👀 Qu’est-ce que le métier de télésecrétaire médicale ?
Véritable plateforme de coordination entre le patient et le médecin, le télésecrétaire médical réalise l’accueil téléphonique des malades et gère les rendez-vous du praticien au quotidien.
Le secrétariat médical à distance, ou télésecrétariat, permet une organisation optimale du cabinet de médecins et participe ainsi au bon déroulement logistique des consultations. Aujourd’hui, de plus en plus de prestataires proposent également la retranscription de comptes rendus médicaux et l’envoi postal de courriers pour les professionnels de santé.
Quel est son rôle principal ?
La télésecrétaire médicale assure l’accueil téléphonique de la patientèle d’un cabinet médical, paramédical ou d’un service hospitalier.
Elle organise l’agenda des médecins en répartissant les rendez-vous de consultation selon les disponibilités de chacun.
Elle veille également à réserver des créneaux en cas d’urgence médicale.
La télésecrétaire médicale peut être amenée à assurer une permanence téléphonique en dehors des heures d’ouverture du cabinet, pour toute urgence médicale ou sanitaire.
Le rôle de la gestionnaire du secrétariat auprès des professionnels de santé est très important car il s’agit d’un poste clé qui permettra le bon fonctionnement du cabinet, du point de vue de l’organisation administrative.
Où exerce-t-elle ?
- La télésecrétaire médicale travaille depuis un centre d’appel, depuis son domicile, ou depuis une entreprise extérieure au cabinet médical. Elle peut donc se situer dans une région différente de celle où exerce le professionnel pour qui elle travaille.
- Les cliniques, les médecins libéraux et autres professionnels de santé du secteur privé font appel au télésecrétariat médical pour assurer la gestion administrative de leur cabinet.
- Les hôpitaux ont également recours aux télésecrétaires médicales selon le souhait et le besoin des différents services internes (souvent pour suppléer les secrétariats hospitaliers surchargés).
Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?
Ce métier peut être exercé dans tous les secteurs. Mais la plupart du temps, il est exercé dans les industries, les institutions financières et les hôpitaux.
- Dans les industries, l’assistant de recrutement travaille avec les responsables des ressources humaines qui sont chargés de recruter et d’embaucher des employés. Sa mission est alors d’aider à trouver des candidats qui répondent aux exigences de l’entreprise, puis il les contacte pour fixer un entretien. Ils aident également leurs employeurs à rédiger des descriptions de poste et à préparer des annonces d’emploi. Les recruteurs travaillent généralement à domicile ou dans un bureau lorsqu’ils n’ont pas de clients.
- Dans les institutions financières, l’assistant de recrutement travaille avec les directeurs des ressources humaines et les agents de recrutement qui sont chargés de recruter de nouveaux traders pour leur société ou leur agence bancaire. Leurs responsabilités comprennent : la recherche d’employés potentiels par le biais des réseaux de médias sociaux ; la planification des entretiens ; la conduite des entretiens avec les candidats ; l’envoi de courriels et de lettres de refus (si nécessaire) ; la mise à jour des dossiers des candidats qui ont postulé à un emploi ; la rédaction de rapports sur chaque candidat interrogé ; la vérification des antécédents des candidats ; et l’examen des CV soumis par les candidats.
- Dans les hôpitaux, il existe également de nombreux postes vacants qui doivent être pourvus par des personnes qualifiées capables de bien faire leur travail. Le travail d’un assistant de recrutement consistera ici à trouver les personnes qui conviennent au poste à pourvoir afin de le remplir avec succès sans qu’aucun problème ne survienne par la suite en raison d’un manque de talent parmi les employés embauchés par les entreprises qui cherchent d’abord de nouvelles recrues dans leurs propres rangs avant d’aller chercher de l’aide supplémentaire à l’extérieur si nécessaire.
📚 Les missions d’une télésecrétaire médicale
En tant que prestataire de service, le poste de télésecrétaire médicale devra s’adapter aux besoins de son client, professionnel de la santé.
