[SECRÉTAIRE BILINGUE] Fiche métier : salaire, formation, etc.★

Egalement nommé assistant(e) bilingue, le poste de secrétaire bilingue est indispensable pour toute entreprise au contact de clients étrangers. Le ou la secrétaire bilingue peut être, dans certaines structures, le véritable bras droit du dirigeant.

Le métier de secrétaire bilingue recouvre les mêmes missions qu’un(e) secrétaire. Ce métier se différencie par une parfaite maîtrise d’une langue étrangère, en plus du français. De ce fait, l’assistant(e) bilingue est constamment en contact avec la clientèle étrangère.

Définition : Qu’est-ce que le métier de secrétaire bilingue ?

Le métier de secrétaire bilingue réclame une parfaite maîtrise des techniques de secrétariat et une bonne pratique d’une langue étrangère, en plus du français. Il s’agit d’un métier où il faut être constamment en relation avec des clients étrangers. Le/La secrétaire bilingue travaille en permanence avec différents interlocuteurs, à la fois français comme étrangers.

Quelles sont les missions et les tâches d’une secrétaire bilingue ?

Les tâches associées au métier de secrétaire bilingue englobe les missions courantes de secrétariat ainsi que des fonctions qui lui sont propres :

1. La réception du courrier et des mails ;
2. L’accueil de clients, fournisseurs ;
3. L’archivage de documents ;
4. La rédaction de comptes-rendus ;
5. La gestion d’agenda et la planification des rendez-vous ;
6. L’organisation des déplacements professionnels ;
7. La vérification du matériel bureautique ;
8. La prise en charge du standard téléphonique, en particulier des appels provenant de l’international ;
9. La participation à certaines réunions ;
10. La traduction et le traitements de documents de clients étrangers (mails, courriers etc) ;
11. La participation à des réunions avec des interlocuteurs étrangers.

La secrétaire bilingue a donc un rôle charnière dans une structure traitant avec des clients venant de l’étranger. Il ou elle participe à la fois au bon fonctionnement quotidien d’une entreprise mais également à l’entretien d’une bonne relation client. En s’occupant des appels téléphoniques des interlocuteurs étrangers, le ou la secrétaire se doit d’être une bonne communicante et représentante de sa société. L’assistant(e) fait le lien entre les commerciaux français et les clients étrangers.

En fonction de la taille de l’entreprise, l’assistant(e) bilingue peut prendre en charge la gestion administrative et comptable. Il ou elle peut aussi s’occuper du suivi des formations et des recrutements.

Quels sont les diplômes pour devenir secrétaire bilingue ?

Généralement un poste de secrétaire bilingue nécessite un diplôme Bac+2 ou +3 et d’une formation de langue :

• BTS assistant(e) de manager ;
• BTS assistant(e) de gestion PME/PMI.

Certains employeurs demandent le TOEIC. Dans le cadre d’une reconversion des formations à distance existent. Le Centre National Privé de Formation à Distance (CNPFI) dispense ce type de formation ainsi que l’Afpa.

Quelles sont les compétences d’une secrétaire bilingue ?

Pour mener à bien ses missions de secrétariat bilingue, l’assistant(e) nécessite les compétences techniques suivantes :

• Une excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral ;
• Une éloquence parfaite dans une langue étrangère (l’anglais est le plus sollicité) ;
• Une utilisation au point des outils bureautiques (pack Office et autres) ;
• Une connaissances des normes rédactionnelles ;
• Un esprit de synthèse et une capacité rédactionnelle rapide.

Quelles sont les qualités requises pour être secrétaire bilingue ?

• Autonomie ;
• Méthode, réactivité dans l’exécution des tâches ;
• Maîtrise d’au moins une langue étrangère ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques.

En tant que collaborateur(trice) direct(e) du directeur(trice) de l’entreprise et des clients étrangers, le ou la secrétaire bilingue doit requérir certaines qualités indispensables.

Bien évidemment, le ou la secrétaire bilingue est une excellente communicante. A la fois, il ou elle sait se faire comprendre de son interlocuteur, mais l’assistant(e) sait être à l’écoute. A l’écoute de son ou sa manager ainsi que les clients, fournisseurs et visiteurs de l’entreprise. L’assistant(e) possède ainsi une bonne élocution en français et une langue étrangère et une grande aisance relationnelle.

Un(e) bon(ne) secrétaire se doit également également d’être réactif(ve). Il ou elle sait répondre rapidement à n’importe quelle demande et besoin de son supérieur et de ses autres interlocuteurs (salariés ou clients).

Pour ce faire, l’assistant(e) est méthodique et organisée(e). Pour l’exécution de ses missions ainsi que des attentes de ses collaborateurs et interlocuteurs, il ou elle sait prioriser. En tant que rouage essentiel de l’aide à la décision de son supérieur, la secrétaire trouve rapidement l’information pertinente. L’assistant(e) sait également comment réagir en cas d’urgence, comme un déplacement professionnel prévu à la dernière minute.

Il ou elle se valorise également par sa disponibilité et sa polyvalence. La force d’un(e) bon(ne) assistant(e) réside dans sa capacité à être partout et discret(ète) à la fois.

Quel est le salaire d’une secrétaire bilingue ?

Le salaire moyen d’un(e) secrétaire bilingue se situe à 1594€ nets par mois (source : INSEE). La rémunération dépend, bien évidemment, de l’expérience professionnelle de l’assistant(e). Une expérience à l’étranger, dans le cadre scolaire ou professionnelle, est un véritable atout.

Offre d »emploi : Quels sont les évolutions professionnelles possibles ?

Un(e) secrétaire bilingue peut également se spécialiser. Les hôpitaux de grandes métropoles, comme Paris et Bordeaux, engagent des secrétaires médicales bilingues. Les missions sont les identiques. Le ou la secrétaire doit simplement traiter le dossier de patients et non plus de clients et est soumis au secret professionnel. En effet, il ou elle traite des données personnelles et confidentielles. La secrétaire peut également évoluer dans un cadre juridique ou commercial. Un(e) assistant(e) bilingue peut également évoluer en tant qu’assistant(e) de direction bilingue.

Comment trouver des clients quand on est un.e secrétaire bilingue indépendant.e ?

Le métier de secrétaire bilingue est tout à fait compatible avec une activité en freelance. Beaucoup de postes peuvent d’ailleurs être effectués en télétravail. Toutefois, avant de se lancer, il est préférable d’avoir une solide expérience professionnelle. Le parcours de chacun est unique, et la concurrence est parfois rude. Face à des réseaux d’assistants indépendants, les choix de s’associer ou faire cavalier seuls sont possibles. Pour bien cibler ses futurs clients, la débrouillardise, l’expérience, et parfois le flair peuvent faire toute la différence !

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