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Mis à jour le : 10 juin 2024
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Publié par FaridaH

Qu’est-ce que le métier de télésecrétaire médicale ?

La télésecrétaire médicale épaule les cabinets médicaux dans leur service de secrétariat, notamment téléphonique. Elle est le relais direct entre la patientèle et le médecin pour la gestion des rendez-vous et transmission des messages.

[VIDÉO] Fiche métier télésecrétaire médicale: tout savoir en 2 min !

Quel est le rôle de la télésecrétaire ?

La télésecrétaire médicale est une professionnelle qui gère à distance les tâches administratives pour les cabinets médicaux et services hospitaliers. Essentielle à la gestion quotidienne, elle optimise l’accueil et la prise en charge des patients. Ses principales fonctions incluent la gestion de l’agenda des praticiens, la prise de rendez-vous, et la gestion des appels téléphoniques, répondant ainsi aux interrogations des patients et orientant efficacement les communications.

Le secrétariat médical à distance, ou télésecrétariat, permet une organisation optimale du cabinet de médecins et participe ainsi au bon déroulement logistique des consultations. Aujourd’hui, de plus en plus de prestataires proposent également la retranscription de comptes rendus médicaux et l’envoi postal de courriers pour les professionnels de santé.

Les missions de la télésecrétaire

1. Gestion de l’agenda et des rendez-vous

  • Accueil téléphonique: Prise d’appels, gestion des demandes de rendez-vous, renseignements administratifs, orientation des appels vers les praticiens concernés.
  • Organisation de l’agenda: Gestion des plannings des praticiens, planification des rendez-vous en fonction des disponibilités, prise en compte des urgences et des impondérables.
  • Suivi des rendez-vous: Envoi de rappels par SMS ou email, confirmation des rendez-vous, gestion des annulations et reports.

2. Secrétariat médical et administratif

  • Rédaction de courriers et documents médicaux: Comptes rendus de consultation, ordonnances, certificats médicaux, correspondances avec les patients et les organismes sociaux.
  • Gestion des dossiers patients: Mise à jour des dossiers, archivage des documents médicaux, recherche d’informations médicales.
  • Tâches administratives: Gestion des factures, suivi des paiements, gestion des stocks de fournitures, préparation des dossiers pour les réunions d’équipe.

3. Communication et relationnel

  • Accueil et orientation des patients: Accueil physique ou téléphonique des patients, orientation vers les praticiens ou services concernés, réponse aux questions administratives et médicales.
  • Relation avec les praticiens: Transmission des messages urgents, gestion des emails et appels téléphoniques destinés aux praticiens, préparation des consultations.
  • Relation avec les partenaires: Communication avec les laboratoires d’analyses, les pharmacies, les centres hospitaliers et autres professionnels de santé.

En plus de ces missions principales, la télésecrétaire médicale peut également être amenée à :

  • Assurer la maintenance du matériel informatique et des logiciels utilisés au sein du cabinet.
  • Mettre à jour les documents informatifs mis à disposition des patients.
  • Participer à la promotion du cabinet médical ou de la structure paramédicale.

Les compétences d’une télésecrétaire médicale ou secrétaire à domicile

Les compétences d’une télésecrétaire médicale se répartissent en quatre grandes catégories : techniques, organisationnelles, relationnelles et qualités essentielles.

Techniques : Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion de cabinet médical, de messagerie électronique, et des plateformes de communication à distance. Elle possède également des compétences en gestion de bases de données et en recherche informationnelle.

Organisationnelles : Rigoureuse et méthodique, elle a un excellent sens de l’organisation et de la priorisation, peut gérer plusieurs tâches simultanément et respecte les délais imposés.

Relationnelles : Dotée d’une excellente communication, tant écrite qu’orale, elle est aimable, courtoise, et excelle dans le service client. Elle sait travailler en équipe et s’adapter aux différents interlocuteurs.

Les qualités requises pour une télésecrétaire médicaleTélésecrétaire médicale : Qualités

Tout comme une secrétaire médicale en cabinet, les professionnels du télésecrétariat doivent posséder de nombreuses qualités à la fois humaines et techniques

  • Être aimable et accueillante au téléphone : face à des personnes en situation de vulnérabilité ou en souffrance, la secrétaire médicale à distance doit adopter le ton le plus aimable possible, sans pour autant entrer dans l’empathie. Les patients peuvent parfois faire preuve « d’impatience », il faudra savoir garder son calme et rassurer son interlocuteur.
  • Avoir une bonne élocution : savoir se faire entendre et s’assurer que son interlocuteur a assimilé les bonnes informations permettront d’éviter toute erreur sur le planning du médecin.
  • Être à l’écoute afin de répondre au mieux aux diverses demandes : rien de pire que d’avoir l’impression que la télésecrétaire n’a pas écouté vos doléances, d’autant plus lorsque vous êtes malade. « Ne pas confondre vitesse et précipitation » comme le dit l’adage et prêter très attention à ce que vous relate votre interlocuteur afin de ne pas accroître son angoisse ou son énervement.
  • Être discret et préserver le secret médical : attitude déontologique primordiale sous peine de faute professionnelle.
  • Être organisée : l’organisation sera le mot clé d’une gestionnaire de secrétariat efficace.
  • Être réactive et proactive : la rapidité d’exécution et l’anticipation des tâches demandées seront effectives au fil des mois. Un gain de temps précieux pour le professionnel de santé que seconde la secrétaire médicale.