La télésecrétaire médicale doit être en mesure de gérer un standard téléphonique, de fixer des rendez-vous médicaux cohérents avec le temps de consultation nécessaire pour le praticien.
Il peut également être demandé à la télésecrétaire médicale de retranscrire des comptes rendus médicaux, d’assurer des permanences téléphoniques pour les cas d’urgence, ou de faire des rappels personnalisés aux patients pour leurs rendez-vous à venir.
La secrétaire médicale à distance devra classer les documents médicaux et procéder à l’archivage de ces derniers. Elle doit être en capacité de restituer rapidement un document archivé au médecin qui le lui demande.
🚀 Les compétences d’une télésecrétaire médicale
Les compétences pour une télésecrétaire médicale
La télésecrétaire médicale devra savoir accueillir le patient au téléphone et lui fixer un rendez-vous en adéquation avec sa demande et selon l’urgence de la consultation.
Elle devra également savoir taper des rapports médicaux sur l’outil informatique et ce, le plus rapidement possible tout en maîtrisant la grammaire, l’orthographe et la terminologie médicale.
Une télésecrétaire médicale doit faire preuve de réactivité dans l’exécution de ses tâches et encore mieux, d’anticipation afin de seconder au mieux le professionnel de santé pour lequel elle travaille
Les qualités requises pour une télésecrétaire médicale
Tout comme une secrétaire médicale en cabinet, les professionnels du télésecrétariat doivent posséder de nombreuses qualités à la fois humaines et techniques :
- Être aimable et accueillante au téléphone : face à des personnes en situation de vulnérabilité ou en souffrance, la secrétaire médicale à distance doit adopter le ton le plus aimable possible, sans pour autant entrer dans l’empathie. Les patients peuvent parfois faire preuve « d’impatience », il faudra savoir garder son calme et rassurer son interlocuteur.
- Avoir une bonne élocution : savoir se faire entendre et s’assurer que son interlocuteur a assimilé les bonnes informations permettront d’éviter toute erreur sur le planning du médecin.
- Être à l’écoute afin de répondre au mieux aux diverses demandes : rien de pire que d’avoir l’impression que la télésecrétaire n’a pas écouté vos doléances, d’autant plus lorsque vous êtes malade. « Ne pas confondre vitesse et précipitation » comme le dit l’adage et prêter très attention à ce que vous relate votre interlocuteur afin de ne pas accroître son angoisse ou son énervement.
- Être discret et préserver le secret médical : attitude déontologique primordiale sous peine de faute professionnelle.
- Être organisée : l’organisation sera le mot clé d’une gestionnaire de secrétariat efficace.
- Être réactive et proactive : la rapidité d’exécution et l’anticipation des tâches demandées seront effectives au fil des mois. Un gain de temps précieux pour le professionnel de santé que seconde la secrétaire médicale.
🛠️ Les outils à maîtriser en tant que télésecrétaire médicale
Les outils de travail d’une télésecrétaire médicale seront tout d’abord la station téléphonique, reliée à un logiciel informatique et munie d’un casque et d’un micro. La gestionnaire du secrétariat devra donc savoir prendre les appels, mettre les appels en attente et éventuellement, transférer les appels lorsque cela s’avère nécessaire. L’utilisation du micro et du casque devra être maîtrisée afin de garder les mains libres pour retranscrire les informations simultanément qu’un appel.
Ensuite, la télésecrétaire devra s’approprier le logiciel de gestion des rendez-vous médicaux du cabinet afin de gérer l’agenda du praticien.
D’autre part, et pour toute tâche administrative comme la saisie des courriers médicaux, la télésecrétaire devra impérativement maîtriser les outils bureautiques comme le traitement de texte et les tableurs de données (type Word et Excel). Elle devra également être capable de travailler avec un dactylophone lorsque la saisie de courriers médicaux ou comptes rendus sur support audio lui sera demandée.
Enfin et de plus en plus fréquemment usité avec les téléconsultations, la télésecrétaire médicale devra être capable de gérer des consultations vidéos via la plateforme numérique choisie par le médecin et également gérer les rendez-vous pris en ligne sur les réseaux utilisés à cet effet.
