Externalisation administrative➡️max de productivité [Vidéo]

-Le secret pour gagner 9 heures par semaine –

L’externalisation administrative est le fait de déléguer une partie ou la totalité de son secrétariat ou de ses tâches administratives à une entreprise tierce. Les chefs d’entreprises font généralement appel à des prestataires externes pour des tâches qui concernent l’administratif ou la comptabilité.

Entrepreneurs, vous passez en moyenne 9 heures par semaine à traiter des tâches administratives pour votre entreprise. Ce sont 9 heures de perdues pour la croissance de votre activité au profit de tâches chronophages, à faible valeur ajoutée, mais nécessaires pour votre business.

Vous croulez sous les tâches administratives qui vous éloignent de votre métier : choisissez l’externalisation administrative et l’assistance de gestion administrative et comptable dont vous avez besoin.

Quelle que soit la taille de votre entreprise (petite, moyenne, grande) ou la nature de votre activité (libérale de santé, libérale du droit, associative, publique), guidez votre activité vers de nouvelles possibilités, avec une solution premium, adaptée à vos besoins. Choisissez l’externalisation administrative pour favoriser votre dynamique d’entreprise.

Les avantages de l’externalisation administrative sont nombreux. En plus de vous procurer l’assistance dont vous avez besoin avec une secrétaire indépendante, vous pilotez vos budgets avec plus de souplesse qu’un intérim ou un CDD.

[Vidéo] L’assistance administrative externalisée expliquée en 1 min !

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative (aussi appelée sous traitance administrative) est un métier qui est de plus en plus pratiqué en France mais qui n’a pas encore conquis sa place.

L’externalisation administrative s’est fait connaître d’abord dans le secteur de la permanence téléphonique et de la transcription. Les services proposés par l’externalisation administrative sont nombreux et concernent toutes les missions d’assistance administrative et comptable telles que : prise de rendez-vous, permanence téléphonique, traitement de courrier, relance des impayés, organisation des événements, etc.

L’externalisation administrative désigne la sous-traitance d’une partie ou de la totalité des activités sans valeur ajoutée dans une entreprise à un prestataire de services externe. Les clients ont le choix de faire intervenir leurs secrétaires externes à distance ou directement sur site.

Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?

L’externalisation administrative permet aux chefs d’entreprises de réaliser des gains de temps et de productivité considérables. En choisissant de sous-traiter une partie de son administratif ou la totalité des tâches de secrétariat courant, il va pouvoir se concentrer davantage sur son cœur de métier. Il va également profiter de compétences de profits experts nécessaires pour l’accomplissement de certaines tâches.

Qu’est-ce que l’externalisation des services ?

L’externalisation des services est une stratégie de gestion où une entreprise confie certaines de ses fonctions support ou tâches à des prestataires externes. Cette pratique vise à optimiser l’efficacité opérationnelle en tirant parti des compétences spécialisées et des ressources disponibles chez ces prestataires. L’externalisation peut englober divers domaines tels que le développement informatique, la pré-comptabilité, le service client, la gestion des ressources humaines, et bien d’autres. 

En optant pour l’externalisation, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’une plus grande flexibilité, d’une réduction des coûts et d’une amélioration de la qualité des services rendus.

Comment bien choisir sa sous traitance administrative ?

L’externalisation administrative présente un certain intérêt pour les chefs d’entreprise et les entrepreneurs. Toutefois, choisir le bon prestataire et faire appel à un professionnel compétent permet de mettre en place une collaboration solide et pérenne.

Le secteur de la sous traitance administrative est en effet dépourvu de réglementation, contrairement à d’autres activités. Ainsi, pour choisir une société  prestataire fiable, expérimenté et correspondant à vos attentes, il est conseillé de faire plusieurs devis. Les conditions générales de ventes sont à lire avec attention également. N’hésitez pas à demander à rencontrer votre assistant administratif avant de vous engager. De la sorte, vous pouvez dès les premiers instants cerner ses compétences et sa personnalité selon vos attentes.

Pour que les missions administratives que vous déléguez se déroulent correctement, il est important de respecter des temps de travail. Les directives et liens de subordination sont eux aussi clarifiés dès le début. De cette manière, la prestation de services d’externalisation administrative ne sera pas considéré comme un contrat de travail déguisé.

Quelles sont les différentes formes de l’externalisation administrative ou du secrétariat externalisé ?

Le marché de l’externalisation administrative connaît une grande expansion ces dernières années. Plusieurs types d’acteurs constituent aujourd’hui ce marché d’externalisation : 

• Les prestataires de services externes, spécialisés dans la gestion administrative ;
• L’outsourcing off-shore ;
• Les cabinets d’expertise comptable ;
• Les portails de marchés ;
• Les plateformes digitales ;
• Les éditeurs de logiciels ou les éditeurs offrant des services technologiques ;
• Les professionnels indépendants (freelances)

Quels sont les avantages de l’externalisation administrative ?

