[RECRUTEURS] 7 compétences d’un bon Office Manager

Métier en provenance des États-Unis, dont le nom est intraduisible en français, l’office manager est un métier qui commence à se faire connaître.

Travaillant le plus souvent au sein de PME et PMI, la diversité des compétences demandées en font un vrai couteau-suisse administratif. Il reste pour l’instant majoritaire dans le secteur des nouvelles technologies, les cabinets d’audit ou d’expertise comptable, les cabinets juridiques ou d’avocats.

Des qualités spécifiques distinguent un bon office manager d’un excellent office manager. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les qualités qui sont très recherchées par les recruteurs et employeurs et qui distinguent un excellent assistant administratif !

1. Grande maturité professionnelle

L’Office Manager prend en charge l’intendance et l’organisation de la vie administrative et comptable d’une entreprise, en supervisant et encadrant l’ensemble des fonctions.

En début de carrière, l’office manager joue un rôle de coordinateur. Quand il devient plus expérimenté, un pouvoir décisionnaire s’ajoute. Il sera en charge de coordonner les ressources humaines, gérer les finances et le budget, superviser les services généraux et organiser les événements (internes, externes).

La proactivité et le souci permanent d’optimisation qui sont attendus de sa part résultent de son expérience. La maturité professionnelle lui permet d’appréhender sereinement le rythme très actif de sa fonction.

2. Excellent sens relationnel

Si une entreprise fait appel à un office manager, elle place dans ce poste une mission vaste de coordination des activités de support. Rôle stratégique, il doit mettre en œuvre tout ce qui est en son pouvoir pour soutenir et optimiser la productivité des équipes internes. Ainsi, la gestion du bien-être des collaborateurs représente un pilier phare de la fonction.

Armé de moyens négociés avec la Direction, l’Office Manager est garant des bonnes conditions de travail. À savoir du confort, au sens large du terme de confort professionnel, de l’ambiance nécessaire au maintien de la productivité. Ceci implique également la mise en place d’actions de prévention, dans la mesure du possible, de l’absentéisme, des conflits, des malaises et autres tensions professionnelles. Ce, malgré la fatigue parfois éprouvante occasionnée par les rythmes et charges de travail de chacun. Il se doit donc d’être à l’écoute de ses collègues et collaborateurs.

3. Autonomie, capacité à prendre des responsabilités et des décisions

En plus de la responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau, l’Office Manager prend en charge le traitement des appels et des courriers entrants et sortants, l’envoi de mailing.

Il doit aussi s’occuper du classement des documents, de la correspondance administrative, des factures et coûts, la rédaction d’offres et de promotions … En plus des agendas à gérer, et de l’organisation de réunions il échange avec les différents services de gestion des commandes de fournitures de bureau. La différence avec le métier d’assistant(e) de direction réside dans cette prise en charge de manière autonome des différentes activités.

Vous l’aurez compris, une telle pluralité de gestion au quotidien implique un sens de l’autonomie et d’une capacité à prendre des décision efficacement.

4. Rigueur

Les critères de performance de l’office manager relèvent autant de savoir-faire que du savoir-être. La description des attentes liées à ce métiers un haut dans cet article indique déjà, sinon encore, des attentes élevées de la part de la Direction et de l’entreprise. Un profil doté d’un sens de la rigueur dans son travail est beaucoup plus intéressant. Ceci, même si le parcours sort des voies classiques. En effet, rappelons que la fonction d’office manager est encore jeune en France.

En tant que métier nouveau et exigeant, la plupart des office managers sont en poste depuis longtemps. La maîtrise des processus en entreprise se fait après avoir gravi les échelons et acquis une certaine expérience. L’efficacité au quotidien est ainsi liée en grande partie à la rigueur naturelle de l’office manager.

