[ASSISTANTE POLYVALENTE] Fiche métier : rôle, salaire, etc.

L‘assistante polyvalente est une personne qui est en mesure de travailler dans différents services administratifs, que ce soit en ressources humaines, en communication, en logistique, ou encore en gestion de projets. Son rôle est d’alléger la charge de travail des autres employés et de contribuer à l’efficacité globale de l’organisation. 

[VIDÉO] Qu’est-ce qu’une secrétaire polyvalente ? Fiche métier complète en 2 min

 

 

L’assistant polyvalent est un métier de coordination entre la direction, le personnel et les visiteurs ! L’assistant ou l’assistante est le bras droit du chef d’entreprise et le soutien dans toutes ses tâches administratives.

C’est par définition un métier touche à tout dont les missions croisent le secrétariat, les ressources humaines, la comptabilité ou encore la logistique. C’est pour répondre à cette pluralité que le candidat doit réunir des compétences professionnelles polyvalentes.

 

Quel est le rôle d’une assistante polyvalente ?

L’assistant polyvalent prend en charge de nombreuses tâches administratives en entreprise. Il occupe un poste de soutien très important, c’est un véritable couteau suisse ! Il peut être, comptable, administrateur, secrétaire, gestionnaire rh…

C’est notamment sa polyvalence et son professionnalisme qui permette à l’entreprise de rester focus sur ses objectifs !

En y regardant de plus près, le métier d’assistant polyvalent peut aborder presque toutes les tâches administratives sans aucun soucis !

Quelles sont les missions d’une assistante polyvalente ?

L’assistante polyvalente, aussi appelée secrétaire polyvalente peut se débrouiller dans de nombreux domaines de l’administratif, c’est ce qui fait sa force ! Aucune mission ne peut lui échapper, sa fiche de poste est souvent longue comme le bras : 

• Accueillir les clients : l’assistante polyvalente jongle entre les appels et les visites de clients, visiteurs, ou prospects. Elle est très souvent un des premiers contacts entre l’entreprise et le client ;
• Gestion de documents : l’assistante polyvalente se charge de traiter les documents importants, mais aussi de les rédiger. Dans certains cas, ces documents peuvent aller du simple compte rendu de réunion jusqu’aux contrats de travail et factures ;
• Administration et gestion du personnel : tous comme une secrétaire polyvalente, l’assistante gère les agendas et planning des équipes en prenant en compte es absences, les congés, les rendez-vous, réunions et déplacements. C’est elle qui s’occupe aussi de monter les dossiers du personnel ;
• Communication : c’est généralement le poste d’assistante polyvalente qui permet la bonne communication en interne. Elle assure la diffusion des informations importantes et participe à mise en place d’évènements d’entreprise ;
• Comptabilité et pré comptabilité : il est courant que des responsabilités comptables incombent à la secrétaire polyvalente. Ces missions comprennent la saisie de données, la tenue de registres, le suivi de facturation fournisseur et client…;
• Logistique et supervision des stocks  : l’assistante, à l’effigie d’une office manager, s’occupe de la bonne tenue des fournitures de bureaux.

Dans certaines structures, des compétences commerciales peuvent être demandées, notamment dans le cas de négociations avec le fournisseur.

Quelles sont les compétences d’une bonne assistante polyvalente ?

Il faut impérativement avoir plusieurs cordes à son arc. Les compétences d’une assistante polyvalente sont variées. De bonnes connaissances en comptabilité et en droit sont des atouts précieux.

Également, il est vivement apprécié de montrer une aisance relationnelle et une diplomatie appropriée pour traiter avec le personnel, les clients ou supérieurs hiérarchiques.

A cela, un sens de l’organisation est indispensable pour jongler entre les différentes tâches quotidiennes. Enfin, maîtriser les outils bureautiques et outils de communication est exigé quelque soit le secteur.

Quelles sont les qualités d’une bonne assistante polyvalente ?

Pour être la meilleure en tous points et assumer ce rôle polyvalent, l’assistante doit satisfaire certaines qualités !

• Organisée
• Discrète
• Ouverte et communicante
• A l’écoute
• Capacité d’adaptation

Comment devenir assistante polyvalente ? Quelle formation ?