1. Se concentrer sur son cœur de métier

Le développement de votre business et de votre activité nécessite des compétences annexes que vous n’avez pas. Vous manquez de temps pour gérer la gestion administrative de votre entreprise. Vos résultats dépendent de plusieurs services et notamment de la partie administrative de votre structure.

Vous avez la possibilité, bien entendu, de gérer ces tâches administratives en interne. Cependant, le manque de temps ne vous permet pas de prendre un risque d’erreur en confiant ces tâches à des non-spécialistes.

Faire le choix de  déléguer toute la partie administrative chronophage de son entreprise à un prestataire de services spécialiste vous permettra de vous concentrer sur votre coeur de métier et de vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

2. Sans embauche et sans gestion RH

Il n’est pas chose aisée de toujours trouver une solution taillée sur-mesure et répondant à vos besoins, surtout quand le budget alloué à vos RH est plafonné ou que vous être sujet à des contraintes sur votre masse salariale.

En faisant appel à un prestataire de services externe, vous n’engagez aucun frais et vous n’entrez dans aucun processus de recrutement chronophage. Aucune contingence sociale et aucun impact sur la masse salariale, vous gagnez une totale efficacité économique.

3. Gagner en qualité et en productivité

Lorsque vous faites appel à un prestataire de services, vous faites appel à une expertise. Votre prestataire connaît son métier et veille à vous fournir une prestation de qualité qui répond à toutes vos exigences. Vous externalisez votre gestion administrative à des assistants professionnels et expérimentés qui vous feront profiter de leur expertise et de leurs compétences.

Avoir à disposition des profils qualifiés vous aidera à mettre en œuvre des moyens efficaces pour optimiser vos activités administratives et vous permettra, par ailleurs, de gagner en productivité et en efficacité.

4. Réduire les coûts et faire des économies

L’externalisation des tâches administratives peut sembler onéreuse de prime abord, mais le son coût se transforme en investissement quand on se concentre sur tous les profits que l’entreprise peut en tirer. L’externalisation permet, au contraire, de faire des économies sur des salaires supplémentaires, elle ne comporte aucun coût masqué et permet par dessus tout de dégager du temps qualifié pour le dirigeant

5. Travailler avec un partenaire de confiance

Travailler avec un prestataire de services externe permet d’établir une relation de confiance. En effet, le développement de l’entreprise dépend de ses partenaires, cette dernière doit bien s’entourer afin de trouver les clés lui permettant de développer son business et générer du ROI. Il suffit d’identifier un partenaire de confiance, respectant de la confidentialité de ses clients afin de profiter d’une collaboration pérenne et fructueuse.

Les inconvénients de l’externalisation administrative

Les entreprises trouvent plusieurs avantages à l’externalisation, mais certaines résistent encore au changement et y voient dans l’externalisation quelques freins comme : 

• Avoir une visibilité plus limitée : déléguer tout ou une partie d’une tâche peut parfois être synonyme de perte de contrôle ;

• Perdre en autonomie : faire appel à un prestataire externe implique une certaine dépendance. L’entreprise se retrouve défaillante si la mission n’est pas respectée ;

• Voir disparaître un savoir-faire : l’externalisation concerne généralement et en grande partie des activités contribuant substantiellement à la création de valeur ;

• Sous-estimer les coûts : la compétence et l’expertise d’un prestataire externe a un coût. Les tarifs sont communiqués dans le contrat d’externalisation.

Les étapes de mise en place de l’externalisation administrative

Lorsque vous prenez la décision de déléguer des missions à un prestataire de services externe, vous devez être vigilant à plusieurs points que ce soit avant ou pendant la collaboration.

Par ailleurs, pour réussir votre projet d’externalisation vous devez suivre quelques étapes pour mettre en place l’externalisation administrative dans votre organisation :

1. Préparez votre cahier des charges 
   • Définissez bien en amont le périmètre des missions que vous souhaitez déléguer ;
   • Définissez les objectifs attendus derrière ce projet, et;
2. Sélectionnez le meilleur prestataire, celui qui comprend vos besoins et qui coche le plus de cases possibles pour répondre à vos exigences ;
3. Mettre en place un contrat et construire des relations de confiance avec votre partenaire.

Les tarifs pour une externalisation administrative

Il n’existe pas de barème tarifaire standardisé pour les services administratifs, les tarifs pouvant varier d’un prestataire à un autre. En règle générale, lorsqu’on sollicite les services d’un prestataire administratif, celui-ci propose généralement des tarifs horaires. Toutefois, plusieurs facteurs peuvent influencer ces tarifs, tels que l’expertise et l’expérience des intervenants, les avantages de la solution mise en place, ainsi que la nature de la mission (ponctuelle, récurrente, sur site ou à distance).

