[SECRÉTAIRE MÉDICALE] Fiche métier : salaire, formation, etc. 

Nommé également médico-social(e) et assistant(e) médical(e), le ou la secrétaire médical(e) assure le bon fonctionnement du cabinet médical. Au-delà de ses fonctions administratives, le poste d’assistant(e) médical(e) comporte également une dimension humaine. 

Qu’est-ce que le métier de secrétaire médicale ?

La secrétaire médicale intervient le plus souvent en hôpital, clinique ou cabinet médical. Elle peut aussi intervenir dans un laboratoire d’analyses médicales, des cabinets de radiologie, des maisons de retraite, des crèches ou centres d’accueil, des caisses d’assurance maladie. À cela, comptez aussi des possibilités dans les directions régionales des affaires sanitaires et sociales, les instituts de médecine légale, le tribunal d’instance…

Elle exerce un contact régulier avec les patients, au cours de mission d’accueil et suivi des dossiers administratifs. Le métier de secrétaire médicale implique des interactions avec le service médical auquel elle est associée.

Quelles les missions, et quelles tâches doit effectuer une secrétaire médicale ?

Le ou la secrétaire médical(e) effectue les missions courantes :

1. La tenue du standard téléphonique : la prise des rendez-vous clients et la réponses aux demandes clients. 
2. La gestion de l’agenda : gestion des rendez-vous du professionnel médical
3. La réception et la rédaction de courriers : répondre aux courriers et mails, les trier par urgence. 
4. Le suivi des dossiers médicaux : gestion, mise à jour, et archivage des coordonnées et des dossiers des patients. 
5. La saisie et l’archivage de documents : rédaction de compte-rendus postopératoires ou de consultation et archivage des dossiers patients. 
6. L’accueil des patients : accueil des patients et installation en salle d’attente. 
7. La gestion des stocks : vérifier et actualiser le matériel médical. 

Quelles sont les études pour devenir secrétaire médicale ?

Il n’existe pas de diplômes d’Etat spécifiques. Néanmoins de nombreuses formations sont disponibles selon le niveau. 

Au niveau bac : 

• certificat secrétaire médical(e) ; 
• certificat secrétaire médico-social(e).

Au niveau bac+1 : 

• FCIL (Formation Complémentaire d’Initiative Locale) secrétaire médical ;
• FCIL secrétaire médico-social(e). 

Le CNDE (centre national d’enseignement à distance) propose également une formation à distance d’un 1 an pour cet emploi. Cette formation peut être également dispensée dans des lycées (publics ou privés).

Les concours 

Deux types de concours existent.

Le premier est le concours interne, exclusivement réservé aux fonctionnaires. Différents formations proposent une préparation au concours assistant médico-administratif de la fonction publique hospitalière. Il est nécessaire de justifier de 3 ans d’expérience professionnelle cumulées dans le service public. Les candidats doivent également être en poste au moment du concours. 

Le deuxième est celui ouvert à tous. Pour participer au concours externe, le candidat doit justifier d’un baccalauréat. 

Où travaille une secrétaire médicale ?

Une secrétaire médicale peut travailler dans la fonction publique ou le privée dans un hôpital, une maison de santé ou un EHPAD, ainsi qu’au sein de cabinets médicaux. Les laboratoires d’analyse médicale nécessitent de plusieurs secrétaires. Certaines assistantes travaillent également dans des structures sociales comme des foyers et Instituts départementaux Enfance et Famille. 

Ce poste peut être externalisé sans problème. Un grand nombre de professionnels de la santé font le choix d’une secrétaire indépendante pour mener à bien leur métier. 

Quelles sont les compétences requises pour être secrétaire médicale ?

Une assistante médicale doit posséder certaines compétences : 

• Une aisance orale : pour la prise de rendez-vous ainsi que le contact avec les clients, une secrétaire doit être une bonne communicante. 
• Une expression écrite parfaite : pour la rédaction de compte-rendu, rapport ou mail, aucune faute d’orthographe et de syntaxe n’échappe à une bonne assistante. 
• La maîtrise des outils informatiques et bureautiques : les logiciels médicaux ainsi que la suite Office doivent être familiers. 
• Une organisation au point : pour effectuer les missions administratives, organisation et méthodes sont mots d’ordre dans ce métier. 

Quelles sont les qualités d’une secrétaires médicale ?

Le métier de secrétaire médicale ne se résument pas à ses compétences techniques. Des qualités humaines sont indispensables. Confrontées régulièrement à un environnement de stress, les secrétaires médicales doivent également apprendre à gérer des situations parfois difficiles. 

Une assistante doit être à l’écoute, à la fois de son supérieur, mais surtout des patients. Ces derniers ont parfois besoin d’être guidés et rassurés dans un milieu qui leur est étranger. Le sens relationnel est donc très apprécié pour ce poste, ainsi que la patience. Incompréhension, tension, impatience… Ce métier peut exposer à des moments de difficultés qu’il faut apprendre à gérer. 

Pour assurer un secrétariat de qualité, une bonne assistante est également reconnue pour sa discrétion. Cela passe bien évidemment par le respect de la déontologie professionnelle et du secret médical. 

Etant un métier de service, l’assistante médicale doit savoir faire preuve d’autonomie. Elle peut être amenée à prendre des initiatives afin de répondre aux demandes et exigences du médecin en chef. 

Une secrétaire est amenée à travailler pour plusieurs professionnels durant sa carrière. Une capacité d’adaptation est primordiale. Les besoins sont différents selon la spécialité et l’environnement de travail du médecin. Les exigences ne sont pas les mêmes pour un dentiste en centre médical et un médecin généraliste recevant sans rendez-vous.

Quel est le salaire d’une secrétaire médicale ?

Page Group a estimé, en 2016, un salaire brut variant entre 1500€ et 2917€. Cet écart est principale expliqué par le secteur où travaille une secrétaire. Les secrétaires du privé sont généralement mieux payés. Cependant les fonctionnaires bénéficient de primes et d’indemnités supplémentaires. Le tarif d’une secrétaire médicale indépendante peut varier également selon le type de facturation choisi.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Le métier de secrétaire médicale peut s’exercer aussi bien dans le secteur privé que dans le secteur public. Une secrétaire médicale peut ainsi être fonctionnaire si elle le souhaite. Selon le milieu dans lequel elle souhaite exercer, la secrétaire médicale a un cursus qui lui est propre. Les seules qui peuvent évoluer dans devoir refaire leur formation sont les secrétaires médicales qui sont dans le secteur public. En effet, elles peuvent gravir les échelons de la fonction publique selon les voies courantes.

Beaucoup de secrétaire médicales choisissent toutefois de se lancer dans un concours d’aide-soignante ou tenter une école d’infirmier. Selon les affinités et parfois le besoin local, certaines décident de se lancer à leur compte pour une activité de secrétaire médicale indépendante.

Comment trouver des clients quand on est secrétaire médicale indépendante ?

L’exercice de l’activité de secrétaire médicale indépendante requiert une solide connaissance du métier. La plupart du temps, les interventions externalisées sont le fruit d’une demande ponctuelle, ou au sein de structures ne souhaitant pas avoir un poste à temps plein. Ainsi, la valeur des services proposées doit être réelle pour pouvoir convaincre. Communiquer sur son activité pour avoir des clients peut se faire par le bouche-à-oreille, ou au sein de réseaux. Pour bien cibler ses futurs clients, la débrouillardise, l’expérience, et parfois le flair peuvent faire toute la différence.

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Questions fréquentes