Comme dans beaucoup d’autres métiers du monde administratif et secrétariat, le niveau exigé commence au Bac. En effet, un bac professionnel ou technologique est bien souvent complété avec une expérience professionnelle dans le secteur concerné. Toutefois, les titulaires d’une licence professionnelle (Bac +3) sont privilégiés.

Des BTS spécialisés en secrétariat et bureautique ou BEP dans le secteur du tertiaire sont également possibles. La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères peut être requise, à compléter par une (auto-)formation supplémentaire.

Pour accéder au service public, le concours de catégorie C est exigé. Aucun diplôme particulier n’est requis pour candidater. Toutefois, le niveau général des candidats reste élevé.

Assistante polyvalente de gestion administrative : les secteurs d’intervention

Une assistante polyvalente est à-même d’intervenir au sein d’une association, d’un cabinet juridique, d’une collectivité territoriale comme d’une entreprise. La taille de l’entreprise dépend en général du niveau d’expérience exigée, ainsi que la localisation : les entreprises locales ont des exigences différentes des structures urbaines et nationales. Par ailleurs, tout établissement public, scolaire ou société de service peut solliciter les compétences d’une assistante polyvalente.

Les conditions d’intervention sont généralement soit au sein de la structure ou parfois au domicile de l’intervenant en télétravail. Compte tenu de la variété des secteurs d’intervention (agriculture, administration, éducation, finance, R&D ou encore logistique), l’assistant est amené par des missions ponctuelles à être au contact de nombreux acteurs différents. Son sens de l’adaptation et de l’organisation sont donc des qualités primordiales.

Offre d’emploi : Comment trouver des clients en tant qu’assistante polyvalente freelance ?

Trouver des clients quand on est assistante polyvalente débutante n’est pas toujours facile. Pourtant, cette étape de recherche de clients est cruciale. En effet, il est indispensable d’enrichir son portefeuille clients et de le renouveler de manière régulière afin de booster son activité.

Par ailleurs, il est souvent compliqué de se lancer et d’avoir la bonne méthode pour chercher des clients. Où les chercher ? Comment ? Qui cibler ? Toutes ces questions peuvent vous tracasser si vous n’avez pas défini votre stratégie d’acquisition et votre public cible.

Ainsi, voici 6 tips afin de trouver de nouveaux clients et avoir une base d’informations bien enrichie en tant qu’assistante polyvalente :

1. Les relances clients: il ne faut jamais hésiter à relancer un client qui demande des informations, s’il vous contacte c’est qu’il a besoin de vos services. Ce n’est pas parce qu’il n’a pas signé le devis dans la minute que son besoin n’est plus d’actualité ;
2. Les recommandations des clients existants: encouragez vos clients satisfaits de vos prestations à vous recommander via du bouche-à-oreille ;
3. Les conférences et les forums spécialisés: être présent à des conférences par exemple vous permettra de rencontrer des professionnels qui pourraient être intéressés par les services que vous proposez ;
4. Les partenariats: créer un partenariat est un moyen pour vous d’élargir votre périmètre de prestations et d’enrichir votre clientèle ;
5. Les réseaux sociaux: réseauter en ligne est un excellent moyen pour vous de trouver de nouveaux clients via LinkedIn ou Twitter. Intégrer des groupes Facebook est une très bonne stratégie également pour prospecter ;
6. La newsletter: la création d’une newsletter est essentielle afin de fidéliser vos clients. Il est intéressant d’envoyer une newsletter sur des sujets d’actualité à vos prospects après leur accord préalable.

Quels outils utilise une assistante polyvalente au quotidien ?

