Qu’est-ce que le métier de secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif épaule l’entreprise dans ses tâches administratives. Il lui incombe principalement des tâches du secrétariat comme l’organisation des réunions et rendez-vous, le classement des dossiers et la réception d’appels et courriers.

[VIDEO] Secrétaire administratif : fiche métier

Le secrétaire administratif est un employé de bureau ayant la responsabilité d’assurer les tâches administratives dans une organisation publique ou privée. Il est chargé des travaux de secrétariat à savoir le traitement des documents administratifs et la diffusion de l’information. Il a une fonction centrale et essentielle dans la vie de l’entreprise car il assure l’organisation pratique et le bon fonctionnement des services.

Généralement attaché à un cadre ou un dirigeant, le secrétaire administratif, également appelé assistant administratif, soutient son ou ses supérieurs hiérarchiques dans la gestion et le suivi des dossiers administratifs, mais aussi dans la coordination des activités. Il s’occupe en gros de la gestion quotidienne du bureau.

Quel est son rôle principal ?

Le secrétaire ou assistant administratif a pour rôle principal l’exécution des tâches bureautiques courantes nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Il s’agit notamment de la réception, du traitement et de la diffusion des flux administratifs internes et externes de l’entreprise. Point d’entrée et de sortie des informations dans une structure, il joue un rôle d’interface entre les interlocuteurs externes et l’environnement interne, mais aussi entre les différents services internes de l’entreprise.

Ainsi, la fonction de l’assistant administratif couvre une étendue d’activités de secrétariat à savoir l’accueil des visiteurs, la réception des messages électroniques et téléphoniques, la réception et la diffusion des courriers, la transmission interne et externe des informations, la saisie de documents, le classement des dossiers et l’organisation d’activités telles que les réunions et les rendez-vous.

Le secrétaire administratif peut également être amené à coordonner une équipe ou apporter une assistance dans la gestion d’autres tâches spécifiques liées à la gestion du personnel, à la comptabilité ou à la logistique.

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

Acteur incontournable du bon fonctionnement des entreprises, l’assistant administratif intervient dans l’équipe d’administration de toute structure, quel que soit le secteur d’activité : banque, industrie, hôpital, hôtel, grande distribution, transport, bureau d’artisan, cabinet d’étude, secteur associatif, etc. Il peut être positionné en front office du service aux usagers ou être directement rattaché à l’équipe dirigeante.

Les secrétaires administratifs occupent une place importante dans la fonction publique où ils peuvent prendre diverses dénominations telles que les secrétaires de mairie dans l’administration territoriale ou les secrétaires de l’éducation nationale intervenant spécifiquement dans les établissements scolaires et universitaires ou dans les démembrements du ministère de l’Éducation nationale.

Où exerce-t-il ?

On retrouve le poste de secrétaire ou assistant administratif dans tout type d’organisation, publique comme privée, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une administration ou d’une association. Très recherchés dans la fonction publique, les secrétaires administratifs y sont classés en plusieurs catégories. Ces employés de bureau sont aussi très présents dans les entreprises, commerciales et industrielles, petites, moyennes et grandes, ainsi que dans les organisations internationales et de la société civile.

Par ailleurs, le travail de secrétaire administratif s’exerce aussi à domicile, dans le rôle d’assistant personnel ou de secrétaire indépendant.

Le poste de secrétaire administratif requiert l’exercice des missions suivantes sont :

• Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques entrants ;
• Transmettre les messages et informations aux interlocuteurs internes et externes, oralement, par mail ou courrier ;
• Réceptionner le courrier de la structure et assurer son traitement (enregistrement et diffusion) ;
• Rédiger les lettres, les comptes-rendus, les notes et assurer la saisie ainsi que la reproduction de divers documents ;
• Préparer les courriers sortants et veiller à leur bonne expédition ;
• Assurer l’enregistrement, le classement et l’archivage des dossiers ;
• Organiser les rendez-vous internes et externes ainsi que les réunions ;
• Gérer l’agenda du responsable hiérarchique ou des membres de la direction ;
• Tenir à jour les différents registres d’informations ou base de données administratives ;
• Participer à l’organisation d’activités internes (réunions, rendez-vous, visite, etc.).

Dans certaines entreprises, selon son CV, la secrétaire administrative peut se voir confier d’autres tâches spécifiques telles que :

• Le traitement de la paie et la gestion des congés ;
• La saisie de documents comptables et l’émission de factures ;
• La gestion du matériel et des fournitures de bureau ;
• La gestion logistique.

Quelles sont les compétences pour être un secrétaire administratif ?

Les compétences techniques pour un secrétaire administratif

Les compétences techniques suivantes sont essentielles pour exercer le métier de secrétaire administratif :

• Connaissance des techniques en gestion de bureau et secrétariat (prise de notes, tenue de registres, classement de dossiers) ;
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et des outils de messagerie ;
• Qualités rédactionnelles et communicationnelles ;
• Capacités de synthèses et d’analyse ;
• Aptitudes en planification et reporting.

Les qualités requises pour un secrétaire administratif

Pour remplir convenablement sa mission, l’assistant administratif doit réunir les qualités ci-après :

• Autonomie de travail, discrétion et respect de la confidentialité ;
• Sens de l’organisation et du relationnel ;
• Esprit d’initiative et facilité d’adaptation ;
• Sens des priorités et de l’organisation ;

Les outils à maîtriser en tant que secrétaire administratif

De la simple sténodactylographie, le métier de secrétaire a évolué vers l’utilisation d’outils modernes de travail et de communication. La maîtrise de ces outils est indispensable pour tout assistant administratif. 

