance réussie, la proposition de valeur doit être claire et précise. Avant de communiquer toute démarche à un potentiel client, l’assistant administratif et comptable indépendant doit définir ses tarifs et prestations, proposer des services pertinents et des devis appropriés. Pour maximiser ses chances de réussite, une étude de marché alliée à une expérience solide permettent de développer un portefeuille de clients durable.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ? 

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

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Questions fréquentes