De nombreux outils sont maintenant disponibles pour faciliter le travail de tout assistante polyvalente qui se respecte. Le métier d’assistante polyvalente nécessite la maîtrise ces outils, parmi les logiciels plus courants, citons :

• Asana : plateforme collaborative qui aide une équipe à suivre les échanges sur l’avancée d’une tâche ou mission en direct, sans échange de mails chronophages ;
• Slack :  outil de communication interne, mais aussi externe, permet l’intégration de support téléphonique pour conserver les informations des appels, les notifications de messagerie vocale et les alertes en un seul endroit ;
• Jira : outil de ticketing polyvalent, permet d’organiser une équipe agile. Permet de suivre l’évolution des corrections de bugs et créer des tickets pour les demandes soumises par des employés.
• Teamviewer : TeamViewer permet d’accéder à un ordinateur et résoudre un problème sans quitter son bureau. Réduit le temps de communication, et permet de partager des écrans. Idéal pour le travail à distance.
• Typinator : permet de faire des messages prédéfinis, l’outil peut, si vous avez besoin de taper des courriels de remerciements, créer une abréviation qui saisi le texte à votre place. Typinator permet aussi de créer des commandes pour saisir la date ou l’heure actuelle, insérer des logos et signatures.
• SurveyMonkey : cet outil propose un questionnaire de satisfaction pour recevoir des commentaires constructifs. SurveyMonkey offre de nombreux conseils sur la façon de créer des enquêtes efficaces et des taux de réponse élevés.
• Grammarly : pour vérifier sa grammaire et son orthographe entre deux mails, messages aux clients ou aux collaborateurs en un rien de temps. Grammarly met en évidence les erreurs et fait des suggestions à l’écran facile à accepter ou à modifier.

Recrutement : Que mettre dans une lettre motivation pour devenir assistante polyvalente ?

Commencez par choisir les compétences que vous souhaitez mettre en avant. Au delà de l’historique des emplois occupés, l’identification des compétences est cruciale.

Une fois ceci fait, distinguez les soft skills et hard skills, c’est à dire le savoir-être et le savoir-faire. Par exemple dans ce métier visé, les connaissances techniques seraient « établissement de bulletins de salaires », « constitution de dossiers administratifs » ou encore « gestion du personnel ». En compétences humaines, concentrez-vous sur ce qui est le plus en lien avec le profil recherché et mettez en valeur vos compétences humaines tels qu’un bon relationnel ou une flexibilité avancée. Mieux vaut choisir les termes les plus adaptés à l’univers dans lequel vous postulez.

Quels sont les types de contrats possibles sur ce poste ?

Les annonces les plus courantes ouvrent les candidatures pour un contrat en Intérim, CDD ou CDI.

Un recrutement en alternance peut se faire sous deux conditions à déterminer :

1. Le contrat de professionnalisation pour recruter une assistante polyvalente en qualité de salariée.
2. La convention de stage alterné afin d’embaucher sous un statut étudiant. L’assistante polyvalente intervient alors en tant que stagiaire en alternance sur une longue durée.

D’une manière générale, l’étudiant en alternance n’est pas un apprenti, ni un stagiaire, mais un salarié sous contrat de professionnalisation. Le statut de salarié est accordé durant le temps de formation en cours. Un apprenant inscrit dans un parcours de BTS assistant de gestion PME/PMI peut par exemple passer 3 jours en entreprise contre 2 jours en formation.

Quel est le salaire d’une assistante polyvalente ?

La rémunération est de 25 K€ brut annuel pour un profil débutant à plus de 42 K€ avec plusieurs années d’expérience.

En revanche, le salaire d’une secrétaire polyvalente évolue selon la structure. Un agent administratif en situation d’auto-entrepreneur négocie lui-même ses tarifs. Les déductions sociales sont à prendre en compte, tout comme la concurrence sur le marché de l’emploi pour fixer le montant des prestations.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Tout parcours est différent. L’assistante polyvalente peut évoluer selon ses affinités, ses compétences administratives et formations continues vers de la collaboration plus spécifique. Les domaines de l’assistance juridique, l’assistance commerciale, l’assistance Ressources Humaines ou assistance de direction lui sont ouverts.

Comment trouver des clients quand on est assistante polyvalente indépendante ? La prospection est toujours l’exercice le plus délicat quand on lance une activité indépendante. À force se son expérience professionnelle, l’assistante polyvalente sait quelle est sa valeur, et quels sont les besoins de ses futurs clients. Elle doit savoir comment y répondre, et où (bouche à oreille, réseau, événements professionnelles, etc. ). Afin de maximiser vos chances de réussir votre carrière d’assistant administratif freelance, Officéo propose une offre clé en main, pour trouver des clients et des missions rapidement.

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L’assistante polyvalente en bref