Office Manager ➤ Fiche métier, rôle, compétences, missions

Face à l’émergence de ce métier qui demande une souplesse opérationnelle et des compétences de gestion d’entreprise variées, comment mieux appréhender le poste d’Office Manager en entreprise ? Officéo fait pour vous le tour d’horizon de ce métier clé pour les entreprises, et pour les assistants administratifs souhaitant donner une nouvelle orientation à leur carrière.

J’ai besoin d’un Office Manager !

Définition : L’Office Manager

L’Office manager gère les aspects administratifs et logistiques d’un bureau ou d’une entreprise, tels que l’organisation des réunions, la gestion et commandes de fournitures et l’assistance administrative. L’Office manager joue un rôle clé dans l’efficacité et la productivité de l’environnement de travail.

Les compétences d’un office manager en entreprise

Mais alors finalement, si le métier est tout nouveau, est-ce que les compétences sont encore bien définies pour remplir ce type de poste ? À l’heure actuelle, les compétences pour être un bon office manager sont celle d’un bon gestionnaire d’entreprise, polyvalent, et autonome, mais il faut encore :

• Avoir de la culture et des valeurs ;
• Être à l’écoute de ses collaborateurs ;
• Être force de proposition ;
• Rechercher l’excellence ;
• Avoir le sens de l’innovation.

Vous avez toujours rêvé de devenir office manager ? Vous êtes déjà office manager, et l’aventure du freelancing vous tente ?

Oui, je suis déjà Office Manager et je veux devenir freelance

La formation pour devenir Office manager en entreprise

Il est généralement recommandé d’obtenir un diplôme de niveau bac+2 à bac+5 dans les domaines de l’administration, de la gestion ou des ressources humaines. Des formations spécifiques en secrétariat ou en gestion de projet peuvent également être utiles. Une expérience professionnelle dans le service administratif est aussi valorisée.

Exemples de tâches courantes, et pas si surprenantes, d’un Office Manager

Vous pensiez qu’être Office Manager se limitait à un peu de comptabilité, un peu de RH, un peu de Happiness Manager ? Quelles sont donc les missions de l’office manager ? Quand l’entreprise déménage, l’Office Manager supervise le tout. Lorsqu’il faut installer, mettre à jour, ou régler un soucis du parc informatique au bureau, qui appelle-t-on ? L’office manager, encore une fois. « Et pour mettre à jour et communiquer la sécurité incendie aussi ? » Aussi. Les fonctions et missions de l’office manager sont donc nombreuses et diverses.

Gestion déménagement d’entreprise

L’organisation sans faille est de mise pour ce genre d’opération. Alors qui de mieux que l’Office Manager pour mener le bateau ? Selon la taille de l’entreprise, petites ou grandes structures, il faut prévenir le CE (Comité d’Entreprise), le CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail) : un projet non soumis peut entraîner l’annulation du déménagement. Bonus spécial : il faut remettre un audit « post-déménagement » est à diriger pour montrer l’impact du déplacement sur les conditions de travail. Attendez, ce n’est pas fini.

Il faut ensuite établir un cahier des charges. Ce cahier renseigne les raisons qui poussent à déménager, les besoins auxquels répondent les nouveaux lieux et les professionnels sollicités. Le cahier est transmis à l’ensemble du personnel pour se familiariser avec l’organisation attendue. Ensuite, l’Office Manager choisit les prestataires, souscrit à une assurance en cas de perte ou vol du matériel, gère les fournisseurs, fait le tri et prévoit les travaux. Si ca ne demande pas un bon sens de l’organisation … !

Installation informatique et gestion du réseau

En effet, des connaissances techniques et informatiques sont requises pour ce type de poste. Une expérience professionnelle en tant qu’assistant de direction ou assistant RH suffit la plupart du temps. Dès qu’il y a une panne de connexion internet, il doit savoir identifier le problème et trouver une solution appropriée. C’est lui/elle qui s’y colle s’il faut contacter le FAI. Sa tenue régulière de l’état du parc informatique permet de mettre à jour les appareils obsolètes, trouver les meilleurs équipements selon les budgets définis. Encore une fois, c’est un véritable maître d’organisation et de polyvalence.

Tenue des normes de sécurité

Là encore, c’est à l’office manager de connaître le registre de sécurité de l’entreprise. Toute entreprise est dans l’obligation de tenir ce document à jour. Il est mis à disposition du CHSCT, DP, des médecins du travail, des inspecteurs et contrôleurs du travail et de la sécurité sociale. Dans les ERP (Entreprise Recevant du Public) et ERT (Entreprise Recevant des Travailleurs), c’est d’autant plus vrai. Il faut donc être en mesure de pouvoir communiquer un document à jour et aux normes, aux administrations comme aux personnes concernées. Et qui peut s’en charger ? Vous avez sans doute déjà la réponse.

Client : besoin des services d’un Office Manager ?

Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs et de l’Office Management, vous apporte un soutien administratif pour faire face à une charge de travail ponctuelle ou récurrente selon vos besoins. Notre solution ultra-rapide met à votre disposition sous 48h, un Office Manager expert indépendant pour vous faire gagner en temps et en productivité.

Avec Officéo c’est vous qui décidez du nombre d’heures de vos missions. La facturation est au réel des heures effectuées, ainsi vous avez des salaires sécurisés. Profitez de notre solution d’Office Management pour une assistance administrative à la carte sans engagement et sans embauche.

Vous pouvez faire appel à tout moment à une assistante administrative Officéo en cliquant sur l’un des boutons ci-dessous.

Les outils de l’Office Management

• Microsoft OneDrive : pour stocker et gérer tous les documents essentiels en un seul endroit.
• Trello, Asana ou Meistertask : pour organiser sa journée, celle de ses collaborateurs et d’autres équipes.
• Payfit : pour gérer les paies en interne.
• Swile : pour gérer les tickets-restaurants de l’entreprise.
• Alan : pour une mutuelle au top.
• Calendly : pour planifier des rendez-vous simplement et rapidement.

L’Office manager doit avoir une parfaite maîtrise de ces logiciels pour exercer ses fonctions.

Office manager indépendant, ça vous dit de rejoindre Officéo en tant qu’assistant ?

Rejoindre Officéo c’est la garantie pour vous :

• De bénéficier d’une protection sociale (mutuelle, CE dédié) et de salaires sécurisés. Chaque prestation est réglée tous les 20 du mois.
• D’avoir la possibilité de constituer un portefeuille de clients sans prospecter, correspondant à vos compétences, et près de chez vous.
• De rejoindre une communauté de plus de 6 000 intervenants, un réseau de plus de 2 000 clients, avec une gestion d’activité simplifiée, sécurisée, au moyen d’outils simples.

Devenez un expert valorisé et soyez maître de votre activité professionnelle !

Ça m’intéresse !

Le métier d’Office Manager en bref

• 👩‍💼 Quel statut pour un office manager freelance ?
  

  Le statut le plus couramment utilisé pour un office manager freelance est celui d’auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur, offrant une certaine flexibilité et simplicité administrative.