Secrétariat comptable ➤ Tout savoir : guide en 6 points

[VIDÉO] Secrétariat comptable : fiche métier secrétaire comptable en 2 min !

Le secrétariat comptable consiste à assurer la gestion administrative et comptable d’une entreprise. Il s’exerce généralement au sein des TPE (Très Petites Entreprises) et des PME/PMI (Petites et Moyennes Entreprises/Industrie). 

Ce choix fait par les entreprises présente de nombreux avantages.

Quel est l’intérêt du secrétariat comptable et faut-il recruter une secrétaire comptable ?

J’ai besoin d’une assistance comptable

Déjà secrétaire comptable, pourquoi nous rejoindre ?

Qu’est ce qu’un secrétariat comptable ?

Le service de secrétariat comptable est une branche de l’entreprise ou du cabinet comptable qui regroupe la fonction comptable et la fonction de secrétariat en un seul poste. Ici le poste de secrétaire comptable est occupé par une seule personne qui est la secrétaire comptable. Elle s’occupe des opérations comptables et administratives liées à l’entreprise ou à une activité.

Le rôle de secrétaire comptable peut-être délégué à un prestataire de services spécialisé en assistance administrative comme Officéo. 

Les obligations comptables en entreprise

Toutes les entreprises sont soumises à des obligations comptables, en fonction de leur taille, de leur statut et de leur chiffre d’affaire. 

Par exemple, elles doivent obligatoirement :

• Tenir une comptabilité : Il s’agit d’enregistrer chronologiquement toutes les opérations qui affectent le patrimoine de l’entreprise, telles que les achats, les ventes, les recettes et les dépenses. La comptabilité peut être tenue sous forme papier ou électronique.
• Établir des comptes annuels : Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ils doivent être établis à la fin de chaque exercice comptable et déposés auprès du greffe du tribunal de commerce.
• Conserver les documents comptables : Les documents comptables doivent être conservés pendant une durée de 10 ans minimum.

Des obligations spécifiques peuvent être appliquées.

Attention, les opérations comptables peuvent uniquement être effectuée par un expert comptable ou un interne à l’entreprise. Un assistant comptable ne peut s’occuper que de la pré-comptabilité, ou bien doit passer par des logiciels de comptabilité agréés pour réaliser la comptabilité de l’entreprise.

Quelles sont les missions d’un secrétariat comptable ?

Les missions mentionnées sur la fiche de poste d’un comptable, ou secrétaire comptable, peuvent être partagées en deux parties distinctes : les missions qui relèvent du secrétariat et les missions de comptabilité.

Les missions d’un secrétariat comptable peuvent être regroupées en deux grandes catégories :

Missions de secrétariat:

• Accueil physique et téléphonique: Accueillir les visiteurs, répondre au téléphone et renseigner les clients ou fournisseurs.
• Gestion du courrier et des emails: Traiter le courrier postal et électronique, archiver les documents et répondre aux emails.
• Organisation et gestion de l’agenda: Prendre rendez-vous, gérer le planning du responsable comptable et organiser les réunions.
• Gestion des fournitures: Commander les fournitures de bureau et gérer les stocks.
• Classement et archivage: Classer les documents comptables et les archiver selon les règles en vigueur.

Missions comptables:

• Saisie des écritures comptables: Saisir les factures, les avoirs, les notes de frais et autres pièces justificatives dans le logiciel de comptabilité.
• Rapprochement bancaire: Effectuer le rapprochement entre le compte bancaire et le logiciel de comptabilité.
• Déclarations fiscales et sociales: Établir et déposer les déclarations de TVA, de CFE, de taxe d’apprentissage et autres déclarations fiscales et sociales.
• Paie: Établir les bulletins de paie et gérer les relations avec les organismes sociaux.
• Gestion de la trésorerie: Suivre la trésorerie de l’entreprise et établir des tableaux de bord.
• Tenue de la comptabilité analytique: Répartir les charges par centre de coût ou par activité.
• Préparation des comptes annuels: Assister le responsable comptable dans la préparation des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe).

Le salaire d’un assistant comptable

Le salaire d’un assistant comptable débute au SMIC. En fin de carrière, avec l’expérience accumulée, il peut espérer gagner jusqu’à 2500 euros par mois.

Pour un assistant comptable indépendant, comptez entre 30 et 50 euros pour une prestation de service, en fonction de la complexité de la mission et de la localisation. Cependant, les n’ont pas de charges patronales à payer lorsqu’ils travaillent avec des freelances.

Pourquoi faire le choix d’externaliser votre gestion comptable ?

La délégation du poste de secrétariat comptable offre de nombreux avantages aux entreprises.

1. Réduction des coûts : Les entreprises économisent sur les salaires, les charges sociales, et les frais de bureau en externalisant, profitant également de tarifs compétitifs grâce aux économies d’échelle réalisées par les prestataires.
2. Gain de temps : Cette démarche libère du temps pour les employés internes, leur permettant de se concentrer sur des tâches stratégiques, ce qui améliore la productivité et la rentabilité.
3. Expertise accrue : Les prestataires spécialisés en secrétariat comptable disposent d’une connaissance approfondie des lois et réglementations comptables, assurant ainsi une gestion conforme et précise de la comptabilité.
4. Flexibilité accrue : Les entreprises peuvent ajuster le niveau de services sous-traités selon leurs besoins spécifiques et les fluctuations de leur activité, ce qui offre une souplesse opérationnelle significative.

Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

Témoignage complet

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