👀 Qu’est-ce que le métier de gestionnaire de facturation?
Les gestionnaires de facturation sont chargés de veiller à ce que les factures de l’entreprise soient payées à temps et avec précision. Cela peut aller de la collaboration avec les fournisseurs pour s’assurer que les factures sont soumises à temps, à la négociation avec les clients concernant les retards de paiement, et même à la révision des factures pour s’assurer qu’elles sont correctes. L’agent de facturation doit également tenir un registre de toutes les dépenses encourues par son entreprise et suivre tous les remboursements ou crédits émis par les fournisseurs ou les clients.
Un agent de facturation peut également être amené à créer des rapports détaillant les écarts entre ce qui a été facturé et ce qui a été payé, ainsi que les dettes ou les paiements en retard. Dans certains cas, ces rapports doivent être envoyés tous les mois ou tous les trimestres, selon le nombre de comptes qui ont été recouvrés au fil du temps.
Quel est son rôle principal ?
Le rôle principal d’un responsable de la facturation est de s’assurer que toutes les factures sont traitées et payées à temps. Cela comprend la création de factures, leur envoi aux clients, la collecte des paiements des clients et l’assurance que l’entreprise les reçoit, le rapprochement des relevés bancaires et la préparation de rapports pour la haute direction sur la situation financière de l’entreprise.
Où exerce-t-il ?
Un chargé de facturation peut travailler aussi bien dans le secteur privé que dans le secteur public. En fait, tant qu’il y a des factures de fournisseurs tiers à gérer, il peut y avoir un poste d’agent de facturation puisqu’il doit s’assurer qu’elles sont exactes avant d’être envoyées pour paiement. De même, les chargés de facturation travaillent dans les secteurs impliquant des fournisseurs puisqu’ils peuvent aussi être chargés de créer des contrats avec eux et s’assurer qu’ils répondent à toutes les exigences légales avant de les signer.
Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?
- Le métier d’agent de facturation s’exerce dans tous les secteurs. Le secteur financier, le secteur industriel et le secteur de la santé ne sont que quelques exemples de secteurs où ce métier est exercé.
- Dans le secteur financier, le responsable de la facturation est chargé de gérer le processus de facturation pour les clients et de veiller à ce que toutes les factures soient payées à temps. Il doit travailler en étroite collaboration avec les comptables et les autres employés pour s’assurer que les besoins de chacun sont satisfaits et qu’il n’y a pas de retard dans le processus.
- Dans un secteur industriel, le responsable de la facturation a des fonctions similaires à celles du secteur financier : il travaille avec d’autres employés pour s’assurer que toutes les factures sont payées à temps et qu’il n’y a pas de problèmes dans le processus de paiement. Il s’assure également qu’il n’y a pas de duplication du travail ou des efforts, car cela peut entraîner des erreurs dans les comptes de l’entreprise.
- Dans le secteur de la santé, le responsable de la facturation a également des fonctions similaires : il travaille avec d’autres employés pour s’assurer que toutes les factures sont payées à temps et qu’il n’y a pas de problèmes dans le processus de paiement. Il s’assure également qu’il n’y a pas de duplication du travail ou des efforts, car cela peut entraîner des erreurs dans les comptes de l’entreprise.
📚 Les missions d’une gestionnaire de facturation
En général, l’agent de facturation relève directement du directeur financier ou d’un autre cadre supérieur de l’entreprise. Il est également chargé de superviser plusieurs aspects différents du travail de son service, notamment :
- Gérer une équipe interne de comptables et de facturiers ;
- S’assurer que tous les comptes sont correctement codés et facturés ;
- Superviser les cycles de facturation mensuels et assurer le suivi des clients en retard de paiement ou nécessitant des services supplémentaires.
🚀 Les compétences d’une gestionnaire de facturation
Les compétences pour une gestionnaire de facturation
Un bon gestionnaire de la facturation doit avoir d’excellentes compétences analytiques, parce qu’il doit analyser les données des projets passés afin de prendre des décisions éclairées sur les projets ou les futurs clients.