À titre indicatif, il existe une fourchette de coûts fixe pour les travaux de secrétariat à distance. Le tarif habituel pour une prestation administrative se situe entre 30 et 50 € par heure. Selon les circonstances et le mode de facturation adopté, d’autres frais divers peuvent être ajoutés dans le cadre de l’externalisation de tâches administratives.

Recentrez-vous sur votre cœur de métier et gagnez en productivité en faisant appel à un assistant administratif à distance ou sur site

Vous avez besoin d’un service de secrétariat mais votre activité n’est pas suffisante pour embaucher quelqu’un ? Faites des économies et optez pour l’externalisation administrative, une solution plus avantageuse que l’intérim ou l’embauche en CDD pour effectuer les tâches administratives ne concernant pas votre activité mais nécessaire au fonctionnement de votre entreprise.

Un pic d’activité, un salarié absent, un besoin de compétences… Recherchez l’efficacité et la performance en renforçant votre efficacité opérationnelle tout en améliorant leur rentabilité. Officéo vous propose une solution d’externalisation administrative et comptable sans charge et selon vos besoins réels.

L’externalisation de services administrative selon le prestataire de service Officéo

Des interventions plurielles, et expertes pour votre assistance administrative

La société Officéo rassemble tous les avantages de l’externalisation administrative, le tout, en vous offrant l’aspect rassurant d’une entreprise structurée, stable sur le marché, et ayant déjà fait ses preuves.

Nos assistants administratifs bénéficient d’une expérience et d’une expertise qui vous feront gagner un temps précieux. En optant pour notre offre de sous-traitance administrative, vous pourrez vous consacrer pleinement au cœur de votre activité professionnelle. Votre assistante Officéo vous épaule dans toutes vos démarches et s’occupe pour vous des tâches suivantes :

• Gestion du courrier et des emails ;
• Classement, de l’archivage et de la numérisation de vos documents ;
• Rédaction et gestion de vos courriers administratifs ;
• Constitution et validation de vos dossiers administratifs ;
• Pointage comptable ;
• Permanence téléphonique ;
• Etc.

L’ensemble de ces services étant également disponibles en version bilingue.

Ça m’intéresse

J’hésite encore à externaliser mes tâches administratives…

De nombreuses entreprises ont déjà fait le choix de la sous traitance administrative. Pourquoi ? Pour la focalisation sur leur cœur de métier dans une logique de spécialisation. Pour l’accès à des compétences nouvelles ou supérieures en faisant appel à des spécialistes. Ou encore, pour le gain d’agilité dans l’entreprise, la maîtrise du budget, la variabilité des coûts par la réduction des coûts fixes.

Pour nos secrétaires externalisé(e)s, la proactivité est de mise ! Une disponibilité immédiate, une adaptation rapide et efficace ainsi qu’une implication des intervenants garantissent un service qui répond à vos besoins.

Votre futur(e) assistant(e) externe engage rapidement des relations de fond pour mener à bien les missions sur le court et moyen terme. Plus qu’avec un CDD, intérimaire ou stagiaire, nos secrétaires externalisées mettent leur temps et leur expertise à votre service.

Besoin d’un résumé de notre offre d’outsourcing ?

Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs depuis 2008, vous aide à faire face en cas de surcharge ponctuelle de travail, en cas d’absence de votre secrétaire mais aussi en cas de besoin pérenne. Nous mettons à votre disposition, partout en France et sous 48h, un assistant de gestion administrative indépendant, compétent et efficace pour prendre en charge votre secrétariat externalisé.

Choisissez le nombre d’heures dont vous avez besoin. Vous êtes facturé aux nombres d’heures réellement effectuées, par votre secrétaire externalisée. De cette manière, vous bénéficiez d’une assistance administrative à la carte, sans engagement et adaptée à vos besoins.

Vous pouvez faire appel à un assistant qui effectuera sa mission à distance ou directement dans vos locaux.

Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

En résumé

Pour en savoir plus

• Tout savoir sur l’externalisation de sa comptabilité en entreprise ;
• Comment piloter l’externalisation de la production ? ;
• L’externalisation RH ;
• Réussir l’externalisation de services en entreprise ;
• Quels sont les enjeux de l’externalisation en entreprise ? ;
• Que savoir sur l’externalisation paie ? ;
• En recherche d’une assistante administrative et commerciale ? ;
• Comment externaliser la logistique ? ;
• Tout savoir sur l’externalisation commerciale ;
• L’externalisation Marketing ;
• C’est quoi l’outsourcing en entreprise ?.