5. Sens des priorités, gestion du stress, adaptabilité

Le stress ne vient pas tant des situations professionnelles à proprement parler que de l’incapacité à prendre les choses en main. Pris(e) entre le marteau de la direction et l’enclume du personnel, Office Manager est un poste qui est loin d’être de tout repos. Un courrier à adresser sans avoir tous les éléments nécessaires, un message de la direction à transmettre sans avoir son mot à dire, une tâche en apparence anodine mais qui arrive comme un cheveux dans la soupe : il en faut rarement plus pour que la journée de l’Office Manager s’emballe.

À la croisée des chemins, l’Office Manager est parfois le/la confident(e) du personnel, tous les problèmes convergent vers son bureau. Il faut à a fois rester calme et communiquer avec des gens stressés. Face à autant d’attentes et en face desquelles les marges de manœuvre sont faible, un décalage entre les attente et les moyens peut vite survenir : l’office manager sait alors prioriser ses tâches, gérer son stress au mieux et s’adapter à ses différents interlocuteurs au quotidien.

6. Fiabilité, capacité à être le bras droit du dirigeant

Le dirigeant doit pouvoir faire confiance en l’office manager. Ce dernier est en effet chargé d’alléger la charge de travail de la Direction sur des missions stratégiques.

Il/Elle évite les catastrophes et porte souvent à bout de bras les entreprises pour que les salaires soient versés le bon jour, que l’argent rentrer dans les caisses, que les comptes soient à jour, et que tout le monde soit épanoui au travail. En priorité le dirigeant.

À la différence de l’assistant(e) de direction qui représente le dirigeant seul, l’office manager représente la structure dans son intégralité aux côtés du dirigeant. La fonction d’Office Manager est une évolution naturelle de celle de l’assistant(e) de direction. Il n’y a souvent qu’un pas entre les fonctions d’Office Manager et responsable administratif ou RH.

7. Goût pour la négociation et goût pour les chiffres

Entre une gestion administrative du personnel, une gestion des services généraux, un suivi des budgets et une gestion des flux d’information : les chiffres, il y en a chaque jour, et beaucoup. Par ailleurs, la position de l’office manager implique une interaction permanente avec les fournisseurs et prestataires.

Parmi les demandes des recruteurs pour un profil d’office manager, de nombreux attendent une gestion et des négociations dans l’intérêt de l’entreprise, avec des comparaisons tarifaires, un esprit de veille concurrentielle. Pourquoi ? Car il/elle organise ses demandes de devis et d’appels d’offres pour obtenir les meilleurs tarifs. Il.elle suit les contrats de prestation pour éviter le piège des tacites reconductions automatiques, interroge les interlocuteurs, négocie les échéances, évalue les fournisseurs

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Rappel sur les missions de l’office manager

Gestion administrative

• Collecte et classement des documents administratifs ;
• Traitement du courrier entrant et sortant ;
• Participation à l’optimisation des coûts de frais généraux ;
• Gestion des contrats et de la relation avec les prestataires/partenaires.

Comptabilité

• Travaux préparatoires à la comptabilité (numérisation des pièces comptables, mise en place d’outils de collecte, classement et saisie de factures et autres pièces comptables) ;
• Échanges avec le cabinet d’expertise comptable ou service comptable ;
• Contrôle de la comptabilité et des transactions bancaires ;
• Contrôle et suivi des factures clients et fournisseurs ;
• Élaboration des documents dédiés à l’administration fiscale.

Office Management

• Coordination du fonctionnement des locaux : commandes de fournitures, de matériel de bureau et gestion des prestataires ;
• Participation à l’organisation d’événements internes et externes ;
• Assurance de la cohésion d’équipe.

Gestion des ressources humaines

• Démarches administratives liées à l’embauche en interne ;
• Relation avec les organismes sociaux (Caisse de retraite, mutuelle, URSSAF, OPCA, etc.) ;
• Suivi et mise à jour des éléments liés aux salariés ;
• Affiliations mutuelle et prévoyance ;
• Échanges avec le cabinet d’expertise comptable ;
• Médiation dans l’administration du personnel.