Il s’agit entre autres de :

• L’ordinateur et les équipements informatiques de bureau (imprimante, photocopieur, fax, etc.) ;
• Les logiciels bureautiques de traitement de texte (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Internet ainsi que les outils et clients de messagerie électronique (Outlook, Skype, Gmail, etc.) ;
• Les agendas et calendriers numériques.

Pour aller plus loin et être en phase avec son époque, l’assistant administratif gagnerait à maîtriser d’autres outils modernes tels que les solutions de travail collaboratif en ligne (Sharepoint, Google Workspace), les sites de partage de fichiers en ligne (Google Drive, Dropbox, Onedrive), les agendas partagés, les progiciels de gestion intégrés et les logiciels de gestion de tâches et de projets. Ces compétences sont nécessaires pour exercer le métier de secrétaire administrative.

Comment devenir secrétaire administratif ?

La formation pour devenir secrétaire administratif

Un CAP ou Certificat de fin d’études secondaires es généralement nécessaire pour apprendre les bases du secrétariat et exercer le métier de secrétaire dans les petites entreprises. Par contre, pour accéder à un poste d’assistant administratif de niveau supérieur, dans une grande entreprise ou une organisation de grande taille, une formation secrétaire administratif professionnel sera nécessaire.

Formations secrétaire administratif de niveau Baccalauréat

• Baccalauréat professionnel Assistance à la Gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA) remplaçant du Bac pro Gestion Administration ;
• Baccalauréat technique Sciences et technologies du management et de la gestion (STMG).

Formations secrétaire administratif de niveau Bac +2

• BTS Support à l’action managériale ;
• BTS Gestion de la PME ;
• DEUST bureautique et communication multimédia.

Formation secrétaire administratif de niveau Bac +3

• BUT Gestion des entreprises et administration (GEA) ;
• BUT Gestion administrative et commerciale des organisations ;
• Licence pro Management et gestion des organisations.

Il existe par ailleurs une multitude de formations pour secrétaire administratif de type « Certificat »  permettant d’acquérir les compétences techniques pour devenir assistant administratif ou de renforcer ses capacités.

Les moyens d’accès à un poste de secrétariat administratif dépendent principalement du recruteur. De manière générale, il se fait par recrutement pour les entreprises privées et sur concours pour la fonction publique. Préparer un bon CV de secrétaire administrative est par ailleurs essentiel pour séduire les recruteurs.

Quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?

Le salaire du secrétaire administratif dépend de plusieurs paramètres à savoir son niveau d’étude, son expérience professionnelle, ses compétences techniques, mais aussi les spécificités de la charge qu’il occupera et l’entreprise qui le recrute.

En général, le salaire du secrétaire administratif en début de carrière est d’environ 1 600 €. En cours de carrière, ce salaire évolue jusqu’à 2 500 € en moyenne, voire 3 000 €.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles sur ce poste ?

Vous êtes secrétaire administratif et vous vous demandez quelle orientation professionnelle prendre ? Peut-être cherchez-vous un moyen de faire progresser votre carrière et d’aller au-delà du rôle de secrétaire facturier. Vous serez peut-être intéressé de savoir qu’il existe de nombreuses options, en fonction de vos intérêts et de vos compétences.

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

Le métier de secrétaire administratif offre de nombreuses possibilités d’évolution, notamment à travers des responsabilités plus importantes ou vers des postes d’assistant de direction ou d‘assistant RH selon l’affectation. Par ailleurs, la carrière de l’assistant administratif peut déboucher sur des fonctions managériales, voire dirigeantes. Tout dépend du dynamisme de l’agent et de ses capacités à améliorer ses compétences. Dans ce cas, une formation complémentaire de niveau master sera souvent nécessaire.

Le secrétariat administratif s’exerce dans presque toutes les structures et tous les secteurs d’activité, publics, privés et associatifs (administration publique et territoriale, entreprise, association, établissements scolaires et universitaires, cabinet d’étude, cabinet d’avocat ou de notaire, centres hospitaliers, etc.). 

On retrouve dans certains cas des secrétaires administratifs spécialisés, avec une formation spécifique complémentaire (droit, information médicale, comptabilité, etc.). C’est le cas par exemple du secrétaire administratif juridique, du secrétaire administratif médical ou du secrétaire administratif et comptable.

Le secrétariat administratif s’exerce aussi de plus en plus en freelance, comme assistant personnel ou secrétaire indépendant. Les missions s’exécutent alors en présentiel ou à distance.

Exercer le métier d’un secrétaire comptable en freelance

Essentiellement constitué de tâches répétitives, le travail de secrétaire administratif peut devenir très vite routinier, voire rébarbatif, notamment dans la position de salarié pendant plusieurs années au même poste ou dans différentes entreprises. Beaucoup se tournent alors vers le secrétariat indépendant qui offre plus de flexibilité et de diversité dans les missions.

Si vous êtes intéressé par le travail libéral, le métier d’assistant administratif vous offre la possibilité de travailler en freelance, aussi bien pour des entreprises que pour des professionnels et des particuliers. Les missions sont celles classiques d’un assistant administratif telles que :

• La rédaction de lettres et autres documents (rapports, offre commerciale, etc.) ;
• La gestion des mails et des courriers ;
• L’édition de factures ;
• Les démarches administratives, etc.

Le métier de secrétaire administratif indépendant, en plein essor, est d’autant plus porteur que de plus en plus d’entreprises et de professionnels se tournent vers l’externalisation des tâches administratives.

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