Les outils de travail d’une télésecrétaire médicale

Une télésecrétaire s’accompagnent de beaucoup d’outils de travail :

  1. Logiciels de gestion de cabinet médical : Ces outils, tels que Doctolib, Karam, et MesDocteurs, sont cruciaux pour la gestion de l’agenda des praticiens, des dossiers patients, des rendez-vous, de la facturation, et des statistiques du cabinet.
  2. Outils de communication à distance : Ces technologies, incluant Skype, Zoom, et Teams, permettent de maintenir le contact avec les praticiens, les patients, et les partenaires, offrant des fonctionnalités de téléphonie IP, de visioconférence, et de messagerie instantanée.
  3. Outils de gestion documentaire : Des plateformes comme Google Drive, Dropbox, et OneDrive facilitent le stockage, l’organisation, et le partage des documents médicaux et administratifs, essentiels pour une collaboration efficace au sein du cabinet.
  4. Outils de recherche d’informations médicales : Des ressources comme VIDAL, Le Manuel Merck, et PubMed permettent d’accéder à des informations médicales fiables et à jour, nécessaires pour répondre aux interrogations des patients et pour la rédaction de documents médicaux.

Comment devenir télésecrétaire médicale ?

  • Diplôme de secrétaire médicale (Bac +2) : Proposé par des lycées professionnels ou via l’apprentissage, ce parcours couvre le secrétariat médical, la gestion de cabinet, l’informatique et la communication.
  • Certification de télésecrétaire : Accessible via la formation continue ou la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), cette certification se concentre sur le télésecrétariat médical, y compris les outils de communication à distance et les logiciels de gestion de cabinet.
  • Formations courtes et modules spécifiques : Ces formations ciblent des aspects particuliers du métier, tels que la rédaction de courriers médicaux et la gestion des rendez-vous.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire médicale ?

Le salaire d’une télésecrétaire médicale débutante, tout comme l’assistante médicale, débute au SMIC. Avec l’expérience, elle peut espérer gagner jusqu’à 2000 euros par mois.

Une télésecrétaire indépendante fixe ses prix elle même à la prestation. En général, un prestation de service médical coûte entre 30 et 50 euros de l’heure, en fonction de la complexité des tâches.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour une télésecrétaire ?

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

On peut évoluer hiérarchiquement en accomplissant de plus en plus de tâches administratives pour un cabinet médical ou paramédical.

On peut également évoluer vers un statut différent : le statut de freelance.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

  • Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
  • Une étude de marché pour votre projet ;
  • Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
  • L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
  • Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
  • Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Exercer le métier de télésecrétaire médicale en freelance

Vous souhaitez devenir indépendant et proposer vos services de télésecrétaire médicale, en accès direct avec les professionnels médicaux ?

Alors, le statut d’auto-entrepreneur vous permettra de réaliser votre souhait.

Le métier de secrétaire médicale est tout à fait approprié au travail à distance. Après avoir créé votre auto-entreprise, vous pourrez installer votre poste de travail à votre domicile ou dans le local de votre choix, si tant est que ce lieu de travail possède un accès à internet, un ordinateur, les logiciels de traitement de texte et tableurs de données, une imprimante, un poste et une ligne téléphonique.

Où trouver un poste de télésecrétaire médicale ?

Vous recherchez un emploi en tant que secrétaire médicale ou télésecrétaire médicale ? Rejoignez notre réseau de plus de 6000 assistants ! De nouvelles missions vous sont proposées tous les mois, en hôpital, cabinet ou encore laboratoire. Vous recherchez des contrats flexible et ponctuel ? Ou plutôt sur un long contrat ? Vous êtes au bon endroit !

Déjà télésecrétaire médicale : je postule


Client : à la recherche d’une télésecrétaire médicale ?

Officéo, spécialiste de l’externalisation de secrétariat et de services administratifs, vous apporte un soutien administratif pour faire face à une charge de travail ponctuelle ou récurrente selon vos besoins. Notre solution ultra-rapide met à votre disposition sous 48h, un assistant à distance ou un télésecrétaire professionnel indépendant pour vous faire gagner en temps et en productivité.

Avec Officéo c’est vous qui décidez du nombre d’heures de vos missions. La facturation est au réel des heures effectuées, donc aucune surfacturation. Profitez de notre solution de télésecrétariat pour une assistance administrative à la carte sans engagement et sans embauche.

Vous pouvez faire appel à tout moment à un télésecrétaire Officéo en cliquant sur l’un des boutons ci-dessous.


Le télésecrétariat en bref

  • 📋 C’est quoi le télésecrétariat ?

    Le secrétariat désigne l’ensemble des tâches administratives et organisationnelles effectuées pour assurer le bon fonctionnement d’une organisation, d’une entreprise ou d’un bureau.

  • 🔎 Quel statut pour une secrétaire indépendante ?

    La majorité des télésecrétaires et des secrétaires indépendantes possèdent le statut d’auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur (statut auto-entreprise). La procédure pour se lancer est très simple et pas très coûteuse, en plus pas d’investissement à réaliser.


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