👨🎓 Comment devenir télésecrétaire médicale ?
La formation pour devenir télésecrétaire medicale
La formation de secrétaire médicale est nécessaire pour pouvoir exercer le métier de télésecrétaire médicale.
Cette formation peut débuter juste après le BAC en formation initiale. Certaines écoles acceptent les étudiants à partir de 16 ans, après un niveau de 3ème.
Pour les personnes en activité depuis plus de 3 ans dans le milieu hospitalier ou depuis plus de 5 ans dans le milieu administratif et ayant un niveau CAP ou BEP, il est également possible d’intégrer une école sous le statut de la formation continue.
Pour se spécialiser ensuite dans le télésecrétariat médical, il faudra, soit s’installer en auto-entreprise, soit candidater au sein d’entreprises spécialisées dans le secrétariat à distance. Il existe des formations sur un an spécialisées dans le télésecrétariat.
💰 Quel est le salaire d’une télésecrétaire médicale ?
Le salaire pour un débutant dans la profession sera équivalent au SMIC.
Il peut ensuite évoluer et atteindre entre 1600 et 2000 euros brut par mois selon l’expérience et les tâches confiées à la secrétaire (soit de 1250 à 1560 euros net).
À noter que le salaire d’une secrétaire médicale dépasse rarement les 1500 euros net par mois, en raison des missions souvent à temps partiel demandées.
✨ Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?
Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?
On peut évoluer hiérarchiquement en accomplissant de plus en plus de tâches administratives pour un cabinet médical ou paramédical.
On peut également évoluer vers un statut différent : le statut de freelance.
Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?
Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :
- Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
- Une étude de marché pour votre projet ;
- Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
- L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
- Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
- Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.
Exercer le métier de télésecrétaire médicale en freelance
Vous souhaitez devenir indépendant et proposer vos services de télésecrétaire médicale, en accès direct avec les professionnels médicaux ?
Alors, le statut d’auto-entrepreneur vous permettra de réaliser votre souhait.
Le métier de secrétaire médicale est tout à fait approprié au travail à distance. Après avoir créé votre auto-entreprise, vous pourrez installer votre poste de travail à votre domicile ou dans le local de votre choix, si tant est que ce lieu de travail possède un accès à internet, un ordinateur, les logiciels de traitement de texte et tableurs de données, une imprimante, un poste et une ligne téléphonique.
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Le métier de télésecrétaire médicale en trois points clés
❓Comment devenir télésecrétaire médicale ?
Tout d’abord, il faudra avoir une formation de secrétaire médicale. Cette formation peut se réaliser après le BAC et dure 12 mois modulables selon les disponibilités de chacun. À noter que certains centres de formation acceptent que les étudiants intègrent leur école après la 3ème. Ces formations sont accessibles en formation initiale (poursuite d’études) ou en formation continue (reprise d’études pour personnes en activité).Ensuite, pour se spécialiser dans le télésecrétariat, il faudra maîtriser les logiciels du travail à distance. Pour ce faire, une formation sur un an est également proposée par des centres agréés.
💰 Quel est le salaire d’une télésecrétaire médicale ?
Une télésecrétaire médicale débutante aura un salaire équivalent au SMIC. Sa rémunération pourra évoluer en fonction de son ancienneté et des tâches qui lui seront confiées pour atteindre 1600 à 2000 euros brut par mois. La télésecrétaire médicale connaît une rémunération identique à celle d’une secrétaire médicale classique.
💪C’est quoi une télésecrétaire ?
Une télésecrétaire accomplira les mêmes tâches qu’une secrétaire, mais à distance. Dans le domaine médical, elle assurera l’accueil téléphonique des patients, planifiera les rendez-vous médicaux, établira le lien entre la patientèle et les médecins, écrira les comptes rendus sur les logiciels adaptés et pourra être amenée à gérer les envois postaux des courriers du professionnel de santé. Ce poste est un réel soutien administratif au professionnel de la santé et la collaboration se voudra de confiance et de connivence.