Par exemple, si un client particulier est constamment en retard dans ses paiements, il peut être préférable pour lui de ne plus accepter des commandes de ce client jusqu’à ce qu’il montre des signes d’amélioration de ses habitudes de paiement. Ils utilisent également leurs compétences analytiques pour s’assurer que les factures sont payées à temps et dans leur intégralité.
Les agents de la facturation doivent être capables de traiter de grandes quantités d’informations rapidement, avec précision et efficacité.
Les qualités requises pour une gestionnaire de facturation
Le responsable de la facturation idéal possède d’excellentes capacités d’organisation et de communication, ainsi que la capacité de travailler sous pression. Il doit être capable de hiérarchiser les tâches de manière efficace et de gérer son temps de manière à respecter les délais.
Les chargés de la facturation doivent aussi posséder de solides compétences en résolution de problèmes, car ils doivent souvent faire face à des problèmes inattendus qui surviennent dans le cadre de leurs responsabilités quotidiennes.
Les responsables de la facturation doivent être en mesure de hiérarchiser les tâches afin de pouvoir accomplir leur travail sans manquer les échéances ni causer de problèmes à leurs clients.
Ces tâches consistent notamment à vérifier l’exactitude des factures, à s’assurer que les paiements sont effectués à temps, à identifier les problèmes potentiels des comptes avant qu’ils ne surviennent (par exemple en surveillant les habitudes d’utilisation), à communiquer avec les clients au sujet des problèmes liés à leurs factures (tels que les frais de retard), à résoudre les litiges de facturation entre les clients et les entreprises (tels que les surfacturations), à suivre ce qui doit être fait pour que les comptes passent sans problème par le processus de paiement des factures (tels que l’application des paiements).
🛠️ Les outils à maîtriser en tant que gestionnaire de facturation
Lorsque vous débutez en tant que gestionnaire de facturation, il peut être difficile de savoir quels outils utiliser et comment les utiliser. Mais avec un peu de recherche et de pratique, vous pouvez y arriver ! Voici quelques outils qui vous aideront à maîtriser l’art de la gestion de la facturation :
- Quickbooks est un excellent outil pour gérer les factures, les relances et impayés. Il est facile à utiliser et vous permet de suivre toutes les dépenses sous forme de tableaux de bord.
- Sellsy vous permettra de créer des factures rapidement et facilement. Vous pouvez personnaliser le modèle de facture pour qu’il corresponde à l’image de marque de votre entreprise, ce qui lui donne un aspect encore plus professionnel que si vous utilisez simplement un modèle de base d’un logiciel de comptabilité. Cet outil permet également la relance automatique ou encore le suivi des encaissements. Cela peut vous permettre de réaliser des gains de temps précieux.
- Henrri, ce logiciel de facturation est spécialisé pour les TPE et PME. Il comprend des fonctionnalités telles que des outils de facturation et de calcul de chiffres d’affaires, pour permettre aux utilisateurs de meilleures décisions financières à l’avenir.
👨🎓 Comment devenir gestionnaire de facturation
La formation pour devenir gestionnaire de facturation
Si vous voulez devenir chargé de facturation, voici quelques exemples de parcours possibles.
- En niveau Bac+2, choisissez un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou un BTS Comptabilité et Gestion Organisation.
- En niveau Bac +3, une Licence Comptabilité ou un Bachelor Comptabilité vous préparent au métier d’agent de facturation.
Vous pouvez également accéder à ce poste avec un bac+5 via un Diplôme Supérieur de Comptabilité de gestion ou une Maîtrise de Science et Techniques Comptables et Financières par exemple.
💰 Quel est le salaire d’une gestionnaire de facturation ?
Si vous souhaitez devenir un gestionnaire de facturation, vous vous demandez peut-être combien vous pouvez espérer gagner.
Le salaire d’un gestionnaire de facturation dépend de plusieurs éléments, dont l’expérience et le lieu de travail. En France, le salaire moyen d’un gestionnaire de facturation est de 30 000€ par an. Toutefois, ce chiffre peut varier considérablement en fonction de l’endroit où il vit et de son expérience dans le domaine.
