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Être office manager en entreprise

office manager

Face à l’émergence de ce métier qui demande une souplesse opérationnelle et des compétences de gestion d’entreprise variées, comment mieux appréhender le poste d’Office Manager en entreprise ? Officéo fait pour vous le tour d’horizon de ce métier clé pour les entreprises, et pour les assistants administratifs souhaitant donner une nouvelle orientation à leur carrière.

J’ai besoin d’un Office Manager !

Les compétences d’un office manager en entreprise

Mais alors finalement, si le métier est tout nouveau, est-ce que les compétences sont encore bien définies pour remplir ce type de poste ? À l’heure actuelle, les compétences pour être un bon office manager sont celle d’un bon gestionnaire d’entreprise, polyvalent, et autonome, mais il faut encore :

  • Avoir de la culture et des valeurs ;
  • Être à l’écoute de ses collaborateurs ;
  • Être force de proposition ;
  • Rechercher l’excellence ;
  • Avoir le sens de l’innovation.

Vous avez toujours rêvé de devenir office manager ? Vous êtes déjà office manager, et l’aventure du freelancing vous tente ?

Oui, je suis déjà Office Manager et je veux devenir freelance


Exemples de tâches courantes, et pas si surprenantes, d’un Office Manager

Vous pensiez qu’être Office Manager se limitait à un peu de comptabilité, un peu de RH, un peu de Happiness Manager ? Quand l’entreprise déménage, l’Office Manager supervise le tout. Lorsqu’il faut installer, mettre à jour, ou régler un soucis du parc informatique au bureau, qui appelle-t-on ? L’office manager, encore une fois. « Et pour mettre à jour et communiquer la sécurité incendie aussi ? » Aussi.

Gestion déménagement d’entreprise

L’organisation sans faille est de mise pour ce genre d’opération. Alors qui de mieux que l’Office Manager pour mener le bateau ? Selon la taille de l’entreprise, il faut prévenir le CE (Comité d’Entreprise), let CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail) : un projet non soumis peut entraîner l’annulation du déménagement. Bonus spécial : il faut remettre un audit « post-déménagement » est à diriger pour montrer l’impact du déplacement sur les conditions de travail. Attendez, ce n’est pas fini.

Il faut ensuite établir un cahier des charges. Ce cahier renseigne les raisons qui poussent à déménager, les besoins auxquels répondent les nouveaux lieux et les professionnels sollicités. Le cahier est transmis à l’ensemble du personnel pour se familiariser avec l’organisation attendue. Ensuite, l’Office Manager choisit les prestataires, souscrit à une assurance en cas de perte ou vol du matériel, gère les fournisseurs, fait le tri et prévoit les travaux. Si ca ne demande pas un bon sens de l’organisation … !

Installation informatique et gestion du réseau

En effet, des connaissances techniques et informatiques sont requises pour ce type de poste. Une expérience professionnelle en tant qu’assistant de direction ou assistant RH suffit la plupart du temps. Dès qu’il y a une panne de connexion internet, il doit savoir identifier le problème et trouver une solution appropriée. C’est lui/elle qui s’y colle s’il faut contacter le FAI. Sa tenue régulière de l’état du parc informatique permet de mettre à jour les appareils obsolètes, trouver les meilleurs équipements selon les budgets définis. Encore une fois, c’est un véritable maître d’organisation et de polyvalence.

Tenue des normes de sécurité

Là encore, c’est à l’office manager de connaître le registre de sécurité de l’entreprise. Toute entreprise est dans l’obligation de tenir ce document à jour. Il est mis à disposition du CHSCT, DP, des médecins du travail, des inspecteurs et contrôleurs du travail et de la sécurité sociale. Dans les ERP (Entreprise Recevant du Public) et ERT (Entreprise Recevant des Travailleurs), c’est d’autant plus vrai. Il faut donc être en mesure de pouvoir communiquer un document à jour et aux normes, aux administrations comme aux personnes concernées. Et qui peut s’en charger ? Vous avez sans doute déjà la réponse.

Les outils de l’Office Manager

  • Microsoft OneDrive : pour stocker et gérer tous les documents essentiels en un seul endroit.
  • Trello, Asana ou Meistertask : pour organiser sa journée, celle de ses collaborateurs et d’autres équipes.
  • Payfit : pour gérer les paies en interne.
  • Swile : pour gérer les tickets-restaurants de l’entreprise.
  • Alan : pour une mutuelle au top.
  • Calendly : pour planifier des rendez-vous simplement et rapidement.

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