Comptez par exemple 22 000€ pour un poste débutant et jusqu’à 40 000€ en région parisienne pour un agent de facturation confirmé.
✨ Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?
Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?
Vous pouvez emprunter plusieurs voies professionnelles après avoir été nommé chargé de facturation. La première consiste à passer à un autre poste qui implique une collaboration étroite avec l’équipe de comptabilité, par exemple en devenant responsable comptable ou comptable vous-même.
Une autre option consiste à occuper un poste de direction au sein de l’entreprise. Si vous aimez travailler en étroite collaboration avec d’autres personnes et que vous avez de bonnes compétences en gestion, ce rôle pourrait être idéal pour vous. Le fait d’occuper un poste de direction offre également une plus grande souplesse quant au lieu de travail : vous pouvez travailler à distance ou choisir de déménager si nécessaire.
Enfin, si vous souhaitez élargir vos compétences et relever de nouveaux défis, il existe de nombreuses autres options en dehors des emplois de bureau traditionnels. Par exemple, il existe de nombreuses possibilités pour les professionnels qui connaissent diverses applications logicielles telles que QuickBooks ou Microsoft Excel ; ces professionnels peuvent mettre à profit leurs compétences dans d’autres domaines tels que la gestion de projets ou les services de marketing, où ils pourront utiliser leurs connaissances en travaillant directement avec les clients (au lieu de se limiter aux projets internes de l’entreprise).
Exercer le métier de gestionnaire de facturation en freelance
Devenir un gestionnaire de facturation freelance peut être une opportunité passionnante, mais il est important de s’assurer que vous êtes prêt à assumer les responsabilités de cet emploi. Voici quelques conseils avant de vous lancer :
- Vous devez avoir une formation en comptabilité. Vous n’avez pas besoin d’être un CPA ou un comptable de métier, mais vous devez connaître les bases de la comptabilité afin de comprendre comment fonctionnent les impôts, ce que signifie l’amortissement, etc. Cela vous aidera à mieux gérer vos factures, ce qui fera en sorte que plus de clients reviendront et paieront à temps.
- Vous devez être organisé ! L’organisation contribue au bon fonctionnement de l’entreprise et permet de s’assurer qu’aucun document important n’est perdu ou oublié pendant la saison des impôts.
Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?
Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :
- Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
- Une étude de marché pour votre projet ;
- Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
- L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
- Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
- Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.
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Le manager de facturation en trois points
❓Comment faire une facture pour une entreprise ?
La première étape de la création d’une facture est de considérer le type d’entreprise avec laquelle vous travaillez. Si vous êtes un indépendant ou le propriétaire d’une petite entreprise, vous devez prêter attention à la quantité d’informations que vos clients vont vouloir obtenir. Si vous travaillez avec de grandes entreprises, il se peut qu’elles souhaitent que toutes leurs factures soient envoyées par voie électronique au format PDF, il est donc important que vous disposiez de cette capacité.
Une fois que vous avez déterminé le type de facture dont vos clients ont besoin et que vous pouvez produire, il est temps de commencer à réfléchir aux informations qui figureront sur la facture elle-même. Vous aurez besoin au moins des éléments suivants :
- La date
- Nom et adresse de la société
- Nom et adresse du client
- Description des biens/services fournis par le vendeur
- Prix par unité/par heure (si applicable)
- Taux d’imposition ainsi que le montant total dû
💰 Qui se charge de la facturation ?
La personne chargée de la facturation est le chargé de la facturation. Le responsable de la facturation doit s’assurer que toutes les factures sont payées à temps et que tous les problèmes qui surviennent sont résolus le plus rapidement possible.
💪Quelles sont les missions d’un agent de facturation ?
Un agent de facturation assume 4 volets principaux dans sa mission : la gestion du dossier commercial, gestion de la facturation et suivi, suivi des relations clients, suivi comptable et reporting.
